Wie Sie Ihren Jahresabschluss optimieren können

Für die meisten von uns ist das neue Jahr ein Neuanfang. Das gilt nicht für Finanzfachleute, deren Geschäftsjahr sich dem Ende zuneigt - ihnen stehen lange Tage und Wochen bevor, in denen sie sich mit dem Abschluss des Jahres 2020 beschäftigen.

Abschlüsse sind zwar immer mit einem gewissen Zeitdruck verbunden, aber sie müssen nicht mehr so mühsam und langwierig sein wie in der Vergangenheit. Durch den Einsatz von Tools, die Finanzdaten aggregieren und automatisieren, können Finanzteams die Zeit und den manuellen Aufwand für den Jahresabschluss reduzieren. Außerdem können sie sich einem rollierenden Abschlussmodell annähern, das einen optimierten Jahresendprozess unterstützt. Hier sind einige Möglichkeiten, wie dies Realität werden kann:

Keine Ledger mehr: Automatisch Daten konsolidieren

Viele Unternehmen verwenden getrennte Systeme für verschiedene Abteilungen und Funktionen, z. B. HR-, CRM- und ERP-Systeme und sogar Tabellenkalkulationen. Die Daten aus all diesen unterschiedlichen Quellen müssen irgendwie zusammengeführt werden, um Jahresabschlüsse zu erstellen, was in der Regel eine der kompliziertesten und zeitaufwändigsten Aufgaben für Finanzteams am Jahresende ist. Lösungen wie konsolidierungsspezifische Software können Daten aus verschiedenen Systemen abgleichen und so den Bedarf an manuellen Prozessen eliminieren oder reduzieren. Ihre Kosten sind jedoch für kleinere Unternehmen in der Regel unerschwinglich, und ihr Nutzen für die Investition ist minimal, da sie nur für Abschlüsse verwendet werden.

Tom Hood, CPA, CITP, CGMA, Chief Executive Officer, Maryland Association of CPAs, Inc. sieht den Wert der Daten. Wenn er auf das Jahr 2020 zurückblickt, denkt er, dass er die Nutzung von Datenanalysen in Bereichen wie "Kundenabwanderung, Anteil der Brieftasche und Top-Umsätze nach Geschäftsbereichen" hätte "beschleunigen können" All diese Daten können äußerst wertvoll sein, aber sie können sich oft überwältigend anfühlen, wenn sie alle zusammengenommen werden.

Aus diesem Grund sieht L. Gary Boomer, CPA.CITP, CGMA, Visionär und Stratege, Boomer Consulting, Inc. einen wichtigen Ratschlag, wenn er auf das Jahr 2021 vorausblickt. "Standardisieren und automatisieren Sie Ihre Prozesse", schlägt er vor. "Es gibt Apps, die Sie dabei unterstützen können, aber es erfordert eine forschende Denkweise und die Bereitschaft zur Veränderung. Diejenigen, die schneller als die Konkurrenz lernen und sich verändern, werden die Gewinner sein. Upskill and automate!"

CPM-Software bietet eine effizientere und kostengünstigere Lösung. Durch die Möglichkeit, den Prozess des Abrufens und Kombinierens von Daten aus mehreren Systemen zu automatisieren und sie für die Eliminierung zwischen Unternehmen, Anpassungen und Währungsumrechnungen abzustimmen, beschleunigen CPMs die Finanzkonsolidierung für Abschlüsse. So bleibt den Finanzteams mehr Zeit für die Jahresendanalyse und andere wichtige Aufgaben. Außerdem sind die meisten Versionen als umfassende Lösungen für die Budgetierung, Planung und Berichterstattung konzipiert, so dass sie das ganze Jahr über ein nützliches, zeitsparendes Werkzeug sind.

Bessere Planung für einfachere Abschlüsse

Wie alle Rituale am Jahresende bieten auch die Jahresabschlüsse die Gelegenheit, Prozesse und Ergebnisse neu zu bewerten und zu prüfen, wo sie verfeinert und verbessert werden können. Darüber hinaus können sie Einblicke in die finanzielle Gesamtsituation des Unternehmens geben und zeigen, wo Verbesserungen erforderlich sind. Wenn die Zeit, die für den Jahresabschluss Ihres Unternehmens benötigt wird, nicht optimal ist, sollten Sie die folgenden Schritte in Betracht ziehen:

• Beziehen Sie interne und externe Prüfer frühzeitig in den Prozess ein. Die Einbindung von Prüfungsausschüssen zu Beginn des Jahresabschlusses kann neue Einblicke in Ihren Prozess geben, potenzielle Probleme aufzeigen, die Sie möglicherweise übersehen haben, und zu Feedback führen, um die Abschlüsse effizienter zu gestalten.
• Integrieren Sie Instrumente und Prozesse für eine bessere finanzielle Transparenz und Kontrolle. Die Verbesserung von Finanzmanagementsystemen hilft Ihrem Unternehmen, seine Fähigkeit zu bewerten, Risiken zu erkennen und darauf zu reagieren. Wenn Sie über ein effektives System verfügen, müssen Sie außerdem nur kleine Stichproben von Daten zu Testzwecken analysieren, anstatt große Mengen an Informationen zu sammeln - eine weitere Effizienz, die den Abschluss optimieren kann.
• Entwicklung eines robusteren Berichtssystems. Die Entwicklung von Prozessen für die Erstellung von Finanzberichten im Laufe des Jahres unterstützt effiziente Finanzvorgänge und den Jahresabschluss, da die Abteilungen das ganze Jahr über einen besseren Einblick in ihre Ausgaben und Budgets erhalten. Auf diese Weise können die Abteilungen bei Bedarf Zuweisungen und Prioritäten anpassen und das Finanzmanagement insgesamt verbessern.
• Integrieren Sie einen Projektmanagementplan. Legen Sie Zeitpläne, Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten fest, um die vielfältigen Aufgaben im Zusammenhang mit der Jahresendberichterstattung zu bewältigen und die Verantwortlichkeit der Teammitglieder sicherzustellen.

Die Umsetzung dieser Schritte kann dazu beitragen, die Finanzvorgänge zu organisieren und zu rationalisieren, um Daten und Berichte in Ordnung zu bringen, so dass die Jahresabschlüsse schneller fertiggestellt werden können.

Profitieren Sie mehr von Ihren Jahresabschlüssen

Manuelle Prozesse und unausgereifte Softwarelösungen reichen nicht mehr aus, um den Umfang der Finanzdaten, die selbst kleine Unternehmen bei Jahresabschlüssen verwalten müssen, effizient zu bewältigen. Die Automatisierungs- und KI-Funktionen eines CPM können Daten konsolidieren und Anomalien schneller und präziser erkennen als andere Systeme, so dass Finanzfachleute mehr Zeit für Analysen und Innovationen haben.

Durch die Entlastung der Teammitglieder können sich Unternehmen auch für vierteljährliche Abschlüsse entscheiden, was die Dauer und den Aufwand von Jahresabschlüssen weiter reduziert und fortlaufende Erkenntnisse liefert, die zu zusätzlichen Effizienzsteigerungen und Optimierungen führen können.

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