Der CFO der Blue Style Group berichtet, wie Prophix One dabei hilft, saisonale Schwankungen zu bewältigen, die Berichterstattung zu automatisieren und die Finanzkontrolle im gesamten Unternehmen zu st
Dezember 22, 2025
Die Blue Style Group ist einer der führenden Reiseveranstalter in der Tschechischen Republik, der jedes Jahr mehr als eine halbe Million Reisende mit Pauschalreisen versorgt.
Angesichts des schnellen Wachstums und der starken saisonalen Nachfrage benötigte das Unternehmen eine Plattform für die finanzielle Performance, die mit dem Geschäft Schritt halten konnte. Eine, die Planung, Berichterstattung und Analyse schneller, zuverlässiger und vernetzter macht.
Hier kam Prophix One ins Spiel, eine Plattform für das Finanzleistungsmanagement.
"Was mir an Prophix gefällt, ist, dass ich morgens reinkomme, eine Tasse Kaffee trinke und innerhalb von 15 oder 20 Minuten auf dem Laufenden bin", sagt Stephen Hayward, Chief Financial Officer der Blue Style Group. "Die finanzielle Gesundheit des Systems läuft wie von selbst"
Für Hayward hat diese Klarheit die Art und Weise verändert, wie Blue Style die Leistung des gesamten Unternehmens plant, konsolidiert und analysiert.
Nur wenige Branchen sind so saisonabhängig wie die Reisebranche. Blue Style erwirtschaftet den Großteil seiner Einnahmen und Gewinne innerhalb von drei bis vier Sommermonaten, eine Herausforderung, die einen besonderen Druck auf Planung und Berichterstattung ausübt.
"Die Saisonalität des Geschäfts bedeutet, dass die Finanzprozesse diesen Zwölfmonatsrhythmus widerspiegeln müssen", so Hayward. "Wir verdienen alles in einem kurzen Zeitfenster, daher müssen unsere Berichte und Prognosen präzise sein
Da das Unternehmen jedes Jahr um etwa 20 % wuchs, wurde es immer schwieriger, diese Zahlen mit Tabellenkalkulationen und Einzelsystemen zu verwalten. Die Daten wurden in Hauptbüchern und Excel-Dateien gespeichert. Das Erstellen und Überprüfen von Berichten nahm viel Zeit in Anspruch.
"Wir kamen an einen Punkt, an dem wir das Geschäft mehr von oben nach unten betrachten mussten", erklärt Hayward. "Wir hatten eine enorme Wachstumswelle, und wir waren nervös, weil wir sie nicht so verwalten oder kontrollieren konnten, wie wir es wollten
Nach einiger Zeit erkannte das Finanzteam, dass es ein Tool brauchte, das mit ihnen wachsen konnte: flexibel, anpassbar und in der Lage, sich in ihre bestehenden Systeme zu integrieren.
"Wir haben uns für Prophix entschieden, weil wir es in unser bestehendes System integrieren konnten", so Hayward. "Es überbrückte die Daten aus unseren Finanzsystemen und gab uns das Niveau der Berichterstattung, das wir brauchten."
Blue Style hat Prophix erstmals 2013 für eine einfache Datenextraktion und Berichterstattung eingesetzt. Im Laufe der Zeit entwickelte sich diese Implementierung zu einer vollständigen Finanzleistungsmanagement-Umgebung, die nun folgende Funktionen unterstützt:
Vor Prophix führte das Finanzteam die meisten seiner Prozesse direkt über Buchhaltungssysteme und Excel aus.
"Das war sehr begrenzt", erinnert sich Hayward. "Man extrahiert lediglich Daten aus den Büchern und gibt sie in Excel ein
Dieser manuelle Prozess verlangsamte den Einblick und ließ wenig Raum für Kreativität.
"Prophix ist ein großer Schritt nach vorn", sagte er. "Man kann Logik und Analysen auf die Daten aufbauen. Man kann viel kreativer sein, wenn es darum geht, wie man das Geschäft betrachtet
Heute werden die Daten jeden Morgen automatisch aktualisiert. Hayward und sein Team loggen sich ein, überprüfen die KPIs und wissen genau, wo das Unternehmen steht.
"Ich kann sehr schnell Ad-hoc-Analysen durchführen, um Fragen zu beantworten, die an die Finanzabteilung gerichtet werden", sagt er. "Und ich kann mich zu 100 % darauf verlassen, dass sie korrekt sind
Der Betrieb von Blue Style hängt von Dutzenden beweglicher Teile ab, von Flugplänen bis zu Hotelverträgen. Mit Prophix kann das Team diese Variablen gemeinsam modellieren, anstatt sie isoliert zu betrachten.
"Wir haben recht komplexe Budgetierungsmodelle erstellt", so Hayward. "Wir können mit Variablen spielen, bevor die Saison beginnt, und sehen, wie sich alles auswirkt. Wir können das Geschäft auf eine sehr komplexe Weise planen, aber als eine Einheit."
Das ist eine große Veränderung gegenüber der Planung mit Tabellenkalkulationen und der Verknüpfung von mehr als 150 Berechnungen in verschiedenen Abteilungen und dem damit verbundenen Risiko.
"Jeder, der das schon einmal mit Excel versucht hat, weiß, dass das ein Rezept für eine Katastrophe ist", fügt er hinzu.
Für Hayward besteht der größte Vorteil von Prophix darin, dass es sowohl die Leistung als auch die Wahrnehmung des Finanzteams verbessert hat.
"Es hat die Professionalität unserer Abteilung beschleunigt", sagt er. "Wir sind jetzt auf Prophix One umgestiegen, wo sich alles in einer Cloud-Plattform mit einem einzigen Login befindet. Wir können auf die Budgetierung, die Analyse und den Abschlussprozess von einem Ort aus zugreifen."
Diese vernetzte Umgebung vermeidet doppelte Arbeit, erhält die Datenintegrität und stellt sicher, dass jede Entscheidung durch eine einzige Quelle der Wahrheit gestützt wird.
"Wir müssen nicht mehrere Systeme verwalten", erklärt er. "Jeder ist auf ein einziges Tool konzentriert. Man muss sich keine Sorgen um die Datenintegrität machen, weil alles aus einer Quelle stammt."
Hayward sagt, dass Prophix nicht nur die Effizienz erhöht, sondern auch die Art und Weise, wie die Finanzabteilung als Geschäftspartner auftritt, verändert hat.
"Der greifbare Vorteil ist die Zeitersparnis", sagte er. "Aber der immaterielle Vorteil ist das Gefühl der Organisation und Professionalität innerhalb der Abteilung. Es zeigt, dass das Unternehmen die Finanzen unter Kontrolle hat
Mit dieser Kontrolle kommt die Glaubwürdigkeit bei Vorständen, Banken und Geschäftspartnern und eine Grundlage für autonome Finanzen, die auf Klarheit, Kapazität und Vertrauen beruht.
"Wenn Sie mit präzisen, aufschlussreichen und bereits validierten Daten in eine Besprechung gehen, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen, dass sich Fehler einschleichen könnten", sagte er. "Ihre Finanzagenda wird einfach immer besser
Sein Rat an andere Finanzleiter?
"Denken Sie daran, wie viel Aufwand Sie bei der Verwaltung von Vorgängen sparen und wie viel besser Sie aussehen werden, wenn Sie genaue Daten zur Hand haben", so Hayward. "Führungskräfte, die sich nicht mit Tools wie Prophix beschäftigen, werden zwanzig Stunden am Tag arbeiten, ständig gestresst sein und sich Sorgen machen, ob die Zahlen rechtzeitig fertig werden."
Die Geschichte von Blue Style spiegelt wider, womit viele wachstumsstarke Unternehmen konfrontiert sind: Komplexität, Saisonabhängigkeit und das Bedürfnis nach Kontrolle.
Mit Prophix One hat Blue Style ein Finanzmodell geschaffen, das effizienter arbeitet, Daten schneller liefert und eine sichere Entscheidungsfindung unterstützt.
Wie Hayward es zusammenfasst: "Es macht das Leben des CFO viel einfacher und lässt die Finanzabteilung wirklich die Strategie vorgeben."
Erfahren Sie, wie Finanzverantwortliche mit Prophix One die Planung, das Reporting und den Abschluss vereinfachen.
