Wie das Barber National Institute 540 Stunden sparte, indem es sein Budget automatisierte

In unserer weltweiten Umfrage unter 500 Führungskräften im Finanzbereich haben wir herausgefunden, dass 80% der Unternehmen nicht in der Lage sind, länger als ein Jahr zu prognostizieren, und über 50% nicht länger als sechs Monate vorausschauen können. Die Unfähigkeit, Prognosen abzugeben, ist für Organisationen, die sich in einer Wachstumsphase befinden, eine besondere Herausforderung, da sie fundierte Entscheidungen über ihren Werdegang treffen müssen. Lass uns das Barber National Institute als Beispiel nehmen. Als die Nachfrage nach ihren kommunalen Dienstleistungen und Programmen wuchs, wurde die Verwendung komplexer Excel-Dateien für die Budgetierung und Prognose zu einem umständlichen Prozess. Heute sehen wir uns an, wie das Barber National Institute durch die Automatisierung seiner Budgetierungs- und Prognoseprozesse mit Prophix 540 Stunden eingespart hat.

Wer ist das Barber National Institute?

Das Barber National Institute (Barber) bietet gemeindenahe Dienstleistungen für Kinder und Erwachsene mit Autismus, geistiger Behinderung und verhaltensbedingten Gesundheitsproblemen. Mit einer so wichtigen Mission und Verantwortung gegenüber ihrer Gemeinde benötigte Barber eine genaue Budgetierung und zeitnahe Prognosen, um ihr Wachstum zu unterstützen.

Barbers Kampf mit der Budgetierung & Forecasting

Es wurde für Barber schwierig, der Genauigkeit ihrer Tabellen zu vertrauen, was ein Risiko bei der richtigen Bewertung zukünftiger Chancen mit sich brachte. Die Unfähigkeit, die Investitionsausgaben und die Ausgaben der Mitarbeiter zu planen, hinderte Barber daran, das erforderliche Maß an Reichhaltigkeit in seinen Prognosen zu gewährleisten. Aufgrund der Natur der Branche brauchte Barber Vertrauen in ihre mehrstufigen Allokationen. Darüber hinaus benötigte das Finanzteam eine skalierbare Lösung, um Programmmanager für ihre Budgets verantwortlich zu machen und gleichzeitig eine bessere Möglichkeit zu bieten, ihre Finanzdaten zu analysieren, indem sie ihre Daten in Scheiben schneiden und würfeln. Das Barber National Institute stellte fest, dass ein spezielles Prognosetool erforderlich ist, das es ihnen ermöglichen würde, neue Programme in ihrer Organisation einzuführen und die Rentabilität der Akquisition neuer Geschäfte zu ermitteln.

Warum sich Barber für Prophix entschieden hat

Das Finanzteam des Barber National Institute priorisierte die Suche nach einer Corporate Performance Management (CPM)-Software, die einfach zu bedienen ist, eine ähnliche Oberfläche wie Excel hat, auf finanzielle und nicht-finanzielle Daten Report und die Umsatzraten für ihre Ausgaben prognostizieren kann. Nach der Evaluierung von Workday Adaptive und Prophix entschied sich Barber aufgrund des Kundenservices, der Flexibilität und der Erschwinglichkeit für Prophix.

Automatisierung von Barber's Budgeting &: Prognoseprozesse

Das Barber National Institute implementierte Prophix, um Management Reporter und Smart List in seinem ERP-System Microsoft Dynamics GP zu ersetzen. Durch die Integration von Prophix mit Kronos und Carelogic kann das Finanzteam Gehaltsabrechnungs- und Umsatzdaten auf wöchentlicher, monatlicher und jährlicher Basis importieren. Zu diesen Daten gehören verschiedene Metriken wie Kundenleerstände, Hausbelegung, Kapazität und mehr. Mit Prophix nutzt Barber mehrere Ansätze für die Budgetierung, darunter nullbasierte, inkrementelle, Top-downund Bottom-up , um sein Budget für die Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Das Finanzteam generiert CAPEX, Leasing, Mitarbeiter und Einnahmen aus dem Bottom-up. Die detaillierte Mitarbeiterplanung ermöglicht es Barber, das ganze Jahr über eine Mitarbeiter-Varianzanalyse durchzuführen. Die Möglichkeit, ihre Einnahmen bis ins kleinste Detail zu planen, z. B. nach Kunde und Verfahren, bedeutet auch, dass sie eine vollständige Sichtbarkeit haben, um die Umsatzraten mit dem Plan zu vergleichen. Schließlich führt Barber die Produktivitätsplanung für ihre klinischen Programme mit einem speziellen und robusten Modell durch. Durch die Automatisierung ihres Budgetierungsprozesses hat Barber in 22 Wochen ihrer Budgetsaison 360 Stunden für ihren Budgetmanager eingespart. Darüber hinaus haben sie in 16 Wochen 540 Stunden für vier Buchhalter und 160 Stunden für alle Programm- und Verwaltungsmanager eingespart. Angesichts der Fülle und Details von Barbers Budgets waren Prognosen noch nie so vertrauenswürdig oder relevant. Vor Prophix dauerte der Prozess so lange, bis eine Prognose abgeschlossen war, dass die Daten nicht mehr relevant waren. Jetzt kann Barber bequem Rentabilitätsprognosen für die Akquisition neuer Unternehmen und Kostenprognosen pro Einheit erstellen. Die Szenarioplanung und -prognose hat es Barber ermöglicht, die Auswirkungen steigender Gehälter besser zu planen und Erstattungssätze zu beantragen, indem er eine Analyse der Kosten pro Einheit verwendet. Ihr Finanzteam kann auf einfache Weise eine eingehende Lohnanalyse durchführen, was ihnen einen besseren Einblick in ihre größten Ausgaben gibt.

„Prophix hat jeden einzelnen Aspekt unseres Budgetierungsprozesses verbessert. Anstatt Zeit mit der Einrichtung des Budgetierungsprozesses zu verbringen, sind wir stattdessen in der Lage, das Budget/Produkt, das wir in Zusammenarbeit mit den Programmmanagern erstellen, besser zu analysieren und zu verstehen." — Emily Anauo, FP & Eine Systementwicklerin, Barber National Institute

Wachstumsprognose für das Barber National Institute

Das Finanzteam von Barber verbringt nicht mehr Stunden damit, nach Fehlern in verknüpften Tabellen zu suchen. Anstatt Excel zu verwalten, kann das Finanzteam das Budget, das es erstellt, in Zusammenarbeit mit Programmmanagern analysieren und besser verstehen. On-the-Fly-Prognosen ermöglichen es Barber auch, je nach Projekt zwischen einem Monat und fünf Jahren in die Zukunft zu planen. Insgesamt hat das Barber National Institute jeden Monat 8+ Stunden eingespart, indem es seine Finanzprozesse automatisiert und die Effizienz mit Prophix gesteigert hat. Lesen Sie die Reise des Barber National Institute mit Prophix in ihrer Fallstudie.