Überbrückung der Lücken: 5 Wege zur Verbesserung der Zusammenarbeit bei der Erstellung leistungsfähiger Pläne

budgetingBridgethe gaps that hinder Collaboration

Finanzabteilungen wissen, wie wichtig es ist, dass die Planung ein gemeinschaftlicher Prozess ist. Denn um die besten Pläne zu erstellen, müssen zeitnahe, genaue und vollständige Daten aus allen Abteilungen, Bereichen, Geschäftseinheiten und/oder Standorten zusammengeführt werden.

Wenn es jedoch an der Zeit ist, Budgets oder Prognosen zu erstellen, stoßen die Anfragen der Finanzabteilung nach Einblicken und Daten aus anderen Unternehmensbereichen auf Zögern, Verzögerungen oder Schweigen.

Während Führungskräfte der Finanzabteilung auf der ganzen Welt Techniken zur Prozessautomatisierung implementieren, um diese Herausforderung zu bewältigen, haben sie mir die fünf Hauptgründe genannt, warum die Beteiligung und Zusammenarbeit in den Planungsprozessen geringer ist, als sie sein müsste, um hervorragende Planungsergebnisse zu gewährleisten.

Grund Nr. 1 - Eine Wissenslücke. Jeden Tag wird es für Fachleute komplizierter, Unternehmensdaten zu sammeln, zu sichten und sinnvoll zu nutzen. Die Einführung eines neuen Produkts, einer neuen Abteilung, eines neuen Mitarbeiters, eines neuen Gesetzes oder eines neuen Prozesses bringt ein ganzes Lager an damit verbundenen finanziellen und nicht-finanziellen Daten mit sich. Dieser Tsunami von Daten macht es für Fachleute in allen Bereichen eines Unternehmens immer schwieriger zu wissen, welche Informationen im Rahmen von Budgetierungs-, Prognose- und Planungsprozessen bereitgestellt werden sollten.

Die Lösung: Da Finanzdaten das Herzstück jeder erfolgreichen Organisation sind, muss jede Unternehmensleitung Ressourcen bereitstellen, um ihre Finanzfachleute bei der Bewältigung der wachsenden Datenmenge zu unterstützen. Das bedeutet, dass sie dafür sorgen müssen, dass die Werkzeuge und Schulungen vorhanden sind, die es ihnen ermöglichen, die Daten problemlos zu erfassen, sie auszuwerten und praktische und umsetzbare Empfehlungen zu entwickeln.

Grund Nr. 2 - Eine Prozesslücke. In allen Bereichen wachsender und ehrgeiziger Unternehmen stellt sich die Frage, wie sie ihre finanziellen und nichtfinanziellen Daten am besten gemeinsam nutzen können. Was wird weitergegeben? Und wann? Wie bleiben die Daten sicher, wenn sie weitergegeben werden? Den Abteilungsleitern sind ihre Daten wichtig. Wenn die Prozesse für die gemeinsame Nutzung von Daten fragwürdig oder umständlich sind, werden die Häufigkeit und die Art der Zusammenarbeit natürlich drastisch reduziert.

Die Lösung: Die Leiter der Finanzabteilungen müssen die Führung übernehmen und über den Tellerrand ihres Unternehmens hinausblicken, indem sie sich mit Branchenkollegen austauschen, um Wege zur Verbesserung der Arbeitsabläufe und der Datenautomatisierung zu finden. Durch die Einführung und Förderung solcher Initiativen erhöht die Finanzabteilung das Vertrauen in die Zusammenarbeit und die Planungsprozesse gleichermaßen.

Grund Nr. 3 - Eine Kulturlücke. Seien wir ehrlich: Die Fixierung auf eine Reihe von Zahlen - unabhängig davon, wie viel Zeit und Mühe in ihre Erstellung investiert wurde - ist immer etwas beängstigend. Was, wenn die Zahlen unvollständig oder ungenau sind? Die Realität ist, dass sich die Welt so schnell verändert, dass einige der Zahlen unweigerlich eine begrenzte Haltbarkeit haben werden. Die Abteilungsleiter stellen zwar so viel Kontext wie möglich zur Verfügung, sind sich aber auch bewusst, dass sie für die von ihnen vorgelegten Zahlen verantwortlich gemacht werden. Dies führt zu einer Zurückhaltung bei der Übermittlung oder Erstellung von Zahlen, wenn es wenig Akzeptanz dafür gibt, wie die sich verändernde Natur des Geschäfts die Gültigkeit der Zahlen beeinflussen wird.

Die Lösung: Sie können Ihre Kultur so anpassen, dass Ihre Abteilungen ermutigt werden, ihre Daten/Pläne vorzulegen, indem Sie einige dieser kritischen Fragen stellen: "Verstehen wir, warum einige unserer KPIs dramatisch schwanken?" "Inwieweit erkennen wir die Schwankungen bei den Zahlen/Empfehlungen unserer Abteilungsleiter an oder bestrafen wir sie?", "Halten wir an den Zahlen fest, ohne den Kontext zu berücksichtigen, in dem sie erstellt wurden?" und "Statten wir die Finanzabteilung mit den Instrumenten aus, die ihnen helfen, die Zahlen besser zu verstehen?"

Grund Nr. 4 - Eine Wertelücke. Verstehen Ihre Abteilungsleiter wirklich die Beziehung zwischen den Zahlen, die sie der Finanzabteilung liefern, und der Umsetzung dieser Informationen in umsetzbare Empfehlungen? In schnelllebigen, wachstumsorientierten Unternehmen muss diese "Brücke" gebaut und ständig verstärkt werden.

Die Lösung: Die Finanzabteilung muss sich Zeit nehmen, um mit allen Abteilungsleitern zusammenzuarbeiten und ihnen zu erklären, wie sich ihre Zahlen auf ihre eigenen Bereiche und auf die finanzielle/strategische Gesamtlage des Unternehmens auswirken. Gleichzeitig muss die Unternehmensleitung die Zusammenarbeit vorleben, damit alle Abteilungen erkennen, dass dies eine wichtige Verhaltensweise ist.

Grund Nr. 5: - Eine politische Lücke. Da die Ergebnisse von Budgetierung, Prognosen und Planung dazu führen, dass ein Unternehmen seine Ressourcen auf einige Abteilungen und/oder Initiativen gegenüber anderen konzentriert, werden die Prioritäten und Projekte einiger Mitarbeiter verschoben oder gestrichen. Wenn dies geschieht, fühlen sich die Menschen enttäuscht - was sie veranlasst, den Entscheidungsprozess und die Daten, auf denen er beruht, in Frage zu stellen. Insbesondere diejenigen, die der Meinung sind, dass Entscheidungen eher "persönlich" sind und nicht auf geschäftlichen Kriterien beruhen, werden weit weniger bereit sein, bei der Planung mitzuarbeiten.

Die Lösung: Zwar kann jeder Planungsprozess verbessert werden, aber durch die Einführung von Instrumenten und Prozessen, die die Mitarbeiter aktiv in den Planungsprozess einbeziehen, können Sie die als politische Voreingenommenheit empfundene Tendenz drastisch reduzieren. Indem Sie deutlich machen, wie die Zahlen einer Abteilung ihre Projekte (und die Gesamtpläne des Unternehmens) beeinflussen, erhöhen Sie die Bereitschaft zur Zusammenarbeit.

Lösungen für das Corporate Performance Management (CPM) - wie Prophix - helfen Ihnen, die Lücken zu schließen, die die Zusammenarbeit behindern. Das liegt daran, dass CPM-Software Workflow-Prozesse nachverfolgt, Benachrichtigungen automatisiert und effiziente Aufgabenfreigaben ermöglicht. Durch den Aufbau einer soliden Grundlage für die Zusammenarbeit während des gesamten Planungsprozesses erzielen Sie bessere Budgets, bessere Pläne und letztendlich bessere Ergebnisse.