Die 6 größten Herausforderungen bei Abschluss und Reporting (und wie man sie angeht)

Viele Finanzprozesse sind zeitintensiv und erfordern stundenlange harte Arbeit von mehreren Teams. Nur wenige davon sind jedoch so intensiv wie Abschluss und Reporting, insbesondere für Organisationen mit mehreren Tochtergesellschaften. Ohne engagierte Bemühungen, Ihren Abschluss zu verbessern, kann dieser Prozess schnell so unüberschaubar werden, dass Ihr gesamtes Team jeden Monat Überstunden macht.

Die größten Herausforderungen bei Abschluss und Reporting

Niemand wird argumentieren, dass ein ordentlicher Abschluss der Bücher unerlässlich ist, um sicherzustellen, dass Unternehmen die Vorschriften einhalten, finanziell gesund sind und stetig wachsen. Der Abschlussprozess kann jedoch eines der zeitaufwändigsten und ressourcenintensivsten Unterfangen für ein Finanzteam sein und allen Beteiligten Kopfschmerzen bereiten. Hier sind einige der Abschluss-Herausforderungen, auf die Sie achten müssen, wenn Sie diese Kopfschmerzen reduzieren möchten.

1. Irrelevante Jahresabschlüsse

Eines der wichtigsten Ergebnisse Ihres Abschlussprozesses sind Jahresabschlüsse, die Führungskräfte verwenden können, um den Aktionären zu Report , die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu bewerten und Entscheidungen zu treffen, die die Dinge in die richtige Richtung lenken. Da ein Abschluss jedoch notorisch lange dauern kann, befinden sich Finanzteams oft in einem Wettlauf gegen die Zeit, um zeitnahe, relevante Abschlüsse zu erstellen. Zu oft fühlt sich das wie eine unmögliche Aufgabe an. Jeder Versuch, den Abschlussprozess zu beschleunigen, wird in der Regel durch die Notwendigkeit eines zeitnaheren Jahresabschlusses vorangetrieben.

2. Datenqualität

Finanzdaten können inkonsistent sein, insbesondere über mehrere Tochtergesellschaften oder Standorte hinweg. Zwischen unbezahlten Rechnungen, fehlenden Aktualisierungen und falschen Währungsumrechnungen werden nicht alle Daten, die Sie für Ihren Abschluss erhalten, qualitativ hochwertig sein. Dies kann zu zusätzlicher Arbeit für Ihr Team führen, da es Daten von schlechter Qualität verarbeitet, bereinigt und nachverfolgt.

3. Verschieden Teams

Sobald deine Organisation eine bestimmte Größe erreicht hat, wirst du wahrscheinlich mit Remote-Teams arbeiten müssen — sogar in verschiedenen Zeitzonen. Dies kann die Zusammenarbeit erheblich erschweren. Besprechungen müssen zu Zeiten abgehalten werden, die für manche ungünstig sein können. Tage können verloren gehen, da wichtige Dateien für ein Team am Ende des Tages gesendet werden, für ein anderes jedoch mitten in der Nacht, und alle auf dieselbe Seite zu bringen, ist viel schwieriger, wenn du sie nicht alle im selben Raum zusammenbringen kannst.

4. Nicht übereinstimmende Systeme

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen mehrere Standorte oder Niederlassungen hat, umfasst Ihr Abschlussprozess mehrere Systeme, die möglicherweise nicht gut miteinander integriert sind. Einige Teams verwenden möglicherweise manuell aktualisierte Tabellen, um Bestellungen zu verfolgen, während andere alles mit einer fortschrittlichen Buchhaltungssoftware erledigen. Da jedes Finanzsystem völlig anders ist, berücksichtigt Ihr Abschlussprozess die zusätzliche Zeit, die benötigt wird, um all diese Daten in etwas Brauchbares zu übersetzen.

5. Menschliches Versagen

Alle Finanzprozesse — insbesondere solche, die auf manuellen Eingaben beruhen — können mit Fehlern behaftet sein. Fehler bei der Dateneingabe und Tippfehler können zu Unregelmäßigkeiten in Ihren Finanzdaten führen, die möglicherweise unbemerkt bleiben, bis es Zeit für Ihren Abschluss ist. Das Team, das den Abschluss dann bearbeitet, muss wachsam genug sein, um diese Fehler während der Arbeit zu erkennen. Sie werden auch wertvolle Zeit damit verbringen, falsch eingegebene Beträge mit den richtigen Leuten zu bearbeiten, um sie zu korrigieren.

6. Richtige Mittelausstattung

Wie bei vielen Prozessen, an denen das Finanzteam beteiligt ist, ist es zu einfach, erst in der 11. Stunde Reporting an Abschluss und zu denken . Das kann dazu führen, dass überlastete Teams nicht genug Zeit haben, um die Bücher effektiv abzuschließen, oder die richtige Software, um effizient zu arbeiten. Während einige Führungskräfte diese Prozesse vielleicht als kaum mehr als ein Kästchen betrachten, das angekreuzt werden muss, weiß das Büro des CFO genau, wie wichtig sie für das Unternehmen sind. Das kann zu einem Tauziehen führen, da Führungskräfte im Finanzbereich versuchen, mehr Ressourcen für ihre Teams zu bekommen, als andere Führungskräfte nicht immer bereit sind, bereitzustellen.

Führungskräfte haben schnelleren Zugang zu Finanzinformationen

Alle Arten von Führungskräften verlassen sich auf Finanzberichte, um über Report die des Unternehmens zu Performance, Entscheidungen zu treffen und zukünftige Initiativen zu planen. Je länger Führungskräfte auf diese Aussagen warten müssen, desto mehr Zeit werden ihre Aufgaben in Anspruch nehmen. Durch die Optimierung Ihres Abschlussprozesses können Sie diese Aussagen schneller veröffentlichen, was zu mehr Effizienz für Ihr Führungsteam führt. 

Keine langen Nächte mehr für das Büro des CFO

Vielleicht erfordert kein Prozess so viele späte Nächte für Buchhalter, Controller und andere Fachkräfte im Büro des CFO wie der Geschäftsabschluss. Wenn so viele Führungskräfte und Abteilungen auf aktuelle Jahresabschlüsse angewiesen sind, besteht ein enormer Druck, Dinge so schnell wie möglich zu erledigen — und das alles bei gleichzeitiger Vermeidung von Fehlern. Wenn Sie die notwendigen Schritte unternehmen, um Ihren Abschlussprozess zu verbessern, können Sie die Work-Life-Balance für alle im Büro des CFO drastisch verbessern.

Relevantere Jahresabschlüsse

Wenn die Erstellung von Jahresabschlüssen zu lange dauert, sind sie für die Führungskräfte und Teams, die sich auf sie verlassen, wenig relevant. Aus diesem Grund besteht einer der größten Vorteile der Verbesserung Ihres Abschlussprozesses darin , die Bereitstellung von Jahresabschlüssen zu beschleunigen, was bedeutet, dass sie aktuelle Informationen widerspiegeln – was sie für alle relevanter macht.

Exponentielle Steigerung der Effizienz

Fühlt sich Ihr Abschlussprozess von Monat zu Monat schwieriger an? Das liegt daran, dass sich Ineffizienzen nicht einfach summieren, sie nehmen schneller zu. Fehler bei der Dateneingabe, unterschiedliche Systeme und ungenaue Prozesse machen den Abschluss der Bücher immer komplizierter. Wenn Sie Ihren Abschlussprozess überarbeiten und optimieren, kehren Sie diesen Trend um und fügen Verbesserungen hinzu, die sich exponentiell verstärken. Jeden Monat wird Ihr Abschluss schneller und einfacher, da sich Ihre Teams an den neuen Prozess anpassen und neue innovative Wege finden, um effizient zu sein.

Verbesserungen auf Konsolidierungsebene

Die Konsolidierung von Daten aus mehreren Entitäten kann schwierig sein, aber es gibt Möglichkeiten, wie Sie auch diesen Aspekt Ihres Prozesses verbessern können:

• Standardisieren Sie Ihren Kontenplan in der gesamten Organisation, indem Sie alle Parameter berücksichtigen, die für die Konsolidierung und den Gruppen Reportingerforderlich sind.
• Optimierung der Organisationsstruktur (z.B. Schließung oder Verschmelzung ruhender Unternehmen).
• Strenge Wesentlichkeitsrichtlinien im Einvernehmen mit dem Wirtschaftsprüfer festlegen.

Technische Verbesserungen

Wenn die an Ihrem Abschlussprozess beteiligten Unternehmen immer noch Tabellenkalkulationen für den größten Teil ihrer Arbeit verwenden, können Sie technische Verbesserungen vornehmen, indem Sie Folgendes automatisieren:

• Kontrollen, von Entitätsübermittlungen bis zur Konsolidierungsebene, mit Validierungsregeln
• Abstimmungen für Intercompany-Salden und Transaktionen
• Finanz- und Management -Reporting
• Währungsumrechnung
• Eliminierungen und Anpassungen
  

Sie können auch eine Finanz Performance Plattform verwenden, die automatisch Workflow-, Status- und Validierungsergebnisse überwacht.

Eine der besten Möglichkeiten, diese technischen Verbesserungen mit minimalem Arbeitsaufwand für alle Ihre Unternehmen einzuführen, ist die Einführung einer vollständig integrierten Finanz Performance Plattform wie Prophix. Finanzleiter, Controller und CFOs benötigen eine Plattform, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und Funktionen zur Optimierung des Abschlusses enthält, wie z. B. automatisierte Kontenabstimmung, optimierte Datensammlung, KI-gestützte Anomalie-Erkennung und mehr. Holen Sie sich hier eine kostenlose Demo von Prophix in Aktion .