Aufbau einer zukunftsfähigen Finanzfunktion für Steyn City

Prophix ImageProphix Nov 24, 2021, 3:25:00 AM
Kreason Naidoo heads up the financial reporting team at the South African real estate development and construction company Steyn City, who became a Prophix customer in 2020. In a recent webinar, he shared how Prophix has improved both his work life and the company’s bigger picture. Here are the main takeaways. On the outskirts of Johannesburg lies a place unlike any other. Steyn City, dreamed up by South African billionaire businessman Douw Steyn, is basically a city within a city. At four times the size of Monaco and 2 ½ times the size of New York City’s Central Park, it is the largest development of its kind on the African continent. In addition to its numerous residential buildings, it currently boasts an office park, its own golf course (designed by Jack Nicklaus), an equestrian center, 2,000 acres of parkland, a lagoon, an indoor pool, restaurants, and a school – the list goes on. [caption id="attachment_28111" align="aligncenter" width="1000"] Clubhouse of Steyn City’s golf course[/caption] We wanted to dig a little deeper into the story behind this fascinating project and recently held a webinar with Kreason Naidoo, Steyn City’s Financial Reporting Manager. When he started working here several years ago, both the city and the construction company creating it looked very different. I actually started here at Steyn City when there was no finance department, so I was tasked with setting up the whole finance process from scratch,” Kreason remembered. Much like the city itself, the office of finance had to be built from the ground up. Since then, lots has changed. Both Kreason's team and Steyn City have grown significantly, making effective reporting even more crucial. To address this issue, the team implemented Sage – which Kreason believed was the only ERP solution capable of addressing the company’s very specific needs. In 2020, the finance team sought to further improve Steyn City's reporting capabilities by adding a CPM solution. They chose Prophix. So, after a year with Prophix, what were his main takeaways? What changed? Here are the 3 most important benefits Prophix has brought about:

1. Verbesserte Effizienz

Das wird kaum überraschen, aber Prophix hatte einen tiefgreifenden Einfluss auf die Effizienz der Finanzabteilung von Steyn City. Im Laufe des Interviews erwähnte Kreason mehrere Beispiele, wie er dank Prophix enorm viel Zeit gespart hat. Hier ist einer von ihnen, in seinen eigenen Worten:
"Ich bin so froh, dass ich Prophix hatte, weil ich [lacht] das alles nicht manuell in Excel erledigen muss. [...] Wo ich, sagen wir, etwa 90 Prozent meiner Zeit damit verbracht habe, das zu überprüfen, zu analysieren und zu korrigieren.“
In Bezug auf die Gesamtprozessgeschwindigkeiten hatte Kreason Folgendes zu sagen:
“When we first started the process of Prophix, I didn’t know how powerful the tool was. We were more interested on the printed reports, and the graphs and the pie-charts and things like that that the Board wanted. But then, as we were building, we realised that – whoa, hold on guys, I mean, if you can do this and you can do that, then my budgeting process is simplified by weeks. My forecasting process is simplified by months. I mean, we forecast here up to 2026, and sometimes 2032, and that’s something that can be done in a week. So it’s actually made my life quite a lot easier. I won’t lie – there is still some manual processes that need to be done, but that’s not Prophix’s fault at all [laughs].” [caption id="attachment_28113" align="aligncenter" width="1000"] Steyn City offers 45 km of pedestrian boulevards.[/caption]

2. Dynamischere Reporting

Wie oben erwähnt, bietet Steyn City so viele Dienstleistungen an, dass das Ergebnis ein sehr diversifiziertes — und komplexes — Geschäft ist. Es gibt Wohn- und Gewerbeimmobilien, Restaurants und Veranstaltungsdienstleistungen, Bautätigkeiten, Einzelhandel, ein Lagerhaus, eine Privatschule, Sportanlagen und mehr. Dies ergibt eine großartige Summe von 13 Geschäftsbereichen (möglicherweise sogar mehr, wenn Sie dies lesen), von denen jede ihre eigene Einnahmequelle hat. Um den Ehrgeiz des Vorstands, "alles zu wissen", zu unterstützen, haben Kreason und die Prophix-Implementierer Reports entwickelt, die einen Überblick über jedes Segment sowie eine konsolidierte Aussage bieten, wenn das Gesamtbild betrachtet werden muss. So drückt es Kreason aus:
"Nehmen wir zum Beispiel an, das Bauwesen hätte eine Report und alles, was mit dem Bauen zu tun hat, wird in diese Reporteinfließen, und ich kann das präsentieren. Okay, Sie wollen nur die Gastfreundschaft betrachten; Nun, ich kann das tun, weil ich [...] alle Bereiche einbeziehen kann, die sich auf diese Dimension, wie wir es nennen, oder Geschäftseinheit beziehen, und Report darauf. Ich muss nicht hingehen und fünf verschiedene Reportsbauen; Ich baue eine und ich blättere buchstäblich, wie Prophix es nennt, [...] durch die Seiten [...] und wähle die verschiedenen Arten von Seiten aus, und ich kann darauf Report . Du möchtest sie als Gruppe sehen, konsolidiert? Natürlich, kein Problem, das kann ich dir auch zeigen.“
[caption id="attachment_28112" align="aligncenter" width="1000"] At Restaurant XIX in Steyn City[/caption]

3. Bessere interne Kommunikation

Selbst mit der besten CPM-Lösung wird das kein Allheilmittel sein, wenn es darum geht, Unternehmenszahlen effektiv zu kommunizieren. Im Fall von Prophix und seinen kollaborativen Funktionen bietet es jedoch ein erhebliches Upgrade gegenüber einer statischen Tabellenkalkulation, die an eine E-Mail angehängt wird. Kreason weist darauf hin, dass Letzteres zu unterschiedlichen Interpretationen derselben Daten führen kann:
„Kommunikation ist nicht immer möglich, weil ich dir vielleicht eine E-Mail schicke und du das vielleicht anders interpretierst als das, was ich dir eigentlich zu erklären versuche. Wenn Sie hingegen ein gemeinsames Reporting-Tool haben und jeder dieses eine Tool verwendet, können Sie Ungereimtheiten, Verwirrung und Missverständnisse relativ schnell ausräumen. [...] [Mit Excel ist es wie] "Welche Version davon schaue ich mir an? Schaue ich mir die richtige Version an? Hast du mir den richtigen Artikel geschickt? Welche Nummer ist das — hat sich das geändert?“ Alles wird jetzt mit einem Tool geplottet und verwaltet.“
Fazit Sowohl Kreasons Team als auch Steyn City als Ganzes haben sich in den letzten Jahren auf einer bemerkenswerten Transformationsreise befunden. Wie die Beispiele von Kreason gezeigt haben, hat die Einführung von Prophix dazu beigetragen, diesen Prozess weiter zu beschleunigen – aber wie garantiert man ein erfolgreiches CPM-Projekt? Die erste Phase besteht darin, einen CPM-Anbieter zu finden, der die Anforderungen erfüllt. Im Fall von Steyn City ging es nicht nur um die Fähigkeiten der Prophix-Software. Neben der starken Integration mit Sage spielten die Erfolgsbilanz von Prophix bei der erfolgreichen Durchführung von Kundenprojekten und das kontinuierliche Engagement für den Kundenerfolg eine große Rolle bei der Entscheidung. Kreason war, obwohl er in einer sehr nichttechnischen Rolle arbeitete, auch stark in den Implementierungsprozess involviert. Rückblickend betrachtete er das als entscheidend für das gesamte Projekt, obwohl er anfangs skeptisch war: „Ich bin ehrlich zu dir — ich war nicht wirklich begeistert, Teil des [Implementierungs-] Prozesses zu sein“, gestand er während unseres Gesprächs. Er dachte: „Ich habe einfach nicht die Zeit dafür.“ Seine Einstellung änderte sich jedoch dramatisch, als das Prophix-Team die Vorteile seiner tieferen Beteiligung erklärte:
„Als ich damit angefangen habe und tatsächlich angefangen habe, mit euch zu arbeiten, fand ich, dass es der wichtigste Teil des gesamten Builds war. Vor allem als Finanzmanager musst du verstehen, wie das funktioniert und wie alles zusammenpasst. [...] Prophix hat zwar sehr nette Funktionen, mit denen man Zahlen aufschlüsseln und annualisieren kann, aber es ist ziemlich wichtig, dass man von Anfang an Teil der Implementierung ist, damit man die Dinge in gewisser Weise so abbilden kann, wie man es möchte."
Dieser Prozess beinhaltete auch die Neubewertung und Optimierung bestehender Prozesse, bevor sie in Prophix ausgebaut wurden. Dank dieses Ansatzes haben Kreason und sein Team jetzt eine Lösung, mit der sie sich auskennen, effizientere Prozesse und Zahlen, auf die sie sich verlassen können — eine perfekte Grundlage für zukünftiges Wachstum, genau wie die Stadt, an deren Aufbau sie mitwirken.
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Ehrgeizige Finance-Teams setzen auf Prophix, um den Fortschritt voranzutreiben und ihre beste Arbeit zu leisten. Mit Prophix One, einer Financial Performance-Plattform, können Finance-Teams die Geschwindigkeit und Genauigkeit ihrer Entscheidungsfindung verbessern und sich somit zukunftssicher positionieren.

 Vereinfachen Sie Ihre Prozesse, Reduzierung Sie Unsicherheiten und nutzen Sie das volle Potential Ihrer Daten. Erstklassige Funktionen für Planung, Budgetierung, Forecasting, Reporting und Konsolidierung sowie automatisierte KI-Insights unterstützen Sie dabei. Prophix ist ein privates Unternehmen, das von Hg Capital, einem führenden Investor im Bereich Software und Services, unterstützt wird. Mehr als 3.000 aktive Kunden auf der ganzen Welt vertrauen auf Prophix, um ihren Unternehmenserfolg zu steigern.

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