Was ist besser? FP&A-Software im Vergleich zu Excel

Prophix ImageProphix Oct 6, 2023, 9:00:00 AM

Laut einer von Ventana Research durchgeführten Studie führen weniger als 50 % der Unternehmen Budgetierungs- und Planungsprozesse effektiv durch.

Warum? Excel ist die am häufigsten von Finanzabteilungen verwendete „Software“.

Finanzteams verlassen sich seit der Einführung von Excel in den 80er Jahren auf Tabellenkalkulationen. Laut CFO.com verbringt der durchschnittliche FP&A-Mitarbeiter 75 % seiner Zeit mit dem Sammeln von Daten und der Verwaltung des Prozesses, sodass nur 25 % seiner Zeit für die wertschöpfende Analyse zur Verfügung stehen, die die Unternehmensleistung steigert.

Es liegt auf der Hand, dass der Einsatz einer speziellen FP&A-Software für Budgetierung, Berichterstattung und Planung eine erhebliche Zeitersparnis und einen erheblichen Mehrwert mit sich bringt, damit die Finanzverantwortlichen Zeit haben, das zu tun, was sie am besten können: Daten in Erkenntnisse zu verwandeln.

In diesem Artikel schauen wir uns an, was besser ist: FP&A-Software im Vergleich zu Excel. Das werden Sie lernen:

Was ist FP & A-Software? 

FP&A-Software wird von CFOs und Finance Leaders genutzt, die das Berichtswesen, die Budgetierung, die Prognosen und das Forecasting verwalten und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens verfolgen.

FP&A-Software ermöglicht Folgendes:

  • Optimiertes Budgetmanagement
  • Automatisiere sich wiederholende Prozesse
  • Integration aller Daten direkt aus der jeweiligen Quelle
  • Zugriff auf Echtzeit-Datenpunkte
  • Erstelle umfassende, aufschlussreiche Prognosen
  • Komplexe Datenanalysen durchführen

FP&A-Software ist ein wichtiger Bestandteil des Financial Performance Management.  

Was ist Financial Performance Management?

Als Financial Performance Management (FPM) bezeichnet man die Art und Weise, wie ein Unternehmen finanzielle Prozesse im gesamten Unternehmen steuert. Financial Performance Management umfasst Planung und Budgetierung, Reporting und Analysen, Finanzkonsolidierung sowie Intercompany-Management.

Die Verwendung spezialisierter Financial Performance Management-Software ist oft ein Indikator für finanzielle Reife. Wenn Sie Budgets in einer Tabelle verwalten, signalisiert das ein „niedriges“ Maß an finanzieller Reife. Warum? Tabellenkalkulationen sind ein unflexibles Tool, das sich nicht skalieren lässt, wenn das Unternehmen – und mit ihm die Anforderungen an das Reporting – wachsen.

Nachdem wir nun festgestellt haben, was FP&A-Software ist, wollen wir uns die Unterschiede zwischen FP&A-Software und Excel verdeutlichen.  

Unterschied zwischen FP&A-Software und Excel

Die meisten Unternehmen steigen auf FP&A-Software um, weil Excel oder Tabellenkalkulationen ihre Grenzen haben. Dazu gehören Investitionen (Zeit und Geld), Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung und Integration, Flexibilität und Skalierbarkeit sowie Datensicherheit.

Schauen wir uns die Unterschiede in den beiden Kategorien an.

Investition in Zeit und Geld

FP&A-Software

Eine Investition (in Zeit und Geld) ist erforderlich, aber sie garantiert eine größere Genauigkeit und Effizienz Ihrer Finanzdaten in der Zukunft.

Tabellenkalkulationen

Kostenlos, aber es wird viel Zeit in die Wartung und Aktualisierung investiert, um die Genauigkeit der Daten zu gewährleisten.

Benutzerfreundlichkeit

FP&A-Software

Für FP&A-Software ist eine Schulung erforderlich, aber das vorhandene Finanzwissen und die Einführungsprogramme stellen sicher, dass eine effiziente und organisierte Anwendung läuft, mit der alle Nutzer/innen ihre beste Arbeit leisten können.

Tabellenkalkulationen

Die Bedienung ist einfach und erfordert nur minimalen Schulungsaufwand, kann aber durch die Pflege der Vorlagen und die kontinuierliche Datenüberprüfung kompliziert werden, um sicherzustellen, dass keine Fehler durch manuelle Eingabe oder Kopieren/Einfügen entstehen, die Ihre gesamte Arbeitsmappe zerstören könnten.

Automatisierung und Integration

FP&A-Software

Daten werden aus Ihren Systemen abgerufen und automatisch in der FP&A-Software aktualisiert. Vorgefertigte Verknüpfungen mit Ihrer FiBu-, ERP-, CRM- oder HR-Software automatisieren die Datenerfassung.

Tabellenkalkulationen

Manuelles Kopieren/Einfügen von Daten aus der jeweiligen Datenquelle in die Tabellenkalkulationen, Hinzufügen von Spalten, Zeilen und Formeln, die sich auf die Integrität deiner Arbeitsmappe auswirken können.

Flexibilität und Skalierbarkeit

FP&A-Software

Hochgradig anpassbar, um Ihre individuellen Berichtsanforderungen zu erfüllen.

Tabellenkalkulationen

Begrenzte Flexibilität für Skalierung oder Anpassung.

Datensicherheit

FP&A-Software

Sicherheit und Compliance-Standards sind in die FP&A-Software integriert, um die Datenunversehrtheit und -sicherheit sowie einen vollständigen Prüfpfad zu gewährleisten.

Tabellenkalkulationen

Einschränkungen bei der Versionskontrolle und dem Verlauf erschweren die Audit-Compliance.

Budgetierung, Reporting und Analyse erfordern in aller Regel einen mehrstufigen Prozess mit zahlreichen bereichsübergreifenden Teammitgliedern und beweglichen Teilen, der sich nur schwer in einer Tabellenkalkulation abbilden lässt. 

Was sind die Vorteile von FP&A-Software? 

Vorteile von FP&A-Software  

Unternehmen wechseln nicht nur aufgrund der Einschränkungen von Tabellenkalkulationen zu FP&A-Software. FP&A-Software bietet mehr als Tabellenkalkulationen. Hier einige Beispiele: 

  • Einfach zu implementieren  
  • Optimierte Integrationen in andere Systeme  
  • Anspruchsvolle Datenanalyse 
  • Gesteigerte Produktivität  

Schauen wir uns die Vorteile von FP&A-Software genauer an.  

Einfach zu implementieren

Cloud-native FP&A-Software erfordert lediglich einen Webbrowser. Es ist nicht erforderlich, die neueste oder korrekte Version zu installieren oder Tabellenkalkulations-Add-Ins zu installieren. Alles, was Sie zum Budgetieren, Planen und Berichten benötigen, ist über einen Webbrowser und Ihre Anmeldedaten verfügbar. Außerdem können Sie von verschiedenen Geräten aus auf die Software zugreifen und die neuesten Berichte, Aktualisierungen oder Daten abrufen – im Gegensatz zu einer Tabelle, die in aller Regel lokal gespeichert wird.

Optimierte Integrationen in andere Systeme

Die meisten Finanzplanungen umfassen den Import von Daten aus Ihrem FiBu-, HR oder ERP-System. Mit FP&A-Software werden diese Integrationen automatisiert, sodass die Datenerfassung automatisch erfolgt – es ist kein manueller Import erforderlich. Das bedeutet, dass zukünftige Berichte automatisch aktualisiert werden, wenn Konten zum Kontenrahmen hinzugefügt werden.

Anspruchsvolle Datenanalyse

FP&A-Software bietet zudem Ad-hoc-Analysen, Hauptbuchdaten auf hoher Ebene nach Konto, Abteilung oder Projekt oder Drilldowns auf die zugrunde liegenden Transaktionen. Diese Granularität ermöglicht Finance Leaders, anspruchsvolle Analysen durchzuführen. Top-down-Planung ist ebenfalls eine Standardfunktion von FP&A-Software. Das bedeutet, dass jährliche Daten über Monate hinweg oder abteilungsübergreifende Kosten auf der Grundlage historischer Daten automatisch mit integrierten Funktionen erstellt werden. Ein letztes Beispiel ist, dass neue Konten oder Abteilungen automatisch in Berichten erscheinen, sodass keine manuellen Anpassungen oder Eingaben erforderlich sind.

play icon

Mit Ad-hoc-Analysen in die Daten eintauchen

Gesteigerte Produktivität

Die Aktualisierung von Tabellenkalkulationen erfordert viel manuellen Zeit- und Arbeitsaufwand. Zur Erinnerung: 75 % aller Finance Leaders verbringen ihre Zeit mit der manuellen Erfassung von Daten und der Erstellung von Berichten in Tabellenkalkulationen, obwohl diese Zeit für wertschöpfende Aufgaben genutzt werden könnte.

FP&A-Software reduziert den Bedarf an manuellen, zeitaufwändigen Aufgaben wie Dateneingabe und Pivot-Tabellen, damit Sie und Ihr Team mehr Zeit für die Daten haben, die für Ihre Geschäftsentscheidungen wichtig sind.

Die Frage ist nicht "Tabellenkalkulationen – ja oder nein?"

Es geht nicht um FP&A-Software oder Excel. Tabellenkalkulationen haben nach wie vor einen Platz in der Finanzfunktion, aber sie sollten nicht als einzige Quelle der Wahrheit für die Planung, Budgetierung und Reporting genutzt werden.

Die meisten CFOs nutzen tagtäglich Tabellenkalkulationen für bestimmte oder gar für alle Finanzprozesse. Aber das Zögern, auf FP&A-Software umzusteigen, sollte die Notwendigkeit des Umstiegs nicht überwiegen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass FP&A-Software Ihre Arbeitsweise verändern wird. Sie und Ihr Team haben mehr Zeit für Analysen und wertschöpfende Aufgaben, die sich positiv auf die Geschäftsleistung auswirken. Gesparte Zeit ist gespartes Geld. Ein umfassender Überblick über Ihr Unternehmen mit FP&A-Software und mehr Zeit im Kelander bedeutet, dass Sie und Ihr Team sich auf das konzentrieren können, was für das Unternehmen am wichtigsten ist.

Prophix Image

Prophix

Ambitious finance leaders engage with Prophix to drive progress and do their best work. Leveraging Prophix One, a Financial Performance Platform, to improve the speed and accuracy of decision-making within a harmonized user experience, global finance teams are empowered to step into the next generation of finance with no reservation. 

 Crush complexity, reduce uncertainty, and illuminate data with access to best-in-class automated insights and planning, budgeting, forecasting, reporting, and consolidation functionalities. Prophix is a private company, backed by Hg Capital, a leading investor in software and services businesses. More than 3,000 active customers across the globe rely on Prophix to achieve organizational success.

Alles ansehen