Wie man eine Bilanzvorlage erstellt

Bilanzen sind einer der wichtigsten Finanzausweise im Rechnungswesen. Sie bieten eine Momentaufnahme des Finanzstatus des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Eine Bilanzvorlage, die speziell für Ihr Unternehmen erstellt wurde, bietet langfristig genauere Daten, eine einfachere Berichterstattung und eine bessere Benutzerfreundlichkeit.

Was ist eine Bilanzvorlage?

Bilanzen fassen die Gleichung zusammen und stellen sie dar: Aktiva = Passiva + Eigenkapital (alternativ: Eigenkapital = Aktiva - Passiva), für Ihr Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt. Diese Aufstellungen werden regelmäßig erstellt und werden wahrscheinlich langfristig viele der gleichen Felder enthalten.

Eine Bilanzvorlage, die spezifische Felder für die Aktiva, Passiva und das Eigenkapital Ihres Unternehmens enthält, beschleunigt die Erstellung dieser Abschlüsse. Außerdem liefert sie im Laufe der Zeit konsistentere Daten, so dass künftige Analysen und datengestützte Entscheidungen genauer und effektiver sind

Was soll in eine Bilanz aufgenommen werden?

Das Ziel einer Bilanzvorlage besteht darin, die verschiedenen Bestandteile der Bilanz zu identifizieren und in ein Format zu bringen, das die Eingabe und das Lesen der erforderlichen Finanzdaten erleichtert. Dies kann in die folgenden Abschnitte unterteilt werden:

Kopfzeile:

Am Anfang der Vorlage, mit dem Namen des Unternehmens oder der Organisation und dem Datum der Bilanz.

Aktiva:

Umlaufvermögen: Hier werden alle kurzfristigen Vermögenswerte wie Bargeld, Forderungen, Vorräte und alle anderen Vermögenswerte aufgeführt, die innerhalb eines Jahres in Bargeld umgewandelt werden können.

Langfristige Vermögenswerte: Dazu gehören langfristige Vermögenswerte wie Immobilien, Ausrüstung, Investitionen und immaterielle Vermögenswerte wie Patente oder Marken.

Passiva:

Kurzfristige Verbindlichkeiten: Führen Sie alle kurzfristigen Verbindlichkeiten auf, z. B. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, antizipative Aufwendungen und kurzfristige Verbindlichkeiten.

Langfristige Verbindlichkeiten: Dazu gehören langfristige Verbindlichkeiten wie langfristige Schulden, latente Steuerverbindlichkeiten und andere Verpflichtungen, die länger als ein Jahr bestehen.

Eigenkapital:

Eigenkapital: Dazu gehören Stammaktien, Kapitalrücklagen, Gewinnrücklagen und andere Eigenkapitalkonten.

Gesamt:

Berechnen Sie das gesamte Vermögen, die gesamten Verbindlichkeiten und das gesamte Eigenkapital.

Verschiedene Organisationen haben unterschiedliche Anforderungen an die oben genannten Unterfelder. Im Idealfall sollte die Bilanz so detailliert wie möglich sein, ohne die Übersichtlichkeit zu beeinträchtigen. Das nachstehende Beispiel enthält mehrere zusätzliche Felder oder Abschnitte, deren Hinzufügung dem Dokument mehr Klarheit verleiht.

Beispiel für eine Bilanzvorlage

Hier ist ein Beispiel für eine großartige kostenlose Bilanzvorlage von Smartsheet. Beachten Sie, dass am unteren Rand ein Abschnitt für Kennzahlen eingefügt wurde, der weitere Einblicke gewährt. Abschnitte wie diese fallen Ihnen vielleicht nicht auf Anhieb ein, daher ist es wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Ihre Bilanz mit Ihrem Unternehmen und Ihren Bedürfnissen wachsen und skalieren kann.

Wie erstelle ich eine Bilanzvorlage?

Eine Bilanzvorlage zu erstellen bedeutet, die verschiedenen Bestandteile einer Bilanz in einem übersichtlichen Format zu organisieren, das leicht ausgefüllt und gelesen werden kann. Im Folgenden finden Sie eine kurze Anleitung und einige wichtige Fragen, die Sie beantworten müssen, um die für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete Vorlage zu erstellen:

Definieren Sie den Zweck Ihrer Bilanzvorlage

Was ist das Ziel der Bilanzvorlage? Ist sie nur für den internen Gebrauch, für die Berichterstattung an Stakeholder oder für Compliance-Zwecke bestimmt? Wenn Sie den Zweck verstehen, können Sie die Vorlage entsprechend anpassen. Je nach Zielsetzung sollten Sie bestimmte Abschnitte hervorheben oder die Aufmerksamkeit auf sie lenken, oder Sie können die Anzahl der angezeigten früheren Einträge bestimmen. In der obigen Beispiel-Bilanzvorlage werden beispielsweise 5 Jahre an Daten angezeigt.

Identifizieren Sie die erforderlichen Abschnitte

Die drei Hauptabschnitte sind die Aktiva, die Passiva und das Eigenkapital. Identifizieren Sie innerhalb jedes Abschnitts spezifische Konten, die für Ihr Unternehmen relevant sind, z. B. Bargeld, Forderungen, Verbindlichkeiten usw. Die Hauptabschnitte sind für die meisten Unternehmen gleich, die Unterabschnitte und die Anzahl der früheren Einträge können jedoch variieren.

Wählen Sie ein Format

Bei den meisten Unternehmen wird dies das Format sein, das mit Ihrer bevorzugten Buchhaltungs- oder Finanzsoftware funktioniert. Andernfalls kann es sich um eine Tabellenkalkulation (z. B. Excel, Google Sheets) oder ein Dokument (z. B. Word, PDF) handeln. Dedizierte FP&A-Software wird fast immer bevorzugt, mehr dazu im Abschnitt "Best Practices" weiter unten.

Gestalten Sie das Layout

Entwerfen Sie das Layout der Bilanzvorlage. Die Lesbarkeit ist hier von entscheidender Bedeutung. Scheuen Sie sich also nicht, zusätzlichen Platz um die Felder herum zu lassen, damit größere Zahlen noch gut lesbar sind. Nutzen Sie die Formatierungswerkzeuge, die Ihnen zur Verfügung stehen, um das Blatt übersichtlich und lesbar zu gestalten. Verwenden Sie z. B. fette Schrift und Farbschattierungen, um Abschnitte subtil zu differenzieren.

Fügen Sie gegebenenfalls Formeln hinzu

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Bilanzvorlage in Excel oder Google Sheets zu erstellen, fügen Sie Formeln hinzu, um die Summen automatisch zu berechnen und sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Die Formeln vereinfachen den Prozess und minimieren die Gefahr menschlicher Fehler.

Testen Sie die Vorlage

Testen Sie die Vorlage vor ihrer Fertigstellung mit Beispieldaten, um sicherzustellen, dass die Berechnungen korrekt sind. Beziehen Sie unbedingt die Teammitglieder mit ein, die die Vorlage möglicherweise verwenden werden, um bessere Tests und Rückmeldungen zu erhalten.

Überprüfen und fertigstellen

Überprüfen Sie die Vorlage gründlich, um sicherzustellen, dass sie die Finanzstruktur Ihres Unternehmens genau widerspiegelt und Ihren Berichtsanforderungen entspricht. Wenn Sie zufrieden sind, stellen Sie die Vorlage für die regelmäßige Verwendung fertig.

Anweisungen dokumentieren

Wenn die Vorlage von anderen verwendet wird, ist ein kurzes Begleitdokument mit Anweisungen oder Richtlinien zum korrekten Ausfüllen für künftige Benutzer äußerst hilfreich. Dies wird die Konsistenz und Genauigkeit im Laufe der Zeit verbessern.

Implementierung und Aktualisierung nach Bedarf

Integrieren Sie die Bilanzvorlage in Ihren bestehenden Prozess. Es ist wichtig, die Vorlage regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen, wenn sich die Geschäfts-, Benutzer- oder Berichtsanforderungen ändern.

Best Practices für Bilanzvorlagen

Anweisungen einbeziehen

Auch wenn diese Bilanzvorlage nur von Ihnen und Ihrem Team verwendet werden soll, wissen Sie nie, wann jemand anderes wissen muss, wie die Finanzdaten richtig eingegeben werden. Eine kurze Anleitung, wie die Vorlage korrekt ausgefüllt wird, kann helfen, zukünftige Probleme zu vermeiden.

Automatisierung in Betracht ziehen

Der Einsatz einer speziellen Finanz- oder Buchhaltungssoftware hat viele Vorteile, insbesondere bei wiederkehrenden Prozessen wie Bilanzen. Ideal ist eine Software, die sowohl vorgefertigte Vorlagen als auch Optionen zur individuellen Anpassung bietet, so dass Sie schnell loslegen und bei Bedarf nachbessern können.

Behalten Sie die Formel im Kopf

Die Formel ist das Format. Behalten Sie bei der Erstellung einer Bilanzvorlage immer die Formel im Auge, die diese Aufstellung darstellen soll. Wenn diese Formel eine Abwandlung von Aktiva = Passiva + Eigenkapital ist, dann spiegelt Ihre Bilanzvorlage dies idealerweise wider. Eine solche Konsistenz hilft, Fehler im Laufe der Zeit zu vermeiden.

Vorlagen für Bilanzen: Tabellenkalkulationen versus FP&A-Software

Die Erstellung einer Bilanzvorlage mit Excel oder Google Sheets ist wesentlich praktischer als die Verwendung einer Finanzplanungs- und Analysesoftware. Eine Tabellenkalkulationslösung kann auch besser anpassbar sein als eine FP&A-Software. Allerdings sind sie viel langsamer und fehleranfälliger als spezielle Software.

FP&A-Software, die bereits in Ihre Datenquellen integriert ist, kann die Eingabe von Bilanzdaten automatisieren, wodurch mögliche menschliche Fehler vermieden und zuverlässigere Bilanzen erstellt werden. Diese Bilanzen können dann in derselben Software für weitere Aktivitäten verwendet werden, wodurch Berichte und Abstimmungen rationalisiert werden.

Vereinfachen Sie die Bilanzabstimmung mit Prophix One

Das Ziel jeder Finanz- oder Buchhaltungsvorlage ist es, Prozesse zu rationalisieren und Ihre Abschlüsse konsistent und genau zu halten. Der erste Schritt zur Erreichung dieser Ziele besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Finanzsoftware sowohl über die erforderliche Anpassung als auch über die erforderliche Automatisierung verfügt.

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