CPM-Softwareauswahl — Die drei Fehler, die du vermeiden solltest

Prophix Jun 20, 2016, 2:20:00 AM

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Eine geeignete CPM-Lösung zu finden, ist kein Hexenwerk.

Bei der Suche nach der richtigen CPM-Lösung steht viel auf dem Spiel; schlechte Entscheidungen können oft schwerwiegende Folgen haben. BARC-Analyst Dr. Christian Fuchs beschreibt die drei häufigsten Fehler und erklärt, wie sie vermieden werden können.

Zahlreiche Unternehmen nutzen Excel als Standardoption, um Reporting- und Planungsprozesse abzubilden – meist aus Bequemlichkeit ("wir haben es schon und es kostet nichts"). Aber am Ende kommen die meisten Menschen an einen Punkt, an dem der Excel-"Schmerz" zu viel wird und sie eine spezialisierte CPM-Lösung benötigen. Aber das Richtige auszuwählen ist leichter gesagt als getan.

In meiner Rolle als Analyst bei BARC habe ich in den letzten sieben Jahren Unternehmen bei der Auswahl von Business Intelligence- (BI) und CPM-Lösungen unterstützt. In dieser Zeit habe ich mit bemerkenswerter Häufigkeit dieselben Fehler bei Softwareauswahlprozessen gesehen. Das sind keine unbedeutenden Fehler, sondern schwerwiegende Fehler, die den Erfolg eines Projekts massiv gefährden können.

Um dir zu helfen, mit diesen Gefahren in deinem Projekt umzugehen, habe ich die meiner Meinung nach drei häufigsten Fehler zusammengefasst, mit einigen praktischen Tipps, um sie zu vermeiden.

Fehler #1: Unordentliche Anforderungsanalyse

Die Grundlage jedes Softwareauswahlprozesses ist eine solide Anforderungsanalyse. Erstaunlich viele Unternehmen scheitern jedoch bei diesem ersten Schritt. Zu den wiederkehrenden klassischen Fehlschlägen gehören:

• Die IT sucht nach einem „geeigneten“ Tool für Geschäftsabteilungen, ohne sie in die eigentliche Anforderungsanalyse einzubeziehen.
• Anforderungen werden nur in bestimmten Bereichen des Unternehmens erhoben, ohne Rücksprache mit allen relevanten Abteilungen.
• Zu kurzfristiges Denken: Ein Tool wird einfach ausgewählt, weil es die größten Probleme behebt, ohne die wahrscheinlichen zukünftigen Anforderungen zu berücksichtigen.

Wenn du dich in einer oder mehreren dieser Situationen wiederfindest, sollten die Alarmglocken läuten! Du riskierst, eine begrenzte Anforderungsanalyse durchzuführen.

Mein Tipp: Erstelle eine gründliche funktionale, technische und organisatorische Anforderungsanalyse in allen Geschäftsbereichen, von denen erwartet wird, dass sie mit der Software arbeiten. Das sollte sowohl die Geschäftsabteilungen als auch die IT einbeziehen, um Akzeptanzprobleme zu vermeiden, wenn das Tool in Betrieb genommen wird.

• Unbedingt notwendige und gewünschte Funktionen sowie der Nutzerkreis der Software sollten im Rahmen der funktionalen Anforderungsanalyseidentifiziert werden.
• Die technische Anforderungsanalyse befasst sich mit Datensicherheit, geforderter und erreichbarer Leistung, Plattformen und Betriebssystemen sowie Datenbanktechnologie.
• Die Anzahl der Benutzer, sowie die Unterstützung verschiedener Benutzertypen (power Benutzer, ad hoc Benutzer, end Benutzer) durch Tool-Funktionalität, basiert auf den organisatorischen Selektionskriterien.

Als Ergebnis der Anforderungsanalyse wird ein vollständiger Kriterienkatalog erstellt, anhand dessen die betrachteten Softwarelösungen bewertet und qualifiziert werden können. Da nicht alle Kriterien gleich wichtig sind, sollte jede einzelne Anforderung gewichtet werden. Bei der Vorauswahl („Shortlist“) sollten nur wichtige Kriterien angewendet werden, um den Markt auf der Grundlage einer kleinen Auswahl relevanter Bewertungspunkte effizient einzugrenzen. Andere, weniger wichtige Kriterien sollten später bei der detaillierten Bewertung der Auswahlliste von Produkten berücksichtigt werden.

Die Befolgung dieser Richtlinien wird dazu beitragen, eine solide Grundlage zu schaffen, auf der du später im Projekt eine geeignete CPM-Lösung auswählen kannst.

Fehler #2: Den Anbieter auswählen, nicht die Lösung

Sich von Anfang an nur auf „große“ und bekannte Softwareanbieter zu konzentrieren, ist ein Fehler, den viele Unternehmen machen, besonders in kleinen und mittleren Unternehmen. „Kleinere“ und spezialisierte Softwareanbieter haben oft sehr gute Lösungen und ein gründlicheres Verständnis der Anforderungen auf der Grundlage von Faktoren wie geografischer Lage, Branche und Unternehmensgröße.

Es ist verständlich, dass Unternehmen Bedenken haben könnten, sich für einen „kleineren“ Anbieter zu entscheiden. Wenn Entscheidungsträger beispielsweise die Sicherheit ihrer Investition in Betracht ziehen, halten sie es möglicherweise für wahrscheinlicher, dass ein kleinerer Anbieter übernommen wird oder insolvent wird. Die Größe und das Profil eines Anbieters sollten jedoch kein KO-Kriterium im Auswahlprozess sein. Denke daran, dass die Kontinuität eines Produkts nicht unbedingt garantiert werden kann, nur weil es von einem „großen“ Anbieter bereitgestellt wird. Außerdem korrelieren die Größe eines Anbieters und die Qualität seines Produkts nicht immer miteinander.

Bei deiner Auswahlentscheidung solltest du hauptsächlich Folgendes berücksichtigen:

Größer ist nicht unbedingt besser — angeblich „große“ Anbieter sind ihren „kleineren“ Konkurrenten nicht unweigerlich in jeder Hinsicht überlegen. Die reine Größe oder Bekanntheit eines Anbieters ist kein gültiges Entscheidungskriterium.

Trägt das Gesamtpaket aus technischem und funktionalem Support, das auf den Anforderungen deiner Organisation basiert, zu einem angemessenen Preis-Leistungs-Verhältnis bei? Faktoren wie der Support vor Ort, der Umgang des Anbieters mit seinen Kunden, der Support in der Landessprache und regionale/branchenspezifische Kenntnisse sind nur einige der Überlegungen, die du bei der Softwareauswahl nicht unterschätzen solltest. Unsere Erfahrung und Untersuchungen zeigen durchweg, dass „kleinere“ Anbieter in diesen Punkten in der Regel die „großen“ globalen Anbieter übertreffen.

Fehler #3: Kein Machbarkeitsnachweis

Es kann riskant sein, eine detaillierte Bewertung der Lösungen auf deiner Auswahlliste aus zeitlichen oder finanziellen Gründen zu überspringen. Lösungen sollten im Hinblick auf alle relevanten Anforderungen (und Kosten) geprüft und im Rahmen einer detaillierten Bewertung auf den Prüfstand gestellt werden. Dies trägt dazu bei, Investitionssicherheit zu schaffen und das Risiko einer falschen Entscheidung zu minimieren.

Das Ziel einer detaillierten Auswertung ist es, ein genaues Bild von den Fähigkeiten zu erhalten, die die Software zu bieten hat. Hier bieten sich Testinstallationen, strukturierte Softwarepräsentationen und Prototypenerstellungen ("Proof of Concept") an, idealerweise auf Basis Performance Anforderungen und Daten, die möglichst realistisch sind, wie die Organisation die Software letztendlich nutzen will.

Es ist auch ratsam, externe Berater zu konsultieren und Kundengespräche zu referenzieren, um Feedback zu Anbietern und Produkten anderer Projekte und Unternehmen zu erhalten. Insbesondere das Feedback anderer Nutzer, die täglich mit der Lösung arbeiten, kann außerordentlich wertvoll sein, um Licht auf potenzielle Probleme und Herausforderungen zu werfen, die auftreten können, wenn die Lösung live geht.

Fazit

Eine geeignete CPM-Lösung zu finden, ist kein Hexenwerk. Nimm diese Tipps mit an und du wirst deine Chancen auf ein genaues und erfolgreiches Auswahlverfahren erhöhen.

Wichtig: Vermeide die Fehler, die ich oben beschrieben habe, und achte auf die Warnzeichen. Lenke das Projekt aktiv wieder auf Kurs, wenn du merkst, dass etwas schief läuft. Die Kenntnis des Best-Practice-Ansatzes bei der Softwareauswahl sowie der häufigsten Fallstricke wird die Wahrscheinlichkeit, dass eine schlechte Entscheidung getroffen wird oder das Projekt scheitert, erheblich verringern.

Mit diesen Tipps bewaffnet, sollte dir nichts einem erfolgreichen CPM-Softwareauswahlprojekt im Weg stehen. Ich wünsche dir viel Erfolg bei deinem eigenen, makellosen Auswahlverfahren!

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