Vor- und Nachteile der Null-Budgetierung

Zero-Based-Budgeting hat das Zeug dazu, das Kostenmanagement in Ihrem Unternehmen zu revolutionieren. Es geht um mehr als nur um das Rechnen mit Zahlen - es geht darum, ein Umfeld der Verantwortung und der betrieblichen Effizienz zu fördern.

Was ist Zero-Based-Budgeting?

Die Null-Basis-Budgetierung ist ein Ansatz für die Budgetierung von Unternehmen, bei dem Sie jedes Geschäftsjahr mit einer Null-Basis beginnen müssen. Bei einem Nullsockel muss jede Abteilung ihren Bedarf bis auf die Einzelposten genau angeben, unabhängig vom Betrag, der im Vorjahresbudget beantragt wurde.

Vorteile der Null-Basis-Budgetierung

Das Zero-Based-Budgeting (ZBB) bietet mehrere Vorteile. Sie fördert eine Kultur des Kostenbewusstseins, steigert die Effizienz durch die Beseitigung von Ausgabenverschwendung und richtet die Ressourcen auf die strategischen Ziele aus. ZBB bietet außerdem ein detailliertes Verständnis der Kosten und Abläufe und fördert eine Kultur der Eigenverantwortung und Rechenschaftspflicht.

1. Erhöhte Agilität

Ein Vorteil des Zero-Based Budgeting (ZBB) besteht darin, dass es die Flexibilität Ihres Finanzteams erhöht. Die Budgetverwalter müssen in jedem Budgetierungszyklus bei Null anfangen und ihren Ressourcenbedarf verteidigen, was in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit von unschätzbarem Wert ist.

2. Optimierte Daten

Unternehmen, die ihre Budgets auf der Basis von Nullwerten erstellen, betrachten Daten als wertvollen Unternehmenswert und vermeiden die Verwirrung, die durch unzusammenhängende Tabellen und schlechte Datenverwaltung entsteht. Jedem Wert, der dem Budget zugewiesen wird, muss ein entsprechender Bedarf gegenüberstehen, um sicherzustellen, dass keine unnötigen Ausgaben hinzugefügt werden.

3. Schnelleres Reforecasting

Ein weiterer Vorteil der Zero-Based-Budgetierung ist, dass sie validierte und geordnete Daten erfordert. Dieser Datensatz kann Ihre Prognoseprozesse beschleunigen und die Zeit, die für die Neuprognose Ihrer Einnahmen und Erträge benötigt wird, erheblich verkürzen.

Nachteile der Null-Basis-Budgetierung

Betrachten wir nun einige der Nachteile der Null-Budgetierung und wie Sie sie überwinden können.

1. Begrenzte Sichtbarkeit

Obwohl die Zero-Based-Budgeting-Methode (ZBB) in vielen Bereichen hervorragende Ergebnisse liefert, ist sie im Vergleich zu konventionellen Methoden nicht in der Lage, langfristige Ergebnisse zu prognostizieren. Das liegt daran, dass der Schwerpunkt von ZBB auf der Anpassung des Budgets und nicht auf der Vorhersage der Zukunft liegt. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, dass Sie nicht nur Zeit für die Überprüfung Ihres Budgets aufwenden, sondern auch für die Priorisierung langfristiger strategischer Initiativen.

2. Arbeitsintensiv

Für Organisationen, die an einen inkrementellen Ansatz bei der Budgetierung gewöhnt sind, kann die ZBB anspruchsvoll erscheinen. Jede Abteilung muss ihre Ausgaben und Pläne belegen, ohne sich auf Annahmen aus den Vorjahren zu stützen. Obwohl ZBB eine gute Möglichkeit ist, überhöhte Ausgaben einzudämmen, erfordert es die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen innerhalb der Organisation.

3. Schwierigkeiten bei der Messung

Wenn die Produktivität einer Abteilung nicht leicht messbar ist, kann es eine Herausforderung sein, zu entscheiden, wo Mittel zugewiesen werden sollen, und diese Ausgaben gegenüber der Geschäftsleitung zu rechtfertigen.

Vorteile von Zero-Based-Budgeting

Die Vorteile der Zero-Based-Budgeting-Methode - verbesserte Flexibilität, optimierte Daten und schnellere Reforecasts - können Ihrem Finanzteam und dem gesamten Unternehmen erhebliche Vorteile bringen, darunter

Zielgerichtetes Arbeiten

Wenn Sie gezwungen sind, sich Gedanken darüber zu machen, wie jeder einzelne Dollar Ihres Budgets ausgegeben wird, müssen Sie auch Ihre Ziele für das Jahr und die Ressourcen, die Sie zu deren Erreichung benötigen, bewerten. Dadurch werden die strategischen Ziele Ihrer Organisation klarer definiert und Sie erhalten Klarheit darüber, was wirklich wichtig ist.

Verbesserte Rechenschaftspflicht

Die Budgetierung auf Nullbasis ist ein gemeinschaftlicher Prozess, bei dem jede Abteilung ihren Ressourcenbedarf für das Jahr einreichen muss. Da jedes Team in den Prozess eingebunden ist, ist es einfacher, sie für ihre Entscheidungen und Leistungen zur Verantwortung zu ziehen. Die Zero-Based-Budgeting-Methode erfordert außerdem häufige Besprechungen im Laufe des Jahres, was eine gute Gelegenheit ist, sich als Team zusammenzusetzen, um Prioritäten zu ermitteln und Änderungen vorzunehmen.

Optimiertes Kostenmanagement

Der vielleicht größte Vorteil von Zero-Based Budgeting ist das Kostenmanagement. Bei einer schrittweisen Budgetierung, bei der der Gesamtbudgetbetrag jedes Jahr um einen bestimmten Prozentsatz erhöht wird, besteht die Gefahr, dass überflüssige Ausgaben, die nicht mit den strategischen Zielen übereinstimmen, übernommen werden. Die Null-Basis-Budgetierung zwingt die Teams dazu, alle Kosten zu rechtfertigen, so dass es einfacher ist, Bereiche zu identifizieren, in denen Sie Ausgaben reduzieren können.

Herausforderungen der Null-Basis-Budgetierung

Lassen Sie uns auf die Herausforderungen eingehen, die bei der Einführung der Null-Basis-Budgetierung auftreten können, von der Akzeptanz durch die Interessengruppen bis hin zu einer möglichen Schwerpunktverlagerung und der Einführung von Unsicherheit und Stress.

Akzeptanz durch die Interessengruppen

Wenn Sie in der Regel einen schrittweisen Ansatz für die Budgetierung wählen, kann es schwierig sein, die Beteiligten für eine neue Methode zu gewinnen. Wenn Ihre Teams daran gewöhnt sind, jedes Jahr einen bestimmten Betrag zu erhalten, kann es ein Schock sein, jeden Einzelposten rechtfertigen zu müssen. Bevor Sie mit der Zero-Base-Budgeting-Methode beginnen, sollten Sie Ihrer Organisation die Vorteile der Zero-Base-Budgeting-Methode erläutern und die Zustimmung aller Beteiligten einholen, damit alle bereit sind, sich an diesem Prozess zu beteiligen.

Kurzfristiger Fokus

Die Zero-Based-Budgeting-Methode verfolgt einen granularen Ansatz bei der Zuweisung von Mitteln, was für das Kostenmanagement effektiv ist, aber den Fokus auf die kurzfristige Sichtweise verlagern kann. Wenn Sie jedem Einzelposten Mittel zuweisen, besteht die Gefahr, dass Sie langfristigen Projekten den Vorrang geben, insbesondere solchen, die keinen greifbaren Output haben. Bevor Sie mit dem Prozess beginnen, müssen Sie eine klare Richtung für Ihre langfristigen Initiativen festlegen, damit diese finanziert und mit Personal ausgestattet bleiben.

Ungewissheit und Stress

Die Budgetierung auf Nullbasis kann zu Unsicherheit und Stress in Ihrer Organisation führen. Wenn Abteilungen für ihre eigenen Budgets eintreten müssen, kann es sich so anfühlen, als würden sie mit anderen Teams um die Finanzierung konkurrieren, und sie könnten befürchten, dass ihre Projekte und Programme gestrichen werden. Aus diesem Grund ist es so wichtig, vor der Einführung von ZBB die Zustimmung der Beteiligten einzuholen, damit jeder die kurz- und langfristigen Prioritäten des Unternehmens versteht.

Bewährte Praktiken der Null-Basis-Budgetierung

Lassen Sie uns die effektivsten Strategien für die Implementierung von Zero-Based Budgeting in Ihrer Organisation untersuchen, einschließlich Bewertungsmethoden, kollaborative Budgetierung und den Einsatz von FP&A-Software.

Evaluieren Sie Ressourcenanforderungen anhand eines Rahmens

Bei der Verwendung von Zero-Based-Budgeting ist es am besten, alle Ressourcenanforderungen anhand eines Standardrahmens zu messen. Das bedeutet, dass alle Kosten auf die gleiche Art und Weise verglichen werden, was die Entscheidung über das Notwendige erleichtert. Außerdem wird so sichergestellt, dass die Budgets aller Abteilungen auf dieselbe Weise bewertet werden und dass die Bedürfnisse von Teams mit messbaren Ergebnissen nicht gegenüber anderen wichtigen Funktionen (z. B. Marketing, Personalwesen usw.) bevorzugt werden.

Machen Sie es zu einer gemeinschaftlichen Anstrengung

Am besten funktioniert die Zero-Based-Budgeting-Methode, wenn sie im Team durchgeführt wird. Jeder Beteiligte sollte ein Mitspracherecht bei seinen Budgetanforderungen haben. Auf diese Weise kann jeder die Entscheidungen nachvollziehen und fühlt sich als Teil des Prozesses. Es geht darum, gemeinsam für das beste Ergebnis zu arbeiten.

Verwenden Sie FP&A-Software

Das ZBB setzt voraus, dass Sie einen vollständigen Überblick über alle Ihre Kostenstellen haben, einschließlich ihrer Aktivitäten, Produktivität und Einnahmen. FP&A-Software ist die ideale Lösung für diese Methode, da sie Daten aus dem gesamten Unternehmen zusammenführt, was in Tabellenkalkulationen ein zeit- und arbeitsintensiver Prozess sein kann.

Es ist erwähnenswert, dass FP&A-Software auch als Financial Performance Management (FPM), Corporate Performance Management (CPM) oder Enterprise Performance Management (EPM) Software bezeichnet werden kann.

Wie macht man eine Null-Budgetierung?

Es gibt 5 wichtige Schritte zur Null-Budgetierung:

1. Ziele definieren - Skizzieren Sie, was Sie in diesem Budgetzeitraum erreichen wollen und welche Ressourcen Sie dafür benötigen.
2. Ermitteln Sie die Kostentreiber - Bestimmen Sie, welche Variablen sich auf Ihre Einnahmen und Kosten auswirken, und untersuchen Sie, wie sie sich im Laufe der Zeit verändern.
3. Klassifizieren Sie die Ausgaben - Ordnen Sie jeden Einzelposten einer von vier Kategorien zu: wesentlich, strategisch, unterstützend oder diskretionär.
   1. Wesentliche Ausgaben sind für den Betrieb Ihres Unternehmens notwendig (z. B. Miete, Gehälter usw.).
   2. Strategische Mittel unterstützen direkt die strategischen Ziele.
   3. Unterstützende Mittel unterstützen indirekt die strategischen Ziele.
   4. Diskretionäre Mittel sind in der Regel für Reisen oder Bewirtung reserviert, die optional sind.
4. Zuteilung von Ressourcen - Weisen Sie jeder Ausgabenkategorie Mittel zu und begründen Sie die Vorteile, Kosten, Risiken und Alternativen für jeden Einzelposten.
5. Überwachen Sie Ihr Budget - Vergleichen Sie Ihre tatsächlichen Ergebnisse mit Ihrem Plan und berichten Sie Ihren Interessengruppen über die Ergebnisse.

Alternativen zur Null-Budgetierung

Die Zero-Based-Budgeting-Methode ist nicht der einzige Ansatz, den es gibt - es gibt mehrere Alternativen, die für Ihre Ziele besser geeignet sein könnten.

ZBB vs. maßnahmenbezogene Budgetierung

Dietätigkeitsbasierte Budgetierung ist ein Top-Down-Ansatz, bei dem Sie die Mittel berechnen müssen, die zur Erreichung des gewünschten Ergebnisses oder Ziels erforderlich sind. Im Gegensatz dazu steht die Zero-Based-Budgetierung, die sich auf eine detaillierte Buchführung für die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen konzentriert. Während bei der tätigkeitsbezogenen Budgetierung die strategische Ausrichtung und das Wachstum im Vordergrund stehen, gewährleistet die Null-Budgetierung Präzision und schützt vor unerwarteten Kostenverschiebungen.

ZBB vs. inkrementelle Budgetierung

Bei der inkrementellen Budgetierung wird das Budget für das laufende Jahr durch Hinzufügen oder Abziehen eines Prozentsatzes zum Plan berechnet. Im Gegensatz dazu stützt sich die Null-Budgetierung überhaupt nicht auf das Vorjahresbudget und erfordert, dass Sie den Prozess von Grund auf neu beginnen.

ZBB vs. kontinuierliche Budgetierung

Beider kontinuierlichen Budgetierung wird am Ende des Budgets für jeden abgelaufenen Monat ein neuer Monat hinzugefügt. So können Sie jeden Monat überprüfen, wo Sie stehen, und nach und nach Änderungen vornehmen. Bei der ZBB erhalten Sie zu Beginn einen detaillierten Plan für das Jahr, während Sie bei der kontinuierlichen Budgetierung die Möglichkeit haben, Ihr Budget jeden Monat zu verfeinern.

ZBB vs. Wertvorschlagsbudgetierung

Die Wertbeitragsbudgetierungstellt sicher, dass alle im Budget aufgeführten Kosten einen Mehrwert darstellen, indem Fragen gestellt werden wie: Warum wird dieser Betrag verwendet? Für wen wird damit ein Mehrwert geschaffen - für Kunden, Mitarbeiter oder Interessengruppen? Ist der Wert höher als die Kosten? Wenn nicht, ist er gerechtfertigt? Wie die Null-Budgetierung ist auch die Wertbeitragsbudgetierung eine gute Möglichkeit, unnötige Ausgaben zu vermeiden und die Kapitalrendite zu erhöhen.

Schlussfolgerung: Vor- und Nachteile der Zero-Base-Budgetierung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Zero-Based-Budgeting-Methode ein detaillierter Ansatz für die Budgetierung ist, der eine genaue Prüfung aller Kosten erfordert. Es hat zwar seine Vorteile, wie z. B. eine bessere Kostenkontrolle und höhere Effizienz, birgt aber auch Herausforderungen, wie z. B. Ungewissheit und die Einbindung der Interessengruppen. Mit bewährten Verfahren wie der Zusammenarbeit und der Bewertung von Anträgen anhand eines Rahmens können diese Hindernisse jedoch überwunden werden. Denken Sie daran, dass es Alternativen gibt, die Sie in Betracht ziehen können, wenn die Null-Budgetierung nicht zu Ihrer Organisation passt. Letztlich hängt die Entscheidung von Ihren individuellen finanziellen Bedürfnissen und Zielen ab.