Wie das Barber National Institute durch die Automatisierung seines Budgets 540 Stunden einsparen konnte

In unserer weltweiten Umfrage unter 500 Führungskräften aus dem Finanzbereich haben wir festgestellt, dass 80 % der Unternehmen nicht in der Lage sind, Prognosen über ein Jahr hinaus zu erstellen, und über 50 % können nicht weiter als sechs Monate vorausschauen. Die Unfähigkeit, Prognosen zu erstellen, ist eine besondere Herausforderung für Unternehmen, die sich in einer Wachstumsphase befinden, da sie fundierte Entscheidungen über ihren Kurs treffen müssen. Nehmen wir das Barber National Institute als Beispiel. Als die Nachfrage nach den Gemeinschaftsdiensten und -programmen zunahm, wurde die Verwendung komplexer Excel-Dateien für die Budgetierung und Prognosen zu einem mühsamen Prozess. Heute werden wir uns ansehen, wie das Barber National Institute 540 Stunden einsparen konnte, indem es seine Budgetierungs- und Prognoseprozesse mit Prophix automatisierte.

Wer ist Barber National Institute?

Das Barber National Institute (Barber) bietet gemeindenahe Dienstleistungen für Kinder und Erwachsene mit Autismus, geistigen Behinderungen und verhaltensbedingten Gesundheitsstörungen an. Mit einem so wichtigen Auftrag und einer so großen Verantwortung für die Gemeinschaft benötigte Barber eine genaue Budgetierung und zeitnahe Prognosen, um sein Wachstum zu unterstützen.

Barbers Kampf mit Budgetierung und Prognosen

Für Barber wurde es schwierig, sich auf die Genauigkeit der Kalkulationstabellen zu verlassen, was zu Risiken bei der Bewertung zukünftiger Möglichkeiten führte. Die Unfähigkeit, Investitions- und Personalkosten zu planen, hinderte Barber daran, die erforderliche Genauigkeit der Prognosen zu gewährleisten. Aufgrund der Natur der Branche brauchte Barber Vertrauen in seine mehrstufigen Zuweisungen. Außerdem benötigte das Finanzteam eine skalierbare Lösung, mit der die Programmmanager ihre Budgets einhalten konnten und die gleichzeitig eine bessere Möglichkeit zur Analyse der Finanzdaten bot. Das Barber National Institute benötigte ein spezielles Prognosetool, mit dem es neue Programme in seine Organisation einführen und die Rentabilität der Akquisition neuer Geschäfte bestimmen konnte.

Warum Barber sich für Prophix entschieden hat

Für das Finanzteam von Barber National Institute war es wichtig, eine Software für das Corporate Performance Management (CPM) zu finden, die einfach zu bedienen ist, über eine ähnliche Schnittstelle wie Excel verfügt, Berichte über finanzielle und nicht-finanzielle Daten erstellen kann und Prognosen für die Einnahmen und Ausgaben erstellt. Nach der Evaluierung von Workday Adaptive und Prophix entschied sich Barber für Prophix aufgrund des Kundendienstes, der Flexibilität und des günstigen Preises.

Automatisierung der Budgetierungs- und Prognoseprozesse bei Barber

Barber National Institute führte Prophix ein, um Management Reporter und Smart List in ihrem ERP-System Microsoft Dynamics GP zu ersetzen. Durch die Integration von Prophix mit Kronos und Carelogic kann das Finanzteam Lohn- und Umsatzdaten auf wöchentlicher, monatlicher und jährlicher Basis importieren. Diese Daten umfassen verschiedene Metriken, wie z. B. Leerstand von Kunden, Heimbelegung, Kapazität und mehr. Mit Prophix nutzt Barber verschiedene Budgetierungsansätze, darunter Zero-Based, Inkremental, Top-Down und Bottom-Up, um das Budget für die Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Das Finanzteam erstellt CAPEX, Mietverträge, Personal und Einnahmen von unten nach oben. Dank der detaillierten Personalplanung kann Barber das ganze Jahr über eine Personalabweichungsanalyse durchführen. Die Möglichkeit, die Einnahmen bis ins kleinste Detail zu planen, z. B. nach Kunden und Verfahren, bedeutet auch, dass das Unternehmen einen vollständigen Überblick hat, um die Einnahmen mit der Planung zu vergleichen. Schließlich führt Barber die Produktivitätsplanung für seine klinischen Programme mit einem speziellen und robusten Modell durch. Durch die Automatisierung des Budgetierungsprozesses konnte Barber 360 Stunden in 22 Wochen der Budgetsaison für seinen Budgetmanager einsparen. Darüber hinaus konnten 540 Stunden über 16 Wochen für vier Buchhalter und 160 Stunden für alle Programm- und Verwaltungsmanager eingespart werden. Angesichts des Umfangs und der Detailliertheit der Budgets von Barber waren Prognosen noch nie so verlässlich und relevant. Vor Prophix nahm der Prozess bis zur Fertigstellung einer Prognose so viel Zeit in Anspruch, dass die Daten nicht mehr relevant waren. Jetzt kann Barber bequem Rentabilitätsprognosen für die Akquisition neuer Unternehmen und Prognosen für die Kosten pro Einheit erstellen. Dank derSzenarioplanung und -prognose kann Barber die Auswirkungen von Gehaltserhöhungen und Erstattungsanträgen besser planen, indem es eine Analyse der Kosten pro Einheit durchführt. Das Finanzteam kann problemlos detaillierte Lohnanalysen durchführen und erhält so einen besseren Einblick in seine größten Ausgaben.

"Prophix hat jeden einzelnen Aspekt unseres Budgetierungsprozesses verbessert. Anstatt Zeit mit der Einrichtung des Budgetierungsprozesses zu verbringen, können wir stattdessen das Budget/Produkt, das wir in Zusammenarbeit mit den Programmmanagern erstellen, besser analysieren und verstehen." - Emily Anauo, FP&A Systementwicklerin, Barber National Institute

Wachstumsprognose für Barber National Institute

Das Finanzteam von Barber verbringt nicht mehr Stunden damit, nach Fehlern in verknüpften Tabellen zu suchen. Anstatt Excel zu verwalten, kann das Finanzteam das Budget, das es in Zusammenarbeit mit den Programmmanagern erstellt, analysieren und besser verstehen. Die fliegenden Prognosen ermöglichen es Barber außerdem, je nach Projekt zwischen einem Monat und fünf Jahren in die Zukunft zu planen. Insgesamt hat das Barber National Institute durch die Automatisierung seiner Finanzprozesse und die Einführung von Prophix mehr als 8 Stunden pro Monat eingespart. Lesen Sie in der Fallstudie von Barber National Institute, wie das Unternehmen mit Prophix arbeitet.