Aufbau einer zukunftsfähigen Finanzfunktion für Steyn City

Kreason Naidoo leitet das Financial Reporting Team des südafrikanischen Immobilienentwicklungs- und Bauunternehmens Steyn City, das seit 2020 Kunde von Prophix ist. In einem kürzlich durchgeführten Webinar erzählte er, wie Prophix sowohl sein Arbeitsleben als auch das Gesamtbild des Unternehmens verbessert hat. Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse. Am Stadtrand von Johannesburg liegt ein Ort wie kein anderer. Steyn City, erfunden vom südafrikanischen Milliardär Douw Steyn, ist im Grunde eine Stadt in der Stadt. Mit der vierfachen Größe von Monaco und der zweieinhalbfachen Größe des Central Park in New York City ist es die größte Anlage dieser Art auf dem afrikanischen Kontinent. Zusätzlich zu seinen zahlreichen Wohngebäuden verfügt es derzeit über einen Büropark, einen eigenen Golfplatz (entworfen von Jack Nicklaus), ein Reitzentrum, 2.000 Hektar Parklandschaft, eine Lagune, ein Hallenbad, Restaurants und eine Schule — die Liste geht weiter. [caption id="attachment_28111" align="aligncenter" width="1000"] Clubhaus des Golfplatzes von Steyn City[/caption] Wir wollten ein wenig tiefer in die Geschichte hinter diesem faszinierenden Projekt eintauchen und haben kürzlich ein Webinar mit Kreason Naidoo, dem Financial Reporting Manager von Steyn City, abgehalten. Als er vor einigen Jahren anfing, hier zu arbeiten, sahen sowohl die Stadt als auch die Baufirma, die sie gegründet hat, ganz anders aus. „Ich habe hier in Steyn City angefangen, als es noch keine Finanzabteilung gab, also wurde ich beauftragt, den gesamten Finanzprozess von Grund auf neu einzurichten“, erinnert sich Kreason. Ähnlich wie die Stadt selbst musste das Finanzamt von Grund auf neu gebaut werden. Seitdem hat sich viel geändert. Sowohl das Team von Kreason als auch Steyn City sind deutlich gewachsen, was eine effektive Reporting noch wichtiger macht. Um dieses Problem zu lösen, implementierte das Team Sage — was nach Ansicht von Kreason die einzige ERP-Lösung war, die in der Lage war, die sehr spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen. Im Jahr 2020 versuchte das Finanzteam, die Reporting Fähigkeiten von Steyn City durch die Einführung einer CPM-Lösung weiter zu verbessern. Sie entschieden sich für Prophix. Nach einem Jahr bei Prophix, was waren seine wichtigsten Erkenntnisse? Was hat sich geändert? Hier sind die 3 wichtigsten Vorteile, die Prophix mit sich gebracht hat:

1. Verbesserte Effizienz

Das wird kaum überraschen, aber Prophix hatte einen tiefgreifenden Einfluss auf die Effizienz der Finanzabteilung von Steyn City. Im Laufe des Interviews erwähnte Kreason mehrere Beispiele, wie er dank Prophix enorm viel Zeit gespart hat. Hier ist einer von ihnen, in seinen eigenen Worten:

"Ich bin so froh, dass ich Prophix hatte, weil ich [lacht] das alles nicht manuell in Excel erledigen muss. [...] Wo ich, sagen wir, etwa 90 Prozent meiner Zeit damit verbracht habe, das zu überprüfen, zu analysieren und zu korrigieren.“

In Bezug auf die Gesamtprozessgeschwindigkeiten hatte Kreason Folgendes zu sagen:

"Als wir mit Prophix anfingen, wusste ich nicht, wie leistungsfähig das Tool ist. Wir interessierten uns mehr für die gedruckten Reportsund die Grafiken und Tortendiagramme und solche Dinge, die der Vorstand wollte. Aber dann, als wir bauten, wurde uns klar, dass — wow, wartet mal, Leute, ich meine, wenn du das und das kannst, dann ist mein Budgetierungsprozess um Wochen vereinfacht. Mein Prognoseprozess ist um Monate vereinfacht. Ich meine, wir prognostizieren hier bis 2026 und manchmal bis 2032, und das ist etwas, das in einer Woche erledigt werden kann. Es hat mein Leben also tatsächlich um einiges einfacher gemacht. Ich will nicht lügen – es gibt immer noch einige manuelle Prozesse, die erledigt werden müssen, aber das ist überhaupt nicht die Schuld von Prophix [lacht]." [caption id= " attachment_28113 " align= " aligncenter " width= " 1000 "] Steyn City bietet 45 km Fußgängerboulevards. [/caption]

2. Dynamischere Reporting

Wie oben erwähnt, bietet Steyn City so viele Dienstleistungen an, dass das Ergebnis ein sehr diversifiziertes — und komplexes — Geschäft ist. Es gibt Wohn- und Gewerbeimmobilien, Restaurants und Veranstaltungsdienstleistungen, Bautätigkeiten, Einzelhandel, ein Lagerhaus, eine Privatschule, Sportanlagen und mehr. Dies ergibt eine großartige Summe von 13 Geschäftsbereichen (möglicherweise sogar mehr, wenn Sie dies lesen), von denen jede ihre eigene Einnahmequelle hat. Um den Ehrgeiz des Vorstands, "alles zu wissen", zu unterstützen, haben Kreason und die Prophix-Implementierer Reports entwickelt, die einen Überblick über jedes Segment sowie eine konsolidierte Aussage bieten, wenn das Gesamtbild betrachtet werden muss. So drückt es Kreason aus:

"Nehmen wir zum Beispiel an, das Bauwesen hätte eine Report und alles, was mit dem Bauen zu tun hat, wird in diese Reporteinfließen, und ich kann das präsentieren. Okay, Sie wollen nur die Gastfreundschaft betrachten; Nun, ich kann das tun, weil ich [...] alle Bereiche einbeziehen kann, die sich auf diese Dimension, wie wir es nennen, oder Geschäftseinheit beziehen, und Report darauf. Ich muss nicht hingehen und fünf verschiedene Reportsbauen; Ich baue eine und ich blättere buchstäblich, wie Prophix es nennt, [...] durch die Seiten [...] und wähle die verschiedenen Arten von Seiten aus, und ich kann darauf Report . Du möchtest sie als Gruppe sehen, konsolidiert? Natürlich, kein Problem, das kann ich dir auch zeigen.“

[caption id= " attachment_28112 " align= " aligncenter " width= " 1000 "] Im Restaurant XIX in Steyn City [/caption]

3. Bessere interne Kommunikation

Selbst mit der besten CPM-Lösung wird das kein Allheilmittel sein, wenn es darum geht, Unternehmenszahlen effektiv zu kommunizieren. Im Fall von Prophix und seinen kollaborativen Funktionen bietet es jedoch ein erhebliches Upgrade gegenüber einer statischen Tabellenkalkulation, die an eine E-Mail angehängt wird. Kreason weist darauf hin, dass Letzteres zu unterschiedlichen Interpretationen derselben Daten führen kann:

„Kommunikation ist nicht immer möglich, weil ich dir vielleicht eine E-Mail schicke und du das vielleicht anders interpretierst als das, was ich dir eigentlich zu erklären versuche. Wenn Sie hingegen ein gemeinsames Reporting-Tool haben und jeder dieses eine Tool verwendet, können Sie Ungereimtheiten, Verwirrung und Missverständnisse relativ schnell ausräumen. [...] [Mit Excel ist es wie] "Welche Version davon schaue ich mir an? Schaue ich mir die richtige Version an? Hast du mir den richtigen Artikel geschickt? Welche Nummer ist das — hat sich das geändert?“ Alles wird jetzt mit einem Tool geplottet und verwaltet.“

Fazit Sowohl Kreasons Team als auch Steyn City als Ganzes haben sich in den letzten Jahren auf einer bemerkenswerten Transformationsreise befunden. Wie die Beispiele von Kreason gezeigt haben, hat die Einführung von Prophix dazu beigetragen, diesen Prozess weiter zu beschleunigen – aber wie garantiert man ein erfolgreiches CPM-Projekt? Die erste Phase besteht darin, einen CPM-Anbieter zu finden, der die Anforderungen erfüllt. Im Fall von Steyn City ging es nicht nur um die Fähigkeiten der Prophix-Software. Neben der starken Integration mit Sage spielten die Erfolgsbilanz von Prophix bei der erfolgreichen Durchführung von Kundenprojekten und das kontinuierliche Engagement für den Kundenerfolg eine große Rolle bei der Entscheidung. Kreason war, obwohl er in einer sehr nichttechnischen Rolle arbeitete, auch stark in den Implementierungsprozess involviert. Rückblickend betrachtete er das als entscheidend für das gesamte Projekt, obwohl er anfangs skeptisch war: „Ich bin ehrlich zu dir — ich war nicht wirklich begeistert, Teil des [Implementierungs-] Prozesses zu sein“, gestand er während unseres Gesprächs. Er dachte: „Ich habe einfach nicht die Zeit dafür.“ Seine Einstellung änderte sich jedoch dramatisch, als das Prophix-Team die Vorteile seiner tieferen Beteiligung erklärte:

„Als ich damit angefangen habe und tatsächlich angefangen habe, mit euch zu arbeiten, fand ich, dass es der wichtigste Teil des gesamten Builds war. Vor allem als Finanzmanager musst du verstehen, wie das funktioniert und wie alles zusammenpasst. [...] Prophix hat zwar sehr nette Funktionen, mit denen man Zahlen aufschlüsseln und annualisieren kann, aber es ist ziemlich wichtig, dass man von Anfang an Teil der Implementierung ist, damit man die Dinge in gewisser Weise so abbilden kann, wie man es möchte."

Dieser Prozess beinhaltete auch die Neubewertung und Optimierung bestehender Prozesse, bevor sie in Prophix ausgebaut wurden. Dank dieses Ansatzes haben Kreason und sein Team jetzt eine Lösung, mit der sie sich auskennen, effizientere Prozesse und Zahlen, auf die sie sich verlassen können — eine perfekte Grundlage für zukünftiges Wachstum, genau wie die Stadt, an deren Aufbau sie mitwirken.