Was ist finanzielle Compliance? Alles, was Sie wissen müssen

Die Einhaltung von Finanzvorschriften ist für die Verwaltung der Finanzen eines Unternehmens von grundlegender Bedeutung. Es handelt sich um eine Reihe von Richtlinien und Praktiken, die die Finanzen des Unternehmens vor Fehlern und Missbrauch schützen. Eine gesunde Compliance-Strategie wiederum fördert das Vertrauen in das Unternehmen bei Kunden, Führungskräften und Aktionären. Sehen wir uns einige der häufigsten Fragen zu diesem wichtigen Thema und einige Methoden an, mit denen Sie die Einhaltung der Vorschriften umsetzen und verbessern können.

Was ist finanzielle Compliance?

Unter Financial Compliance versteht man die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Standards, die die Finanz- und Kapitalmärkte regeln. Sie umfasst ein breites Spektrum von Praktiken, vom Investmentbanking bis zum Privatkundengeschäft, und ist für die Aufrechterhaltung der Integrität und Stabilität dieser Märkte entscheidend.

Warum ist die Einhaltung von Finanzvorschriften wichtig?

Unter Compliance versteht man die Einhaltung von Vorschriften durch Ihr Unternehmen. Die Kosten für die Nichteinhaltung von Vorschriften können sehr hoch sein, sowohl in finanzieller Hinsicht als auch in Bezug auf den Ruf. Compliance soll das Vertrauen nicht nur in ein Unternehmen, sondern in die Finanzsysteme insgesamt erhalten und sichern.

Was ist ein Beispiel für Compliance im Finanzwesen?

Die Compliance-Anforderungen variieren je nach Branche und Region. GDPR (General Data Protection Regulation) beispielsweise ist eine Reihe von europäischen Standards, die jedoch für viele in den USA ansässige Unternehmen, insbesondere solche mit europäischen Kunden, zur Standardpraxis geworden sind.

Unternehmen, die Kreditkartendaten verarbeiten, unterliegen dem PCI DSS, einem Standard, der von Kartenunternehmen zum Schutz von Karteninhaberdaten entwickelt wurde.

Sicherstellung der finanziellen Compliance

Eine solide Strategie zur Einhaltung der Finanzvorschriften ist erforderlich, um die einschlägigen Vorschriften kontinuierlich einzuhalten. Werfen wir einen Blick auf einige der Schritte, die zur Umsetzung einer wirksamen Compliance-Strategie erforderlich sind.

1. Festlegung klarer Richtlinien und Verfahren

Richtlinien sind die erklärten Ziele einer Compliance-Strategie und müssen verfügbar und zugänglich sein. Sie sollten klar formuliert sein, um Fehlinterpretationen zu vermeiden. Verfahren sind für den Fall gedacht, dass diese Richtlinien in die Praxis umgesetzt werden müssen, und sollten ebenfalls klar und einfach zu befolgen sein.

Richtlinien, die Branchenstandards wie die Geldwäschebekämpfung (AML) und den Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) abdecken, sind ebenfalls wichtig.

Compliance ist mehr als nur eine gesetzliche Vorschrift, und Branchenstandards sind für die Aufrechterhaltung von Vertrauen und Zuverlässigkeit in Ihrer Branche unerlässlich.

2. Robuste interne Kontrollen einführen

Interne Finanzkontrollen helfen dabei, die Finanzen eines Unternehmens zu überwachen und bei Fehlern Abhilfe zu schaffen. Eine ordnungsgemäße Aufgabentrennung, Genehmigungsprotokolle und regelmäßige Audits sind allesamt Praktiken, die dazu beitragen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass wichtige Prozesse wie die Finanzkonsolidierung und die Verwaltung der Offenlegung regelkonform bleiben.

3. Durchführen von Risikobewertungen

Diese internen Bewertungen sind wichtig, um die wichtigsten Risikobereiche zu identifizieren und zu priorisieren. Sobald diese Risiken identifiziert sind, können sie durch neue Richtlinien, Praktiken oder Instrumente gemildert werden.

4. Einsatz von Technologie und Compliance-Tools

Tools sind für die Rationalisierung und Überwachung von Compliance-Prozessen unerlässlich. Durch Automatisierung werden manuelle Fehler reduziert, und durch Live-Überwachung können Probleme schnell erkannt und gelöst werden. Software für das Finanzmanagement wie Prophix One bietet diese Tools zusammen mit speziellen Optionen für das Compliance-Management, die sowohl intuitiv als auch leistungsstark sind.

5. Regelmäßige Audits und Überprüfungen

Regelmäßige Audits, sowohl intern als auch extern, sind Teil der Compliance-Anforderungen. Die Aufsichtsbehörden verlangen, dass Audits in einem bestimmten Rhythmus durchgeführt werden, häufig vierteljährlich oder jährlich.

6. Etablierung einer Compliance-Kultur

Die Aufrechterhaltung der Compliance erfordert die Zustimmung aller Mitglieder einer Organisation. Die Führungskräfte müssen regelkonformes Verhalten vorleben und Ressourcen - wie Richtlinien und Verfahren - für alle Mitarbeiter verfügbar und zugänglich machen. Die Mitarbeiter sollten ermutigt werden, sich zu melden, wenn sie nicht konforme Verhaltensweisen oder Praktiken feststellen.

7. Über Änderungen der Vorschriften informiert bleiben

Compliance-Vorschriften sind nicht statisch, und die Aufsichtsbehörden können manchmal unerwartete Änderungen vornehmen, an die sich Unternehmen schnell anpassen müssen. Es kann auch vorkommen, dass Unternehmen in neue Branchen oder Gerichtsbarkeiten expandieren, wodurch neue Vorschriften hinzukommen, die in die allgemeine Compliance-Strategie integriert werden müssen.

Was sind die Vorteile der Einhaltung von Finanzvorschriften?

Die Einhaltung der Finanzvorschriften ist zwar eine Verpflichtung, der jede Organisation nachkommen muss, aber ein proaktiver Ansatz hat mehrere Vorteile.

Risikominderung

Die mit der Einhaltung von Vorschriften verbundene Risikoanalyse verschafft Unternehmen einen Vorsprung bei der Minderung finanzieller Risiken und der Vermeidung kostspieliger gesetzlicher Strafen, Bußgelder und Sanktionen. Ohne eine wirksame Risikominderung ist das Unternehmen anfällig für finanzielles Missmanagement, das teurer ist als die Einhaltung der Vorschriften.

Verbesserte betriebliche Effizienz

Compliance-Anforderungen sind oft eine Gelegenheit, betriebliche Abläufe zu rationalisieren. Compliance-Software kann dabei helfen, diese Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Finanzdaten zu automatisieren und zu aggregieren. Die verbesserte Überwachung bietet zusätzliche Einblicke in die finanzielle Gesundheit und die Automatisierung reduziert manuelle Fehler.

Erhöhte finanzielle Stabilität

Die Stärkung des Vertrauens in Ihre Systeme und Prozesse erhöht die finanzielle Stabilität. Regelmäßige Audits und Überwachungen verringern die Gefahr, dass ein Problem unbemerkt bleibt. Kleine Fehler können sich zu größeren Problemen auswachsen, wenn sie ignoriert werden, und eine solide Strategie zur Einhaltung der Finanzvorschriften kann dies verhindern.

Betrugsprävention

Die Überwachung von Transaktionen, regelmäßige Prüfungen und der Einsatz von Software mit Aktivitätsnachverfolgung und automatischen Warnmeldungen machen den Missbrauch von Unternehmensfinanzen extrem schwierig. Die Aufklärung von Führungskräften und Mitarbeitern über die Risiken der Nichteinhaltung von Vorschriften kann ebenfalls von riskanten Verhaltensweisen abhalten.

Gesteigerter Ruf

Eine ordnungsgemäße Einhaltung der Finanzvorschriften verringert das Risiko schwerwiegender Probleme und macht die Finanzgeschäfte eines Unternehmens zuverlässiger. Dies schafft Vertrauen bei Aktionären und Stakeholdern, indem es das Engagement Ihres Unternehmens zur Vermeidung kostspieliger Probleme demonstriert.

Regulatorische Vorteile

Eine solide Strategie für die Einhaltung von Finanzvorschriften verbessert das institutionelle Wissen Ihres Unternehmens in Bezug auf die einschlägigen Vorschriften. Dies kann der Unternehmensführung dabei helfen, Chancen, Herausforderungen und potenzielle Überraschungen zu erkennen, bevor sie erhebliche Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben können. Es könnte Ihrem Unternehmen sogar ermöglichen, wichtige Beziehungen zu den Regulierungsbehörden aufzubauen, was die Einhaltung der Vorschriften im Laufe der Zeit erleichtern würde.

Herausforderungen bei der Einhaltung von Finanzvorschriften

Die Einhaltung von Vorschriften ist ein entscheidender Bestandteil einer erfolgreichen Tätigkeit, bringt aber auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Die Etablierung einer neuen Strategie erfordert Ressourcen und andere Kosten, während sie sich, einmal eingeführt, gegen Veränderungen sträubt. Prophix One, eine Financial Performance Platform, bietet eine Reihe von Tools, die Unternehmen dabei helfen, diese Hindernisse zu überwinden, ohne die viele dieser Herausforderungen überwältigend und kostspielig werden können.

Eingeschränkte Ressourcen

Die Aufrechterhaltung der Compliance erfordert Ressourcen. Unternehmen, die nicht genügend Zeit und Personal zur Verfügung stellen, werden feststellen, wie kostspielig die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften sein kann. Genehmigungen einzuholen, um diese Ressourcen freizugeben, kann entmutigend sein, aber sie nicht zu haben, kann Ihre Compliance-Strategie beeinträchtigen.

Auswirkungen auf die Kosten

Die Einführung und Aufrechterhaltung eines Compliance-Programms verursacht sowohl direkte Kosten (z. B. für Software und Personal) als auch indirekte Kosten (z. B. für die Zeit, die für Compliance-Aktivitäten wie kontinuierliche Schulungen aufgewendet wird). Die Kosten für die Nichteinhaltung von Vorschriften sind jedoch in der Regel weitaus höher.

Widerstände gegen Veränderungen

Unternehmen stoßen auf einen gewissen Widerstand gegen Veränderungen. Wenn sichergestellt wird, dass neue Richtlinien klar verstanden werden, können sich die Mitarbeiter leichter an neue Anforderungen anpassen. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Änderungen der individuellen Verantwortlichkeiten mit der Lernkurve neuer Systeme sorgfältig zu managen, damit die Mitarbeiter sich leicht einarbeiten können. Prophix One bietet die Leistung, die Finanz- und Compliance-Teams benötigen, um die Vorschriften einzuhalten, und erleichtert Mitarbeitern und Führungskräften die Einarbeitung in das System.

Sich entwickelnde Vorschriften

Die Vorschriften entwickeln sich ständig weiter, und die Compliance-Teams müssen immer auf dem neuesten Stand bleiben. Viele Compliance-Tools aktualisieren und informieren die Teams automatisch, wenn Änderungen auftreten. Um Probleme zu vermeiden, muss sichergestellt werden, dass die Teams die Zeit und die Werkzeuge haben, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, wenn sie sich weiterentwickeln.

Beispiele für Compliance-Praktiken und -Rahmenwerke im Finanzbereich

Es gibt eine Reihe von bestehenden und allgemein anerkannten Compliance-Praktiken und -Rahmenwerken, die Unternehmen nutzen und in ihre übergeordnete Compliance-Strategie integrieren können.

• Einhaltung vonAnti-Geldwäsche-Richtlinien (AML) : Finanzinstitute führen AML-Programme ein, die die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden, die Überwachung von Transaktionen und die Meldung verdächtiger Aktivitäten an Aufsichtsbehörden umfassen. JPMorgan Chase hat zum Beispiel umfassende Protokolle zur Identifizierung und Meldung potenzieller Geldwäscheaktivitäten eingeführt.

• Finanzberichterstattungsstandards wie GAAP und IFRS: Die Generally Accepted Accounting Practices (GAAP) und die International Financial Reporting Standards (IFRS) sind zwei Compliance-Modelle, die einen Rahmen für Buchhaltungs- und Finanzteams in den USA und auf internationaler Ebene bilden.

• Einhaltung desSarbanes-Oxley Act (SOX) : Regelt die Finanzberichterstattung und das Verhalten von börsennotierten US-Unternehmen. Es schreibt interne Kontrollen, regelmäßige Berichterstattung und ein Finanzoffenlegungsmanagement vor, verbietet den Insiderhandel und beglaubigt Abschlüsse.

• Einhaltung von Steuervorschriften wie der OECD-Säule 2: Diese relativ neue Politik legt eine globale Mindeststeuer für multinationale Unternehmen fest.

• Einhaltung von Datenschutz und Privatsphäre: Diese Grundsätze helfen dabei, verschiedene Daten zu definieren und sie zu schützen. Der Datenschutz legt fest, wer darauf zugreifen darf, während es sich beim Datenschutz um eine Reihe von Praktiken und Richtlinien handelt, die den Datenzugriff beschränken.

Erreichen Sie finanzielle Compliance mit Prophix

Die Einhaltung von Finanzvorschriften ist ein Ziel, das ständig in Bewegung ist. Mit der Entwicklung von Unternehmen und Märkten ändert sich auch die Compliance. Um auf dem neuesten Stand zu bleiben, bedarf es einer starken Strategie und eines Teams, das über die nötigen Werkzeuge verfügt, um diese Strategie flexibel zu halten. Konformes Verhalten fängt an der Spitze an, und Schulungen müssen auf dem neuesten Stand gehalten und regelmäßig wiederholt werden, um mit den sich ändernden oder neu entstehenden Vorschriften Schritt zu halten. Ohne die Einhaltung von Vorschriften ist ein Unternehmen anfällig für finanziellen Missbrauch und Fehler, wodurch sowohl der Ruf als auch der Gewinn auf dem Spiel stehen.

Diese Aufgaben sind ohne die Zusammenarbeit zahlreicher Abteilungen nicht einfach zu bewältigen, und eine einheitliche Plattform für das Finanzleistungsmanagement wie Prophix One kann dies unterstützen. Dank der integrierten Integration und Automatisierung von Finanzdaten können Sie problemlos mit allen Beteiligten zusammenarbeiten. Mit einem optimierten Tool werden die Anforderungen jedes Mal pünktlich erfüllt.