Bewältigung der Komplexität der Gehaltsabrechnungsplanung in Nordamerika
Führungskräfte im Finanzbereich wissen, dass die Gehaltsabrechnung in Nordamerika komplex ist — und dass eine solche Komplexität direkt Auswirkungen auf dein Unternehmen hat.
Lass uns einen kurzen Blick auf eine der inhärenten Komplexitäten der Lohnabrechnungsplanung werfen: die Lohnsteuer.
In den USA und Kanada zahlen Unternehmen Steuern, die die Gehälter der Mitarbeiter übersteigen. In Kanada sind es CPP- und EI-Beiträge; in den USA gehören dazu FICA, FUTA und SUTA. Diese Lohnsteuern sind besonders kompliziert zu berechnen, weil sie von Anfang an berechnet werden. Infolgedessen zahlen Arbeitgeber im Januar höhere Steuern für Arbeitnehmer (die einen bestimmten Betrag verdienen) als im Dezember.
Wenn zum Beispiel der nominale Prozentsatz, der gezahlt wird, 4,95% beträgt (wie im Fall der Beiträge zur kanadischen Pensionskasse), dann entspricht das einem Unterschied zwischen den Kosten für die Beschäftigung eines hochbezahlten Mitarbeiters im Januar um 4,95% im Vergleich zum Dezember. Das Hinzufügen von EI-Prämien erhöht das auf 7,5%. In den USA werden FICA, FUTA und SUTA ähnlich berechnet und erfordern, dass die Personalkosten im Voraus berechnet werden.
Wenn ein Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis verlässt (in Kanada), dreht der Arbeitgeber quasi „die Zeit zurück“ zum Jahresbeginn, in dem dieser Mitarbeiter ersetzt wird. Mit anderen Worten, ein Unternehmen mit einer hohen Fluktuation hochbezahlter Mitarbeiter zahlt erheblich mehr Steuern als ein Unternehmen mit niedrigen Fluktuationsraten.
Im Gegensatz dazu werden in den meisten europäischen Ländern diese "Sozialversicherungs"-Steuern für alle Arbeitnehmer über das Jahr verteilt. Die Höchststeuer wird monatlich und nicht kumulativ berechnet. Mit anderen Worten, Arbeitgeber zahlen jeden Monat den gleichen direkten Prozentsatz des Lohns. Folglich hat die Fluktuation der Mitarbeiter keinen Einfluss auf die gezahlten Steuern.
Die Komplexität in Nordamerika macht es für Unternehmen schwierig, die Personalkosten für höher bezahlte Mitarbeiter genau zu planen. Die Verwendung eines gemischten Steuersatzes für alle Mitarbeiter ist unzureichend und die Prognose der Lohnsteuer kann nur dann genau berechnet werden, wenn sie für jeden Mitarbeiter gemacht wird.
Die gute Nachricht ist, dass du auf Softwarelösungen zurückgreifen kannst, die die Komplexität der nordamerikanischen Gehaltsabrechnungsregeln und -vorschriften bewältigen. Mit dem Detailed Planning Manager, einer Komponente der Software von Prophix, können Sie beispielsweise FICA, FUTA, SUTA und alle anderen Lohnsteuern für jeden Lohnabrechnungszyklus (d. h. wöchentlich, zweiwöchentlich, zweimonatlich oder monatlich) berechnen und Zeitrahmen verwenden, die mit dem Hauptbuch übereinstimmen (z. B. Monate oder 13 vierwöchige Zeiträume).
Das Ergebnis: Die Komplexität der lohnbezogenen Steuerplanung und -berechnung wird drastisch reduziert. Das liegt daran, dass es weniger Unterschiede zwischen dem, was geplant war, und dem, was passiert, gibt. Dadurch können Unterschiede bei den mitarbeiterbezogenen Kosten identifiziert und analysiert werden. Angesichts der Tatsache, dass eine der größten Ausgaben, mit denen Unternehmen zu kämpfen haben, die Gehälter ihrer Mitarbeiter sind, hilft es Finanzfachleuten, alltägliche taktische Entscheidungen sowie strategische Geschäftsentscheidungen zu treffen.
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