Wie man Finanzsoftware für das Baukostenmanagement einsetzt

Da die Immobilienpreise weltweit in die Höhe schießen, wächst der Druck auf die Bauindustrie, Projekte in Rekordzeit zu beginnen, zu optimieren und abzuschließen - und das bei immer geringeren Gewinnspannen. Das Baukostenmanagement - die genaue Vorhersage und Budgetierung der Projektkosten - wird immer wichtiger. Bauunternehmen müssen den Cashflow sichern, um Projekte, deren Fertigstellung Jahre dauern kann, aufrechtzuerhalten und dabei unerwartete Kosten zu bewältigen. Umgekehrt benötigen Behörden und Kreditgeber ein genaues Bild der Projektkosten, um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten oder Finanzmittel zu erhalten.

Zu viele Projektmanager und Finanzteams arbeiten noch immer mit Tabellenkalkulationen und ähnlichen ineffizienten Methoden, was das Kostenmanagement zu einem schwierigen Unterfangen macht. Mit der Software für Finanzplanung und -analyse (FP&A) wird das Kostenmanagement im Baugewerbe zum Kinderspiel, ganz gleich, was Ihr Projekt Ihnen abverlangt.

Die Herausforderungen des Kostenmanagements im Bauwesen

Jeder erfahrene Manager im Baugewerbe kann eine Baustelle überblicken und alle Kosten sehen, die für den Betrieb erforderlich sind: Rohstoffe, Arbeitskosten, Ausrüstung, Genehmigungen und mehr. Doch so offensichtlich diese Kosten auch sind, so schwierig kann es sein, sie zu verwalten. Wenn ein wichtiges Gerät ausfällt, weil Sie die Wartungskosten nicht richtig eingeschätzt haben, können Sie nicht einfach die Zahlen so lange verschieben, bis alles passt. Sie haben dann ein echtes Problem, und die Anlage muss repariert oder ersetzt werden. Andernfalls könnte die gesamte Baustelle stillgelegt werden, was zu höheren Kosten und Cashflow-Problemen führen würde.

Das Kostenmanagement im Baugewerbe ist mit verschiedenen Herausforderungen verbunden, deren Folgen sich auf der Baustelle in einzigartiger Weise zeigen:

• Die schiere Menge an Daten: Alles auf einer Baustelle ist mit einer Liste von Kosten verbunden, deren Transaktionen leicht in die Tausende gehen können. Das ist eine riesige Menge an Daten, die verarbeitet und geplant werden muss.
• Wenige speziell verknüpfte Tools: Ihre Bauprojektmanagement-Plattform ist zwar hervorragend geeignet, um die Komplexität Ihres Projekts zu bewältigen, aber nur selten, um die Kosten richtig zu verwalten. Unverbundene Systeme führen dazu, dass mehr Zeit damit verbracht wird, Zahlen abzugleichen, als strategische Entscheidungen zu treffen.
• Kostenüberschreitungen: Bei jedem Projekt besteht die Gefahr, dass unerwartete Kosten entstehen, und nirgendwo ist das wahrer als im Bauwesen. Eine frühzeitige Fehlkalkulation der benötigten Materialien, ein plötzlicher Ausfall wichtiger Geräte oder ein unerwarteter Änderungswunsch können die Kosten in die Höhe treiben.
• Projektverzögerungen: Ob durch schlechtes Wetter, geänderte Vorschriften oder die vorübergehende Streichung von Mitteln aus einem Projekt für ein anderes - Verzögerungen können schnell teuer werden.
• Eskalierende Kosten für Ausrüstung: Steigende Kraftstoffkosten, ein plötzlicher Bedarf an neuen Geräten oder auch nur Wartungskosten können Ihre Kostenanalyse völlig verändern.
• Zahlungsverzug und unvorhersehbarer Cashflow: Jeder, der schon einmal an einem Bauprojekt gearbeitet hat, weiß, dass Zahlungsverzug möglich ist. Ein einziger Zahlungsverzug kann schnell eine Kettenreaktion auslösen und den Cashflow mehrerer Projekte gefährden.
• Abhängigkeit von Krediten und kurzfristigen Darlehen: Viele Bauprojekte werden über Kredite finanziert, was die Kalkulation von Kosten und Ausgaben erschwert. Außerdem werden viele Kredite erst nach und nach ausgezahlt, wenn das Projekt voranschreitet. Das bedeutet, dass jede Projektverzögerung zu Cashflow-Problemen führen kann.
• Ausufernder Umfang und Änderungsaufträge: Selbst kleine Änderungen des Projektumfangs, die entweder auf Wunsch des Kunden oder aus unvorhergesehenen Gründen vorgenommen werden, können erhebliche Auswirkungen auf das Budget haben. Änderungsaufträge werden oft verspätet und ohne vollständige Dokumentation erteilt, was eine genaue Vorhersage und Kostenkontrolle erschwert.

Die Herausforderungen des Kostenmanagements können sich zwar direkt auf Ihre Bauprojekte auswirken, doch die richtige FP&A-Software kann ihre Auswirkungen abmildern.

Einsatz von Finanzsoftware für die Baukostenkontrolle

Der Einsatz der richtigen FP&A-Software kann die Art und Weise, wie Sie Ihre Kosten verwalten, völlig verändern, indem Prozesse, die auf manueller Datenerfassung und -analyse beruhen, automatisiert werden und Sie unabhängig von Ihrer Qualifikation mehr aus diesen Daten machen können. Projektkosten können besser vorhersehbar werden, wodurch Sie der nächsten Herausforderung mehr als nur einen Schritt voraus sind.

Wenn Sie die richtige FP&A-Software einsetzen, werden Sie die Vorteile eines verbesserten Baukostenmanagements schnell erkennen:

• Bessere Sichtbarkeit der Kosten: Nicht alle Baukosten sind einfach zu verwalten. Jetzt können Sie auch kompliziertere Kosten wie die Abschreibung von Ausrüstungsgegenständen richtig verfolgen. Mit einer Finanzsoftware können Sie auch spezifische Kostenzuweisungen genauer untersuchen, z. B. Auftragskostenprognosen, WIP-Berichte (Work-in-Progress), Angebotsrentabilitätsanalysen sowie Lieferketten- und Beschaffungsplanung.
• Gesteigerte Rentabilität: Finanzsoftware kann Projektkosten automatisch verfolgen, kategorisieren und analysieren und liefert Ihnen so die Daten, die Sie benötigen, um jeden Euro effizienter einzusetzen.
• Stärkeres Cashflow-Management: Wenn Sie mehrere Projekte verwalten, kann eine einzige Verzögerung schnell eine Kettenreaktion auslösen. Mit FP&A-Software haben Sie einen besseren Überblick über den Cashflow jedes einzelnen Projekts. So können Sie potenzielle Probleme erkennen, bevor sie auftreten, und jedes Projekt ist widerstandsfähiger.
• Bessere Entscheidungsfindung: Mit einer Finanzsoftware haben Sie die Daten immer griffbereit, unabhängig davon, wie viele Projekte Sie durchführen oder wie viele unerwartete Kosten auftauchen. Noch besser: Diese Daten können in der Regel in visuellen Dashboards dargestellt werden, sodass Sie wichtige Erkenntnisse mit dem Rest Ihres Teams teilen und gemeinsam bessere Entscheidungen treffen können.
• Bessere Einhaltung von Vorschriften und bessere Prüfbarkeit: Finanzsoftware standardisiert Ihre Prozesse und erstellt ein digitales Protokoll aller Ihrer Aktivitäten. Das erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und Buchhaltungsstandards. Außerdem sind Sie so besser auf Prüfungen vorbereitet, da Sie die erforderlichen Unterlagen ohne zusätzlichen Aufwand erstellen können.
• Bessere Finanzierungsmöglichkeiten: Je genauer Ihre Finanzen sind, desto einfacher ist es, Finanzierungen von Banken und anderen Kreditgebern zu erhalten. Eine Finanzsoftware kann Ihnen helfen, alles schnell und effizient in Ordnung zu bringen, so dass Sie Zugang zu besseren Finanzierungsmöglichkeiten erhalten.
• Niedrigere Wartungskosten und weniger Ausfallzeiten: Durch ein verbessertes Baukostenmanagement erhalten Sie einen besseren Überblick darüber, wie viel jedes einzelne Gerät genutzt wird und wann es gewartet werden muss. So können Sie mehr aus jedem Gerät herausholen und müssen weniger Projekte unterbrechen, wenn wichtige Geräte ausfallen.
• Gesteigertes Wachstum: Wenn Sie Ihre Kosten besser im Griff haben, können Sie Ihre Projekte kosteneffizienter durchführen, was zu höheren Gewinnen und einem stärkeren Wachstum Ihres Unternehmens führt.

FP&A-Software rationalisiert das Kostenmanagement, automatisiert Ihre Prozesse und verschafft Ihnen einen besseren Überblick über den Bedarf Ihrer Projekte. Sie stabilisiert Ihren Cashflow und hilft Ihnen, Ihre Kosten zu kontrollieren. Woher wissen Sie nun, welche Plattform Sie wählen sollen?

Schlüsselelemente einer Finanzsoftware für eine bessere Budgetkontrolle im Bauwesen

Nicht jede Finanzsoftware ist gleich. Wenn Sie eine Software suchen, mit der Sie die Kosten für Bauprojekte besser verwalten können, sollten Sie auf die folgenden Merkmale achten.

Automatisiertes Workflow-Management für rationelle Genehmigungen

Zu den Arbeitsabläufen bei der Verwaltung von Baukosten gehören die Budgetierung, die Vorhersage von Zahlungsströmen, der Ausgleich von Forderungen und Verbindlichkeiten, die Kostenverfolgung und die Rechnungsstellung. Durch die Automatisierung dieser Arbeitsabläufe kann Ihre Finanzsoftware Genehmigungsengpässe beseitigen, das Risiko manueller Fehler bei der Dateneingabe verringern und digitale Prüfpfade erstellen. Dies spart Projektmanagern und dem Finanzteam wertvolle Zeit, die sie für die Reaktion auf überraschende Kosten oder die Erstellung besserer Pläne für jedes Projekt nutzen können.

Die Automatisierung desFinanz-Workflows in Prophix One FP&A Plus beschleunigt Ihre Finanzplanung, Hochrechnungen und alle Aspekte des Kostenmanagements für Ihre Bauprojekte.

Finanzielle Dashboards und Berichte in Echtzeit

Eine der größten Herausforderungen beim Baukostenmanagement besteht darin, gleichzeitig solide Pläne zu erstellen und flexibel genug zu bleiben, um auf unerwartete Kosten oder Verzögerungen zu reagieren. Vor allem die Verfügbarkeit der für beide Aufgaben erforderlichen Daten kann eine Herausforderung darstellen und ist oft mit viel manueller Arbeit und mehreren Tabellenkalkulationen verbunden.

DieBerichterstattung über den Arbeitsfortschritt (WIP) ist für viele Bauunternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie einen Überblick über die finanzielle Situation mit Einblicken in die Rentabilität, den Projektfortschritt und den Cashflow bietet. CFOs machen sich Sorgen über ungenaue WIP-Berichte. Mit FP&A-Software können Sie über Was-wäre-wenn-Szenarien berichten, so dass Sie Kostenschwankungen besser vorhersagen, den Zeitpunkt der Umsatzrealisierung beurteilen und Ihren Cashflow optimieren können - und das alles auf der Grundlage von WIP-Daten in Echtzeit. Und nicht nur das: Dashboards mit Echtzeitdaten ermöglichen eine detaillierte Analyse von Variablen für eine bessere Budgetierung und Prognose.

Nahtlose Integration des Buchhaltungssystems

Ihr Buchhaltungssystem kann wahrscheinlich nützliche Berichte für bestimmte Szenarien erstellen, unterstützt aber möglicherweise das aktive Kostenmanagement für laufende Projekte. Wenn Sie außerdem einzelne Transaktionen sowohl in Ihrem Buchhaltungssystem als auch in Ihrer Baumanagement-Software verwalten müssen, kann dies zu doppelter Buchführung, inkonsistenten Daten auf verschiedenen Plattformen und zu Compliance-Risiken führen.

Software mit den richtigen Finanzdatenintegrationen kann als Brücke zwischen wichtigen Systemen dienen, die Zusammenarbeit rationalisieren und es Ihren Teams ermöglichen, Kosten besser zu bewerten, unabhängig davon, wo sie erfasst werden.

Vorausschauende Budget-Analysen

Die Erfahrung Ihrer Projektmanager und Finanzteams ist von unschätzbarem Wert, denn sie können auf Herausforderungen bei Bauprojekten richtig reagieren. Aber ihre Instinkte sind nicht unbedingt alles, worauf Sie Ihre Kostenmanagementpraktiken stützen sollten. Wenn Ihr Unternehmen eine beliebige Anzahl von Projekten durchgeführt hat, verfügt es über eine Menge historischer Daten, die als Grundlage für Prognosen, Budgets und mehr dienen können. Das manuelle Durchforsten dieser Daten kann viel Zeit in Anspruch nehmen, die Sie vielleicht nicht haben. Außerdem ist dies nicht immer die genaueste Methode.

Predictive Analytics kann historische Daten in Prognosen für zukünftige Kosten umwandeln und Muster erstellen, mit denen Führungskräfte zukünftige Abweichungen vorhersagen und umgehen können. Prophix One FP&A Plus nutzt KI-gestützte Finanzanalysen, um die Genauigkeit von Budgetierung und Prognosen zu erhöhen, damit Sie immer wissen, was zu tun ist, egal, welche Überraschungen in Ihrem nächsten Projekt lauern.

Die Wahl der richtigen Baufinanzierungssoftware für Ihr Unternehmen

Sie sollten nicht nur sicherstellen, dass die von Ihnen gewählte Software über alle erforderlichen Funktionen verfügt, sondern vor allem auf zwei Eigenschaften Ihrer Finanzsoftware achten: Bewertung der Kompatibilität (oder Integration) und Skalierbarkeit.

Bewertung der Kompatibilität und Integration

Ihre Finanzsoftware sollte sich nahtlos in die Systeme integrieren lassen, die Sie bereits verwenden, sei es eine Bauprojektmanagement-Software oder ein Buchhaltungssystem. Auf diese Weise werden alle Daten, die Sie für die Kostenverwaltung benötigen, an einem Ort gespeichert. Die meisten Baufirmen verwenden Tabellenkalkulationen, um die Lücken zwischen den verschiedenen Plattformen zu schließen. Dies führt jedoch zu einem Übermaß an manueller Arbeit, zu komplexen Formeln, die bei der Übertragung zwischen den Systemen nicht mehr funktionieren, und zu Arbeitsmappen, die schließlich völlig unbrauchbar werden.

Der Gedanke, alles von einer einzigen Plattform aus erledigen zu können, kann sich zwar überwältigend anfühlen - oder zumindest ist es das, wenn man umstellt -, aber für die meisten Unternehmen ist das eine viel effizientere Option. Stellen Sie sich vor, Ihre Buchhalter, Projektmanager und sogar Ihr CFO könnten dieselben Dashboards mit denselben Daten in einem einzigen Tool konsultieren.

Planen Sie für langfristige Skalierbarkeit und Entscheidungsfindung

Bevor Sie sich für eine Finanzsoftware entscheiden, sollten Sie sich fragen, ob sie nur für Ihr Unternehmen in seiner derzeitigen Größe geeignet ist oder ob sie mit Ihnen wachsen kann. Viele Beispiele für leistungsstarke Tools können Unternehmen bis zu einer bestimmten Größe unterstützen, verlieren aber schnell an Funktionalität, wenn sie wachsen. Schlimmer noch, sie können möglicherweise nicht einmal besonders große Datensätze verarbeiten, so dass Sie jedes Mal, wenn Sie eine Entscheidung treffen müssen, darauf warten müssen, dass Ihre Dashboards aktualisiert werden.

Cloud-native Lösungen mit dynamischer Skalierung sind daher vorzuziehen. Das bedeutet, dass die Software, wie z. B. FP&A Plus, die verfügbaren Ressourcen automatisch erhöht, wenn Ihre Datensätze wachsen, so dass Sie keine Leistungseinbußen hinnehmen müssen. Nicht alle Softwarelösungen werben offen mit dieser Fähigkeit, und einige bieten sie überhaupt nicht an. Stellen Sie also sicher, dass Sie beim Erwerb der Finanzsoftware Ihrer Wahl danach fragen.

Wie Prophix das Baukostenmanagement für nachhaltigen Erfolg transformiert

Der Einsatz einer vollständig integrierten Finanzsoftware für das Baukostenmanagement bringt mehrere Vorteile mit sich. Sie können Daten aus verschiedenen Quellen zentralisieren, so dass jeder in Ihrem Unternehmen Berichte einsehen, unerwartete Kosten planen und Cashflows für wichtige Projekte verwalten kann. Sie verfügen über einen automatisch erstellten Papiernachweis, der die Einhaltung bewährter Buchhaltungspraktiken gewährleistet und die Zusammenarbeit mit einem Wirtschaftsprüfer erleichtert. Ob für die WIP-Berichterstattung, das Gerätemanagement, die Verwaltung des Betriebskapitals auf Auftragsebene und vieles mehr - Sie erhalten einen besseren Überblick über Ihre Kosten und die Werkzeuge, um sie effektiver zu verwalten.

Die beste Software für diese Zwecke? Prophix One FP&A Plus.

Die Prophix One-Plattform wurde entwickelt, um selbst die komplexesten Anforderungen an das Kostenmanagement zu erfüllen, und bietet jedem die Möglichkeit, Dashboards zu erstellen und einzelne Ausgaben zu analysieren. Hier finden Sie Beispiele von Prophix-Kunden aus der Baubranche und wie sie ihre Finanzprozesse optimiert haben:

• USA Properties Fund konnte seine Budgetgenauigkeit um 50 % steigern. In Kombination mit dem verbesserten Kostenmanagement, das mit der Plattform erreicht wurde, führte dies zu einer Steigerung der Betriebsmarge um 6,7 %.
• Skanska USA Building Inc. sparte sechs Stunden pro Monat bei der Erstellung wichtiger Finanzberichte, und der Prognoseprozess, für den früher sechs Personen und mehrere Tage benötigt wurden, wurde von einer einzigen Person in wenigen Stunden erledigt.