Lotus 1-2-3 und Maschinen hinzufügen: Erinnerung an FP & A der alten Schule und der Blick in die Zukunft

Sehnst du dich nicht nach der Finanztechnologie von früher? War es nicht toll, in Lotus 1-2-3 auf nur drei Dinge beschränkt zu sein? Ist die Welt nicht einfach zu ruhig ohne das Kreischen der Punktmatrixdrucker? Wäre es nicht toll, wieder einmal von diesen Lochkarten mit all diesen Buchstaben und Zahlen behindert zu werden? Nein? Vielleicht sind wir gar nicht so nostalgisch für alte Technik. Aber nutzt deine Funktion für Finanzplanung und Analyse (FP & A) die neuen verfügbaren Technologien optimal? Oder steckt es immer noch im 20. Jahrhundert fest? Zur Feier unseres neuesten interaktiven Leitfadens, FP & A Upgraded: How to Modernize Your Corporate Financial Planning & Analysis, haben wir Finanzexperten nach ihren technischen Horrorgeschichten gefragt und um Rat gefragt, wie du dein FP & A upgraden kannst.

Vom manuellen Ledger zur Finanzautomatisierung

Also, mit welchen archaischen Tools hatten Finanzexperten zu Beginn ihrer Karriere zu kämpfen? " Zu Beginn meiner Karriere wurden solche Dinge auf Steintafeln gemacht. Als Johannes Gutenberg die Druckmaschine erfand, hat das den FP & A-Prozess wirklich beschleunigt, " scherzt Jack McCullough, Präsident des CFO Leadership Council. Aber eine ernstere Bemerkung: " Das wird dir Angst machen: Manuelles Verbuchen des Hauptbuches mit Füllfederhalter. Technik war der große Mini-Computer IBM S/36, Lochkarten und ein elektrischer Taschenrechner — ungefähr 1982! " sagt Tom Hood, CPA, CITP, CGMA, EVP Business Growth & Engagement, Association of International Certified Professional Accountants. Für diejenigen, die mit dem IBM System/36 nicht vertraut sind: Dieses kleine Computersystem " " hatte etwa die Größe eines Faxgeräts für Unternehmen. Das Basismodell beinhaltete 128 KB RAM und eine 30-MB-Festplatte, war aber auf 7 MB RAM und 1478 MB Festplattenspeicher erweiterbar. Beeindruckend, oder? Noch besser? In den frühen 1980er Jahren konnte man dieses Kunststück Innovation für den niedrigen, niedrigen Preis von 200.000 US-Dollar bekommen. Das IBM System/36 beeindruckte seinerzeit, weil es Prozesse digitalisierte und die Effizienz drastisch verbesserte. Es könnte sogar Softwareprogramme mit einer Größe von bis zu 64 KB ausführen! Jetzt blicken wir mit einem Gefühl des Schocks und des Staunens auf das IBM System/36 zurück. Wie kommt es, dass ein Desktop-Computer der Einstiegsklasse jetzt die tausendfache Rechenleistung zu einem Bruchteil des Preises hat? Seit diesem ersten Sprung zu Computern haben die Unternehmen weitere bemerkenswerte Fortschritte gemacht, wie z. B. kleinere Privatcomputer, fortschrittlichere Software und vernetzte Systeme. Dennoch hat die FP&A-Technologie in vielen Unternehmen ein Plateau bei Tabellenkalkulationen und manueller Dateneingabe erreicht – Techniken, die den Prozess in Ineffizienz stecken lassen und sogar zu mehr menschlichen Fehlern führen können. Es ist an der Zeit, den nächsten Sprung nach vorne zu machen und FP & A mit automatisierten und umfassenden Prozessen zu modernisieren, die das Finanzwesen ins 21. Jahrhundert bringen werden.

Von der engen Sicht zum Teil des Gesamtbildes

Es ist nicht nur die Technologie, sondern auch die Funktion des Finanzwesens, die sich weiterentwickelt. Historisch gesehen war Finanzplanung eine Übung, die durchgeführt wurde, nachdem das Unternehmen die eigentliche Arbeit der strategischen Planung abgeschlossen hatte. Jack McCullough erklärt: " Ich denke, die größte Veränderung ist, dass FP & A vor 20 Jahren oft getrennt von strategischer Planung betrachtet wurde. Ja, Finanzplanung und strategische Planung wurden in zwei verschiedenen Silos betrieben. Heute kannst du das eine nicht ohne das andere haben (mit Entschuldigung an Frank Sinatra). Aber früher waren es nur Buchhalter, die Zahlen in Tabellenkalkulationen berechneten, wohingegen heute die Technologie fantastisch ist und die Akzeptanz der Finanzplanung als Teil des strategischen Plans fast einheitlich ist. Außerdem war FP & A in vielen Unternehmen ein saisonales Unterfangen (erstelle den Finanzplan für das Folgejahr im November und Dezember). Heute ist es ein fortwährender Prozess und vor allem technologiebedingt, effektiver als je zuvor. " Die Modernisierung von FP & A treibt den Rollenwechsel im Finanzbereich voran, von der Unterstützung im Hinterzimmer hin zu wichtigen Akteuren bei der Entwicklung der gesamten Geschäftsstrategie. Die Zunahme der Buchhaltungstechniken wie rollierende Prognosen, Zero-Based-Budgeting und Szenarioplanung ermöglicht es der Finanzabteilung, häufiger, genauer und schneller als je zuvor zu prognostizieren.

Vom Tabellenkalkulations-Operator zum geschätzten Berater

Es besteht auch das Potenzial, die Rolle von FP & A-Fachleuten innerhalb der Organisation zu stärken. Janet Schijns, CEO der JS Group, erzählt eine Geschichte über die sich wandelnde Rolle des Finanzwesens: "In meinem ersten Job in der Kosmetikindustrie waren die Tools, mit denen ich arbeitete, größtenteils Tabellenkalkulation oder datenbankgesteuert mit begrenzter bis gar keiner Intelligenz und einer Reihe hochkomplizierter Prozesse, um selbst die einfachste Berechnung oder Präsentation angemessen zu gestalten. Es war eine Notwendigkeit, jederzeit eine sehr erfahrene Finanzperson an deiner Seite zu haben. Jetzt können Tools Daten auf Knopfdruck zur Verfügung stellen und analysieren. Dies ermöglicht es einem breiteren Spektrum von Führungskräften, nicht nur Zugriff, sondern auch Informationen zu bestimmten Daten zu erhalten, um das Geschäft zu führen." Du fragst dich vielleicht: Was ist falsch daran, ständig eine Finanzfachkraft an deiner Seite zu brauchen? Sollten sie nicht für ihre Fähigkeiten anerkannt werden? Die Antwort ist ein klares ", ja! " Aber die Modernisierung von FP & A wird es dem Finanzwesen ermöglichen, für viel mehr als nur beeindruckende Fähigkeiten in der Zahlenverarbeitung bekannt zu sein. Finanztechnologie kann die Zusammenarbeit verbessern und es mehr Menschen ermöglichen, zu den Prognose- und Neuprognoseprozessen beizutragen. Und mit einem zentralen Informationsspeicher kann die gesamte Führungsebene auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen, wenn sie sie benötigen. Anstatt die erste Anlaufstelle für die Verteilung von Prognosen und die Durchführung von Reportszu sein, wird die Finanzabteilung zur Anlaufstelle für tiefergehende Analysen und geschäftstreibende Erkenntnisse. Warum sind die Zahlen gestiegen? Warum sind sie ausgefallen? Wie sollten wir unsere Strategie auf der Grundlage von Veränderungen in der Lieferkette ändern? Mit einem besseren Zugriff auf Daten gewinnen alle.

Von sich wiederholenden Aufgaben zu einfachen Einblicken

Sich wiederholende Aufgaben wie die Dateneingabe waren von Anfang an von zentraler Bedeutung für die Finanzabteilung. Gabrielle Luoma, Mitbegründerin und CEO von MOD Ventures, LLC, erzählte, wie es für sie in den frühen Tagen ihres Unternehmens war: " Hin und wieder blicken mein Mann und ich auf eine Zeit zurück, als ich gerade mein Unternehmen gegründet habe. Ich hatte eine Kundin, die eine Aktenbox voller Belege hatte, und sie wollte, dass jede einzelne in ihr Quicken eingetragen wird. Das war für das ganze Jahr, also musste ich entziffern, was auf den Quittungen stand. Viele Quittungen waren so verblasst, dass wir sie kaum lesen konnten. Mein Mann hat Stunden damit verbracht, Namen und Beträge von Anbietern auszusuchen, während ich sie in das System eintippte. Alles, was wir wollten, war einfach fertig zu sein. " Die meisten Menschen mögen keine alltäglichen Aufgaben. Laut einer Prophix-Umfrage verbringen die meisten Finanzprofis derzeit jedoch nur etwa 20 % ihrer Zeit mit Strategie und höherwertigen Aufgaben. Durch die Modernisierung von FP&A können Routineaufgaben automatisiert werden, einschließlich regelbasierter Aktivitäten, Reporting, Datenkonsolidierung und Abgleich. Mit weniger repetitiver Arbeit und zuverlässigeren Daten kann die Finanzabteilung mehr Zeit für Aktivitäten aufwenden, die dem Unternehmen mehr Wert bringen.

Bereit für deinen Abschluss in Modern FP & A?

Ist FP&A in Ihrem Unternehmen zukunftsorientiert oder in der Vergangenheit stecken geblieben? Über Steintafeln hinauszugehen ist ein Anfang, aber es gibt andere Möglichkeiten, wie Unternehmen den Finanzplanungs- und Analyseprozess modernisieren können. Wenn du bereit bist, manuelle Prozesse — und das verstaubte alte Exemplar von Lotus 123 — hinter dir zu lassen, sieh dir unser neues interaktives Asset an, das Einblicke von Finanzexperten darüber enthält, wie du den FP & A deines Unternehmens aufrüsten kannst. Schau dir unser neues interaktives Asset an, FP & A Upgraded: So modernisierst du deine Unternehmensfinanzplanung & Analysis.