Rollierende Prognosen: Chris Ortega erklärt das Warum, Was und Wie

Was ist ein Merkmal, das die Finanzabteilungen führender Unternehmen gemeinsam haben? Fortlaufende Prognosen. Die Ergebnisse unserer weltweiten Umfrage unter mehr als 500 Führungskräften aus dem Finanzbereich zeigen, dass Unternehmen, die rollierende Prognosen verwenden, mit größerer Wahrscheinlichkeit besser abschneiden als Unternehmen, die vierteljährliche Prognosen verwenden, insbesondere was die Fähigkeit zur schnellen Aktualisierung der Prognosen betrifft. Die Umstellung von vierteljährlichen auf rollierende Prognosen kann entmutigend wirken, vor allem, wenn Sie versuchen, dies der Führungsebene zu erklären. Oder sogar Ihrem eigenen Team. Um Ihnen den Einstieg in die Veränderungen bei Prozessen, Verfahren und Technologien zu erleichtern, sprachen wir mit Chris Ortega, einer der World's Top 10 Voice in Accounting, Finance und F&PA. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Was ist ein Rolling Forecast?

Bei einer rollenden Prognose wird der Zeithorizont kontinuierlich nach vorne verschoben. Ein typischer Ansatz für rollierende Prognosen besteht darin, mit jedem Monat, der vergeht, einen Monat zum Ende der Prognose hinzuzufügen. "Man nutzt die aktuellsten Informationen, die man in seinem Unternehmen hat, um in die Zukunft zu blicken", erklärt Chris. Der Vorteil ist, dass man immer die gleiche Anzahl von Monaten vorausschaut - und die Daten werden auf der Grundlage der neuesten Informationen, die einem Unternehmen zur Verfügung stehen, ständig aktualisiert.

Vorteile von Rolling Forecasts

Chris sagt, dass rollierende Prognosen dabei helfen, "das Unternehmen darüber zu informieren, was in der Realität passiert, und die Aussichten zu ändern, die wir für den 6-, 12- und 18-Monats-Horizont des Unternehmens sehen" Rolling Forecasts bieten auch eine Perspektive für den laufenden Geschäftsbetrieb. Chris erklärt dies als "... die Fähigkeit, eine Verbindung zwischen der Entwicklung des Unternehmens und dem, was wir heute tun, herzustellen."

Finden Sie eine Technologie, die konfigurierbar ist

Chris zufolge muss die beste Technologie für rollierende Prognosen nicht unbedingt auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sein. "Ich denke, das Wichtigste ist immer, dass Sie die Technologie finden, die Ihren Geschäftsanforderungen am besten entspricht", sagt er. "Ich erlebe zu oft, dass Unternehmen und Teams aus den verschiedensten Branchen versuchen, ihre Prozesse an eine Technologie anzupassen." "Sie werden nicht immer über die Prozesse, Verfahren und Datenpunkte verfügen, um eine Technologie vollständig auf Ihr Unternehmen abzustimmen", erklärt Chris. "Das ist der grundlegende Irrtum, den viele Buchhaltungs- und Finanzteams begehen, wenn sie eine Technologie für rollierende Prognosen einführen wollen ... Sie versuchen, die Technologie so anzupassen, dass sie zu ihrem Unternehmen passt." Chris ist der Meinung, dass dies den Prozess komplizierter macht, als er sein müsste. Er stellt fest, dass Softwareunternehmen viel Zeit darauf verwenden, sicherzustellen, dass ihre Technologie in allen Unternehmen funktioniert. "Sie haben es gesehen. Sie haben es getan. Sie waren in verschiedenen Branchen tätig. Versuchen Sie also, eine Technologie zu finden, die für Ihr Unternehmen konfigurierbar ist, nicht für Ihr Unternehmen angepasst Chris empfiehlt außerdem, sich bei vertrauenswürdigen Quellen wie TrustRadius und G2 zu informieren: "Dort finden Sie wirklich die führenden Köpfe, die Visionäre, und es gibt sehr detaillierte Informationen über die Trends, die Schwächen, die Benutzerfreundlichkeit und eine Vielzahl anderer Faktoren, die Sie bei der Implementierung eines Tools für rollierende Prognosen in Ihrem Buchhaltungs- und Finanzteam berücksichtigen sollten." Achten Sie bei der Evaluierung von Technologien darauf, dass Sie eine Lösung wählen, die Ihren sich entwickelnden Geschäftsanforderungen gerecht wird:

• Cloud-basiert für einfache Kommunikation und Zusammenarbeit
• Unterstützt automatisierte Prozesse
• Konnektivität und Kompatibilität mit dem Rest Ihrer technischen Ausstattung
• Von einem vertrauenswürdigen Anbieter mit einer bewährten Erfolgsbilanz

Fragen, die Sie zu Beginn Ihres Rolling Forecast-Prozesses stellen sollten

"Viele Teams sind sehr reaktiv, wenn es darum geht, wie sie ihr Geschäft betrachten. Eine Möglichkeit für Finanzleiter, mit der Einführung eines rollierenden Prognosemodells zu beginnen, besteht also darin, sich über Ihre Prozesse klar zu werden", sagt Chris. Dazu gehört die Beantwortung einiger grundlegender Fragen:

• Welche Geschäftsprozesse liegen Ihrer Prognose zugrunde?
• Welches sind die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs), die die Zukunft Ihres Unternehmens bestimmen?
• Was sagen wir, was wir tun werden, und wie werden wir es tun?

3 Fallstricke bei der Einführung von rollierenden Prognosen

Woran hapert es also bei der Einführung rollierender Prognosen? Chris erläuterte drei Schlüsselbereiche und was Finanzleiter tun sollten, um den Prozess in Gang zu halten.

1) Zu viele KPIs

"Die Leute messen zu viele KPIs", sagt Chris. "Wie kann man als Unternehmen 15 verschiedene Dinge in der Zukunftsprognose messen und 15 verschiedene Modellannahmen in die rollierende Prognose einfließen lassen? Das ist viel zu viel." Stattdessen empfiehlt Chris den Unternehmen, sich auf die vier bis sechs KPIs zu konzentrieren, die sich am stärksten auf das künftige Geschäft auswirken werden.

2) Unzureichendes Verständnis der geschäftlichen Triebkräfte

Chris sagt, dass es nicht ausreicht, die traditionellen Buchhaltungs- und Finanzfunktionen zu beherrschen, wie die Verwaltung des Hauptbuchs, Journaleinträge und Abschreibungen. "Als Buchhaltungs- und Finanzteams kennen wir die Zahlen. Aber man muss auch das Geschäft verstehen. Man muss verstehen, was den Umsatz, die Kosten, die Liquidität, die Kundenmarge und die Lead-Generierung antreibt", sagt Chris.

3) Ein zu weit entfernter Zeithorizont

Ein weiterer Fallstrick ist laut Chris, dass man versucht, zu weit in die Zukunft zu blicken. "Normalerweise sollten Sie ein rollierendes Prognosemodell mit einer Perspektive von höchstens 12 Monaten verwenden", sagt er. Je weiter man sich vom aktuellen Tag entfernt, desto geringer wird die Prognosegenauigkeit. Und auch wenn Sie in 18 oder 24 Monaten eine genaue Richtung vorgeben können, werden die Zahlen nicht präzise sein. Bei rollierenden Prognosen geht es um Präzision. Chris sagt: "Sie sollten ... 90 bis 97 % Vertrauen haben, dass sich das Geschäft in den nächsten drei bis sechs Monaten so entwickeln wird Wenn Sie sich auf dieses 12-Monats-Fenster konzentrieren, können Sie Ihre Genauigkeit erhöhen.

3 Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer aktuellen rollierenden Prognosearbeiten

Chris hat auch drei Möglichkeiten aufgezeigt, wie Finanzleiter ihre derzeitigen Bemühungen um rollierende Prognosen optimieren können.

1) Beziehen Sie Stakeholder aus dem gesamten Unternehmen ein

Rolling Forecasts haben die Macht, das Unternehmen zu informieren und zu gestalten, aber wenn die Mitarbeiter nicht in den Prognoseprozess eingebunden sind, vertrauen sie den Ergebnissen möglicherweise nicht. "Machen Sie Ihre rollierende Prognose nicht zu einer reinen Finanzübung", sagt Chris. "Machen Sie es nicht so, dass nur die Buchhaltung und die Finanzabteilung losziehen und eine rollierende 3-, 6-, 9-, 12- oder 18-Monats-Prognose erstellen." Chris schlägt vor, dass der Vertrieb, das Marketing und andere betriebliche Bereiche das Gefühl haben sollten, dass sie alle an dem Prozess beteiligt sind.

2) Helfen Sie Ihrem Team, den Wert der Technologie zu verstehen

Die FP&A-Technologie kann die Einführung rollierender Prognosen erheblich erleichtern. Ihr Finanzteam könnte jedoch neue Technologieinvestitionen - und insbesondere neue, automatisierte Prozesse - als Bedrohung für seine Arbeit ansehen. Chris sagt, dass es wichtig ist, den Mehrwert eines Rolling Forecasts immer wieder zu betonen und zu zeigen, wie er die Arbeit der Mitarbeiter vereinfachen kann - und das Finanzteam für das Unternehmen wertvoller macht. "Sie wollen wirklich, dass Ihre Mitarbeiter an den hochwertigen Aktivitäten eines rollierenden Prognosemodells beteiligt sind", sagt Chris. Für ihn drehen sich die hochwertigen Aktivitäten um die vier Ks, wie er sie nennt: Zusammenarbeit, Verbindung, Kommunikation und Klarheit. Lassen Sie Ihr Team wissen, dass die Automatisierung nicht das Ende ihrer Arbeit bedeutet, sondern dass sie sich darauf konzentrieren können, das Unternehmen zu führen.

3) Beginnen Sie mit der Verfolgung von Prognosefehlern

"Ich glaube, dass zu viele Leute eine rollierende Prognose einführen und sagen: 'Hey, wir haben das Geschäft für die nächsten 12 Monate gut im Blick, ohne tatsächlich aus den Daten zu lernen, während sie sich vorwärts bewegen'", sagt Chris. "Eine Möglichkeit, die Prozesse rund um die rollierende Prognose wirklich zu verbessern, [ist] die Implementierung von Prognosefehlern, deren Messung und Verfolgung und die Sicherstellung, dass Ihr Team die Abweichungen und Fehler im Geschäft lasergenau erkennt." Um Ihren Prognosefehler zu ermitteln, vergleichen Sie monatlich Ihre Prognosen mit Ihren tatsächlichen Ergebnissen. So können Sie feststellen, wie genau Ihr Modell ist, und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Chris sagt, dass leistungsstarke Teams eine Fehlermarge von weniger als 3 % pro Monat und weniger als 5 % für das Quartal anstreben sollten. Wenn Sie diesen Präzisionsgrad erreichen, so Chris, "können Sie zum Unternehmen gehen und sagen: 'Ich habe Vertrauen in die von mir erstellte Prognose. Da ich unsere Gewinnspannen kenne, liegt unser Prognosefehler bei +/- 5 %. Wir sind präzise in unseren KPIs. Wir sind präzise in der Art und Weise, wie wir die Klarheit für das Unternehmen kommunizieren. Wir sind präzise darin, wohin wir mit dem Unternehmen gehen."

Startschuss für mehr Präzision und Flexibilität

Unsere Umfrage ergab, dass rollierende Prognosen eine der drei wichtigsten Fähigkeiten führender Finanzabteilungen sind. Die Umstellung ist zwar zeitaufwändig und mühsam, aber die Vorteile in Bezug auf Genauigkeit und Agilität sind die Mühe allemal wert. Sehen Sie sich die vollständigen Ergebnisse der FSN-Umfrage an, um alle Gründe zu erfahren, warum Ihr Unternehmen rollierende Prognosen benötigt. Um mehr von Chris zu erfahren, folgen Sie ihm auf LinkedIn und Twitter.