Vor Covid war es schwer, die Bücher abzuschließen!

Warum wachsende Unternehmen in Finanzautomatisierung investieren müssen

Der Jahresabschluss war vor Covid ein schwieriger Prozess!

Selbst in einem "normalen" Jahr kommt das Jahresende immer zu früh, und die Verbesserungsprojekte, die Sie im letzten Jahr geplant haben, wurden nicht durchgeführt. Das ganze Jahr über reagieren Sie auf den sich verändernden Markt und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens. In einer sich schnell verändernden Welt, in der nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, konzentrieren Sie sich zuerst auf die dringenden Bedürfnisse. Die Verbesserung Ihrer Prozesse zum Jahresende landet auf der "Nice to do"-Liste. Die meiste Zeit konzentrieren Sie sich auf die Gewinne in der Gewinn- und Verlustrechnung, die Abwicklung von Transaktionen ohne ausreichende Ressourcen, die Verwaltung des Cashflows und das Löschen von Bränden, die entstehen, weil die Finanzabteilung nicht rechtzeitig einbezogen wurde.

Das Ziel, die Bücher GENAU abzuschließen, steht im Widerspruch zu den anderen beiden Zielen: ZEITGEMÄSS und EFFIZIENT.

Im Laufe des Jahres wird dann an allen Ecken und Enden gespart, weil die Monatsfrist eingehalten werden muss und man keine Zeit hat, nachhaltige Prozesse für neue Transaktionen oder Berichte zu entwickeln. Sie erstellen eine schnelle Excel-Tabelle, um den Monat zu überstehen, und denken, dass Sie den Prozess im nächsten Monat richtig aufbauen werden. Aber natürlich müssen Sie im nächsten Monat schon wieder das nächste Feuer löschen! Und nun steht das Jahresende vor der Tür, und Sie sehen sich zum ersten Mal in diesem Jahr neue Konten an. Und nun haben die Fehler, die aufgrund der "schnellen und schmutzigen" Umgehungen, die verschiedene Teams geschaffen haben, um ihre eigenen Fristen einzuhalten, passiert sind, zu einem Durcheinander geführt, das entwirrt werden muss. Die Rechnungsprüfer kommen in ein paar Wochen, und das ist weder zeitgerecht noch effizient noch genau. All das war VOR Covid! Und dann kam das Jahr 2020, und zusätzlich zu den manuellen Blättern und den Umgehungsprozessen, mit denen Sie sich befasst haben, um den Jahresabschluss zu erstellen, befindet sich Ihr Unternehmen wahrscheinlich in einer Art Krise und alle arbeiten von zu Hause aus. Sie leiten Ihr Team aus der Ferne und haben entweder mit zu geringen oder unvorhersehbaren Umsätzen zu kämpfen, oder in einigen Fällen ist Ihre Lieferkette aufgrund von zu viel Nachfrage und zu wenig Lagerbestand zusammengebrochen.

All diese Szenarien machen einen ohnehin schon schwierigen Prozess nahezu unmöglich!

Häufige Symptome für einen hilfsbedürftigen Jahresabschlussprozess:

Das erste - und teuerste - ist, dass die Wirtschaftsprüfer wochenlang vor, während und nach dem Jahresende vor Ort sind, um Transaktionen zu prüfen, Abstimmungen vorzunehmen und Fragen zu Abweichungen zu stellen, die kein Ende zu nehmen scheinen. Ihr Team ist gestresst, weil es versucht, grundlegende Zahlen zu erstellen, was viele lange Nächte bedeutet, um die Fristen einzuhalten. Nichts ist einfach. Jede Art von Aktualisierung der Zahlen erfordert eine Menge manueller Arbeit, da die Systeme nicht automatisiert sind. Verschiedene Teams verwenden verschiedene Systeme, und jeder hat andere Zahlen. Nichts ist einheitlich! Excel ist das Pflaster für Ihre Prozess- und Systemlücken, weil Ihre bestehenden Prozesse und Systeme nicht das leisten können, was Ihr Unternehmen braucht. Das ist die Excel-Hölle!

Die höchsten Kosten für schlechte Prozesse und Systeme - wir machen es für gute Leute fast unmöglich, ihre Arbeit zu erledigen.

Warum ist es so schwer, die Bücher abzuschließen?

Weil wir es nicht jeden Monat richtig machen.

Warum nicht?

Weil es zu lange dauert. Wer kann in 6 Tagen die GuV abschließen, eine vollständige Bilanzabstimmung vornehmen, eine vollständige Abweichungsanalyse durchführen und alle Berichte fertigstellen und herausgeben? Das sollte möglich sein, wenn Sie über gute Prozesse, Systeme und angemessene Mitarbeiter verfügen. In den meisten Finanzteams, die ich geleitet habe, verbrachten wir volle 10 Tage mit dem Monatsabschluss (das ist die Hälfte des Monats!) und selbst das nur, um die wichtigen Berichte zu erstellen. Und ich gebe zu, dass es Zeiten gab, in denen uns einfach der Monat ausging und wir zum nächsten übergehen mussten! Man kommt einfach nicht an die Bilanzkonten heran - vor allem nicht an die komplizierten. Diese sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, aber wo immer Ihr Unternehmen komplex ist, gibt es auch Schätzungen und Rückstellungen, die damit verbunden sind. Aber es ist einfacher, diese vierteljährlich zu machen, und oft nur am Jahresende. Und wenn man sich das ganze Jahr über die Konten nicht genau anschaut, weil man denkt, dass es dasselbe sein wird wie im Vorjahr, wird man überrascht. Und nun hat man den Zeitvorteil verloren und muss ein ganzes Jahr voller fehlerhafter Transaktionen durchgehen und versuchen, in den wenigen Wochen, bevor die Rechnungsprüfer zur Tür hereinspazieren, einen Ausgleich zu schaffen.

Wie wird der Abschluss der Bücher so kompliziert?

Der Buchabschluss ist zu Beginn einfach

Der Abschluss der Bücher ist anfangs gar nicht so schwer. Tatsächlich ist es am Anfang ganz einfach. Ihr Unternehmen beginnt mit einem Buchhalter, einem einfachen Buchhaltungspaket und Sie erfassen die Transaktionen, sobald sie anfallen. Das Team ist klein, und es ist nicht so schwer, den Überblick zu behalten. Ihre Kunden sind ähnlich, Sie haben nur wenige Produkte, und wahrscheinlich verkaufen Sie nur in einem Land. In der wöchentlichen Teambesprechung erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, und Sie können auf dem Laufenden bleiben. Die Anforderungen an die Berichterstattung sind nicht besonders komplex, und Sie erstellen jeden Monat eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung. Der Jahresabschluss ist etwas aufwändiger, aber in ein paar Wochen ist er erledigt.

Sich ändernde Geschäftsanforderungen erhöhen die Komplexität

Wenn nun alles gut läuft, beginnt Ihr Unternehmen zu wachsen, oft auf unvorhersehbare Weise. Sie fügen neue Produkte, neue Kunden und neue Regionen hinzu. Jede dieser neuen Arten von Transaktionen muss schnell in den Berichterstattungsprozess aufgenommen werden - also wird sie normalerweise auf die gleiche Weise behandelt wie die vorhergehenden, oder es wird schnell ein neuer Prozess hinzugefügt, um jede Abweichung zu behandeln.

Dann schließen Sie Ihre erste Akquisition ab

Sie führen ein größeres Buchhaltungspaket ein - oft ist das Ihr erstes ERP-System zu diesem Zeitpunkt. Vielleicht übernehmen Sie das Paket, das mit der Übernahme kam, oder Sie setzen ein neues ein. Jetzt müssen Sie ein vierteljährliches Berichtspaket erstellen - entweder für Investoren oder Banken. Vielleicht haben Sie ein System, das dies für Sie erledigt - wahrscheinlicher ist jedoch, dass Sie die benötigten Daten in Excel erstellen, nachdem Sie sie aus dem System übernommen haben.

Sie schließen eine zweite Akquisition oder eine Finanzierung ab, und die Anforderungen an die Berichterstattung wachsen weiter

Sie stellen immer mehr Mitarbeiter ein, um den Rückstand aufzuholen. Sie arbeiten immer noch daran, die Unternehmen vollständig zu integrieren, effizientere Prozesse zu schaffen und müssen nun größere Berichtspakete für mehr Mitarbeiter erstellen. Sie brauchen Budgets, rollierende Prognosen und Cashflow-Modelle in mehreren Währungen. Sie brauchen nur ein paar Monate ohne weitere Änderungen, um Ihre Systeme und Prozesse in Form zu bringen, aber Sie haben nie Zeit, das nachzuholen. Das Unternehmen ist so sehr daran gewöhnt, dass Sie täglich Wunder vollbringen, dass sie davon ausgehen, dass Sie unbegrenzt weitermachen können. Anstatt ein paar Monate Zeit zum Aufholen zu haben, Akquisition #3 am Horizont, aber Sie arbeiten immer noch an der Integration von #2! Ihr Team ist am Ende seiner Kräfte, denn zu viele Prozesse und Berichte werden noch manuell erstellt, was zu Fehlern und Nacharbeit, Frustration und Stress führt.

DAS IST DIE LÜCKE ZUR ABHILFE

Ihre Systeme sind voll von manuellen Workarounds, um Systeme zu verbinden, Daten zu korrigieren und Lücken zu schließen. Ihre Systeme und Prozesse haben nicht die Fähigkeiten, die Sie brauchen, und Sie flicken das Problem mit zusätzlichen Mitarbeitern und Excel.

Irgendwann bricht das System zusammen - entweder weil Ihre Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder weil ein neues Ereignis die Kapazitäten überfordert.

Bleiben Sie dran für Teil 2 unserer Serie "Closing the Books".....

5 Schritte zur Vereinfachung des Rechnungsabschlusses

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