5 Wege zur Verbesserung Ihres Budgetprozesses

Als Finanzfachmann wissen Sie, dass die besten Budgets auf Daten aus allen Abteilungen und Tochtergesellschaften des Unternehmens beruhen. Zusammenarbeit und Einblick sind zwei der wichtigsten Faktoren im Budgetprozess. Für Sie ist das wahrscheinlich ein alter Hut. Leider sind sich Mitarbeiter aus anderen Abteilungen als der Finanzabteilung dessen möglicherweise nicht bewusst. Abteilungsleiter sind sich nicht im Klaren darüber, warum sie an einem arbeitsreichen Tag wertvolle Zeit für die Übermittlung von Daten aufwenden müssen. Das Ergebnis ist, dass die Finanzabteilung mit Verzögerungen, Zögern oder Schweigen, fehlenden Daten und einem unzuverlässigen Budget konfrontiert wird. In diesem Artikel gehen wir auf die 5 Hindernisse ein, die einer guten Zusammenarbeit im Budgetprozess im Wege stehen - und geben Ihnen eine Lösung für jedes dieser Hindernisse.

Hindernis 1: Der Daten-Tsunami

Jeden Tag wächst die Menge der Daten. Jede Produkteinführung, jeder Mitarbeiter, jedes Gesetz oder jeder Prozess erzeugt einen eigenen Datenberg. Dieser Daten-Tsunami erschwert es der Finanzabteilung, die Daten des Unternehmens zu sammeln, zu überprüfen und zu verstehen. Gleichzeitig ist es für die Mitarbeiter aus allen Bereichen des Unternehmens schwierig herauszufinden, welche Informationen sie in den Budget-, Prognose- und Planungsprozess einbringen sollen. Die Lösung: Unterstützung und Schulung der Finanzfunktion Da Finanzdaten das Herzstück eines jeden erfolgreichen Unternehmens sind, sollte die Unternehmensleitung Ressourcen bereitstellen, um die Finanzfunktion bei der Bewältigung der wachsenden Datenmenge zu unterstützen. Das bedeutet, dass Instrumente und Schulungen zur Verfügung stehen müssen, die der Finanzabteilung helfen, Daten zu sammeln und Vorschläge für Maßnahmen zu entwickeln.

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Hindernis 2: Ungewissheit über den Umgang mit Daten

In ehrgeizigen Unternehmen stellen Manager Fragen wie "Wann sollen die Daten weitergegeben werden - und wie?" oder "Wie können wir die Vertraulichkeit sicherstellen?" Es ist nur natürlich, dass alle Beteiligten wissen wollen, wie sie finanzielles und nicht-finanzielles Wissen gemeinsam nutzen können. Wenn dieser Prozess unklar oder umständlich ist, verlangsamt sich die Zusammenarbeit. Die Lösung: Wissensaustausch mit Gleichgesinnten CFOs müssen über den Tellerrand ihres Unternehmens hinausblicken und mit Gleichgesinnten (d. h. CFOs in ähnlichen Situationen) sprechen, um Wege zur Verbesserung der Arbeitsmethoden und der Datenautomatisierung zu finden. Durch die Einführung und Beherrschung solcher Initiativen schafft die Finanzfunktion Vertrauen für alle Beteiligten und für den Haushaltsprozess selbst.

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Hindernis 3: Ständige Änderungen machen Daten nur für einen kurzen Zeitraum relevant

Seien wir ehrlich: Für ein Zahlenwerk verantwortlich zu sein, ist immer ein wenig beängstigend. Ganz gleich, wie viel Mühe und Zeit man in die Erstellung dieser Zahlen investiert, oft bleibt eine kleine Stimme in Ihrem Kopf, die sich fragt, ob die Zahlen unvollständig oder ungenau sind. Die Realität ist, dass sich die Welt so schnell verändert, dass es unvermeidlich ist, dass einige der Zahlen nur für einen kurzen Zeitraum relevant sein werden. Aus diesem Grund können Manager zögern, Daten zu übermitteln und zu generieren, wenn das Unternehmen als Ganzes die Tatsache nicht akzeptiert hat, dass sich ständig ändernde Parameter auf die Gültigkeit der Daten auswirken. Lösung: Ermutigend und konstruktiv sein Sie können die Unternehmenskultur anpassen, indem Sie die Abteilungen ermutigen, Daten zu liefern. Sie tun dies, indem Sie konstruktive Fragen wie die folgenden stellen:

• "Verstehen wir, warum einige unserer KPIs schwanken?"
• "Inwieweit akzeptieren oder bestrafen wir die Schwankungen bei den Zahlen, die wir von den Managern erhalten?"
• "Stellen wir der Finanzabteilung die notwendigen Instrumente zur Verfügung, um die Zahlen besser zu verstehen?"

Hindernis 4: Verstehen sie, wie die Daten in Maßnahmen umgesetzt werden?

Verstehen Ihre Abteilungsleiter wirklich die Beziehung zwischen den von ihnen übermittelten Daten und der Art und Weise, wie diese Daten anschließend Maßnahmen in Gang setzen? Wenn dieser Prozess unklar ist, sinkt die Motivation, Daten zu übermitteln, und damit auch die folgende Verantwortung. Lösung: Setzen Sie sich hin und erklären Sie den Prozess Die Finanzabteilung muss sich Zeit nehmen, um sich mit den Abteilungsleitern zusammenzusetzen und ihnen zu erklären, wie sich die von ihnen übermittelten Daten auf die finanzielle und strategische Gesamtlage des Unternehmens auswirken. Dies muss von der Geschäftsleitung unterstützt werden, damit alle Abteilungen wissen, wie wichtig dieser Prozess ist und warum die Zusammenarbeit so gut wie möglich sein sollte.

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Hindernis 5: Büropolitik und Annahmen

Mit Budgets, Prognosen und Planungen können Unternehmen entscheiden, welche Abteilungen und Initiativen zusätzliche Mittel benötigen oder geschlossen werden müssen. Manche Mitarbeiter sind enttäuscht, wenn ihr Projekt weniger Mittel erhält, was wiederum dazu führen kann, dass sie den Entscheidungsprozess und die Daten, auf denen die Entscheidung beruht, in Frage stellen. Besonders diejenigen, die der Meinung sind, dass Entscheidungen nach persönlichen Gesichtspunkten und nicht nach geschäftlichen Gesichtspunkten getroffen werden, werden unkooperativ sein. Die Lösung: Mehr Transparenz Alle Planungsprozesse können verbessert werden. Sie können die Zahl der als politisch subjektiv empfundenen Entscheidungen verringern, indem Sie die Mitarbeiter aktiv in den Planungsprozess einbeziehen. Indem Sie beleuchten, wie sich die Zahlen einer Abteilung auf Projekte (und die Gesamtpläne des Unternehmens) auswirken, stärken Sie den Willen zum Unternehmen.

Abschließende Anmerkungen

Wenn ein Unternehmen eine solide Grundlage für die Zusammenarbeit während des gesamten Budgetprozesses schafft, erzielen Sie bessere Budgets, eine bessere Planung und - im besten Fall - bessere Ergebnisse. Alle Unternehmen sind unterschiedlich, aber wir hoffen, dass diese Tipps nützlich waren.