9 Gründe, warum Ihr Monatsabschluss schwierig ist

Den Monatsabschluss zu meistern, kann sich wie ein unmögliches Ziel anfühlen, muss es aber nicht sein. In diesem Blog befassen wir uns mit den häufigsten Herausforderungen, die den Prozess erschweren, und stellen Ihnen Best Practices für den Monatsabschluss vor, mit denen Sie diese überwinden können.

Von Standardisierungsproblemen bis hin zu Fragen der Datensicherheit erfahren Sie mehr über praktische Lösungen, die Ihren Abschluss vereinfachen und die Zusammenarbeit verbessern. Sind Sie bereit, Ihren Monatsabschluss zu optimieren?

Warum dauert der Monatsabschluss so lange?

Stunden, wenn nicht gar Tage oder Wochen mit der Erfassung von Daten, dem Abgleich von Transaktionen und der Erstellung von Berichten zu verbringen, ist nicht die Art und Weise, wie die meisten Finanzleiter ihr Monatsende definieren wollen. Dennoch ist der Monatsabschluss nach wie vor einer der schwierigsten Finanzprozesse - 25 % der Unternehmen benötigen 10 oder mehr Tage für den Abschluss ihrer Bücher. Warum also dauert der Monatsabschluss so lange, und was können Sie dagegen tun?

Sehen wir uns den idealen Zeitplan für den Monatsabschluss an, einschließlich bewährter Verfahren und Herausforderungen, und schließlich, wie Sie Ihre Prozesse rationalisieren können.

Wie lange sollte der Monatsabschluss dauern?

Im Allgemeinen sollte Ihr Monatsabschluss zwischen 5 und 10 Tagen dauern. Wie lange Ihr Abschluss dauert, hängt jedoch von vielen Faktoren ab, z. B:

• Die Größe Ihres Unternehmens: Größere Unternehmen haben oft komplexere Finanzdaten und -prozesse, was den Zeitrahmen für den Abschluss verlängern kann.
• Die Qualität und Organisation Ihrer Daten: Qualitativ hochwertige, gut organisierte Daten können den Abschlussprozess erheblich beschleunigen, da weniger Zeit für Korrekturen und Abstimmungen aufgewendet werden muss.
• Ihre Branche: Bestimmte Branchen, wie z. B. Finanzdienstleistungen oder das verarbeitende Gewerbe, haben möglicherweise kompliziertere Berichtsanforderungen, die zusätzliche Zeit erfordern.
• Das Volumen der Transaktionen in einem bestimmten Monat: Ein höheres Transaktionsvolumen erfordert in der Regel mehr Zeit für die Validierung und den Abgleich.
• Ihre Buchhaltungssysteme: Fortschrittliche, integrierte Buchhaltungssysteme können Prozesse rationalisieren und die Abschlusszeit verkürzen.
• Die Anzahl der am Prozess beteiligten Akteure und Investoren: Mehr Beteiligte bedeuten mehr Überprüfungen und Genehmigungen, was den Zeitrahmen für den Abschluss verlängert.
  

Wenn Sie diese Variablen kennen, können Sie einen angemessenen Zeitrahmen für Ihren Monatsabschluss besser einschätzen und Strategien zur Optimierung der Effizienz umsetzen.

Die 9 wichtigsten Gründe, warum der Monatsabschluss schwierig ist

Der Monatsabschluss kann aus vielen Gründen zeitaufwändig sein, aber bewährte Techniken können ihn von einem chaotischen Durcheinander in einen ruhigen Prozess verwandeln. Sehen wir uns neun Gründe an, warum Ihr Finanzabschluss schwierig ist, und wie Sie Best Practices für den Monatsabschluss einführen können, um ihn zu vereinfachen.H2:

1. Mangelnde Standardisierung → Prozesse automatisieren

Herausforderung Monatsabschluss
Eine der häufigsten Herausforderungen beim Monatsabschluss ist die mangelnde Standardisierung von Daten, Prozessen und Berichten. Für Mitarbeiter, die nicht im Finanzbereich tätig sind, kann es schwierig sein, zu verstehen, was sie wie beitragen müssen. Für Finanzleiter kann es zeitraubend sein, Daten zu sortieren, die nicht korrekt formatiert sind oder bei denen Schlüsselwerte fehlen. Dieser Mangel an Standardisierung kann zu erhöhten Fehlerquoten, längeren Abstimmungszeiten und Ineffizienzen führen, die den gesamten Abschlussprozess verzögern.

Bewährte Verfahren für den Monatsabschluss
Der Einsatz von Technologien, wie z. B. einer Finanzleistungsplattform, kann dazu beitragen, Ihre Monatsabschlussprozesse zu standardisieren, indem automatische Arbeitsabläufe eingerichtet, Dateneingabevorlagen erstellt und Berichte automatisch verteilt werden. Diese Tools gewährleisten Konsistenz bei allen Übermittlungen, reduzieren Fehler und beschleunigen den Abstimmungsprozess.

2. Unstimmigkeiten in den Daten → Erstellung einer einzigen Version der Wahrheit

Herausforderung des Monatsabschlusses
Größere Unternehmen müssen für den Monatsabschluss wesentlich mehr Daten erfassen als kleinere Unternehmen. Und oft stammen diese Daten aus vielen verschiedenen Quellen, z. B. aus Ihrem ERP-System, aus Tabellenkalkulationen, CRM und Rechnungen. Infolgedessen muss Ihr Finanzteam fehlende Zahlen ausfindig machen, übermittelte Daten doppelt überprüfen und sich mit anderen Abteilungen in Verbindung setzen. Datendiskrepanzen können die Genauigkeit der Finanzberichterstattung und die Entscheidungsfindung erheblich beeinträchtigen, da die Lösung dieser Probleme oft eine umfangreiche Hin- und Her-Kommunikation erfordert, was den Abschlussprozess weiter verzögert.

Bewährte Verfahren für den Monatsabschluss
Die Einführung einer einzigen Version der Wahrheit mit Hilfe von Finanztechnologie kann sicherstellen, dass alle Beteiligten mit demselben Datensatz arbeiten und Fehler durch manuelle Dateneingabe und -zusammenstellung vermieden werden. Durch die Konsolidierung von Daten in einer einheitlichen Plattform können Sie Diskrepanzen minimieren und den Abschlussprozess rationalisieren.

3. Schlechte Kommunikation → Abgestimmte Teams

Herausforderung beim Monatsabschluss
Die Suche nach anderen Abteilungen und nach den erforderlichen Daten kann Ihren Monatsabschluss erheblich verzögern. Schlechte Kommunikation kann auch zu Verzögerungen, Ungenauigkeiten und erhöhter Frustration unter den Teammitgliedern führen. Wenn zum Beispiel eine Abteilung die Datenanforderungen falsch versteht oder nicht umgehend auf die Anfragen des Finanzteams reagiert, kann dies zu fehlenden oder falschen Datenübermittlungen führen. Diese Fehleinschätzung verlängert nicht nur den Abschlussprozess, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die weitere Korrekturen erfordern.

Bewährte Praktiken für den Monatsabschluss
Ein Treffen aller Beteiligten vor dem Abschluss kann dazu beitragen, Erwartungen und Verantwortlichkeiten festzulegen und Probleme zu besprechen, die beim letzten Abschluss aufgetreten sind. Es ist auch eine gute Idee, ein Treffen nach dem Abschluss für alle Beteiligten zu organisieren, um die Ergebnisse zu besprechen und zu sehen, wie Sie Ihre monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Ziele erreichen. Darüber hinaus kann die Implementierung einer zentralen Kommunikationsplattform den Informationsaustausch rationalisieren und sicherstellen, dass alle Beteiligten während des gesamten Prozesses auf dem gleichen Stand bleiben.

4. Verzögerungen aufgrund von Anpassungen → Automatisierte Kontenabstimmungen

Herausforderung beim Monatsabschluss
Die Überprüfung von Daten für den Monatsabschluss ist ein zeitkritischer Prozess, der davon abhängt, dass die erforderlichen Daten sofort verfügbar sind. Wenn es jedoch zu Verzögerungen bei der Erfassung, Validierung oder Anpassung der Daten kommt, kann sich der Zeitplan für den Monatsabschluss erheblich verlängern. Verzögerungen entstehen oft durch die Notwendigkeit, Fehler zu korrigieren, Schätzungen zu aktualisieren oder Genehmigungen abzuwarten, wodurch sich das Abschlussdatum nach hinten verschiebt.

Bewährte Verfahren für den Monatsabschluss
Mithilfe von Finanztechnologie, z. B. einer Financial Performance Platform, können Sie den Prozess der Kontenabstimmung mit Abstimmungsvorlagen, transparenten Kontrollen, zuverlässiger Nachverfolgung, integrierter Unterstützung von Abbrüchen und einer einheitlichen Analyse der Abschlussleistung automatisieren. Die Automatisierung dieser Aufgaben verringert die Gefahr von Verzögerungen und trägt dazu bei, einen pünktlichen und genauen Abschluss zu gewährleisten.

5. Manuelle Dateneingabe → Rationalisierte Datenerfassung

Herausforderung Monatsabschluss
Die manuelle Dateneingabe stellt einen erheblichen Engpass im Monatsabschlussprozess dar. Finanzteams verbringen oft Stunden mit der Eingabe und Überprüfung von Daten, was nicht nur das Fehlerrisiko erhöht, sondern auch wertvolle Zeit verschlingt, die für strategischere Aufgaben verwendet werden könnte. Darüber hinaus können manuelle Prozesse zu Ungereimtheiten und Diskrepanzen führen, die weitere Untersuchungen und Korrekturen erfordern.

Bewährte Verfahren für den Monatsabschluss
Die Implementierung von Technologien, die die Datenerfassung rationalisieren, kann den Bedarf an manueller Dateneingabe drastisch reduzieren. Der Einsatz von Tools wie Datenintegration oder automatische Datenerfassungslösungen können sicherstellen, dass Daten aus verschiedenen Quellen automatisch erfasst, validiert und in Ihre Finanzsysteme hochgeladen werden, was Zeit spart und Fehler reduziert.

6. Inkonsistente Berichterstattung → Standardisierte Berichtsvorlagen

Herausforderung beim Monatsabschluß
Uneinheitliche Berichtsformate in den verschiedenen Abteilungen können den Monatsabschlussprozess erschweren. Wenn verschiedene Teams Berichte in unterschiedlichen Formaten einreichen, wird es schwierig, die Daten effizient zu konsolidieren. Diese Inkonsistenz kann zu Missverständnissen, Fehlern und Verzögerungen führen, wenn die Finanzteams daran arbeiten, die unterschiedlichen Berichte in ein einheitliches Format zu bringen.

Best Practice für den Monatsabschluss
Die Standardisierung von Berichtsvorlagen kann dieses Problem lindern. Durch den Einsatz einer Finanzleistungsplattform, die anpassbare Berichtsvorlagen bietet, können Unternehmen sicherstellen, dass alle Abteilungen ihre Berichte in einem einheitlichen Format einreichen. Diese Standardisierung vereinfacht die Datenkonsolidierung, verbessert die Genauigkeit und beschleunigt den Monatsabschluss.

7. Fehlende Echtzeitdaten → Verbesserte Echtzeit-Analysen

Herausforderung beim Monatsabschluss
Das Fehlen von Echtzeitdaten kann den Monatsabschlussprozess behindern. Finanzteams verlassen sich oft auf veraltete oder unvollständige Daten, was zu ungenauen Abschlüssen und verzögerten Entscheidungen führt. Diese Verzögerung kann Unternehmen daran hindern, zeitnah auf finanzielle Trends oder Probleme zu reagieren, die während des Abschlusszeitraums auftreten.

Best Practice für den Monatsabschluss
Der Einsatz von Finanztechnologie, die Echtzeit-Datenanalysen bietet, kann den Monatsabschlussprozess verändern. Eine Finanzleistungsplattform, die Echtzeit-Datenfeeds aus verschiedenen Quellen integriert, ermöglicht den Finanzteams den kontinuierlichen Zugriff auf aktuelle Informationen. Diese Echtzeittransparenz ermöglicht eine genauere Finanzberichterstattung und schnellere Reaktionen auf Unstimmigkeiten oder Anomalien.

8. Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit → Verbesserter Datenschutz

Herausforderung Monatsabschluß
Die Gewährleistung der Datensicherheit kann während des Monatsabschlusses eine große Herausforderung darstellen. Da sensible Finanzdaten über verschiedene Abteilungen und externe Systeme hinweg ausgetauscht werden, besteht ein erhöhtes Risiko von Datenverletzungen oder unbefugtem Zugriff. Diese Bedenken werden noch verstärkt, wenn veraltete oder unsichere Methoden für die Datenübertragung und -speicherung verwendet werden, was zu Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften und potenziellen finanziellen Verlusten führen kann.

Bewährte Verfahren für den Monatsabschluss
Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen, indem Sie Finanztechnologie mit fortschrittlichen Datenschutzfunktionen nutzen. Eine Finanzplattform kann Verschlüsselung, sichere Datenübertragungsprotokolle und Zugriffskontrollen zum Schutz sensibler Daten bieten. Regelmäßige Sicherheitsprüfungen und Mitarbeiterschulungen zu bewährten Verfahren für die Datensicherheit können Ihre Finanzdaten zusätzlich schützen, die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten und das Risiko von Datenschutzverletzungen verringern.

9. Sich ändernde gesetzliche Anforderungen → Automatisierung der Einhaltung von Vorschriften

Herausforderung des Monatsabschlusses
Der Umgang mit den sich ständig ändernden gesetzlichen Vorschriften kann eine große Hürde beim Monatsabschluss darstellen. Mit neuen Vorschriften Schritt zu halten und sicherzustellen, dass die Finanzberichte den Anforderungen entsprechen, kann zeitaufwändig und komplex sein. Dieser ständige Bedarf an Aktualisierungen und Anpassungen kann den Abschlussprozess verzögern und das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften erhöhen.

Bewährte Verfahren für den Monatsabschluss
Die Implementierung von Automatisierungstools für die Einhaltung von Vorschriften innerhalb Ihrer Finanzleistungsplattform kann dazu beitragen, dass Sie Änderungen der Vorschriften nahtlos verwalten und anpassen können. Diese Tools aktualisieren automatisch die Compliance-Protokolle, generieren die erforderlichen Berichte und stellen sicher, dass alle Daten den aktuellen Vorschriften entsprechen, wodurch sich der Zeit- und Arbeitsaufwand für manuelle Compliance-Prüfungen verringert.

Wie man den Monatsabschluss rationalisiert

Ein bewährtes Verfahren für den Monatsabschluss ist der Einsatz von Finanztechnologie, z. B. einer Finanzleistungsplattform, um die Datenerfassung zu beschleunigen und Ihre Abschlussprozesse zu optimieren.

Hier kommt Prophix One™, eine Plattform für finanzielle Leistung, ins Spiel!

Prophix One kann Ihre Hauptbuch-, Bilanz- und Summenbilanztransaktionen in Ihren Kontenabstimmungsprozess integrieren und so die Datenerfassung und -analyse beschleunigen. Ein weiterer Vorteil von Prophix One ist die Möglichkeit, von einer Bilanz auf die Details Ihrer Kontenabstimmung zuzugreifen, so dass Sie Ihre Ergebnisse prüfen und verstehen können, woher Ihre Zahlen stammen und woraus sie sich zusammensetzen.

Workflows können Ihren Monatsabschluss rationalisieren, indem sie die Prozesse vom Abschluss bis hin zur Berichterstattung und Planung standardisieren und Ihnen zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den Stand der Dinge geben.

Sie können auch Anhänge und Dateien zu jeder Kontenabstimmungsunterstützungsposition oder -anpassungsebene hinzufügen, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Importieren Sie Konten aus einer flachen Datei oder über die Datenintegration, um einen besseren Überblick über Ihre Kontensalden zu erhalten.

Und mit dem integrierten Audit-Protokoll können Sie jede einzelne Änderung im System verfolgen. Darüber hinaus bietet Prophix One Ihnen die Möglichkeit, Ihren gesamten Abschluss nach Unternehmen in Excel zu exportieren, damit Ihre Prüfer ihn einsehen können. Wenn Sie den Bericht über Ihre Kontensalden öffnen, erhalten Sie einen Überblick über Ihre Kontensalden, alle GL-Salden, die Summen der unterstützenden Posten, die Berichtigungsposten, die Differenzen, die Status und die Workflow-Zeitstempel, um zu sehen, wo Sie sich im Prozess befinden.

Ein weiteres bewährtes Verfahren zum Monatsende besteht darin, das hohe Sicherheitsniveau von Prophix One zu nutzen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen nur auf die Daten zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Wir haben außerdem eine umfassende Checkliste für den Monatsabschluss zusammengestellt, die Sie bei allen Schritten des Prozesses unterstützt, von der Datenerfassung bis hin zu Audits.

Schlussfolgerung: Beschleunigen Sie Ihren Monatsabschluss mit Prophix One™

Die Implementierung effektiver Best Practices für den Monatsabschluss kann Ihren Monatsabschlussprozess von einer stressigen Aufgabe in einen rationalisierten Vorgang verwandeln.

Indem Sie gängige Probleme wie Datendiskrepanzen, schlechte Kommunikation und Sicherheitsbedenken angehen, können Sie die Genauigkeit, Effizienz und Zusammenarbeit verbessern.

Sind Sie bereit, die Plattform zu erkunden, die Sie benötigen, um Ihren Monatsabschluss zu beschleunigen? Lesen Sie den ultimativen Leitfaden für den Kauf von Finanzplattformen.