Wie man häufige Probleme beim Monatsabschluss überwindet

Wenn Sie schon einmal Zeit mit der Vorbereitung eines Monatsabschlusses verbracht haben, wissen Sie wahrscheinlich, dass dies ein chaotischer Prozess sein kann, der wertvolle Zeit in Anspruch nimmt. Ohne Ihren gesamten Ansatz zu überarbeiten, kann es eine Herausforderung sein, Ihren Finanzabschluss über den Status quo hinaus zu verbessern, damit Sie sich auf strategische Prioritäten konzentrieren können.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren chaotischen Abschluss in den optimierten Prozess verwandeln können, von dem Sie schon immer geträumt haben.

Der chaotische Abschluss und seine Probleme

Bevor wir uns damit beschäftigen, wie Sie Ihren Finanzabschluss rationalisieren und optimieren können, ist es wichtig zu verstehen, was die Symptome eines chaotischen Abschlusses sind und wie er sich negativ auf Ihr Unternehmen auswirkt.

Einige der Wörter, die Finanzleiter bei Prophix Live! zur Beschreibung ihres Monatsabschlusses verwendeten, waren Waren: Chaos, dringend, 7 Tage Stress, langwierig und mühsam, was alles darauf hindeutet, dass die Finanzteams mit dem Finanzabschluss zu kämpfen haben.

Für viele Unternehmen sind die Symptome eines chaotischen Abschlusses folgende

• Mangelnde Transparenz
• Undokumentierte und verstreute Prozesse
• Keine einheitliche Version der Datenwahrheit
• Prüfungen, die stressig, unzusammenhängend und teuer sind
• Erhöhter Stress im Team, was die Einstellung neuer Mitarbeiter erschwert
• Ungenaue und unvollständige Finanzabschlüsse ohne Prüfpfad
• Verspätete Finanzabschlüsse, die über das Monatsende hinausgehen

Wenn eines der oben genannten Symptome auf Sie zutrifft, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wie Sie Ihren Finanzabschluss näher an den optimalen Standard und darüber hinaus bringen können.

Der Status-quo-Abschluss und seine Grenzen

Unternehmen, die einen überschaubaren Finanzabschluss haben, verfügen in der Regel über eine Art Checkliste oder einen Workflow, in der Regel in Excel, der die Zusammenarbeit verbessert. Diese Art von Prozessen ist jedoch nicht skalierbar und kann schnell unkontrolliert werden, wenn mehr Personen beteiligt sind.

Und viele CFOs legen nicht unbedingt Wert auf die Genauigkeit und Prüfbarkeit ihres Finanzabschlusses - es ist lediglich ein weiterer Routineprozess, der durchgeführt werden muss. Es ist jedoch schwierig, die Qualität Ihrer Daten zu garantieren, wenn Sie Excel verwenden, da es keine Möglichkeit gibt, zu erfahren, woher die Daten stammen und ob sie aktualisiert wurden, um aktuelle Änderungen widerzuspiegeln.

Selbst für Unternehmen mit einem Status-quo-Finanzabschluss gibt es also immer noch Probleme, darunter:

• Schwierigkeiten bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Schwierigkeiten bei der Erstellung eines Prüfpfads
• Zeitaufwändige Aktualisierung von Excel-Tabellen und Verfolgung von Änderungen
• Unfähigkeit, Prozesse zu skalieren, um mehr Abteilungen unterzubringen
• Schwer zu gewährleistende Datensicherheit und -genauigkeit

All diese Probleme tragen zu längeren Fristen für die Kontenabstimmung bei, die eine Schlüsselkomponente eines effektiven Finanzabschlusses ist.

Wie können Sie also das Nirwana erreichen, wenn es um Ihren Monatsabschluss geht? Welche Prozesse, Technologien und Arbeitsabläufe können Ihnen dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen?

Sehen wir uns an, wie Finanztechnologie Ihren Kontenabstimmungsprozess verbessern und Ihren Monatsabschluss beschleunigen kann.

Der Traumzustand: Ein schlanker und effizienter Abschluss

Jetzt, da Sie wissen, wie chaotische Monatsabschlüsse aussehen, ist es an der Zeit zu erörtern, wie Sie Automatisierung, Technologie und Zusammenarbeit kombinieren können, um Ihren Finanzabschluss zu rationalisieren.

Mithilfe von Finanztechnologie, z. B. einer Finanzleistungsplattform, können Sie Excel-Unklarheiten und Hin- und Her-Kommunikation beseitigen, indem Sie Ihre Arbeitsabläufe mit integrierten Genehmigungen, Fälligkeitsdaten und Aufgaben automatisieren.

Dies ist der Punkt, an dem Prophix One Account Reconciliation hier kommt unsere kommende Lösung ins Spiel: Sie vergleicht die Salden Ihrer Konten mit externen Auszügen, beseitigt Diskrepanzen und verbessert die Genauigkeit erheblich. Das bedeutet, dass Sie sich keine schlaflosen Nächte mehr um versteckte Fehler sorgen müssen, die zum ungünstigsten Zeitpunkt auftauchen.

Durch frühzeitiges Erkennen und Korrigieren von Fehlern fungiert Prophix One Account Reconciliation als Ihr finanzielles Sicherheitsnetz. Falsch gebuchte Transaktionen, doppelte Buchungen oder nicht erfasste Ausgaben werden schnell erkannt und korrigiert, so dass Ihre Abschlüsse stets zuverlässig und aktuell sind.

Regelmäßige Abstimmungen können auch eine entscheidende Rolle bei der Betrugsprävention spielen. Indem Sie überprüfen, ob jede Transaktion mit den Belegen übereinstimmt, können Sie ungewöhnliche oder unzulässige Aktivitäten aufdecken, bevor sie sich zu größeren Problemen auswachsen.

Die Einhaltung von Vorschriften ist ein weiterer Vorteil einer Finanzleistungsplattform. Präzise und zeitnahe Abstimmungen stellen sicher, dass Ihre Finanzunterlagen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, was Prüfungen, Steuererklärungen und andere externe Berichtspflichten vereinfacht.

Möchten Sie einen kleinen Einblick in Prophix One Account Reconciliation? Sehen Sie unten, wie es funktioniert:

Und schließlich können Sie durch die Integration von Kontoabstimmungen in Ihren Finanzabschluss Ihren Monatsendprozess erheblich rationalisieren. Anstelle eines hektischen Durcheinanders können Sie einen reibungslosen, effizienten Arbeitsablauf erwarten, bei dem alles bereits vorhanden und überprüft ist.

Schlussfolgerung: Finanzabschluss und Kontenabstimmung mit Prophix One

Kurz gesagt, eine Financial Performance Platform wie Prophix One ist nicht nur ein Werkzeug - sie ist ein entscheidender Faktor für die Verwirklichung Ihres Traums von einem rationalisierten, fehlerfreien Finanzabschluss. Machen Sie sich die nächste Generation des Finanzmanagements zu eigen und lassen Sie sich von Prophix One zu unvergleichlicher Effizienz und Genauigkeit führen.

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