Top-down-Budgetierung erklärt

Wenn Sie die Art und Weise, wie Sie budgetieren, ändern wollen, stehen Ihnen viele verschiedene Methoden zur Auswahl - Top-down, Bottom-up, operativ, maßnahmenbezogen, statisch, flexibel und mehr.

Welcher Ansatz für Ihr Unternehmen der richtige ist, hängt von den Vorteilen und Grenzen der einzelnen Methoden sowie von Ihren Geschäftsanforderungen ab. Heute werden wir uns mit der Top-Down-Budgetierung befassen, einschließlich:

Was ist Top-Down-Budgetierung?

Bei der Top-down-Budgetierung bewerten die Führungskräfte die Auswirkungen der bisherigen Leistung und der Marktbedingungen auf das Unternehmen sowie die Rentabilität und die Personalkosten. Die Ziele des Unternehmens sind in der Regel in drei Schlüsselbereiche gegliedert: Umsatz, Ausgaben und Gewinn.

Top-Down-Budget vs. Bottom-Up-Budget

Im Gegensatz zur Bottom-up-Budgetierung beginnen Top-down-Budgets bei der obersten Führungsebene (d.h. der "Spitze" des Unternehmens) und nicht bei den einzelnen Abteilungen (d.h. der "Basis" des Unternehmens).

Anstatt jedes Team einen Antrag auf Ressourcen stellen zu lassen, weist das Führungsteam den einzelnen Abteilungen die verfügbaren Mittel zu. Jedes Team verwendet dann diese Zuteilung, um sein eigenes Budget zu erstellen.

Sowohl bei Top-Down- als auch bei Bottom-Up-Budgets werden die Auswirkungen der bisherigen Leistung und der aktuellen Marktbedingungen bewertet. Der Unterschied liegt darin, wer die Auswirkungen dieser Trends bei beiden Ansätzen ermittelt. Externe und interne Faktoren werden bei der Top-Down-Budgetierung von der Leitung und bei der Bottom-Up-Budgetierung von den Abteilungen ermittelt.

Top-down-Budget vs. Betriebsbudget

In einem Betriebsbudget werden die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens im Laufe der Zeit geschätzt. Betriebsbudgets bieten einen umfassenden Überblick über die Unternehmensleistung und eine Möglichkeit zur Überwachung von Einnahmen, variablen Kosten, Fixkosten, nicht zahlungswirksamen Ausgaben und nicht betriebsbedingten Ausgaben. Betriebsbudgets werden häufig monatlich oder vierteljährlich aktualisiert.

Bei Betriebsbudgets wird traditionell eine Top-Down-Methode angewandt. Das bedeutet, dass sie sich in erster Linie auf die Einnahmen und Ausgaben konzentrieren, wobei das Gesamtbudget durch hochrangige Beiträge der Führungsebene gestaltet wird. Der Top-Down-Ansatz bei der Budgetierung ist also nicht mit einem Betriebsbudget zu verwechseln, sondern vielmehr mit einer Methode, die bei der Erstellung solcher Budgets verwendet wird.

Wie funktioniert die Top-down-Budgetierung?

Schauen wir uns an, wie die Top-Down-Budgetierung innerhalb einer Organisation funktioniert.

Budgetzuweisungen an Abteilungen

Zu Beginn des Top-Down-Budgetierungsprozesses trifft sich die oberste Führungsebene, um die Unternehmensziele für das kommende Jahr zu besprechen und festzulegen - mit Schwerpunkt auf Umsatz, Ausgaben und Gewinn.

Auf der Grundlage der bisherigen Leistungen sowie der erwarteten künftigen Trends und Marktbedingungen weist das Führungsteam dann jeder Abteilung ein Budget zu.

Die Zuweisungen für die einzelnen Abteilungen können auf dem Beitrag des Teams zum Unternehmen im vergangenen Jahr sowie auf den erwarteten Beiträgen basieren. Durch diesen umfassenden Ansatz wird sichergestellt, dass die Abteilungsbudgets sowohl mit der bisherigen Leistung als auch mit den künftigen Erwartungen übereinstimmen und die Ressourcenzuweisung im gesamten Unternehmen optimiert wird.

Budgets auf Abteilungsebene

Nachdem die Budgetzuweisungen an die einzelnen Teams verteilt wurden, sind die Abteilungen für die Erstellung ihres eigenen Budgets verantwortlich. Jede Abteilung muss ihre Ziele und deren Übereinstimmung mit den von der Leitung festgelegten Unternehmenszielen berücksichtigen und ihre Ressourcen entsprechend zuweisen.

Bei der Top-Down-Budgetierung arbeiten die Abteilungen in der Regel unabhängig voneinander an der Erstellung ihrer Budgets. Dadurch wird sichergestellt, dass sich jede Abteilung auf die Erreichung ihrer individuellen Ziele konzentriert und gleichzeitig zum Gesamterfolg des Unternehmens beiträgt.

Angleichung der Budgets der einzelnen Abteilungen

Der letzte Schritt im Top-Down-Budgetierungsprozess ist der Abgleich der Budgets auf Abteilungsebene. Nachdem jede Abteilung die Möglichkeit hatte, ihr Budget zu erstellen, wird es an das Finanzteam zurückgegeben, um sicherzustellen, dass es mit der von der Unternehmensleitung festgelegten Budgetstruktur übereinstimmt.

Sobald die Finanzabteilung die Budgets der einzelnen Abteilungen genehmigt hat, wird das Top-Down-Budget fertiggestellt. Durch diese umfassende Überprüfung wird sichergestellt, dass alle Abteilungen auf die übergeordneten finanziellen Ziele des Unternehmens hinarbeiten.

Was sind die Vorteile der Top-down-Budgetierung?

Es gibt viele Gründe, warum ein Unternehmen einen Top-Down-Budgetierungsansatz wählen sollte.

Top-Down-Budgets sind funktional

Top-Down-Budgets orientieren sich an den strategischen Zielen des Unternehmens. Diese Ausrichtung macht sie nicht nur funktional, sondern gewährleistet auch, dass sie als wirksame Instrumente für die Finanzplanung dienen.

Mit diesem Ansatz kann das Management die Budgets strategisch den Abteilungen zuweisen, die einen wesentlichen Einfluss auf das Wachstum haben. Diese strategische Zuteilung kann die Effizienz und Produktivität steigern, was die Vorteile des Top-down-Budgetierungsansatzes unterstreicht.

Top-Down-Budgets sparen Zeit

Da Top-Down-Budgets von der Unternehmensleitung erstellt werden, oft ohne Mitwirkung von Abteilungsleitern, kann dies eine erhebliche Zeitersparnis für das mittlere Management bedeuten.

Anstatt ein Budget von Grund auf zu erstellen, können die Teamleiter das Top-Down-Budget nutzen, um ihre Ziele für das Jahr festzulegen.

Dadurch wird der Prozess im Vergleich zum Bottom-up-Ansatz wesentlich effizienter und schneller, was die Produktivität steigert und einen strafferen Budgetierungsprozess ermöglicht.

Top-Down-Budgets straffen die Budgetierung

Während bei anderen Methoden der Unternehmensbudgetierung jede Abteilung ihr eigenes Budget zusammenstellen muss, das dann vom Finanzteam geprüft und konsolidiert wird, funktioniert die Top-Down-Budgetierung anders. Bei diesem Ansatz erhalten die Teamleiter die Möglichkeit, die Ressourcenzuweisungen im Voraus festzulegen.

Diese Methode reduziert das Hin und Her, das normalerweise mit der Budgeterstellung und -genehmigung verbunden ist, erheblich. Die Top-Down-Budgetierung strafft also den Prozess und macht ihn effizienter und weniger zeitaufwändig.

Was sind die Nachteile der Top-down-Budgetierung?

Auch die Top-Down-Budgetierung hat ihre Grenzen und Nachteile. Werfen wir einen Blick auf einige davon.

Top-down-Budgets sind nicht kooperativ

Die Top-Down-Budgetierung stützt sich in erster Linie auf den Input von Führungskräften und nicht auf den von Managern und einzelnen Mitarbeitern. Infolgedessen haben die Abteilungen oft das Gefühl, dass sie wenig Einfluss auf die ihnen zugewiesenen Ressourcen oder die Zielvorgaben haben, was den Anreiz zur Teilnahme am Prozess verringern kann.

Top-down-Budgets sind möglicherweise nicht realistisch

Da Top-down-Budgets von der Unternehmensleitung erstellt werden, können sie vom Tagesgeschäft abgekoppelt sein. Für Abteilungsleiter kann es schwierig sein, ein Top-Down-Budget effektiv umzusetzen, insbesondere wenn sie nicht verstehen, wie die Ziele ermittelt wurden.

Top-down-Budgets sind sehr allgemein gehalten

Ein weiterer Nachteil von Top-Down-Budgets besteht darin, dass ihnen möglicherweise die für die Umsetzung des Budgets erforderlichen Details fehlen. Da sich Top-Down-Budgets traditionell auf Unternehmensziele und nicht auf Abteilungsziele konzentrieren, kann es schwierig sein, diese hochrangigen Ziele in umsetzbare Punkte für Teamleiter zu übersetzen. Dieser Mangel an Granularität kann es den Teams erschweren, ihre Maßnahmen auf die umfassenderen Unternehmensziele abzustimmen.

Ein 8-stufiger Top-Down-Budgetierungsprozess

Möchten Sie wissen, wie man ein Top-Down-Budget erstellt? Wir haben es in 8 Schritten beschrieben:

1. Setzen Sie Ziele: Die oberste Leitung legt die allgemeinen Ziele für den kommenden Haushaltszeitraum fest. .
   
2. Budgetformulierung: Führungskräfte oder das Senior Management entwickeln ein übergeordnetes Budget, das auf die strategischen Ziele des Unternehmens abgestimmt ist.
   
3. Zuweisung an die Abteilungen: Das übergeordnete Budget wird aufgeschlüsselt, und die Ressourcen werden den einzelnen Abteilungen auf der Grundlage der Prioritäten und Ziele des Unternehmens zugewiesen.
   
4. Überprüfung durch die Abteilungen: Die Abteilungsleiter überprüfen das zugewiesene Budget und planen, wie sie diese Ressourcen zur Erreichung ihrer Abteilungsziele einsetzen wollen.
   
5. Feedback und Anpassungen: Die Abteilungsleiter geben der Unternehmensleitung Rückmeldung über das zugewiesene Budget. Falls erforderlich, werden Anpassungen vorgenommen, um den Realitäten der Abteilung besser gerecht zu werden.
   
6. Fertigstellung: Die angepassten Budgets werden fertiggestellt und in einem Gesamtbudget konsolidiert.
   
7. Verabschiedung: Das Gesamtbudget wird vom Vorstand oder der Geschäftsleitung geprüft und genehmigt.
   
8. Umsetzung und Überwachung: Das genehmigte Budget wird an die Abteilungen zur Umsetzung weitergeleitet. Während des gesamten Budgetzeitraums werden die tatsächlichen Ergebnisse mit den Budgetvoranschlägen verglichen, und es werden gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen.

Die Rolle der Top-Down-Budgetierung in modernen FP&A-Teams

Die Top-Down-Budgetierung kann für moderne FP&A-Teams, die ihre Abteilungsaktivitäten an umfassenderen strategischen Zielen ausrichten, Entscheidungsprozesse rationalisieren und sicherstellen wollen, dass die Ressourcenzuweisung mit den allgemeinen Geschäftszielen übereinstimmt, von großem Nutzen sein.

Moderne FP&A-Teams können sich für eine Top-Down-Budgetierung einsetzen, indem sie eng mit der Geschäftsleitung zusammenarbeiten, den Abteilungen hochgesteckte Ziele mitteilen und Feedback-Schleifen einrichten, um die Ausrichtung sicherzustellen.

Dieser Top-Down-Ansatz stärkt die Verbindung zwischen der strategischen Planung und den operativen Aktivitäten und stärkt die Rolle des FP&A-Teams als effektiven strategischen Partner. Er bietet auch ein gewisses Maß an Kontrolle und Konsistenz bei der Budgetierung und ermöglicht eine unternehmensweite Perspektive anstelle von fragmentierten Abteilungsansichten - ein entscheidender Aspekt im heutigen komplexen und vernetzten Geschäftsumfeld.

Und schließlich können moderne FP&A-Teams, die fortschrittliche Budgetierungstechnologien nutzen, den Top-Down-Budgetierungsprozess effizienter gestalten, indem sie ihn in Echtzeit verfolgen, einen besseren Einblick in die Ressourcenzuweisung erhalten und die Kommunikation optimieren. Dieser Ansatz gibt den F&E-Teams nicht nur mehr Befugnisse, sondern positioniert sie auch als wichtige Impulsgeber für die Finanzplanungsstrategie des Unternehmens.

Schlussfolgerung: Effektive Top-Down-Budgetierung mit Prophix

Die Top-Down-Budgetierung ist ein strategischer Ansatz, der die Aktivitäten der Abteilungen auf die übergeordneten Unternehmensziele abstimmt. Mit dieser Methode können Entscheidungsprozesse rationalisiert und eine effiziente Ressourcenzuweisung sichergestellt werden. Trotz ihrer potenziellen Nachteile kann sie bei effektiver Implementierung mit einer Plattform wie Prophix und durch eine Kultur der Kommunikation und des Feedbacks die Rolle der F&E-Teams als Schlüsselfiguren in der Finanzplanungsstrategie eines Unternehmens erheblich stärken.

Möchten Sie wissen, wie die Top-down-Budgetierung im Vergleich zu anderen Ansätzen abschneidet? Lesen Sie Bottom-up-Budgetierung: Alles, was Sie wissen müssen.