Wie läuft der Finanzabschluss ab?

Stellen Sie sich vor, Sie würden Ihr Auto nur dann zum Mechaniker bringen, wenn etwas schief geht. Kein regelmäßiger Ölwechsel, kein Wechseln der Reifen und keine Routinewartung. Der Zustand dieses Fahrzeugs nach nur wenigen Monaten würde den Finanzen Ihrer Organisation ohne einen soliden Finanzabschluss nahe kommen.

Bei einem Finanzabschluss prüft ein Finanzteam die Bücher der Organisation für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Dabei werden Konten abgeglichen, Unstimmigkeiten untersucht, Barmittel gezählt und Abschlüsse für den nächsten Zeitraum erstellt. Ein regelmäßiger Finanzabschluss ermöglicht es Unternehmen, Probleme - wie überfällige Rechnungen - zu erkennen, bevor sie sich zu ernsteren Problemen auswachsen. Darüber hinaus ist er ein wesentlicher Bestandteil einer korrekten Buchführung, und korrekte Finanzdaten sind eine wesentliche Voraussetzung für strategische Entscheidungen, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Die meisten Führungskräfte wissen, dass der Finanzabschluss unverzichtbar ist; sie würden sich nur wünschen, dass er weniger Aufwand erfordert und weniger kostet. Aus diesem Grund hoffen laut Gartner 55 % der Führungskräfte im Finanzwesen, bis 2025 einen vollautomatischen Abschluss zu erreichen.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Details des Finanzabschlusses und wie Sie Herausforderungen meistern und den idealen automatisierten Zustand erreichen können.

Die wichtigsten Schritte für den Finanzabschlussprozess

In den meisten Unternehmen kann der Abschlussprozess leicht eine Woche oder länger dauern - und endet lange nach dem Berichtszeitraum. Das liegt daran, dass ein erheblicher Arbeitsaufwand anfällt, der in der Regel in die folgenden Schritte unterteilt ist.

• Erfassen des Geldeingangs: Der erste Schritt beim Abschluss der Bücher besteht darin, den Cashflow zu erfassen, der während des abzuschließenden Zeitraums eingegangen ist, und ihn mit den offenen Rechnungen zu vergleichen.
• Aktualisieren Sie die Kreditoren: Hier geht es darum, sicherzustellen, dass alle Verpflichtungen, die Ihr Unternehmen während des abzuschließenden Zeitraums eingegangen ist, in den Büchern korrekt ausgewiesen sind - vor allem, wenn sie bereits bezahlt wurden.
  
• Konten abgleichen: Bei der Kontenabstimmung vergleichen die Finanzteams die Transaktionen in ihren Büchern mit sekundären Quellen wie Kontoauszügen und Quittungen. So wird sichergestellt, dass sie ordnungsgemäß gutgeschrieben oder belastet wurden.
  
• Überprüfen Sie die Portokasse: Es ist leicht, den Überblick über Kleingeld zu verlieren, weshalb es bei jedem Finanzabschluss überprüft werden muss.
  
• Überprüfung des Anlagevermögens: In dieser Phase überprüfen Sie den Wert des Anlagevermögens, einschließlich der Abschreibungen, und wie sich diese in Ihren Finanzdaten niederschlagen.
• Überprüfung der Bestände und des Inventars: Ein wichtiger Teil des Jahresabschlusses besteht darin, sicherzustellen, dass der tatsächliche Bestand mit den Büchern übereinstimmt.
• Organisieren Sie die Jahresabschlüsse: Im Rahmen des Abschlusses sammeln Sie die notwendigen Auszüge, um die benötigten Daten zu erhalten und die Berichte vorzubereiten, die Ihre Führungskräfte erwarten.
• Überprüfen Sie Ausgaben- und Einnahmenkonten: Sie erstellen ein genaues Bild von diesen wichtigen Konten.
  
• Validieren Sie alle Daten: Da die Daten in der Regel aus mehreren Quellen stammen, ist die Validierung ein wesentlicher Schritt im Abschlussprozess.
  
• Die Weichen für die nächste Periode stellen: Finanzteams verbringen in der Regel einige Zeit damit, Ordnung in die Abrechnungen und Datenquellen zu bringen, um den nächsten Abschluss zu optimieren.

Die größten Herausforderungen im Finanzabschlussprozess

Niemand wird bestreiten, dass ein ordnungsgemäßer Rechnungsabschluss für die Einhaltung der Vorschriften, die finanzielle Gesundheit und das stetige Wachstum eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist. Der Abschlussprozess kann jedoch eine der zeit- und ressourcenintensivsten Aufgaben für ein Finanzteam sein und allen Beteiligten Kopfzerbrechen bereiten. Im Folgenden finden Sie einige der Herausforderungen beim Finanzabschluss, auf die Sie achten sollten, wenn Sie diese Kopfschmerzen reduzieren möchten.

1. Irrelevante Jahresabschlüsse

Eines der wichtigsten Ergebnisse Ihres Jahresabschlusses sind die Jahresabschlüsse, mit denen die Führungskräfte den Aktionären Bericht erstatten, die finanzielle Situation des Unternehmens bewerten und Entscheidungen treffen können, die die Dinge in die richtige Richtung lenken. Da ein Finanzabschluss jedoch bekanntermaßen sehr lange dauern kann, müssen die Finanzteams oft gegen die Zeit ankämpfen, um zeitnahe, relevante Abschlüsse zu erstellen. Allzu oft erscheint dies als eine unmögliche Aufgabe. Jeder Versuch, den Abschlussprozess zu beschleunigen, wird in der Regel durch den Bedarf an zeitnahen Abschlüssen angestoßen.

2. Datenqualität

Finanzdaten können inkonsistent sein, insbesondere über mehrere Tochtergesellschaften oder Standorte hinweg. Nicht bezahlte Rechnungen, fehlende Aktualisierungen und falsche Währungsumrechnungen führen dazu, dass nicht alle Daten, die Sie für Ihren Jahresabschluss erhalten, von hoher Qualität sind. Dies kann für Ihr Team zusätzliche Arbeit bedeuten, da es minderwertige Daten verarbeiten, bereinigen und nachverfolgen muss.

3. Getrennte Teams

Sobald Ihr Unternehmen eine gewisse Größe erreicht hat, müssen Sie wahrscheinlich mit dezentralen Teams zusammenarbeiten - sogar in verschiedenen Zeitzonen. Dies kann die Zusammenarbeit erheblich erschweren. Besprechungen müssen zu Zeiten abgehalten werden, die für einige ungünstig sind, es können Tage verloren gehen, weil wichtige Dateien am Ende des Tages für ein Team, aber mitten in der Nacht für ein anderes verschickt werden, und es ist viel schwieriger, alle auf die gleiche Seite zu bringen, wenn Sie nicht alle in einem Raum versammeln können.

4. Nicht aufeinander abgestimmte Systeme

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen über mehrere Standorte oder Tochtergesellschaften verfügt, sind an Ihrem Finanzabschlussprozess mehrere Systeme beteiligt, die möglicherweise nicht gut miteinander integriert sind. Einige Teams verwenden vielleicht manuell aktualisierte Tabellenkalkulationen, um Aufträge zu verfolgen, während andere alles mit moderner Buchhaltungssoftware abwickeln. Da jedes Finanzsystem völlig unterschiedlich ist, verlängert sich der Abschlussprozess durch die Übersetzung all dieser Daten in etwas Brauchbares.

5. Menschliche Fehler

Alle Finanzprozesse - insbesondere diejenigen, die auf manuellen Eingaben beruhen - können fehleranfällig sein. Fehler bei der Dateneingabe und Tippfehler können zu Unregelmäßigkeiten in Ihren Finanzdaten führen, die möglicherweise nicht bemerkt werden, bis es Zeit für den Finanzabschluss ist. Das Team, das für den Abschluss zuständig ist, muss dann wachsam genug sein, um diese Fehler bei der Arbeit zu erkennen. Sie werden auch wertvolle Zeit damit verbringen, falsch eingegebene Beträge mit den richtigen Personen nachzuverfolgen, um sie zu korrigieren.

6. Angemessene Ressourcenausstattung

Wie bei vielen Prozessen, an denen das Finanzteam beteiligt ist, ist es zu einfach, erst in letzter Minute an den Finanzabschluss und die Berichterstattung zu denken. Dies kann zu überlasteten Teams führen, die nicht genug Zeit haben, um die Bücher effektiv abzuschließen, oder nicht über die richtige Software verfügen, um effizient zu arbeiten. Während manche Führungskräfte diese Prozesse nur als ein Kästchen betrachten, das es abzuhaken gilt, weiß das Office of the CFO, wie wichtig sie für das Unternehmen sind. Dies kann zu einem Tauziehen führen, wenn Finanzleiter versuchen, mehr Ressourcen für ihre Teams zu bekommen, die andere Führungskräfte nicht immer bereit sind, zur Verfügung zu stellen.

Präzise und schnelle Finanzabschlussprozesse mit Prophix

Der Finanzabschluss ist für die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung, und Sie sollten sich nicht mit den damit verbundenen Herausforderungen auseinandersetzen müssen. Durch den Einsatz einer Finanzleistungsplattform wie Prophix One können Sie alle Vorteile eines präzisen, automatisierten Finanzabschlusses nutzen, ohne die Nachteile eines herkömmlichen Abschlusses in Kauf nehmen zu müssen.

Das kann Prophix One für Ihren Finanzabschluss tun.

Zeitnahe und genaue Finanzberichte für Führungskräfte

"Prophix ermöglicht es uns, darüber nachzudenken, was die Zahlen uns sagen, anstatt die ganze Zeit mit der Eingabe von Daten zu verbringen." - Jennie Robison, Vizepräsidentin Controller, Kajima Building & Design Group

Verbesserungen auf Konsolidierungsebene

Die Konsolidierung von Daten aus mehreren Einheiten kann schwierig sein, aber es gibt Möglichkeiten, auch diesen Aspekt Ihres Prozesses zu verbessern, indem Sie die Art und Weise, wie dies auf organisatorischer Ebene geschieht, überarbeiten:

• Standardisieren Sie Ihren Kontenplan im gesamten Unternehmen, indem Sie alle für die Konsolidierung und Konzernberichterstattung erforderlichen Parameter berücksichtigen.
• Verschlanken Sie die Organisationsstruktur (z. B. durch Schließung oder Verschmelzung ruhender Gesellschaften).
• Legen Sie in Absprache mit den Wirtschaftsprüfern strenge Wesentlichkeitsrichtlinien fest.

Auch bei der Finanzkonsolidierung, diefür börsennotierte Unternehmen häufigvorgeschrieben ist, können Sie einige Verbesserungen vornehmen:

• Verwenden Sie eine Plattform, die wichtige Finanzdaten zentralisiert.
• Nutzen Sie die Automatisierung für Mehrwährungsumrechnungen und Unterkonsolidierung.
• Erstellen Sie einen Prüfpfad, um künftige Konsolidierungen zu vereinfachen (und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen).

Technische Verbesserungen

Wenn die an Ihrem Finanzabschlussbeteiligten Stellen noch überwiegend mit Tabellenkalkulationen arbeiten, können Sie durch Automatisierung technische Verbesserungen erzielen:

• Kontrollen, von den Einreichungen der Unternehmen bis zur Konsolidierungsebene, mit Validierungsregeln
• Abstimmungen für konzerninterne Salden und Transaktionen
• Finanz- und Managementberichte
• Währungsumrechnung
• Eliminierungen und Anpassungen

Sie können auch eine Finanzleistungsplattform nutzen, die automatisch den Workflow, den Status und die Validierungsergebnisse überwacht.

Prophix in Aktion: Schließen Sie Ihre Bücher 56% schneller ab

Finanzleiter träumen von einem automatisierten Abschluss, aber nur wenige kennen den Weg dorthin. Mit Prophix One müssen Sie das Rad nicht neu erfinden; Sie müssen nur einen Motor dahinter setzen.

Health Connect America bietet in den gesamten Vereinigten Staaten Dienstleistungen im Bereich der psychischen und verhaltensbezogenen Gesundheitsfürsorge an und war bisher auf einen unorganisierten, Excel-lastigen Finanzabschlussprozess angewiesen. Für den schnellsten Finanzabschluss benötigte das Unternehmen fast eine ganze Arbeitswoche, was einfach nicht ausreichte. Nach der Einführung von Prophix One konnte der Monatsabschluss auf zwei Tage verkürzt werden, was einer Verbesserung von 56 % entspricht.

Und damit sind sie nicht allein.

Wenn der nächste Finanzabschluss gefühlt immer vor der Tür steht, sollten Sie sich nicht davor fürchten müssen, in Ihre Bücher zu schauen.