Was ist besser? FP&A-Software oder Excel

Wenn es darum geht, Geld zu verwalten, ist das richtige Werkzeug entscheidend. Excel gibt es schon seit Ewigkeiten, aber wir zeigen Ihnen, warum FP&A-Software der wahre Gewinner für Finanzteams ist.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie FP&A Excel jedes Mal schlägt und es Ihrem Finanzteam ermöglicht, intelligenter und nicht härter zu arbeiten. Wir behandeln:

Was ist Excel?

Excel ist vielleicht die am weitesten verbreitete Finanzlösung und wird seit Ende der 1980er Jahre von Unternehmen eingesetzt. Und während es anfangs Struktur in ansonsten schwierige Prozesse brachte, wurden seither fortschrittlichere Lösungen eingeführt.

Excel verfügt über Funktionen zur Unterstützung einer breiten Palette von Finanzprozessen, einschließlich Budgetierung, Planung, Berichterstattung, Prognosen, Analysen und mehr. Es kann Finanzteams dabei helfen, Datenmodelle zu erstellen, ihre Daten zu visualisieren und komplexe Berechnungen auszuführen.

Excel unterstützt verschiedene Prozesse und kann in unterschiedlichen Systemen und Sprachen verwendet werden, was Unternehmen mit verschiedenen ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) bei der effektiven Kommunikation hilft. Diese Anpassungsfähigkeit hat Excel zu einer Art gemeinsamer Sprache in der Geschäftswelt gemacht, insbesondere im Finanzwesen.

Was sind die Herausforderungen von Excel?

Trotz seiner großen Beliebtheit hat die Verwendung von Excel als primäre Finanzlösung einige Nachteile. Es kann schwierig sein, die interne Kontrolle über verschiedene Versionen Ihrer Budgets, Pläne, Berichte und Prognosen aufrechtzuerhalten, da jeder eine neue Version einer Kalkulationstabelle auf seinem Computer speichern kann. Wenn mehrere Versionen ein und desselben Dokuments im Umlauf sind, kann dies zu Verwirrung über die Ergebnisse führen und dazu, dass Ihr Team die Integrität Ihrer Daten in Frage stellt.

Excel ist auch nicht ideal für komplexere Finanzprozesse wie Finanzkonsolidierung und Kontenabgleich, die normalerweise Beiträge aus dem gesamten Unternehmen, mehrere Währungen und manuelle Dateneingabe erfordern. Dies ist eine weitere Hauptschwierigkeit von Excel - es gibt keine Möglichkeit, die Anzahl der manuellen Eingaben zu reduzieren oder die eingegebenen Daten zu validieren, wodurch das Risiko menschlicher Fehler besteht.

In einer Zeit, in der Sicherheitsrisiken ein immer größeres Problem darstellen, ist Excel auch nicht gut geeignet, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, insbesondere wenn regelmäßig neue Datenvorschriften eingeführt werden. Das Fehlen von eingebauten, robusten Sicherheitsfunktionen kann es schwierig machen, sicherzustellen, dass die Datenverarbeitungspraktiken mit Standards wie GDPR oder HIPAA übereinstimmen.

Was ist FP&A-Software?

FP&A-Software ist ein umfassendes Paket von Werkzeugen und Systemen, die zur Optimierung der Finanzoperationen eines Unternehmens entwickelt wurden. Diese Art von Software erleichtert die strategische Planung, Überwachung und Analyse der finanziellen Leistung eines Unternehmens.

FP&A-Software verfügt in der Regel über mehrere Schlüsselfunktionen, die in verschiedene Kategorien unterteilt sind, wie z. B:

• Strategische Planung und Budgetierung
• Umfassende Berichterstattung (einschließlich Finanz-, Compliance- und Betriebsberichterstattung)
• Finanzielle Konsolidierungsprozesse
• Analysen für Rentabilitäts- und Optimierungsszenarien
• Verwaltung und Ausführung von strategischen Initiativen

Unternehmen, die eine FP&A-Software in Erwägung ziehen, müssen sich darüber im Klaren sein, dass nicht jeder Anbieter ein komplettes Set dieser Funktionalitäten anbieten kann. Finanzteams sollten die Anbieter von FP&A-Software sorgfältig evaluieren, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung sowohl ihren unmittelbaren Bedürfnissen als auch künftigen Wachstumsplänen entspricht und sich effektiv anpassen und skalieren lässt.

Es ist auch wichtig zu verstehen, dass bestimmte FP&A-Softwareanbieter ihre Lösungen zwar als überlegene Alternativen zu Tabellenkalkulationen vermarkten, diese Angebote aber eng mit Excel integriert sind und in erster Linie als Excel-Add-Ins funktionieren. Das bedeutet, dass diese Lösungen Excel nicht ersetzen, sondern auf den vorhandenen Fähigkeiten von Excel aufbauen und zusätzliche Funktionen integrieren, während sie weiterhin im Rahmen von Excel arbeiten.

FP&A-Software kann auch als Corporate Performance Management (CPM), Financial Performance Management (FPM) oder Enterprise Performance Management (EPM) Software bezeichnet werden. Während die Kernfunktionalitäten konsistent bleiben, hat sich die Nomenklatur weiterentwickelt, um die Rolle dieser Lösungen bei der Leistungssteigerung von Finanzteams zu reflektieren.

Was ist der Unterschied zwischen FP&A-Software und Excel?

FP&A-Software wurde speziell für Finanzteams entwickelt, während Excel als persönliches Produktivitätswerkzeug konzipiert wurde. Aufbauend auf der Struktur von Excel zielt die FP&A-Software darauf ab, viele der Herausforderungen von Tabellenkalkulationen zu bewältigen, darunter

• Automatisierung: FP&A-Software ist gut gerüstet, um wiederkehrende Finanzprozesse wie Dateneingabe, Validierung und Berichterstattung zu automatisieren. Diese Automatisierung geht über die Möglichkeiten von Excel hinaus, rationalisiert die Arbeitsabläufe und reduziert das Potenzial für menschliche Fehler erheblich.
• Skalierbarkeit: FP&A-Software kann steigende Datenmengen und Komplexität bewältigen, ohne die Leistung zu beeinträchtigen - ein entscheidender Vorteil gegenüber Excel, das mit großen Datensätzen oder komplizierten Analysen zu kämpfen hat.
• Kollaboration: Aufbauend auf den Unzulänglichkeiten von Excel kann FP&A-Software die unternehmensweite Zusammenarbeit verbessern, indem sie es Abteilungen ermöglicht, zu Budgets, Plänen und Prognosen beizutragen und so einen einheitlichen Ansatz für das Finanzmanagement zu fördern.
• Datenvalidierung: Durch die integrierte Datenvalidierung kann FP&A-Software falsch eingegebene Daten schnell erkennen und Sie vor kostspieligen Fehlern schützen. Dieses Maß an Präzision ist entscheidend für die Integrität Ihrer Finanzdaten.
• Nicht-transaktionale Einblicke: Eine weitere Möglichkeit, mit der sich FP&A-Software von Excel abhebt, besteht darin, dass sie nicht-transaktionale Erkenntnisse liefern kann. Einige FP&A-Softwarelösungen verfügen über KI-aktivierte Funktionen, die eine umfassende Erklärung Ihrer Datentrends und -abweichungen liefern können. Dies unterstützt rückblickende Analysen und vorausschauende Prognosen, was die Genauigkeit und Effizienz der Berichterstattung in einer Weise verbessert, die Excel nicht bieten kann.
• Sicherheit und Compliance: Mit Funktionen wie rollenbasiertem Zugriff, Prüfprotokollen und Datenverschlüsselung bietet die FP&A-Software einen hervorragenden Schutz für sensible Finanzdaten und erfüllt gesetzliche und Governance-Standards effektiver als Excel.

Durch die Bewältigung der Herausforderungen, die die Verwendung von Excel für komplexe Finanzaufgaben mit sich bringt, hebt sich FP&A-Software als sicherere und skalierbare Lösung für moderne Finanzteams hervor, die die Unternehmensleistung steigern wollen.

Wie können Sie Excel und FP&A-Software kombinieren?

Die gute Nachricht ist, dass es einen Weg gibt, das Beste aus Excel und FP&A-Software zu kombinieren, um Ihre Finanzprozesse zu verändern. Mit einer Financial Performance Platform wie Prophix One können Sie es Mitarbeitern aus dem gesamten Unternehmen ermöglichen, die Oberfläche zu nutzen, mit der sie am besten vertraut sind, wie Excel, um zu Budgets, Plänen und Berichten beizutragen. Dieser Ansatz rationalisiert Arbeitsabläufe und Genehmigungsprozesse, reduziert manuelle Eingriffe und beschleunigt die Entscheidungsfindung.

Anschließend kann Ihr Finanzteam alle Vorteile der FP&A-Software nutzen und die eingereichten Kalkulationstabellen zur weiteren Validierung und Analyse einfach in die Lösung importieren. Die meisten FP&A-Softwarelösungen verfügen über fortschrittliche Berichts- und Datenvisualisierungsfunktionen, mit denen Sie tiefere Einblicke, prädiktive Analysen und anspruchsvollere Finanzberichte erstellen können, als dies mit Excel allein möglich wäre.

Durch die Integration von Excel in Ihre spezielle FP&A-Software können Sie auch viele der Sicherheitsrisiken von Tabellenkalkulationen ausschalten. Die Integration von Excel-Dateien in eine sichere FP&A-Plattform bietet fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle und verbessert so den Datenschutz und die Compliance.

Wenn Sie zögern, Excel aufzugeben, gibt es Möglichkeiten, die Leistungsfähigkeit und Skalierbarkeit von FP&A-Software zu kombinieren und Ihrem Team dennoch die Möglichkeit zu geben, einige Daten in Tabellenkalkulationen auszutauschen.

Schlussfolgerung: Warum FP&A-Software die beste Wahl für Finanzteams ist

Nachdem wir die Vor- und Nachteile von Excel und FP&A-Software untersucht haben, ist klar, dass FP&A-Software für Finanzteams, die ihr Spiel verbessern wollen, der klare Gewinner ist. Mit ihrer Fähigkeit, Prozesse zu rationalisieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und tiefere Einblicke zu gewähren, ist sie nicht nur ein Tool, sondern ein entscheidender Faktor.

Sind Sie neugierig, wie sich FP&A-Software im Vergleich zu Excel-Add-ins schlägt? Lesen Sie unseren Blog über Excel-Add-ins im Vergleich zu FP&A-Software.