Excel vs. spezialisierte Planungssoftware: Die richtige Wahl treffen
Planung, Budgetierung und Prognose sind zentrale Säulen der Unternehmensführung. Planung hat insbesondere die Aufgabe, Ziele zu setzen, Maßnahmen zu deren Erreichung zu definieren und die Nutzung der verfügbaren Ressourcen zu optimieren.
Innerhalb der Unternehmensplanung haben Forecasting und Szenarioplanung in den letzten Jahren massiv an Bedeutung gewonnen. Die Dynamik der Märkte und des Wettbewerbs sowie Ereignisse wie die Pandemie, der Krieg zwischen Russland und der Ukraine und die daraus resultierende wirtschaftliche Unsicherheit haben viele Unternehmen zu der Erkenntnis veranlasst, dass sie in die Unternehmensplanung und die Erstellung von Prognosen investieren müssen. Das gilt vor allem für eine bessere technologische Unterstützung, aber auch für die Weiterentwicklung von Prozessen und Inhalten.
8 von 10 Unternehmen nutzen immer noch Excel für die Planung, Budgetierung und Prognose
Die Realität in vielen Unternehmen sieht so aus, dass der Einsatz von Microsoft Excel zur Unterstützung von Planungsprozessen immer noch überraschend hoch ist. Die jährliche globale Umfrage von BARC unter Planungsfachleuten "The Planning Survey" zeigt Jahr für Jahr, dass der Anteil derjenigen, die Excel für die Planung nutzen – einzeln oder in Kombination mit anderen Tools – immer noch deutlich über 70 Prozent liegt (siehe Abbildung 1). Excel ist somit in fast 8 von 10 Unternehmen ein wesentlicher Bestandteil des Planungsprozesses, insbesondere in hinterherhinkenden Unternehmen. Um die Korrelationen zwischen dem, was die erfolgreichsten Unternehmen tun, und den weniger erfolgreichen Unternehmen zu untersuchen, stuft die BARC Planning Survey Unternehmen als „Vorreiter“ und „Nachzügler“ ein. Nachzügler machen die untersten 10 Prozent (ca.) der Unternehmen aus, wenn sie Geschäftsvorteile erzielt haben.
Der Vergleich von Vorreitern und Nachzüglern in Abbildung 2 zeigt, dass 82 Prozent der Vorreiter spezialisierte Planungssoftware für Planung, Budgetierung und Prognose verwenden, während 37 Prozent der Nachzügler auf Excel standardisieren. Nur 52 Prozent der Nachzügler verwenden Spezialsoftware als Hauptprodukt für die Planung. Was wir in den Beratungsprojekten von BARC häufig feststellen, ist, dass die Wahl der Planungssoftware eines Unternehmens oft den Grad der Wertschätzung der Planung widerspiegelt. Planung, Budgetierung und Prognose sind zwar für viele Führungskräfte wichtige Elemente der Unternehmensführung, um das operative Geschäft mit den strategischen Unternehmenszielen in Einklang zu bringen, aber Nachzügler betrachten sie oft als lästige Pflicht, die mindestens einmal im Jahr erledigt werden muss.
Nur 8 Prozent der Anwender haben keine Probleme mit der Planung von Excel
Angesichts der Bedeutung von Planung, Budgetierung und Prognose für die Unternehmenssteuerung ist der so umfangreiche Einsatz von Excel überraschend, wirft aber ein anderes Licht auf viele der Herausforderungen, die heute in Planungsprozessen bestehen, und macht sie leichter verständlich. In vielen Organisationen sind Planungsprozesse nicht integriert genug, dauern zu lange, binden zu viele Ressourcen, sind zu detailliert und die Qualität der Ergebnisse — gemessen am investierten Aufwand — ist oft nicht ausgewogen.
Abbildung 3 zeigt, dass Excel-Benutzer viel mehr Probleme haben als Benutzer von spezialisierten Planungssoftwareprodukten wie Finanzplanung und -analyse von Prophix. Nur 8 Prozent der Excel-Anwender geben an, überhaupt keine nennenswerten Probleme zu haben, verglichen mit 36 Prozent der spezialisierten Planungssoftware-Nutzer. Darüber hinaus kämpfen Excel-Nutzer mit allgemeinen Problemen wie "Produkt kann große Datenmengen nicht verarbeiten" (42 Prozent), "Performance zu langsam" (25 Prozent) und "Produkt kann keine große Anzahl von Benutzern verarbeiten" (16 Prozent).
Nicht zuletzt aufgrund der oben genannten Vorteile haben spezialisierte Planungsprodukte eine deutlich höhere Weiterempfehlungsrate für Planungszwecke als Excel. Während 85 Prozent der Anwender von spezialisierter Planungssoftware angeben, dass sie ihr Planungsprodukt "wahrscheinlich" oder "auf jeden Fall" anderen Unternehmen empfehlen würden, sind es nur 45 Prozent der Excel-Nutzer. Tatsächlich geben 29 Prozent der Excel-Nutzer an, dass sie den Einsatz von Excel als Planungstool anderen Unternehmen "wahrscheinlich nicht" oder "definitiv nicht" empfehlen würden (siehe Abbildung 4).
Unternehmen profitieren von spezialisierten Planungsprodukten im Vergleich zu Excel
Lösungen für Planung, Budgetierung und Prognose unterstützen den gesamten Prozess, von der Modellerstellung über die Definition von Planungsmasken und Workflows bis hin zur Ausführung der Planung und Analyse von Plänen. Die folgenden Vorteile und Mehrwerte werden am häufigsten von Unternehmen erzielt, die spezialisierte Planungssoftwareprodukte von Prophix einsetzen, wie z. B.:
- Höhere Transparenz der Planung
- Bessere Qualität der Planungsergebnisse
- Präzisere und detailliertere Planung
- Bessere Integration der Planung mit BI/Analysen
- Verbesserte Software-Benutzerzufriedenheit
Abbildung 5 zeigt deutlich, dass Unternehmen, die spezialisierte Planungsprodukte verwenden, einen weitaus höheren Geschäftsnutzen erzielen als Unternehmen, die Excel als Hauptplanungswerkzeug verwenden, was beweist, dass Excel als Planungsprodukt nicht uneingeschränkt geeignet ist. Bemerkenswert ist, dass die wichtigsten Vorteile von spezialisierten Planungsprodukten mit Excel viel seltener erreicht werden können. Abgesehen von einer Kostenreduzierung ist der Einsatz von Excel für die Planung in jedem Geschäftsnutzen unterlegen. Aber selbst eine Reduzierung der Kosten (hauptsächlich Lizenzkosten) wird " für " durch einen höheren manuellen Arbeitsaufwand und mögliche Fehlerkorrekturen bezahlt.
Wie moderne Softwareplattformen Planung, Budgetierung und Prognose unterstützen
Der Einsatz von spezialisierten Planungsprodukten wie Financial Planning and Analysis von Prophix anstelle von Excel ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für eine effiziente Unternehmensplanung. Diese Tools bieten umfangreiche Unterstützungsfunktionen für die Vorbereitung, Durchführung und Analyse der Planung.
Grundlage der integrierten Unternehmensplanung ist eine einheitliche Datenbank für Ist- und Plandaten sowie ein durchgängiges Datenmodell. Marktführende Software-Tools für die Unternehmensplanung unterstützen die zentrale Speicherung aller Daten und schaffen so eine einzige, gemeinsame Datenbasis für die Unternehmensplanung sowie für andere Performance-Management-Disziplinen wie Reporting, Analyse und Finanzkonsolidierung (Single Point of Truth).
Auf dieser Grundlage muss ein integriertes Modell für die Unternehmensplanung entwickelt werden. Ziel ist es, die strategische und operative Planung flexibel mit der Finanz- und Ergebnisplanung zu integrieren. Dazu gehört insbesondere die Integration aller operativen Teilpläne (Vertrieb, Produktion, Beschaffung, Ressourcen, Kosten, Investitionen etc.) einschließlich deren Integration in die Finanzpläne (Bilanz, GuV, Cashflow).
Unternehmensplanungstools unterstützen unterschiedliche Planungsstrategien wie Top-down und Bottom-up Planung. Top-down Ansätze werden hauptsächlich für die strategische Unternehmensplanung und die Ergebnisplanung verwendet. Bottom-up-Ansätze hingegen werden häufiger in verteilten Umgebungen eingesetzt, in denen es darum geht, Plandaten von einer Vielzahl dezentraler Planer zu sammeln. Während Top-down Planung häufig Funktionen zur Simulation mit Szenarioanalysen oder Datenverteilung ("Splashing") benötigt, sind für Bottom-up Planung benutzerfreundliche Funktionen für die Plandateneingabe über verschiedene Clients (Web, Excel, etc.) sowie Workflow-Mechanismen zur Prozesssteuerung hilfreich.
Da sich Planungsanforderungen aufgrund zunehmender Dynamik schnell ändern können, streben viele Fachabteilungen eine Flexibilisierung im Umgang mit Daten und eine Unabhängigkeit von der zentralen IT (Self-Service) an. Aus diesem Grund müssen Softwaretools eine einfache, unternehmensfreundliche Bedienung ermöglichen, ohne dass viel Training erforderlich ist, um schnelle Ergebnisse zu erzielen. Wenn eine Lösung in der Cloud verfügbar ist und vom Softwareanbieter betrieben wird (Software-as-a-Service), reduziert dies zusätzlich die Abhängigkeit von den eigenen IT-Ressourcen des Unternehmens.
Zusammenfassung
Die Dynamik des Marktes und des Wettbewerbs stellt Unternehmen ständig vor neue Herausforderungen. Innerhalb der Unternehmensführung hat die Unternehmensplanung die Aufgabe, Ziele zu setzen, Maßnahmen zu deren Erreichung zu definieren und den Einsatz verfügbarer Ressourcen zu optimieren. Dabei ist der Einsatz spezialisierter Planungsprodukte ein entscheidender Faktor für Effektivität und Effizienz.
Die Realität in vielen Unternehmen sieht so aus, dass der Einsatz von Microsoft Excel für die Planung immer noch überraschend hoch ist, was ein riskanter Ansatz ist. Um die Frage aus dem Titel des Blogs zu beantworten: Nein, die Verwendung von Excel für Planungsprozesse ist keine gute Wahl. Nicht nur, weil Excel-Anwender viel mehr Probleme haben als Anwender von spezialisierten Planungssoftwareprodukten, sondern auch, weil Excel Funktionalität und Unterstützung zur Verschlankung von Planungsprozessen fehlt.
Moderne marktführende Financial Performance Management Plattformen wie Prophix bieten umfangreiche Unterstützungsfunktionen für die Vorbereitung, Durchführung und Analyse von Planungen. Um die Prozesse eines Unternehmens bestmöglich zu unterstützen, müssen die Planungstools sorgfältig entsprechend den jeweiligen Anforderungen ausgewählt werden. Ein formalisierter Software-Auswahlprozess mit einer vergleichenden Betrachtung mehrerer Lösungen ist wichtig und schafft Investitionssicherheit.
Dieser Blogbeitrag wurde in Zusammenarbeit mit BARC verfasst.
Dr. Christian Fuchs ist Senior Analyst und Head of Daten & Analysen Research am BARC (Business Anwendung Research Center). Er ist spezialisiert auf Entscheidungsunterstützungssysteme in den Bereichen Corporate Performance Management, Unternehmensplanung, Finanzkonsolidierung und Analysen. Er ist Autor zahlreicher BARC-Studien. Als Berater unterstützt er Organisationen bei der Softwareauswahl sowie bei strategischen Fragen zum Softwareportfolio, zur Architektur und zu Nutzungsszenarien.
