Prophix versus Excel: ein direkter Vergleich
Auf Englisch gibt es den schönen Spruch "if it ain't broke, don't fix it" – sinngemäß etwa "Was nicht kaputt ist, braucht man auch nicht reparieren". Aber sollte man wirklich mit Verbesserungen warten, bis gar nichts mehr funktioniert? Was ist mit einem Prozess, der weniger fehleranfällig ist und manuelle, sich wiederholende Aufgaben reduziert?
Schauen wir uns mal ein Beispiel an. Stellen Sie sich vor, es ist Zeit für die Jahresplanung. Sie schalten Ihren Computer ein und öffnen Ihre Excel-Datei. Sie überprüfen etliche Zellen, schreiben Formeln und speichern alles unter dem Dateinamen Budget2023_FINAL.xls ab. Danach setzen Sie eine E-Mail auf, fügen die Datei an und versenden Sie an alle Beteiligten.
Trotz Ihrer inständigen Hoffnungen sendet jemand die Datei mit Aktualisierungen an Sie zurück – Formelfehler inklusive.
Es könnte alles so einfach sein: Stellen Sie sich vor, alle Beteiligten arbeiten zusammen und stellen dabei Versionskontrolle, Datenintegrität, Sicherheit und vor allem die Genauigkeit der Finanzdaten sicher.
Diese Option existiert. Hier kommt Prophix ins Spiel.
Prophix automatisiert die Erfassung Ihrer Daten, sodass Sie dieselbe Lösung für Planung und Budgetierung, Forecasting, Reporting, Konsolidierung und Account Reconciliation (Abstimmung der Daten verschiedener Bereiche) verwenden können.
Das bedeutet, dass alle Entscheidungsträger wichtige Finanzprozesse und -analysen aus einer einzigen Quelle durchführen können und die Integrität und Genauigkeit Ihrer Daten erhalten bleiben. Gleichzeitig muss im Vergleich zu klassischen Tabellenkalulationen deutlich weniger manuelle Arbeit geleistet werden.
Die Entscheidung für eine Lösung, die Sie bei dem Financial Performance Management unterstützt, sollten Sie nicht auf die leichte Schulter nehmen. Im Folgenden vergleichen wir Excel und Prophix im Detail, um Sie bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen.
In diesem Beitrag schauen wir uns an:
- Wie Excel und Prophix Ihre Daten zusammenbringen
- So können Sie mit Excel und Prophix Daten analysieren und Berichte erstellen
- Wie wähle ich die richtige Lösung für dich aus?
Wie Excel und Prophix Ihre Daten zusammenbringen
Schauen wir uns einmal an, wie Excel und Prophix jeweils arbeiten, um Daten zusammenzuführen und zu visualisieren.
Daten zusammenführen
Excel
Mit Power Query bzw. „Get and Transform Data“, können Sie Finanzdaten manuell in eine Arbeitsmappe importieren.
Prophix
Vorgefertigte Schnittstellen zu Ihren FiBu-, ERP-, CRM- oder HR-Systemen, um die Datenerfassung in einer einzigen, einheitlichen Lösung zu automatisieren.
Datenintegrität
Excel
Es kann zu Fehlern aufgrund manueller Dateneingabe in Excel aus deiner Datenquelle durch Kopieren/Einfügen kommen. Durch das Hinzufügen von Spalten und Zeilen besteht die Gefahr, dass der Report beschädigt wird.
Prophix
Finanzdaten werden aus all Ihren Vorsystemen abgerufen und automatisch in Prophix aktualisiert, wenn sie sich an der Quelle ändern.
Erstellen von Workflows
Excel
Mit Makros und VBA-Codierung können Sie automatisierte Arbeitsabläufe erstellen, um Fehler zu reduzieren und die Prozesseffizienz zu verbessern.
Prophix
Workflow-Automatisierung und der Task Assistant automatisieren Ihre sich wiederholenden Aufgaben, um die Anzahl der Fehler durch manuelle Eingaben zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.
Datensicherheit
Excel
Die Berechtigungen zum Anzeigen/Bearbeiten liegen beim Besitzer der Arbeitsmappe und es besteht keine Möglichkeit, rollenbasierte Sicherheit zu aktivieren. Dadurch ist es schwierig zu verwalten, wer Zugriff auf Ihre Daten hat und wie diese weitergegeben werden.
Prophix
Robuste Datensicherheit, die Sie nach Benutzer, Rolle oder Gruppe zuweisen können. Die Sicherheit wird in jeder Dimension jedes Modells bis ins kleinste Detail auf Mitgliedsebene definiert.
Die rollenbasierte Sicherheit wurde entwickelt, um Seiten und Zeilen von Daten in einem Report basierend auf voreingestellten Benutzerberechtigungen automatisch zu unterdrücken.
Änderungen und Auditprotokolle
Excel
Sie können Änderungen nachverfolgen oder Kommentare zu den Daten hinzufügen, aber sie werden nicht an einem zentralen Ort oder mit Versionskontrolle gespeichert.
Das bedeutet, dass die Kommunikation über Änderungen oder Aktualisierungen an Ihren Daten in einem externen System (wie E-Mail) erfolgen muss, anstatt alle Änderungen oder Aktualisierungen an einem Ort zu erfassen.
Prophix
Das Audit-Protokoll erfasst alle Datenergänzungen/-änderungen an einem zentralen Ort. Das Audit-Protokoll zeigt, welche Nutzer/innen wann Änderungen vorgenommen haben und wie die Daten aktualisiert wurden, z. B. Eingabe und Verteilung, um vollständige Transparenz zu gewährleisten.
So können Sie mit Excel und Prophix Daten analysieren und Berichte erstellen
Excel erfordert viele zeitaufwändige, manuelle Aufgaben, die von der Eingabe von aus mehreren Systemen importierten Daten bis hin zum Schreiben von Formeln und dem Erstellen von Visualisierungen reichen.
Schauen wir uns Excel und Prophix für Berichte und Analysen an.
Datenanalyse
Excel
Wenn Ihre Finanzdaten wachsen und komplexer werden, wird die Analyse in Excel schwierig. Wenn Sie an die Grenzen von Excel stoßen, müssen Sie sich nach zusätzlichen Produkten wie Power BI umsehen, um komplexe Datenanalysen durchzuführen.
Prophix
Prophix hat BI in einer einzigen Schnittstelle und einer vollständig einheitlichen Lösung strukturiert. Von Ihrem Dashboard aus können Sie verknüpfte Berichte einsehen, Ad-hoc-Analysen durchführen oder die zugrundeliegenden Transaktionen untersuchen, wobei all Ihre Daten in einem einzigen System bleiben.
Reports erstellen
Excel
Sie müssen über Kenntnisse in Pivot-Tabellen verfügen, um einen Bericht zu erstellen, den Sie analysieren und bei dem Sie die Perspektiven wechseln können.
Prophix
Prophix bietet Self-Service-Ad-hoc-Analysen, sodass alle Benutzer jederzeit Berichte mit denselben sauberen Daten erstellen können. Vorgefertigte Berichtsvorlagen für schnelle und einfache Berichterstellung.
Daten visualisieren
Excel
Erstellen Sie Pivot-Tabellen, Diagramme oder einfache Dashboards, um Ihre Daten zu visualisieren.
Prophix
Dashboards sind hochgradig anpassbar, um Ihre Bedürfnisse oder die Bedürfnisse Ihres Teams zu erfüllen. Sie können Ihrem Dashboard verschiedene sogenannte Tiles hinzufügen, wie Workflow-Aufgaben, Badges, iFrames, Ankündigungen, Favoriten oder Diagramme, und sie nach Ihren Bedürfnissen anordnen und skalieren.
Führen Sie Drill-ups oder Drill-downs durch, um einen detaillierten Blick auf einen Bereich Ihrer Daten zu werfen, oder führen Sie einen Pivot aus, um die Perspektive auf die Daten zu ändern.
Konsolidierung
Excel
Keine vorgefertigten Konsolidierungsfunktionen. Benutzer müssen mehrere Formeln manuell in mehrere Tabellen eingeben, um Finanzdaten zu konsolidieren.
Prophix
Robuste, Cloud-basierte Konsolidierungsanwendung mit vordefinierten Parametersätzen wie lokalen GAAP-, IFRS- und Berichtsvorlagen.
Die Konsolidierungsanwendung lässt sich je nach Größe und Umfang skalieren, sodass Sie sicherstellen können, dass Ihre Konsolidierungen mit der nötigen Genauigkeit durchgeführt werden, um Ihre individuellen Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
Welche Lösung ist die richtige für mich?
Ultimately, it comes down to the needs of your team and your business. Features, integrations, and pricing can influence your choice too.
Wenn die Erwartungen steigen und Unternehmen wachsen, müssen die Finanzprozesse mitwachsen. Einer Excel-Tabellenkalkulation zu skalieren, ist jedoch sehr schwierig.
Sie benötigen Präzision, um sicherstellen zu können, dass Sie Daten verwenden, die bei der Entscheidungsfindung helfen. Excel bietet zwar eine Möglichkeit, dies zu tun, hat jedoch seine Grenzen. Die Zeit, die Sie mit dem manuellen Import von Daten zubringen, könnten Sie stattdessen für die Analyse nutzen, wenn Sie einige der grundlegenden Prozesse automatisieren.
Diese Analysen sind der wirklich wertschöpfende Teil Ihrer Arbeit.
Führen Sie Ihre Finanzteams zu neuen Höchstleistungen und setzen Sie für Veränderungen ein. Richten Sie die Systeme und Prozesse ein, die Ihnen dabei helfen, große Ziele zu erreichen – und befähigen Sie Ihr Team, sie ebenfalls zu erreichen.
Dieser Blogbeitrag wurde zuletzt im September 2023 aktualisiert und ist Teil unserer „Prophix versus“-Reihe. Sehen Sie sich auch Prophix vs. Planful und Prophix vs. Vena an.
Sehen Sie mehr aus unserer Serie "Prophix versus"
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