Was ist inkrementelle Budgetierung?

Die inkrementelle Budgetierung ist eine der wichtigsten Budgetierungsmethoden.

Die Prämisse ist einfach und effektiv: Ihr derzeitiges Budget hat gut funktioniert. Warum sollte man ändern, was gut funktioniert? Passen Sie es einfach an.

Diese Methode ähnelt eher einer Budgetpflege als der Erstellung eines neuen Budgets. Für viele Unternehmen mit schlanken Finanzteams ist dies ein attraktiver Vorschlag.

Aber wie geht man bei der inkrementellen Budgetierung vor? Und wie ist sie im Vergleich zu anderen Budgetierungsmethoden?

Genau das werden wir in diesem Artikel behandeln.

Was ist inkrementelle Budgetierung?

Die inkrementelle Budgetierung ist eine Budgetierungsmethode, bei der Anpassungen - Inkremente - am Vorjahresbudget vorgenommen werden. Die Budgetierungsteams erreichen dies in der Regel, indem sie den Kostenanstieg aufgrund von Zinserhöhungen, Inflation usw. inkrementell budgetieren.

Im Gegensatz zu anderen Budgetierungsmethoden wie der Null-Budgetierung hat die inkrementelle Budgetierung den Vorteil, dass sie schneller durchgeführt werden kann. In diesem Sinne ist die inkrementelle Budgetierung eine wichtige Alternative zur Null-Basis-Budgetierung.

Die inkrementelle Budgetierung kann in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, z. B. im Finanzwesen von Unternehmen, im öffentlichen Sektor, in gemeinnützigen Organisationen sowie in kleinen und mittleren Unternehmen, auf die wir später noch eingehen werden. Zunächst wollen wir uns ansehen, warum Unternehmen inkrementelle Budgets erstellen.

Warum erstellen Unternehmen inkrementelle Budgets?

Unternehmen erstellen inkrementelle Budgets, weil die Methode der inkrementellen Budgetierung einfach und konsistent ist.

Wie wir noch sehen werden, ist diese Methode am besten geeignet, wenn keine großen Veränderungen anstehen. Bei einem Start-up-Unternehmen ist es weniger wahrscheinlich, dass es ein inkrementelles Budget verwendet; bei einem Hersteller oder einem E-Commerce-Unternehmen ist es jedoch wahrscheinlicher, dass es eines verwendet.

Warum ist es wichtig, die inkrementelle Budgetierung zu verstehen?

Die inkrementelle Budgetierung ist wichtig zu verstehen, weil sie die intuitivste aller Budgetierungsmethoden ist. Die inkrementelle Budgetierung verkörpert als Budgetierungsverfahren den Aphorismus "Wenn es nicht kaputt ist, repariere es nicht": Sie geht davon aus, dass das Vorjahresbudget korrekt war und nur angepasst werden muss.

Zwar gibt es sicherlich Fälle, in denen dies zutrifft, doch profitieren Budgets oft von einem kritischeren Blick. Durch die Benennung des Phänomens der Budgetanpassung können die Teams bewusster entscheiden, ob sie den Prozess fortsetzen oder etwas anderes wählen wollen.

Wann ist es am besten, ein inkrementelles Budget zu verwenden?

Ein inkrementelles Budget ist dann am besten geeignet, wenn das Vorjahresbudget mehr oder weniger korrekt war und wenn es keine bekannten bevorstehenden Ereignisse gibt, die eine Änderung des Budgets erfordern würden.

Vorteile der inkrementellen Budgetierung

Die inkrementelle Budgetierung ist nicht nur einfach und daher schnell zu erstellen, sondern hat auch zahlreiche Vorteile.

Einfach zu erstellen

Inkrementelle Budgets sind einfach zu erstellen. Der größte Teil der Arbeit ist bereits erledigt - das Basisbudget wurde im letzten Jahr erstellt. Von da an müssen die Finanzteams nur noch die Abweichungen von diesem Budget analysieren und das neue Budget anpassen, um diese Abweichungen zu korrigieren.

Konsistenz und operative Stabilität

Abteilungsleiter schätzen inkrementelle Budgets, weil sie dann wissen, was sie zu erwarten haben und wie sie ihre Ressourcen zuweisen können. Dies wiederum setzt voraus, dass die Ausgaben in diesem Bereich optimal sind.

Diese Konsistenz führt zu operativer Stabilität: Ohne große Schwankungen im Haushalt müssen die Abteilungsleiter ihre Aktivitäten nicht einschränken oder zurückfahren. Mit anderen Worten: Da sich nicht viel ändert, wird auch nicht viel schief gehen.

Kostengünstig

Inkrementelle Budgets sind schnell zu erstellen, was sie auch kostengünstiger macht.

Es gibt eine Sichtweise, die besagt, dass ein Großteil der Arbeit der Finanzabteilung als Verschwendung angesehen werden kann: Warum sollte man ein neues Budget von Grund auf erstellen, wenn das vorherige Budget zu 80 % ausgereizt war?

Für einige Unternehmen ist das kein akzeptables Argument: Ihre Risikotoleranz ist zu gering, ihre Finanzen sind zu knapp oder ihre Wachstumsziele sind zu aggressiv. Für andere Unternehmen ist es jedoch absolut sinnvoll, und es ist eine großartige Möglichkeit, Zeit für Prognosen, Modellierung, Einhaltung von Vorschriften und andere Aktivitäten zu gewinnen, für die das Finanzteam zuständig ist.

Reduziert die interne Rivalität zwischen den Budgetverantwortlichen

Während eines inkrementellen Budgetierungsprozesses gibt es kaum interne Streitigkeiten. Da Sie das Vorjahresbudget als Grundlage verwenden, ist die prozentuale Aufteilung nach Abteilungen bereits festgelegt.

Das bedeutet, dass die Abteilungsleiter weniger Zeit und Energie darauf verwenden, ein größeres Stück vom Kuchen abzubekommen, und sich stattdessen für ihre eigenen Abteilungen einsetzen. Der Schwerpunkt verlagert sich von "Sie geben dem Vertrieb zu viel" zu "Das Marketing braucht etwas mehr für die Initiativen X, Y und Z."

Änderungen sind einfach zu verfolgen

Da Sie das Vorjahresbudget als Basis verwenden, lassen sich Änderungen gegenüber dem Vorjahr sehr leicht nachvollziehen und finden.

Natürlich wird es umso schwieriger, Änderungen nachzuvollziehen, je mehr Sie mit dem Budget herumspielen und Abteilungen, Kategorien usw. hinzufügen. Aber in diesem Sinne können Sie einfach auf eine größere Kategorie hochrechnen und auf dieser Ebene vergleichen.

Stabilität und Vorhersehbarkeit

Da bei der inkrementellen Budgetierung historische Daten um einen bestimmten Prozentsatz angepasst werden, um ein neues Budget zu erstellen, ist sie ideal, um die Stabilität zu erhalten und die Vorhersagbarkeit Ihrer finanziellen Ergebnisse zu verbessern, was die Prognose künftiger Ausgaben und Einnahmen erleichtert.

Konzentration auf das Kerngeschäft

Da bei der inkrementellen Budgetierung die Daten des letzten Jahres zur Erstellung des Budgets herangezogen werden, ist eine umfassende Überarbeitung des Budgets nicht erforderlich. Dadurch können sich Organisationen mehr auf ihre Haupttätigkeiten konzentrieren, anstatt übermäßig viel Zeit für den Budgetierungsprozess aufzuwenden

Nachteile der inkrementellen Budgetierung

Auch wenn es viele Gründe gibt, die für die inkrementelle Budgetierung sprechen, gibt es Fälle, in denen sie nicht die beste Wahl ist. Schauen wir uns einige ihrer Grenzen an.

Fördert übermäßige Ausgaben

Da Sie das Vorjahresbudget als Basis verwenden, kann die inkrementelle Budgetierung zu überhöhten Ausgaben führen, weil sie falsche Annahmen zulässt.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben das Budget der Marketingabteilung um 1 Mio. $ zu hoch angesetzt. Sie beschließen, diesen Betrag für Anzeigen auszugeben, die nicht den erwarteten ROI erbringen.

Ohne eine detaillierte Analyse ist es möglich, dass die Marketingabteilung im neuen Jahr im Rahmen des inkrementellen Budgetierungsprozesses noch mehr Geld erhält.

Ein weiteres ähnliches Szenario: Weil die Abteilungsleiter ihr Budget erhöhen wollen, geben sie möglicherweise mehr Geld aus, um zu "beweisen", dass sie mehr Geld brauchen. Auch wenn der Verdacht, dass Abteilungsleiter und Budgetverantwortliche durch überhöhte Ausgaben nicht die Interessen des gesamten Unternehmens im Auge haben, kein gutes Gefühl ist, bleibt es die Aufgabe der Finanzabteilung, das Budget zu verwalten. Mehrausgaben sind eine echte Gefahr bei jedem trägen Budgetierungsprozess, nicht nur bei der schrittweisen Budgetierung.

Ermutigung zu Schlamperei und Ineffizienz im Haushalt

Da die inkrementelle Budgetierung in der Regel eine schnellere und einfachere Angelegenheit ist, besteht eine größere Chance, dass überschüssige oder schlecht verwaltete Mittel als Teil des neuen Budgets abgesegnet werden.

Entmutigt die Innovation

Leider liegt es in der Natur der inkrementellen Budgetierung, dass sie von Innovationen abhält. Da Sie das vorherige Budget als Basis verwenden, bleibt nicht viel Raum für neue Ideen.

Dies wirkt sich auch auf die Abteilungsleiter aus: Wenn es keine ausreichende Budgeterhöhung für die Abteilungsleiter gibt, um in etwas Neues zu investieren, wird dies durch diese Budgetierungsmethode aktiv verhindert, da die Mittel bereits zugewiesen wurden.

Außerdem kann dies zu einer gewissen Diskrepanz zwischen dem Bedürfnis eines Unternehmens nach Agilität und der Notwendigkeit eines jährlichen Budgets führen.

Externen Veränderungen und Faktoren wird nicht Rechnung getragen

Wenn nicht bereits ein "Slush Fund" im Budget vorhanden ist, führt der inkrementelle Budgetierungsprozess dazu, dass das Budget nicht geeignet ist, um auf Marktveränderungen zu reagieren.

Eine Strategie, mit der Finanzteams dieses Problem lösen können, ist das Hinzufügen von "Slush Funds" zum Budget, die im Laufe des Jahres nach Ermessen der Finanzabteilung zugewiesen werden können. Dies bringt jedoch eine Reihe von Vor- und Nachteilen mit sich: Große Mengen an Bargeld für einen Slush-Fonds beiseite zu legen, ist ein Luxus, und es gibt immer Opportunitätskosten, wenn man dieses Geld für etwas offensichtlich Wirkungsvolleres verwendet.

Begrenzte Analyse

Ein letztes Problem der inkrementellen Budgetierung ist, dass sie das Budgetierungsteam davon abhält, eine gründliche Analyse der Unternehmensfinanzen durchzuführen. Dies ist die Wurzel vieler der bereits erwähnten Probleme - eine eingeschränkte Analyse ist die Ursache dafür, dass sich Haushaltslöcher und übermäßige Ausgaben einschleichen.

Wo kann die inkrementelle Budgetierung eingesetzt werden?

Lassen Sie uns nun einige Anwendungsfälle für die inkrementelle Budgetierung untersuchen, einschließlich Branchen und Szenarien, in denen sie am effektivsten ist.

Anwendung in der Unternehmensfinanzierung

Große Unternehmen mit vielen Abteilungen können die inkrementelle Budgetierung nutzen, um den Prozess der Budgeterstellung zu rationalisieren. Indem Sie jeder Abteilung gestatten, ihr Budget vom letzten Jahr um einen bestimmten Prozentsatz anzupassen, können Sie viele der Hin- und Herbewegungen, die bei anderen Budgetierungsansätzen üblich sind, vermeiden. Die inkrementelle Budgetierung trägt auch dazu bei, die Konsistenz der Finanzplanung zwischen den Abteilungen aufrechtzuerhalten, was für langfristige strategische Ziele von Vorteil sein kann.

Einsatz im öffentlichen Sektor und bei Non-Profit-Organisationen

Im öffentlichen Sektor und bei gemeinnützigen Organisationen sind die Ausgaben in der Regel vorhersehbar und unterliegen strengen Budgetvorgaben, so dass sich die inkrementelle Budgetierung ideal für die Verwaltung begrenzter Ressourcen eignet. Die inkrementelle Budgetierung kann auch dazu beitragen, die Einhaltung von Vorschriften und Finanzierungsrichtlinien zu gewährleisten.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)

Kleine und mittlere Unternehmen mit einem stabilen Cashflow und einer starken Führungsebene können ihre Finanzpläne auf der Grundlage der bisherigen Leistungen schrittweise anpassen. Für diese Unternehmen kann ein inkrementelles Budget zu einer effizienten Ressourcenzuweisung beitragen, ohne dass eine komplexe Finanzanalyse erforderlich ist, und das Risikomanagement unterstützen.

Wie man ein inkrementelles Budget erstellt

Wie erstellt man also ein inkrementelles Budget? Das ist ziemlich einfach. Im Großen und Ganzen sollten Sie die folgenden drei Schritte befolgen.

1. Sammeln Sie Ihre Finanzen aus dem letzten Jahr

Sammeln Sie alle Ihre Finanzen aus dem Vorjahr in einem Dokument. Am saubersten ist es, wenn Sie eine Budgetabweichungsanalyse durchführen, um sich für den nächsten Schritt gut vorzubereiten.

2. Passen Sie Ihr neues Budget auf der Grundlage der Erkenntnisse aus dem/den Vorjahr(en) an

Nun folgen Sie den Ergebnissen Ihrer Analyse der Budgetabweichungen und nehmen diese Anpassungen am Budget vor, um das Budget für das neue Jahr zu erstellen.

Achten Sie darauf, Trends zu antizipieren und denken Sie, wenn möglich, an den Gesamtplan des Unternehmens. Auf der Grundlage der Daten, die Ihnen in diesem Jahr zur Verfügung stehen, könnten einige Zu- oder Abschläge größer ausfallen als andere. Die Konsultation des strategischen Plans des Unternehmens ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Änderungen, die Sie am Budget vornehmen, mit den allgemeinen Wachstumszielen des Unternehmens in Einklang stehen.

3. Änderungen von Jahr zu Jahr verfolgen

Schließlich sollten Sie die Veränderungen im Vergleich zum Vorjahr verfolgen. Dies ist aus mehreren Gründen hilfreich: Erstens können Sie so auf frühere Jahre zurückblicken und den Saldo der Haushaltszuweisungen sehen, was als wertvoller Bezugspunkt für die Reproduktion des Geschäftsverlaufs des betreffenden Geschäftsjahres dienen kann.

Zweitens hilft es Ihnen, mit Ihren Zahlen eine Geschichte zu erzählen: Wenn der NDR stetig wächst, weil Sie das Budget des Customer Success- und Marketing-Teams erhöhen, ist das ein Argument, um in den kommenden Jahren klügere Anpassungen vorzunehmen.

Faktoren, die vor der Einführung der inkrementellen Budgetierung zu berücksichtigen sind

Sind Sie bereit, eine Budgetierungsmethode für Ihr Unternehmen zu wählen? Hier finden Sie eine Checkliste, mit der Sie prüfen können, ob die stufenweise Budgetierung Ihren Zielen entspricht:

1. Sie möchten Ihren Budgetierungsprozess rationalisieren und es den Mitarbeitern erleichtern, ihre eigenen Budgets auf der Grundlage vorher festgelegter Erhöhungen oder Senkungen zu erstellen.
2. Ihre Organisation ist stabil, d. h. Sie können Ihre Einnahmen und Ausgaben sowie anstehende Änderungen relativ sicher vorhersagen.
3. Sie wünschen sich eine Budgetmethode, die kosteneffizient ist und es Ihnen ermöglicht, mehr Zeit für die Finanzmodellierung und -prognose zu verwenden.
4. Sie möchten die interne Politik ausschalten, indem Sie jeder Abteilung die gleiche Budgeterhöhung zuweisen, damit diese sich auf die effektive Nutzung ihrer Ressourcen konzentrieren kann.
5. Sie brauchen eine einfache Methode, um Änderungen von Jahr zu Jahr zu verfolgen, mit minimalen neuen Eingaben oder Überarbeitungen.
6. Sie verfügen über verlässliche historische Finanzdaten, da sich die inkrementelle Budgetierung bei der Festlegung künftiger Budgets in hohem Maße auf vergangene Leistungen stützt.
7. Ihre Organisationskultur unterstützt einen Budgetierungsansatz, der Stabilität und Vorhersehbarkeit gegenüber Innovation und Flexibilität in den Vordergrund stellt.

Alternativen zur inkrementellen Budgetierung

Wie schneidet die inkrementelle Budgetierung im Vergleich zu anderen Budgetierungsmethoden ab? Die inkrementelle Budgetierung hat zwar ihre Vor- und Nachteile, aber ein Vergleich mit anderen Budgetierungsmethoden ist dennoch hilfreich.

Inkrementelle Budgetierung vs. Null-Basis-Budgetierung

Die inkrementelle Budgetierung und die Null-Budgetierung mögen polare Gegensätze sein.

Bei der inkrementellen Budgetierung fangen Sie nicht bei Null an, wie der Name der Null-Basis-Budgetierung vermuten lässt. Stattdessen geht man von einer Basis aus, die zu 80 % ausgereift ist und nur noch ein paar Anpassungen erfordert. Das Null-Budget muss von Grund auf neu aufgebaut werden.

Die inkrementelle Budgetierung ist also viel schneller als die Budgetierung auf Nullbasis.

Die Null-Budgetierung löst jedoch alle Nachteile, die bei Teams auftreten, die die inkrementelle Budgetierung verwenden. Überschüssige Ausgaben, ungenutzte Haushaltsmittel und begrenzte Analysen sind für das Team, das einen Null-Basis-Ansatz verwendet, kein Problem. Ebenso stehen Innovation und externe Faktoren im Mittelpunkt der Überlegungen des Teams, das mit der Null-Budgetierung arbeitet, da der Aufbau des Budgets von Null an viel mehr Überlegungen erfordert.

Inkrementelle Budgetierung vs. maßnahmenbezogene Budgetierung

Die inkrementelle Budgetierung ähnelt der tätigkeitsbezogenen Budgetierung, und es kann argumentiert werden, dass die inkrementelle Budgetierung eine Untermenge der tätigkeitsbezogenen Budgetierung ist.

Die tätigkeitsbezogene Budgetierung ist ein Budgetierungsprozess, bei dem Aktivitäten, die Kosten verursachen, erfasst, analysiert und untersucht werden. Anschließend erstellt das Finanzteam ein Budget auf der Grundlage einer detaillierten Analyse dieser Aktivitäten.

Dieser Prozess ist wesentlich strenger als die inkrementelle Budgetierung und orientiert sich stärker an den tatsächlichen Aktivitäten eines Unternehmens.

Die tätigkeitsbasierte Budgetierung hat auch den Vorteil, dass sie das Budget strafft, da Sie nur Mittel für Unternehmensaktivitäten bereitstellen. Da dies dem Finanzteam und den Abteilungsleitern die Möglichkeit gibt, diese Aktivitäten zu prüfen, werden theoretisch die überflüssigen oder ineffizienten Aktivitäten eliminiert.

Inkrementelle Budgetierung vs. Wertbeitragsbudgetierung

Beider wertorientierten Budgetierung, die auch als prioritätsbasierte Budgetierung bezeichnet wird, geht es darum, den Wert jedes einzelnen Postens auf einer Liste von Ausgaben zu analysieren und zu rechtfertigen. Im Vergleich zur inkrementellen Budgetierung dauert die wertorientierte Budgetierung viel länger, verhindert aber übermäßige Ausgaben und Budgetschwächen.

Allerdings kann die Budgetierung von Wertvorschlägen auch schief gehen, je nachdem, wer am Budgetierungstisch sitzt. Daher ist es bei der Budgetierung von Wertvorschlägen wichtig, dass die Teams auf die allgemeinen Aufgaben und Ziele des Unternehmens abgestimmt sind.

Schlussfolgerung: Ist die inkrementelle Budgetierung das Richtige für Ihre Organisation?

Jetzt wissen Sie alles über inkrementelle Budgetierung. Was sie ist, wie sie funktioniert, warum Sie sie einsetzen sollten, was Sie vermeiden sollten und wie sie sich im Vergleich zu anderen Budgetierungsmethoden schlägt.

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