Was ist Zero-Based-Budgeting: ein umfassender Leitfaden

In einer kürzlich von FSN durchgeführten Umfrage gaben nur 13 % der Unternehmen an, dass sie Zero-Based-Budgeting (ZBB) anwenden. Allerdings gaben 54 % der Finanzabteilungen an, dass sie ihr Budgetmodell unternehmensweit vereinheitlichen wollen.

Für die Unternehmen, die ZBB noch nicht eingeführt haben, kann es darum gehen, die Vor- und Nachteile von ZBB zu verstehen und zu wissen, wie man diesen Ansatz effektiv im gesamten Unternehmen einführt.

In unserem umfassenden Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über Zero-Based Budgeting wissen müssen, einschließlich:

Was ist Zero-Based-Budgeting (ZBB)?

Um Ihnen den Einstieg in das Zero-Based-Budgeting zu erleichtern, müssen wir zunächst den Ansatz und die Rolle der "Null" in diesem Zusammenhang definieren.

Definition und Kernkonzept

Bei der Null-Basis-Budgetierung (ZBB) beginnen Sie jedes Haushaltsjahr mit einer Null-Basis. Bei der Erstellung eines Nullbudgets rechnet jede Abteilung ihren Bedarf bis auf die Einzelposten ab, unabhängig davon, ob der Betrag höher oder niedriger ist als der vorherige Haushalt.

Die "Null" in der Null-Basis-Budgetierung

Eine Null-Basis bei der Budgetierung bedeutet, dass jede Abteilung begründen muss, warum sie die für das Haushaltsjahr beantragten Mittel benötigt, unabhängig davon, wie viel sie im Vorjahr zugewiesen bekommen hat.

Dies trägt dazu bei, Altlasten zu beseitigen, und veranlasst die Finanzverantwortlichen, ihre Budgets mit einem kritischen Blick auf das zu betrachten, was für den Geschäftserfolg wirklich notwendig ist, und verhindert so kleine Verschiebungen bei den Ausgaben, die sich auf die finanzielle Leistung auswirken können.

Die wichtigsten Grundsätze der Null-Basis-Budgetierung

Nachdem Sie nun die Grundlagen der Null-Basis-Budgetierung kennen, wollen wir nun die wichtigsten Grundsätze dieses Ansatzes untersuchen.

Bei Null anfangen

Die Null-Budgetierung verlangt, dass jede Ausgabe zu Beginn des Budgetzyklus bewertet wird. Der Begriff "bei Null anfangen" kommt daher, dass die Abteilungsleiter jede Ausgabe gegenüber dem Finanzteam rechtfertigen und erklären müssen, warum und wie sie die Mittel zu verwenden gedenken. Mit diesem Verfahren soll sichergestellt werden, dass die Ressourcen effizient zugewiesen werden und die Ausgaben mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.

Jede Ausgabe rechtfertigen

Wie bereits erwähnt, muss jede Ausgabe im Rahmen des Zero-Based-Budgeting-Prozesses begründet werden. Das Ziel des Finanzteams bei der Bewertung dieser Anträge ist es, unnötige Ausgaben zu vermeiden, Ineffizienzen zu erkennen und die Ressourcen des Unternehmens effektiver zu nutzen. Die Begründung jeder Ausgabe erhöht auch die Verantwortlichkeit und das Verantwortungsbewusstsein der Budgetverantwortlichen und ermutigt sie, sich aktiv an dem Prozess zu beteiligen.

Ausrichtung des Budgets an den Zielen

Ein Unternehmen hat zu Beginn eines jeden Geschäftsjahres nur eine bestimmte Anzahl von Ressourcen zur Verfügung. Um erfolgreich zu sein, müssen Organisationen ihre Budgets an ihren strategischen Zielen ausrichten und sicherstellen, dass genügend Mittel zur Verfügung stehen, um die Verfolgung dieser Ziele zu unterstützen. Und da sich die Ziele jedes Jahr ändern, ist die Zero-Based-Budgeting-Methode ein wirksames Mittel, um sicherzustellen, dass keine Mittel für Ziele verwendet werden, die nicht mehr vorrangig sind.

Null-Budgetierung vs. traditionelle Budgetierung

Es gibt viele Budgetierungs methoden, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen. Vergleichen wir die Zero-Based-Budgetierung mit der traditionellen Budgetierung, damit Sie den Ansatz wählen können, der am besten zu den Zielen Ihres Unternehmens passt.

Hauptunterschiede

Die Null-Budgetierung wird oft mit traditionelleren Methoden verglichen, bei denen Unternehmen einen inkrementellen Ansatz für die Budgetierung wählen (d. h. Unternehmen nehmen ihr aktuelles Budget und flexibilisieren es für das kommende Jahr um einige Prozent gegenüber hochrangigen Geschäftsprognosen und Plänen).

Die Gefahr bei diesem Ansatz besteht darin, dass im Vergleich zur Null-Budgetierung die historische Kostenbasis fixiert wird, unabhängig davon, ob die Kosten notwendig sind, um das angenommene Aktivitätsniveau einer Organisation zu erreichen. Außerdem wird davon ausgegangen, dass sich der Markt auf kontrollierte und vorhersehbare Weise verändert und weiterentwickelt, was nicht der aktuellen Geschäftsrealität entspricht.

Wann sollte man welchen Ansatz wählen?

Je nachdem, wie viel Zeit Sie für den Budgetierungsprozess aufwenden können und wie viele Abteilungen Ihre Organisation hat, ist die traditionelle Budgetierung möglicherweise der bevorzugte Ansatz.

Die Budgetierung auf Nullbasis kann komplex und zeitaufwändig sein, was für Unternehmen eine große Hürde darstellen kann, die es zu überwinden gilt. Die herkömmliche Budgetierung kann Ihnen auch dabei helfen, zu verstehen, wie sich die bisherige Leistung auf die künftige Leistung auswirkt, während Sie bei der Zero-Based-Budgeting-Methode gezwungen sind, von einem leeren Blatt Papier auszugehen.

Die Budgetierung auf Nullbasis fördert jedoch die Kosteneffizienz und eignet sich gut für wachstumsstarke Unternehmen, die ihre strategischen Ziele häufig anpassen. Obwohl ZBB besonders für Unternehmen von Vorteil ist, die ihre Kosten optimieren und ihre Effizienz verbessern wollen, kann es auf jede Organisation angewendet werden, unabhängig von ihrem Wachstumsstadium.

Was sind die Vorteile der Null-Basis-Budgetierung?

Lassen Sie uns nun die Vorteile der Null-Basis-Budgetierung erörtern und wie sie Ihrer Organisation nützen kann.

Kostenreduzierung

Einer der Hauptvorteile des Zero-Based-Budgeting ist die Kostensenkung. Indem jede Abteilung aufgefordert wird, ihre Ausgaben zu begründen, werden die Budgetverantwortlichen ermutigt, darüber nachzudenken, was zur Erreichung des Unternehmensziels notwendig ist. Die Null-Basis-Budgetierung ist auch ein guter Zeitpunkt, um Fixkosten wie Miete und Nebenkosten zu bewerten und Möglichkeiten zur Kostenoptimierung zu ermitteln.

Verbesserte Ressourcenzuweisung

Neben der Kostenreduzierung führt die Zero-Based-Budgetierung auch zu einer besseren Ressourcenzuweisung. Durch die Bewertung der Notwendigkeit und der Auswirkungen jeder Ausgabe können Organisationen sicherstellen, dass die Mittel für Aktivitäten und Projekte verwendet werden, die mit ihren strategischen Zielen übereinstimmen. Diese Ausrichtung trägt dazu bei, die Effektivität des Budgets zu maximieren und sicherzustellen, dass die Ausgaben die Ziele des Unternehmens direkt unterstützen und das Gesamtwachstum und die Effizienz fördern.

Allgemeine Flexibilität bei der Budgetierung

Zero-Based Budgeting verbessert die Agilität Ihres Budgetierungsprozesses und Ihres Finanzteams. ZBB verlangt von den Budgetverantwortlichen, dass sie bei jeder Budgeterstellung bei Null anfangen und ihren Ressourcenbedarf begründen, was in Zeiten wirtschaftlicher Instabilität besonders wertvoll ist.

Verbesserte operative Effizienz

Durch die Eliminierung unnötiger Ausgaben kann die Zero-Based-Budgeting-Methode die betriebliche Effizienz steigern, indem sie den Schwerpunkt auf die Aktivitäten verlagert, die den größten Mehrwert schaffen.

Herausforderungen und Grenzen der Null-Budgetierung

Trotz der Vorteile gibt es einige potenzielle Nachteile und Grenzen von ZBB, die wir im Folgenden erläutern.

Zeit- und Ressourcenintensität

Für Organisationen, die an einen schrittweisen Ansatz bei der Budgetierung gewöhnt sind, kann ZBB arbeitsintensiv erscheinen. Jede Abteilung muss ihre Ausgaben und Pläne begründen, ohne sich auf Annahmen aus den vergangenen Jahren zu stützen. Obwohl dies ein idealer Weg ist, um überhöhte Ausgaben zu reduzieren, erfordert die ZBB die Zusammenarbeit mit Abteilungen aus dem gesamten Unternehmen.

Schwierigkeiten bei der langfristigen Planung

Wenn man sich nur auf die Ausgaben für das kommende Haushaltsjahr konzentriert, kann die ZBB die langfristige Planung aus den Augen verlieren. Es ist nicht ungewöhnlich, dass zusätzliche Mittel für unerwartete Strategieänderungen oder schwierige wirtschaftliche Umstände bereitgestellt werden müssen, was schwierig sein kann, wenn man jede Ausgabe auf der Grundlage aktueller Trends rechtfertigen muss.

Priorisiert greifbare Ergebnisse

Bei der Budgetierung auf Nullbasis wird leicht quantifizierbaren Ergebnissen der Vorzug gegeben, da diese einfacher zu rechtfertigen und zu messen sind. Dieser Schwerpunkt kann dazu führen, dass weniger greifbare, aber dennoch wichtige Aktivitäten wie Mitarbeiterschulungen, Markenaufbau sowie Forschung und Entwicklung unterfinanziert werden. Diese Bereiche sind zwar schwieriger zu quantifizieren, aber für langfristiges Wachstum und Innovation von entscheidender Bedeutung.

Wie Sie Zero-Based-Budgeting in Ihrer Organisation einführen

Im Folgenden finden Sie eine schrittweise Anleitung zur Einführung von ZBB, die Ihnen einen klaren Fahrplan für die Einführung bietet.

Vorbereitungsphase

Der erste Schritt im Zero-Based-Budgeting-Prozess ist die Vorbereitungsphase. Dazu gehören die Festlegung Ihrer Unternehmensziele (z. B. was Sie im nächsten Geschäftsjahr erreichen wollen), die Auswahl der wichtigsten Beteiligten (z. B. welche Abteilungen ihre Ausgaben rechtfertigen müssen) und die Sammlung der erforderlichen Daten für die Erstellung Ihres Budgets.

Die Umsetzungsphase

Als Nächstes können Sie mit der Umsetzung des Zero-Based-Budgeting beginnen. Dazu gehört die Schulung der Beteiligten in diesem Prozess, die Erläuterung, wie und warum Ausgaben gerechtfertigt werden müssen, und schließlich die Erstellung eines neuen Budgets von Grund auf. Eine klare Kommunikation ist in dieser Phase von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Vorteile und Gründe für ZBB verstehen. Ein effektives Veränderungsmanagement kann eine reibungslosere Einführung erleichtern und Widerstände verringern, so dass der Übergang nahtlos verläuft.

Überprüfungs- und Anpassungsphase

Jedes effektive Budget hat eine Anpassungsphase, in der das Finanzteam überprüft, wie die Ressourcen zugewiesen wurden, und sicherstellt, dass sie weiterhin mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und auf Änderungen reagieren.

Branchen und Sektoren, die am meisten von Zero-Based-Budgeting profitieren

Nachdem wir nun die Grundsätze, Vorteile und Herausforderungen von ZBB erörtert haben, wollen wir uns ansehen, warum bestimmte Branchen und Sektoren besser für diesen Budgetierungsansatz geeignet sind.

Fertigung

Da ZBB auf die Verbesserung der betrieblichen Effizienz und die Senkung der Kosten ausgerichtet ist, eignet es sich gut für die Fertigungsindustrie. Angesichts der großen Unsicherheit auf dem Markt können Fertigungsunternehmen ZBB nutzen, um Kosteneinsparungen zu erzielen und diese Mittel in wachstumsstarke Bereiche umzuschichten.

Einzelhandel

Im Einzelhandel richtet ZBB die Ausgaben an der Kundennachfrage und den Markttrends im laufenden Geschäftsjahr aus, anstatt sich auf historische Daten zu verlassen. So können Einzelhandelsunternehmen neue Initiativen wie den Online-Verkauf testen, ohne sich Gedanken darüber zu machen, wie sich dies auf künftige Budgets auswirken wird.

Behörden und gemeinnützige Organisationen

Regierungen und gemeinnützige Organisationen müssen ihre Ausgaben oft gegenüber Bürgern oder Spendern rechtfertigen, was ZBB zu einem idealen Ansatz macht. Die ZBB gewährleistet Rechenschaftspflicht und optimale Mittelverwendung in diesem Sektor, in dem die Mittelzuweisung von entscheidender Bedeutung ist.

Wie wählt man eine Zero-Based-Budgeting-Software aus?

Nachdem wir nun die Grundlagen der Zero-Based-Budgeting-Software kennengelernt haben, wollen wir nun die wichtigsten Funktionen und Möglichkeiten erörtern, auf die Sie bei einer ZBB-Software achten sollten.

Datenintegration

Sie sollten einer ZBB-Softwareden Vorzug geben die über robuste Datenintegrationsfunktionen verfügt. ZBB-Software sollte in der Lage sein, Daten aus Ihrem ERP, HRMS und CRM zu kompilieren und zu validieren, ohne dass Sie Zahlen oder Formeln manuell eingeben müssen. Eine wirksame Datenintegration stellt sicher, dass alle für die Finanzplanung daten, die Sie für ZBB benötigen, leicht zugänglich und konsolidiert sind.

Arbeitsabläufe

Da viele Beteiligte und Abteilungsleiter in den ZBB-Prozess involviert sind, ist es wichtig, eine Software zu wählen, die über integrierte Workflow-Funktionen verfügt. Arbeitsabläufe können zur Rationalisierung des Prozesses beitragen, indem sie Aufgaben, Überprüfungen und Genehmigungen automatisch zuweisen. Effektive Workflows verbessern die unternehmensweite Zusammenarbeit und stellen sicher, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen.

Künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz kann die Effizienz und Effektivität des Budgetierungsprozesses erheblich steigern. KI-gesteuerte Einblicke können Trends schneller erkennen und ermöglichen es Unternehmen, Abweichungen im Zeitverlauf oder zwischen Szenarien zu verstehen und die Faktoren zu identifizieren, die zu Veränderungen in ihren Berichten führen. Durch die automatische Generierung von Kommentaren und Datenvisualisierungen verkürzt KI die Berichtszeiträume und stellt sicher, dass alle Beteiligten eine konsistente Geschichte hinter den Daten sehen. KI kann auch sich wiederholende Aufgaben automatisieren, so dass sich die Finanzleiter auf strategischere Initiativen konzentrieren können.

Intuitives Design

Ein intuitives Design für Ihre ZBB-Software ist entscheidend für die Vereinfachung des Budgetierungsprozesses und die Förderung einer breiten Akzeptanz unter den Nutzern. Eine benutzerfreundliche Software reduziert die Komplexität der ZBB und macht sie für alle Beteiligten auf allen Ebenen leichter zugänglich und weniger abschreckend. Eine intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche stellt außerdem sicher, dass die Benutzer die Funktionen der Software auch ohne umfangreiche Schulung problemlos nutzen können.

FPM-Software

Die gute Nachricht ist, dass alle Funktionen, die Sie für Zero-Based Budgeting benötigen, Teil einer Financial Performance Platform wie Prophix One sind.

Prophix One unterstützt ZBB mit integrierten Workflows, Datenintegration, künstlicher Intelligenz und intuitivem Design. Prophix One kann auch andere Budgetierungsansätze automatisieren und rationalisieren und ist damit ideal für Unternehmen, die sich nicht sicher sind, welcher Ansatz für sie am besten geeignet ist.

Entdecken Sie in unserer Demo, wie Prophix One die Zero-Based-Budgeting-Methode verändert - jetzt ansehen.