Embracing new Technologies to Succeed in times of Change

Warum wachsende Unternehmen in Finanzautomatisierung investieren müssen

Die aktuelle Finanzlage

In der Finanzabteilung findet eine Transformation statt. Führungskräfte im Finanzbereich werden zu Partnern des Unternehmens, das wir schon immer sein wollten. Wir führen Analysen in Echtzeit durch und treffen aktuelle Geschäftsentscheidungen. All diese Daten, auf die wir jetzt Zugriff haben, verändern das Spiel. Wir verfügen über Echtzeitdaten, die in aufschlussreiche Reportsund Drilldown-Dashboards integriert sind, mit allen Informationen, die wir benötigen, auf Knopfdruck. Unsere Teams drücken einfach ein paar Knöpfe und sorgen dafür, dass alles passiert. Richtig? Leider ist die Realität so, dass weniger als 5% der Finanzteams wirklich etwas Ähnliches erleben. Das Schließen der Bücher und das Erstellen von Prognosen dauern immer noch zu lange, also verwenden wir am Ende Tabellen und „Schätzungen“, wenn wir schnell Entscheidungen treffen müssen. Wir verwenden die besten Daten, die wir haben, nicht die echten, genauen und aktuellen Daten, die wir wirklich brauchen. Zu oft führen wir immer noch " schnelle und schmutzige" Analysen oder Berechnungen auf der Rückseite des Umschlags durch.

Wir haben genug Pferdestärken in unseren Telefonen, um Raumschiffe zum Mars zu schicken, warum verwenden wir also immer noch einmalige Tabellen, um unternehmenskritische Entscheidungen für unser Unternehmen zu treffen?

In Bezug auf die Planungsfähigkeit wurden kaum Fortschritte erzielt.

Jetzt, da wir die immensen Herausforderungen der letzten 15 Monate hinter uns lassen, ist es ein guter Zeitpunkt, um darüber nachzudenken, was gut funktioniert hat und was verbessert werden kann, insbesondere im Finanzbereich. Eine Umfrage unter Finanzfachleuten von über 500 Unternehmen auf der ganzen Welt gab ihnen Aufschluss darüber, wie sie im letzten Jahr abgeschnitten haben, welche Tools sie verwendeten und welche Prognosemöglichkeiten sie hatten. Es überrascht nicht, dass die Untersuchung bestätigte, dass der Planungs-, Budgetierungs- und Prognoseprozess (PB & F) von allen wichtigen Finanzprozessen am stärksten gestört wurde. Unternehmen fanden es schwierig, in einer Zeit von Stress und Veränderungen schnell und genau neu zu prognostizieren. Also, was haben die Umfrageergebnisse gezeigt?  Insgesamt prognostizieren Unternehmen schneller als in der Vergangenheit, aber die Genauigkeit hat sich verschlechtert. Zwei Drittel der Organisationen können innerhalb einer Woche Neuprognosen erstellen, aber nur 39% können Gewinne mit einer Genauigkeit von +/- 5% prognostizieren. Satte 80% können nicht länger als ein Jahr zuschauen.  In Anbetracht der Lieferkettenschocks, die wir im letzten Jahr immer noch erleben, rechtfertigt das allein Investitionen in bessere Prognosen!

Wie können wir agiler und besser auf jede Art von Krise sowie auf die „normaleren“ Geschäftsveränderungen, mit denen wir regelmäßig konfrontiert sind, wie Akquisitionen, disruptive Wettbewerber und sich ständig ändernde Geschäftsmodelle, vorbereitet werden?

Szenarioplanung

Die Covid-19-Pandemie führte zu einem Anstieg des Interesses an der Szenarioplanung, da Führungskräfte nach einer besseren Möglichkeit suchten, für eine ungewisse Zukunft zu planen. Unternehmen mit der Fähigkeit zur Szenarioplanung übertrafen alle anderen in der Fähigkeit, schnell und genau Prognosen zu erstellen. Warum? Weil sie weniger auf Tabellenkalkulationen angewiesen sind, da sie bereits in spezielle Tools investiert haben. Sie werden nicht mit zu vielen Daten und zu wenig Informationen überladen.

Ohne Automatisierung ist es fast unmöglich, mehrere Szenarien, Annahmen und Variablen gleichzeitig zu modellieren.

Warum also haben sich nur 4 % der Unternehmen Zeit für die Szenarioplanung genommen? Zu viele stecken in der Tabellenkalkulationshölle fest. Rolling Forecasts sind ein weiteres Tool, das Unternehmen in ihrer Planung agiler macht, doch die Akzeptanz war mit nur 19% langsam. Nochmals, es ist eine weitere Technik, die in Tabellenkalkulationen schwierig zu erstellen, zu pflegen und zu verwalten ist.

Daten müssen grundlegend verbessert werden

Die meisten Führungskräfte im Finanzbereich sind sich einig, dass die Daten verbessert werden müssen. Die Qualität der verwendeten Daten bestimmt die Qualität der Prognosen. Müll rein = Müll raus.  Um die Datenqualität zu verbessern, müssen wir ein breiteres Netz auswerfen und operative Daten außerhalb des Hauptbuchs, Kundenbeziehungsdaten und andere nichtfinanzielle Daten identifizieren, um unsere Prognosen zu verbessern. Die explosionsartige Zunahme von Social-Media-Daten ist ein Beispiel für neue Arten von Daten, die zur Erkennung von Trends und zur Prognose verwendet werden können. Da der Datenpool wächst, kann der Einsatz der richtigen Tools zur Analyse dieser unterschiedlichen Arten von Daten ein Wettbewerbsvorteil sein. Externe Daten scheinen jedoch immer noch in den Hintergrund zu treten, wahrscheinlich weil wir unsere internen Prozesse und Tools immer noch nicht optimiert haben, um diese Daten effizient zu erfassen.

Transformation verbessert die Agilität

Die Vorbereitung und Bewältigung von Veränderungen ist ein grundlegender Bestandteil des Geschäftserfolgs. Dennoch haben die meisten Organisationen in den letzten 3 Jahren keine wesentlichen Änderungen an ihren PBF-Prozessen vorgenommen. Und das liegt nicht daran, dass keine Veränderung nötig ist!  Um zu verstehen, wie sich die Transformation auf die Agilität von Planung, Budgetierung und Prognose auswirkt, verglich die Umfrage die 5 % der Unternehmen, die ihre Funktionen vollständig umgestellt haben, mit den 14 %, die sich in den letzten 3 Jahren nicht darum bemüht haben. Was können wir von den 5% der Transformationsleiter lernen, die ihren PB & F-Prozess vollständig transformiert haben?  Wie sind sie in der Lage, ihre Daten als Unternehmenswert zu verwalten, anstatt von unzusammenhängenden Tabellenkalkulationen mit schlechter Daten-Governance überwältigt zu werden? Sie haben diese gemeinsamen Elemente:

• Eine Quelle der Wahrheit für ihre Daten, die aus einem zentralisierten Geschäftsmodell stammen, in der Regel in der Cloud
• Sie verwenden fortschrittlichere Tools wie KI und Visualisierung
• Sie legen großen Wert auf die Eliminierung von Tabellenkalkulationen für die Datenerfassung und - Reporting

Dies ermöglicht es ihnen dann, rollierende Prognosen, Zero-Based-Budgeting und Szenarioplanung zu implementieren. Unabhängig davon, ob Sie sich dafür entscheiden, alle oder nur einige davon zu verwenden, tragen sie ALLE dazu bei, die Agilität des PBF-Prozesses zu erhöhen.

Wie du deine Planung agiler machst

Also, wie kannst du anfangen, diese Änderungen umzusetzen? Es gibt keinen einfachen Knopf, und nur wenige Organisationen scheinen die Zeit oder Energie für die massiven Transformationsbemühungen zu haben, die diese Tools von Grund auf entwickeln. Es steht jedoch außer Frage, dass wir in der Lage sein müssen, unseren Umsatz genau vorherzusagen, die richtige Anzahl an Mitarbeitern und Lieferanten zu haben und genug Cashflow zu haben, um alles zu bezahlen. Logischerweise wissen wir, dass wir es tun sollten, und wir wissen, dass es einen positiven ROI haben wird. Also, was ist das Problem? Meiner Erfahrung nach erfordert es in sehr manuellen Umgebungen so viel Arbeit, nur die täglichen Aufgaben zu erledigen. Es kann überwältigend erscheinen, überhaupt darüber nachzudenken, das sprichwörtliche neue Flugzeug zu bauen, während du so hart daran arbeitest, das alte zu fliegen. Hast du diesen Punkt erreicht?

Häufige Schmerzpunkte

Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Probleme in Teams mit übermäßig manuellen Prozessen und Systemen. Falls dir dieses Szenario bekannt vorkommt, ist es wahrscheinlich an der Zeit, Schritte zur Aktualisierung deiner Tools in Betracht zu ziehen. Wenn Sie versuchen, Ihre Prognosen mit tatsächlichen Ergebnissen zu aktualisieren, stimmen die Daten aus dem Hauptbuch nicht mit den Prognoseannahmen überein. Die Prognosen basieren auf Annahmen, die im GL nicht erfasst sind. Die Varianzanalyse zum Monatsende hilft dir also nicht, die Änderung deiner Prognosen zu erklären. Wenn du die Veränderungen deiner Istwerte nicht erklären kannst, wie kannst du dann deine Prognosen aktualisieren?  Wenn Ihre Datensysteme nicht integriert sind, müssen Sie Ihre Analyse jedes Mal wiederholen, wenn Sie Ist-Werte erhalten. Es dauert zu lange, also machst du es nur einmal im Quartal, oder wahrscheinlicher, wenn es eine dramatische Veränderung gibt, die es erzwingt. Bis dahin ist es zu spät. Du hast die ersten Signale verpasst, die es dir ermöglicht hätten, zu reagieren, und jetzt bist du wieder in einer Krise, um zu reagieren. Wenn Ihre Daten und Systeme nicht integriert sind, verlassen Sie sich auf das institutionelle Gedächtnis der Mitarbeiter, die ihre "bisherigen Erfahrungen" als Leitfaden für das Problem verwenden. Aber in den Rückspiegel nach Antworten zu schauen, reicht nicht mehr aus.  Und es macht dich noch verwundbarer, wenn du diese Mitarbeiter verlierst, weil jetzt dein institutionelles Wissen einfach durch die Tür gegangen ist. Das letzte Jahr hat uns gezeigt, wie wichtig es ist, den Cashflow-Bedarf IM VORAUS genau vorhersagen zu können, um das richtige Maß an Anpassungen zu ermöglichen — ob es nun um Kostensenkungen, Überbrückungsfinanzierungen oder die Suche nach alternativen Einnahmequellen geht. Wenn du nur mutest oder hoffst, dass du eine Krise überstehen wirst, ist die Schlacht wahrscheinlich schon verloren. Du weißt es einfach noch nicht. Bei der Überprüfung der Herausforderungen bei der Prognose müssen wir uns auch auf den Monatsabschlussprozess konzentrieren – die Quelle eines Großteils unserer Daten.

Das Monatsende ist die SCHLÜSSELQUELLE für Ihre tatsächlichen Finanzdaten, die in die Prognosen einfließen.

Wenn Sie Daten nicht auf der Ebene erfassen, die Sie für die Prognose benötigen, werden Sie nie eine Abstimmung zwischen Ihren Daten aus verschiedenen Systemen haben. Wenn das Planungsteam nicht das bekommt, was es braucht, holt es sich Reports aus SalesForce, aus Vertriebswürfeln und aus anderen operativen Reports.   Und wenn die Daten nicht übereinstimmen, ist es eine weitere Variable, die abgeglichen werden muss. Und wenn es nicht genug Disziplin in den vorgelagerten Geschäftsprozessen gibt, um Daten in den richtigen Zeiträumen zu erfassen, dann haben Sie Timing-Differenzen und Catch=Ups/Umkehrungen, die so viel Lärm um Ihre Daten herum verursachen, dass Sie Glück haben, die Signale zu erwischen, die Sie überhaupt erst vor Änderungen warnen. Ein disziplinierter Prozess zum Monatsende, der eng in die vorgelagerten Geschäftsprozesse integriert ist, erfordert viel Aufwand bei der Erstellung und Pflege. Aber wenn es richtig gemacht wird, können saubere, genaue Daten entstehen, die in Ihren Prognoseprozess einfließen können. Mit den richtigen Tools und der richtigen Automatisierung kann das Finanzteam seine Zeit damit verbringen, die Änderungen zu analysieren und die Signale des Wandels hervorzuheben, auf die das Unternehmen reagieren muss, anstatt bis spät in die Nacht zu arbeiten und nur zu versuchen, die Zahlen auf einen Nenner zu bringen.

Erstelle ein zentralisiertes Geschäftsmodell

Wie können wir anfangen, das besser zu machen, ohne all unsere Systeme rauszureißen und bei Null anzufangen? Zunächst müssen Sie Ihr Unternehmen und die wichtigsten Daten zentral betrachten. Nicht jedes Team kann seine eigenen KPIs in seinen eigenen Tabellen haben. Du musst die kritischen KPIs auswählen, die JEDER verwenden wird, sie erfassen, die Trends verfolgen und unternehmensweit als Einheit zusammenarbeiten. Von der Bestellung bis zur Bezahlung, von der Beschaffung bis zur Bezahlung und die Bearbeitung durch deine Mitarbeiter. Das bedeutet EINE Quelle der Wahrheit. Halten Sie die Daten sauber. Wenn Sie die Daten immer wieder in Tabellenkalkulationen eingeben, um das zu erhalten, was Sie brauchen, dann haben Sie nicht die Systeme, die Sie brauchen, oder Sie haben sie nicht richtig konfiguriert, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden.

Machen Sie eine Bestandsaufnahme ALLER geschäftskritischen Tabellenkalkulationen, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden, und ermitteln Sie dann, WARUM die Tabellenkalkulation benötigt wird.

Wenn die Daten für die Mission des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind, lohnt es sich, in die richtigen Tools zu investieren, um es richtig zu machen. Wenn nicht, dann hör auf, es zu messen. Das Flussdiagramm unten ist ein Beispiel dafür, wie du ALLE deine Prozesse im Finanzwesen integrieren kannst. Meiner Erfahrung nach neigen die Planungsteams und Reporting-Teams dazu, sich zu einem bestimmten Zeitpunkt auf unterschiedliche Prioritäten und Projekte zu konzentrieren. Das Reporting Team ist in der Regel am Monatsende oder Jahresende gehetzt und blickt zurück, und das Planungsteam arbeitet mit dem Unternehmen zusammen, um nach vorne zu blicken. Aber wenn Sie sich die Zeit nehmen können, sich auf die wichtigsten Umsatz- und Ausgabentreiber für das Unternehmen als Ganzes zu einigen, und ALLE Teams darüber aufklären, wie wichtig es ist, die kritischen KPIs bei jedem Schritt zu erfassen, dann können Sie Daten viel nahtloser von einem Team an das andere weitergeben. Du brauchst keine ausgeklügelten Tools, um diesen Teil zu erledigen — es ist die Disziplin, dir die Zeit zu nehmen, deinen Prozess als integriertes Ganzes zu entwerfen, statt als einzelne Zyklen. Und sobald du das hast, hast du die Grundlage, die du brauchst, um die richtigen Planungstools erfolgreich zu implementieren.

Die wichtigsten Imbissbuden

1 — Zentralisiere dein Geschäftsmodell, indem du deine Prozesse integrierst und eine einzige Informationsquelle schaffst. Die harte Arbeit besteht darin, deine Prozesse zwischen den Funktionen abzustimmen, um die Ineffizienz und Nacharbeit zu beseitigen, die jedes Team für sich selbst entwirft. Die Auszahlung macht es wert! 2 — Es ist Zeit, die Tabellen loszuwerden. Sie werden nie aus der Excel-Hölle herauskommen, bis Sie es zu einer Priorität machen. 3 – Um die Gewohnheit der Tabellenkalkulation zu durchbrechen, automatisieren Sie mit den richtigen Tools. Es ist so wichtig, in diese Tools zu investieren, bevor uns die nächste Krise trifft. Es wird niemals eine Zeit geben, in der es einfach ist, nur eine Zeit, in der du es mit Entschlossenheit, Ressourcen und einer Priorität schaffen kannst.

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Erfahre Schritt für Schritt, wie du diesen Ansatz in deinem eigenen Unternehmen umsetzt.  Um die Ergebnisse der Umfrage zu sehen, die in dem Artikel besprochen wird, klicke hier.