Die perfekte Checkliste zum Monatsabschluss für Finanzteams

Im Office of the CFO sind Effizienz und Genauigkeit von größter Bedeutung, und die Beherrschung dieser Qualitäten ist ein wesentlicher Bestandteil der Perfektionierung Ihres Monatsabschlussprozesses.

In diesem Blog führen wir Sie durch eine 10-Schritte-Checkliste, die für Finanzteams entwickelt wurde, damit Sie häufige Fehler vermeiden, die Vorteile eines schnelleren Prozesses erleben und Best Practices implementieren können. Wir werden Folgendes behandeln:

Was ist eine Checkliste für den Monatsabschluss?

Der Monatsabschluss umfasst die Überprüfung und Abstimmung aller Transaktionen des Vormonats.

Eine Checkliste für den Monatsabschluss ist eine Reihe von Überprüfungen und Prozessen, die sicherstellen, dass Ihr Monatsabschluss genau, prüfbar und rationalisiert ist. Diese Checkliste sollte Aufgaben bestimmten Kategorien zuordnen, Informationen darüber enthalten, wer den Bericht erstellt und prüft, und den Beteiligten die Möglichkeit geben, Ihre Abschlüsse zu überprüfen.

Wie wichtig ist eine Checkliste für den Monatsabschluss?

Eine Checkliste für den Monatsabschluss ist wichtig, weil sie es den Finanzteams ermöglicht, Geschäftstransaktionen zu verfolgen. Eine Checkliste für den Monatsabschluss stellt sicher, dass Ihre Daten korrekt und vollständig sind, so dass sie effektiv auf Trends oder Anomalien analysiert werden können.

Ein effektiver Monatsabschluss bildet auch die Grundlage für einen präzisen und rationellenJahresendabschluss. Mit den vorbereiteten Monatsabschlüssen können Sie Ihr Wachstum von Jahr zu Jahr analysieren und datengestützte Entscheidungen treffen.

Warum sollten Sie eine Checkliste für den Monatsabschluss verwenden?

Checklisten für den Monatsabschluss können dazu beitragen, doppelte Daten, unstrukturierte und manuelle Prozesse sowie fehlende Informationen zu beseitigen, da die Beteiligten die Transaktionen des vorangegangenen Monats sorgfältig prüfen müssen, was zu weniger Fehlern, einer besseren Berichterstattung und effizienteren Prozessen führt.

Eine Checkliste kann auch sicherstellen, dass Sie während des Prozesses keine kritischen Schritte übersehen, die möglicherweise erst nach mehreren Monaten auffallen, insbesondere wenn mehrere Beteiligte beteiligt sind.

Weitere Vorteile einer Checkliste für den Monatsabschluss sind:

1. Genaue und aktuelle Finanzdaten.
2. Rationalisierte Erstellung von Jahresfinanzberichten und Steuererklärungen.
3. Unkomplizierte Prüfungen
   

Monatsabschluss vs. Periodenabschluss

Der Monatsabschluss fasst alle Finanztransaktionen für den vorangegangenen Monat zusammen. Periodenabschluss ist ein übergreifender Begriff, der sich auf alle Abschlussprozesse bezieht - Jahresende, Monatsende oder Quartalsende. Daher kann der Monatsabschluss auch als Periodenabschluss bezeichnet werden.

Die perfekte 10-Schritte-Checkliste zum Monatsabschluss für Finanzteams

Um Ihnen einen Vorsprung bei Ihrem Monatsabschluss zu verschaffen, haben wir eine umfassende 10-Schritte-Checkliste zusammengestellt.

1. Bereiten Sie Ihre Zahlen vor und sammeln Sie die erforderlichen Daten
   Bevor Sie beginnen, sollten Sie alle erforderlichen Daten sammeln, einschließlich der Ausgaben des Vormonats und der eingehenden Barmittel. Zu den Ausgaben gehören Gehaltsabrechnungen, Versicherungen, Kreditzinsen und Lieferantenzahlungen, zu den Geldeingängen gehören Einnahmen und Investitionserträge. Als Nächstes sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Gutschriften und Belastungen korrekt gebucht sind und dass Sie alle Verkäufe des Vormonats in Rechnung gestellt haben.
   
   
2. Aktualisieren Sie Ihre Debitorenbuchhaltung
   Bei der Debitorenbuchhaltung sollten Sie die Rechnungen überprüfen, die Sie für den Vormonat ausgestellt haben, und dabei sorgfältig auf doppelte oder falsche Rechnungen achten. Außerdem sollten Sie sich vergewissern, dass Ihre Kunden ihre Rechnungen bezahlt haben, und diese Zahlungen mit den Salden in Ihrem Hauptbuch vergleichen. So können Sie die Kundenbeziehungen verbessern und sicherstellen, dass Ihre Finanzberichte korrekt sind.
   
   
3. Aktualisieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung
   Vergleichen Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit Ihrem Fälligkeitsbericht. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um Diskrepanzen zu untersuchen, ausstehende Rechnungen einzugeben und entsprechende Journalbuchungen vorzunehmen.
   
   
4. Bereiten Sie Kontoabstimmungenvor
   Nachdem Sie nun Ihre Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung überprüft und aktualisiert haben, ist es an der Zeit, Ihre Bank- und Kredittransaktionen mit Ihrem Hauptbuch abzustimmen. Dies ist auch der ideale Zeitpunkt, um eventuelle Unstimmigkeiten zu erkennen und fehlende oder falsche Transaktionen zu korrigieren. Korrigieren Sie etwaige Fehler, indem Sie die erforderlichen Journaleinträge vornehmen.
   
   
5. Bargeldabgleichen
   Es ist leicht, den Überblick über Transaktionen in der Portokasse zu verlieren, wenn sie nicht sorgfältig aufgezeichnet werden. Der Monatsabschluss ist ein idealer Zeitpunkt, um Einzahlungen und Quittungen abzugleichen und zu überprüfen, ob Ihr Kassenbestand den Erwartungen entspricht. Wenn Sie Bargeld im Umlauf haben, sollten Sie notieren, wohin es geht und warum.
   
   
6. Stimmen Sie Inventar und Anlagevermögen ab
   Prüfen Sie gegebenenfalls, welche Bestände Sie haben und wie viele Produkte im letzten Monat verkauft wurden, und vergewissern Sie sich, dass diese mit Ihren Büchern übereinstimmen. Der Bestandsabgleich kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Sie Ihre Produkte angemessen lagern können, dass Sie die Verkäufe des nächsten Monats abwickeln können und dass Sie zusätzliche bestandsbezogene Ausgaben decken können
   
   
7. Stimmen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Betriebskosten ab
   Stimmen Sie Ihr Lohnkonto mit Ihrer Lohnbuchhaltung ab, einschließlich Boni, Provisionen und anderer Leistungen. Sie sollten auch bestätigen, dass Ihre Lohnbuchungen im korrekten Hauptbuch verbucht sind und dass Sie die erforderlichen Lohnsteuern und gesetzlichen Abzüge gezahlt haben. Zu den Betriebsausgaben gehören Forschung und Entwicklung, Marketing, Büromaterial und vieles mehr. Um Ihre Betriebskosten abzustimmen, überprüfen Sie Ihre monatlichen Ausgaben, erstellen Sie eine Kostenaufstellung und buchen Sie diese in das entsprechende Hauptbuch.
   
   
8. Vorläufige und ASC 606-Überprüfungen
   Überprüfen Sie die Informationen im Zusammenhang mit Ihrer Einkommensanrechnung und Ihren Provisionen, unabhängig davon, ob sie von Hand oder per Computer eingegeben wurden. Überprüfen Sie, ob sie korrekt sind, und besprechen Sie sie mit Ihrem Team, um sicherzustellen, dass sie in allen Berichten konsistent und verständlich sind
   
   
9. Führen Sie eine Abweichungsanalyse durch und passen Sie
   Die Abweichungsanalyse hilft Ihnen, Ihre monatlichen und vierteljährlichen Ergebnisse am Ende jeder Periode zu überprüfen. So können Sie sehen, wie der Bericht mit den Wachstumszielen des Unternehmens übereinstimmt. Wenn etwas nicht richtig aussieht und angepasst werden muss, könnte es im Laufe der Zeit zu einem größeren Problem werden.
   
   
10. Bereiten Sie Ihre Jahresabschlüsse und Berichte vor
    Nachdem Sie nun alle Konten abgeglichen, die Ergebnisse überprüft und Fehler beseitigt haben, ist es an der Zeit, Ihre Jahresabschlüsse und den Monatsabschlussbericht zu erstellen.
    

Welche Fehler sollten Sie während eines Monatsabschlusses beheben?

Es gibt mehrere Fehler, die Sie während des Monatsabschlusses beheben können, z. B:

• Entfernen Sie doppelte Daten. Wenn Sie nicht über eine einzige Quelle der Datenwahrheit verfügen, werden Ihre Daten wahrscheinlich in mehr als ein System eingegeben. Das Sammeln, Überprüfen und Validieren dieser Daten für den Monatsabschluss kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein, wenn Sie nicht über eine spezielle Finanzplattform verfügen, die diese Prozesse automatisiert.
  
• Standardisieren und automatisieren Sie die Prozesse. Ein schrittweiser Monatsabschlussprozess ist der erste Schritt zur Standardisierung Ihrer Finanzprozesse. Ohne eine festgelegte Reihenfolge der Abläufe kann der Monatsabschluss schnell zu einer Herausforderung werden, insbesondere wenn Abteilungen außerhalb des Finanzbereichs beteiligt sind. Standardisierte Prozesse halten die Mitarbeiter davon ab, Abkürzungen zu nehmen, die sich über mehrere Monate hinweg negativ auf Ihre Finanzberichte auswirken könnten. Durch die Automatisierung der Datenerfassung, des Kontenabgleichs und der Berichtserstellung kann der Monatsabschlussprozess weiter optimiert werden. Die Automatisierung kann auch dazu beitragen, die Arbeitsbelastung des Finanzteams zu verringern, so dass es strategische Empfehlungen aussprechen kann, anstatt Zeit mit der Überprüfung von Buchungen zu verbringen.
• Beschleunigen Sie Ihre Finanzdaten. Wenn Ihr Finanzteam viel Zeit mit der Erstellung des Finanzberichts zum Monatsende verbringt, ist es vielleicht an der Zeit, in eine Financial Performance Platform zu investieren. Verspätete Finanzdaten können ein Problem darstellen, das die Erstellung von Monatsberichten verlangsamt und die Entscheidungsfindung beeinträchtigt.Um Ihre Finanzdaten zu beschleunigen, müssen Siedie Ursachen für Verzögerungen ermitteln, z. B. mangelnde Schulung oder fehlendes Verständnis seitens anderer Abteilungen.
  

Vorteile einer Checkliste für den Monatsabschluss

Eine Checkliste für den Monatsabschluss ist mehr als nur eine Liste - sie kann Ordnung, Effizienz und Klarheit in Ihre Finanzprozesse bringen. Hier sind einige der Vorteile einer Checkliste für den Monatsabschluss:

1. StraffenSie Ihre Arbeitsabläufe: Mit einer Checkliste wissen Sie, was zu tun ist und in welcher Reihenfolge. Dadurch wird das Rätselraten eliminiert und ein reibungsloser und schnellerer Abschlussprozess gewährleistet
   
   
2. Reduzieren Sie Fehler: Eine Checkliste ist ein System der doppelten Kontrolle, das Ihnen hilft, Fehler oder Unstimmigkeiten in Ihren Finanzdaten zu erkennen und zu korrigieren. Das bedeutet genauere Berichte, auf die Sie sich verlassen können
   
   
3. Verbessern Sie die Einhaltung von Vorschriften: Wenn Sie eine Checkliste verwenden, ist es wahrscheinlicher, dass Sie alle rechtlichen Anforderungen erfüllen. Dies kann Ihnen helfen, Strafen zu vermeiden und einen guten Ruf bei den Beteiligten zu bewahren
   
   
4. Verbessern Sie Ihre Entscheidungsfindung: Je früher Sie Ihre Bücher abschließen, desto schneller haben Sie Zugriff auf die Finanzdaten, die Sie für Ihre Entscheidungen benötigen. So können Sie strategische Entscheidungen treffen, die sich positiv auf die Zukunft Ihres Unternehmens auswirken können
   
   
5. Erkennen Sie zukünftige Effizienzsteigerungen: Wenn Sie die Checkliste weiter verwenden, werden Sie feststellen, welche Schritte automatisiert oder verbessert werden können, was im Laufe der Zeit zu einer größeren Effizienz führt.
   

Häufige Fehler bei der Erstellung des Monatsabschlusses

Auch bei bestem Willen können während des Monatsabschlusses Fehler auftreten. Die Kenntnis dieser häufigen Fehler ist der erste Schritt, um sie zu vermeiden:

• Unzureichende Vorbereitung: Eine unzureichende Planung führt oft zu überstürzter Arbeit und Fehlern. Dazu gehört, dass nicht alle erforderlichen Unterlagen bereitliegen oder nicht genügend Zeit für die einzelnen Aufgaben eingeplant wird.
• Keine doppelte Kontrolle der Eingaben: Kleine Fehler bei der Dateneingabe sind leicht zu übersehen. Doch selbst kleine Ungenauigkeiten können zu erheblichen Abweichungen in Ihren Jahresabschlüssen führen.
• Vernachlässigung des Abgleichs: Die Abstimmung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Finanzunterlagen Ihres Unternehmens korrekt sind. Die Vernachlässigung der Kontenabstimmung kann zu falschen Salden und irreführenden Berichten führen.
• Überspringen von Prüfschritten: Jeder Schritt im Prozess des Monatsabschlusses hat einen bestimmten Grund. Das Überspringen von Schritten wie Vorprüfungen oder Abweichungsanalysen kann dazu führen, dass wichtige Informationen fehlen oder Fehler auftreten.
• Mangelnde Kommunikation: Schlechte Kommunikation zwischen den Abteilungen kann zu Verzögerungen oder fehlenden Informationen führen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, sicherzustellen, dass jeder seine Rolle im Abschlussprozess versteht.

Wenn Sie sich dieser häufigen Fehler bewusst sind, können Sie den Monatsabschlussprozess besser steuern und die Genauigkeit und Zuverlässigkeit Ihrer Finanzberichte gewährleisten.

Bewährte Praktiken für den Monatsabschluss

Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren, die sicherstellen, dass Ihr Monatsabschluss so effektiv wie möglich ist:

• Befolgen Sie eine Checkliste: Eine detaillierte Checkliste, in der jeder Schritt des Prozesses aufgeführt ist, hilft Ihrem Team, sich zu konzentrieren, sicherzustellen, dass alle Aufgaben erledigt werden, und zu verhindern, dass etwas vergessen wird.
• Automatisieren Sie Prozesse: Machen Sie sich die Technologie zunutze und automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben, wo immer Sie können. Das spart Zeit, reduziert menschliche Fehler und ermöglicht es Ihrem Team, sich auf strategischere Aktivitäten zu konzentrieren.
• Führen Sie häufig Abgleiche durch: Warten Sie mit dem Abgleich Ihrer Konten nicht bis zum Ende des Monats. Ein regelmäßiger Abgleich kann helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren, so dass korrekte Abschlüsse gewährleistet sind.
• Kommunizieren Sie effektiv: Sorgen Sie für eine klare Kommunikation zwischen allen am Abschlussprozess beteiligten Abteilungen. Regelmäßige Aktualisierungen und Erinnerungen können dazu beitragen, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben und informiert werden.
• Führen Sie kontinuierliche Verbesserungen durch: Suchen Sie stets nach Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Monatsabschlusses. Analysieren Sie Ihren aktuellen Prozess, ermitteln Sie Engpässe oder ineffiziente Bereiche, und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor.

Wenn Sie sich an diese bewährten Verfahren halten, können Sie Ihren Monatsabschlussprozess rationalisieren, so dass er schneller, genauer und weniger stressig für Ihr Team wird.

Schlussfolgerung: Mit Prophix die Bücher schneller abschließen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Beherrschung Ihres Monatsabschlusses nicht kompliziert sein muss. Mit einer speziellen Checkliste können Sie Fehler beseitigen, Konten abgleichen und die Erstellung von Berichten rationalisieren. Wenn Sie der regelmäßigen Überprüfung Ihrer Daten und Ihrer Kommunikation Priorität einräumen, kann Ihr Monatsabschluss von mühsam zu wertvoll werden.

Die Financial Performance Platform von Prophix kann Ihren Monatsabschluss noch einen Schritt weiter bringen, indem sie zeitaufwändige Aufgaben wie die Eliminierung zwischen Unternehmen, Währungsumrechnungen, Journalbuchungen, Berichtserstellung und -verteilung automatisiert. Durch die Eliminierung manueller Prozesse und die Automatisierung wiederkehrender Prozesse können Sie weniger Zeit mit Rückblicken und mehr Zeit mit Ausblicken verbringen.