Wie Mission Health eine Rendite von 110 % auf seine Investition in Prophix erzielte
Mehrjährige Untersuchungen zu Softwareimplementierungen zeigen, dass die Hälfe aller Implementierungen scheitern.[1]
Die Investition in ein neues Softwaresystem ist nicht ohne Risiko. Noch bevor Sie mit der Inbetriebnahme beginnen, verbringen Sie viel Zeit damit, Anbieter zu recherchieren, Systeme zu vergleichen, Prozesse zu implementieren und Ihre Kollegen zu schulen.
Daher ist es fast selbstverständlich, dass die meisten Unternehmen einen Return on Investment (ROI) für ihre Software erwarten. Aber wie können Sie sicher sein, dass Sie die richtige Wahl getroffen haben?
Von anderen Unternehmen zu hören, die dieselbe Software-Lösung implementiert haben, kann Ihnen bei Ihrer Entscheidungsfindung helfen.
Im Folgenden möchten wir die Geschichte von Mission Health Communities erzählen – und wie das Finance-Team binnen 18 Monaten eine Rendite von 110 % auf seine Investition in Prophix erzielen konnte.
Über Mission Health Communities
Mission Health Communities (MHC) ist ein führender Anbieter von Wohn- und Rehabilitationsgemeinschaften für Senioren in den USA. Von ihrer Zentrale in Tampa (Florida) aus verwaltet und betreibt die Gruppe Seniorenwohn-, betreutes Wohn-, Kurzzeitrehabilitations- und qualifizierte Pflegeheime in mehreren US-Bundesstaaten.
Die Herausforderung für Mission Health Communities
MHC verwendete hauptsächlich Excel für seine Finanzverwaltungsprozesse wie Buchhaltung und Budgetierung. Diesem veralteten System mangelte es an ausgefeilten Analysefähigkeiten und es konnte nur einfache Finanzberichte erstellen.
Die jährlichen Budgetierungsrunden waren äußerst umständlich, da sich das Unternehmen mit mehr als 30 Standorten abstimmen musste. Der Prozess war von Fehleranfälligkeit, Versionschaos durch Dubletten und übermäßigem Hin und Her zwischen der Zentrale und den einzelnen Standorten geprägt. Darüber hinaus führte die mangelnde Standardisierung in der gesamten Gruppe dazu, dass jede Einrichtung über eine eigene Masterbudgetvorlage verfügte, was zu Diskrepanzen führte, die sich im gesamten Unternehmen weiter ausbreiteten.
Analysen jedweder Art erforderten einen umfangreichen Prozess der Informationssuche und -anfrage bei einzelnen Einrichtungen und Abteilungen. KPIs in Echtzeit zu berechnen, war somit nahezu unmöglich, was unternehmensweit die Transparenz beeinträchtigte.
Mission Healths Ansatz bei der Suche nach einer CPM-Software
Das Finance-Team bei MHC erkannte, dass eine Corporate Performance Management (CPM)-Lösung nötig war, um die Periodenabschluss-, Reporting und FP&A-Aufgaben zu optimieren.
Mission Health musste eine Single Source of Truth sowie ein Reporting-System einrichten, das leicht an das Geschäftsmodell angepasst werden konnten. MHC durchlief Anfang 2019 einen RFP-Prozess und evaluierte dabei Workday Adaptive Planning sowie Prophix. Letztendlich entschied sich das Unternehmen im Mai 2019 aus folgenden Gründen für Prophix:
- Intuitive Benutzeroberfläche – Der Prophix-Administrator von MHC benötigte kein hohes Maß an technischem Fachwissen, um das System zu verwalten und Änderungen umzusetzen. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglichte es Controllern und Geschäftsanalysten, schnell detaillierte Reports zu erstellen und Forecasts zu generieren. Da Endbenutzer Reports über Einrichtungen und Konten abrufen können, war das Controlling-Team in der Lage, Abweichungen sowie fehlende oder ausstehende Rechnungen zu identifizieren. Unternehmensanalysten können zudem die primären Kosten- und Werttreiber auf monatlicher Basis ermitteln.
- Standard-Funktionalität. Prophix war sofort einsatzbereit und verfügte über Ad-hoc-Analysefunktionen, Echtzeit-KPIs und für MHC geeignete Report-Vorlagen. Dies vereinfachte den Implementierungsprozess und führte zu einer kurzen Time-to-Value, die es den Mitarbeitern ermöglichte, granulare Datensuchen und Report durchzuführen.
„Worauf kommt es der Unternehmensführung am meisten an? Geht es nur darum, dass ein FP&A-Team Reports erstellt und pflegt? Oder soll das FP&A-Team wirklich ein Partner der Geschäftsführung sein, der Analysen durchführt und dann bei der Entscheidungsfindung unterstützt? Prophix hat den Weg geebnet, Letzteres zu erreichen.“ – Gino L'Altrella, Director of Financial Planning & Business Analytics, Mission Health Communities
Vorteile von Prophix für Mission Health Communities
„Die Verlagerung kritischer Finanzprozesse von Excel-Tabellen auf automatisierte cloudbasierte CPM-Systeme ist kein Luxus mehr, sondern eine geschäftliche Notwendigkeit“, meint Alok Ajmera, CEO von Prophix Software. „Die greifbaren Ergebnisse, die Mission Health Communities durch den Einsatz unserer Software erzielt hat, sprechen Bände für die Erfolgsbilanz von Prophix bei der Transformation der Finanzplanungs- und Analyseprozesse unserer Kunden für eine verbesserte Performance, sowohl kurz- als auch langfristig.“
Mission Health Communities durchlief einen zweimonatigen Implementierungsprozess und ging im August 2019 mit Kernfunktionen für Finanzmanagement und Reporting sowie einem Planungsmodul zur Budgetierung der Mitarbeitervergütung in Betrieb. Mit der Cloud-Bereitstellung von Prophix realisierte MHC zahlreiche Vorteile: gestiegene Produktivität und Agilität sowie mehr betriebliche Transparenz.
- Gestiegene Benutzerproduktivität – Da Gebäudeverwalter und regionale Leiter direkt in Prophix Genehmigungen anzeigen, kommentieren und erteilen können, ist die interne E-Mail-Korrespondenz praktisch eliminiert. Manuelle Eingriffe, menschliche Fehler und Nacharbeiten wurden ebenfalls deutlich reduziert. Dadurch führt das Controlling den Monatsabschluss heute fast 15 % schneller durch. Mit Prophix konnte der Planungsprozess optimiert und von vier auf drei Wochen verkürzt werden, da jede Einrichtungen ihre Planzahlen direkt in Prophix eingeben kann, wodurch die Notwendigkeit entfällt, einzelne Dateien in einer Master-Tabellenkalkulation zusammenzustellen. Durch den direkten Zugriff auf einen gemeinsamen Plan konnte der Freigabeprozess um 66 % verkürzt werden.
- Verbesserte Agilität – MHC nutzte Prophix, um den Start seines PSA-Tracking-Projekts in den schlimmsten Monaten der COVID-19-Pandemie im Jahr 2020 zu unterstützen. Als Gesundheitsdienstleister verfügte MHC über einen großen Bestand an PSA-Ausrüstung, der aktiv überwacht werden musste, um die Nutzungskosten durch staatliche Fördermittel auszugleichen und sicherzustellen, dass jede Einrichtung ausreichend ausgestattet war. MHC konnte binnen drei Tagen ein Modell zur Verfolgung von PSA-Inventar implementieren, inklusive mit der zugrunde liegenden Logik, Vorlagen und Reporting-Funktionen. Unter den alten Excel-Prozessen wären für dieses Projekt mindestens zwei Vollzeit-Finanzanalysten erforderlich gewesen. Durch die Konzeption, Implementierung und Einführung des Projekts in Prophix konnte MHC über 200.000 US-Dollar an vermiedenen Mitarbeiterkosten einsparen. Mit Prophix verfügt das Unternehmen über die geschäftliche Agilität, um schnell neue Geschäftsbereiche und Einrichtungen einzuführen, da die Reibungsverluste im Backoffice reduziert werden.
- Verbesserte Transparenz – Bisher mussten Controller Gewinn- und Verlustrechnungen oder Bilanzen aus dem alten Report analysieren und die Reports dann per E-Mail versenden. Seit der Einführung von Prophix greifen Mitarbeiter bei Bedarf direkt in Prophix auf Informationen zu, ohne das Controlling einzubeziehen. Mit einem SSoT wurde die Genauigkeit der gemeldeten Zahlen erhöht und MHC kann KPIs in Echtzeit verfolgen, um seine Performance zu bewerten. Darüber hinaus stellte Prophix MHC Analysen zur Verfügung, darunter Varianzanalyse, Risikobewertung und Tools zur Optimierung der Auslastung, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen und die betriebliche Effizienz zu steigern.
Der Return on Investment von Mission Health mit Prophix über einen Zeitraum von drei Jahren
Ein Return on Investment für Mission Health Communities
Wir haben die Kosten für Software, Mitarbeiter, Consulting und Anwender-Schulungen über einen Zeitraum von drei Jahren analysiert, um die Gesamtinvestition von Mission Health Communities in die Prophix-Technologie zu quantifizieren.
Zu den direkten Vorteilen, die quantifiziert wurden, gehören die vermiedenen Mitarbeiterkosten im Zusammenhang mit dem Projekt zur Bestandsverfolgung von PSA.
Zu den quantifizierten indirekten Vorteilen gehört die Zeitersparnis, die die Mitarbeiter von MHC durch die Optimierung Reporting, Budgetierungs- und Periodenabschlussprozesse erzielt haben.
Basierend auf diesen Vorteilen haben wir festgestellt, dass Mission Health Communities in nur 18 Monaten eine Rendite von 110 % auf seine Investition in Prophix erzielt hat.
[1] https://www.netsuite.com/porta...
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