Fortlaufende Prognosen: Chris Ortega erklärt das Warum, Was und Wie

Was ist ein Merkmal, das Finanzabteilungen in führenden Unternehmen gemeinsam haben? Fortlaufende Prognosen. Basierend auf den Ergebnissen unserer weltweiten Umfrage unter über 500 Führungskräften im Finanzbereich ist es wahrscheinlicher, dass Unternehmen, die rollierende Prognosen verwenden, besser abschneiden als Unternehmen, die vierteljährliche Prognosen verwenden, insbesondere in Bezug auf ihre Fähigkeit, die Prognose schnell zu aktualisieren. Die Umstellung von einer vierteljährlichen auf eine rollierende Prognose kann entmutigend wirken, besonders wenn du versuchst, sie an die Geschäftsleitung zu verkaufen. Oder sogar dein eigenes Team, was das angeht. Um dir den Einstieg in die Veränderungen der Prozesse, Verfahren und Technologien zu erleichtern, haben wir mit Chris Ortega, einem der zehn weltweit führenden Stimmen in Buchhaltung, Finanzen und F & PA, gesprochen. Lies weiter, um mehr zu erfahren.

Was ist eine Rolling Forecast?

Mit einer fortlaufenden Prognose nimmst du den Zeithorizont kontinuierlich nach vorne. Ein typischer Ansatz für rollierende Prognosen besteht darin, mit jedem Monat, der vergeht, einen Monat zum Ende der Prognose hinzuzufügen. " Es nutzt die aktuellsten Informationen, die du in deinem Unternehmen hast, um in die Zukunft zu schauen, ", erklärt Chris. Der Vorteil besteht darin, dass Sie immer die gleiche Anzahl von Monaten im Blick haben – und die Daten werden kontinuierlich auf der Grundlage der neuesten Informationen aktualisiert, die einem Unternehmen zur Verfügung stehen.

Vorteile von Rolling Forecasts

Chris sagt, dass fortlaufende Prognosen dazu beitragen, dass " das Unternehmen darüber informiert, was in der Realität passiert, und die Aussichten ändern, die wir für den 6-, 12- und 18-Monatshorizont des Unternehmens sehen. " Fortlaufende Prognosen bieten auch einen Überblick über den aktuellen Geschäftsbetrieb. Chris erklärt das als "... die Fähigkeit, Kontakte zu knüpfen, wo wir sehen, dass das Geschäft zu dem führt, was wir heute ausführen. "

Finde eine Technologie, die konfigurierbar ist.

Laut Chris muss die beste Technologie für rollierende Prognosen nicht auf dein Unternehmen zugeschnitten sein. " Ich denke immer, das Wichtigste ist, sicherzustellen, dass du die Technologie findest, die deinen Geschäftsanforderungen am besten entspricht, ", sagt er. " Zu oft sehe ich, dass Organisationen und Teams aus vielen verschiedenen Branchen versuchen, ihre Prozesse an eine Technologie anzupassen. " "Sie werden nicht immer über die Prozesse, Verfahren und Datenpunkte verfügen, um eine Technologie vollständig auf Ihr Unternehmen abzustimmen", erklärt Chris. " Das ist der grundlegende Irrtum, den viele Buchhaltungs- und Finanzteams begehen, wenn sie an die Implementierung einer rollierenden Prognosetechnologie gehen... Sie versuchen, die Technologie an ihr Unternehmen anzupassen. " Chris glaubt, dass das den Prozess komplizierter macht, als er sein muss. Er stellt fest, dass Softwareunternehmen viel Zeit damit verbringen, sicherzustellen, dass ihre Technologie unternehmensübergreifend funktioniert. " Sie haben es gesehen. Sie haben es geschafft. Sie waren in verschiedenen Branchen tätig. Also, versuche eine Technologie zu finden, die für dein Unternehmen konfigurierbar ist und nicht auf dein Unternehmen zugeschnitten ist. " Chris empfiehlt dir außerdem, mit vertrauenswürdigen Quellen wie TrustRadius und G2 zu recherchieren: " Es gibt wirklich Auskunft darüber, wer die Führungskräfte sind, die Visionäre, und es gibt sehr detaillierte Informationen über die Trends, die Schwächen, die Benutzerfreundlichkeit und eine Vielzahl anderer Faktoren, die du bei der Implementierung eines rollierenden Prognosetools in deinem Buchhaltungs- und Finanzteam berücksichtigen solltest. " Wenn du Technologie evaluierst, stelle sicher, dass du eine Lösung auswählst, die deinen sich wandelnden Geschäftsanforderungen entspricht:

• Cloud-basiert für einfache Kommunikation und Zusammenarbeit
• Unterstützt automatisierte Prozesse
• Konnektivität und Kompatibilität mit dem Rest deines Tech-Stacks
• Von einem vertrauenswürdigen Anbieter mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz

Fragen, die du stellen musst, um deinen Rolling Forecast-Prozess zu starten

" Viele Teams sind so reaktiv, was die Art und Weise angeht, wie sie ihr Geschäft betrachten. Eine Möglichkeit, wie Führungskräfte im Finanzbereich beginnen können, zu einem rollierenden Prognosemodell überzugehen, besteht darin, deine Prozesse wirklich, wirklich zu konkretisieren, ", sagt Chris. Das beinhaltet die Beantwortung einiger grundlegender Fragen:

• Was sind die Geschäftsprozesse, die deinen Ausblick beeinflussen?
• Was sind die Key Performance Indicators (KPIs), die die Zukunft Ihres Unternehmens prägen?
• Was sagen wir, werden wir tun und wie werden wir das tun?

3 Fallstricke bei der Einführung von fortlaufenden Prognosen

Also, wo stecken die Leute bei der Annahme fortlaufender Prognosen fest? Chris sprach über drei wichtige Bereiche und darüber, was Finanzleiter tun sollten, um den Prozess am Laufen zu halten.

1) Zu viele KPIs

"Die Leute messen zu viele KPIs", sagt Chris. "Wie können Sie als Unternehmen 15 verschiedene Dinge haben, die Sie in den Zukunftsaussichten messen, und 15 verschiedene Modellannahmen, die Sie in Ihrer rollierenden Prognose haben? Das ist viel zu viel. " Stattdessen empfiehlt Chris, dass sich Unternehmen auf die vier bis sechs KPIs konzentrieren, die in Zukunft den größten Einfluss auf das Geschäft haben werden.

2) Mangelndes Verständnis von Geschäftstreibern

Chris sagt, es reicht nicht aus, traditionelle Buchhaltungs- und Finanzfunktionen wie die Verwaltung des Hauptbuchs, Journaleinträge und Abschreibungen zu beherrschen. " Als Buchhaltungs- und Finanzteams kennen wir die Zahlen. Aber du musst das Geschäft verstehen. Sie müssen verstehen, was den Umsatz antreibt, was die Kosten antreibt, was das Geld antreibt, was einen Kunden Marge antreibt und was die Lead-Generierung vorantreibt", sagt Chris.

3) Ein zu weit entfernter Zeithorizont

Ein weiterer Fallstrick ist laut Chris der Versuch, viel zu weit in die Zukunft zu prognostizieren. " Normalerweise möchtest du höchstens ein rollierendes Prognosemodell für einen Zeitraum von 12 Monaten haben, ", sagt er. Je weiter du dich vom aktuellen Tag entfernst, je weiter du dich entfernst, die Genauigkeit der Prognose nimmt ab. Und obwohl du in 18 oder 24 Monaten vielleicht richtungsgenau bist, werden die Zahlen nicht präzise sein. Bei fortlaufenden Prognosen ist Präzision das Ziel. Chris sagt: " Du solltest... zu 90 bis 97% davon überzeugt sein, dass das sein wird, was du in den nächsten drei bis sechs Monaten in der Branche siehst. " Halte den Fokus innerhalb dieses 12-Monats-Fensters und du kannst deine Genauigkeit erhöhen.

3 Möglichkeiten, deine aktuellen Bemühungen um rollierende Prognosen zu verbessern

Chris bot auch drei Möglichkeiten an, wie Finanzleiter ihre aktuellen Bemühungen mit fortlaufenden Prognosen optimieren können.

1) Beteiligte aus der gesamten Organisation einbeziehen

Fortlaufende Prognosen haben die Macht, das Unternehmen zu informieren und zu prägen, aber wenn die Leute nicht in den Prognoseprozess investieren, vertrauen sie den Ergebnissen möglicherweise nicht. " Mache deine rollierende Prognose nicht speziell zu einer Finanzaufgabe, ", sagt Chris. " Also, mach es nicht einfach so, dass Buchhaltung und Finanzen losgehen und eine fortlaufende 3-, 6-, 9-, 12-, 18-monatige Prognose erstellen. " Chris schlägt vor, dass Vertrieb, Marketing und andere operative Bereiche das Gefühl haben sollten, an dem Prozess beteiligt zu sein.

2) Helfen Sie Ihrem Team, den Wert der Technologie zu verstehen

FP & Eine Technologie kann die Einführung von rollierenden Prognosen viel einfacher machen. Aber dein Finanzteam könnte neue Technologieinvestitionen — und insbesondere neue, automatisierte Prozesse — als Bedrohung für ihre Arbeitsplätze ansehen. Chris sagt, dass es wichtig ist, den Mehrwert einer rollierenden Prognose kontinuierlich zu untermauern und zu zeigen, wie sie die Arbeit der Mitarbeiter vereinfachen kann — und das Finanzteam für das Unternehmen wertvoller machen kann. " Du willst wirklich, dass deine Leute in die hochwertigen Aktivitäten eines rollierenden Prognosemodells einbezogen werden, ", sagt Chris. Hochwertige Aktivitäten drehen sich für ihn um das, was er die vier Cs nennt: Zusammenarbeit, Verbindung, Kommunikation und Klarheit. Lass dein Team wissen, dass Automatisierung nicht das Ende seiner Arbeit bedeutet; stattdessen bedeutet es, dass es sich darauf konzentrieren kann, das Unternehmen zu leiten.

3) Beginne, den Prognosefehler zu verfolgen

"Ich denke, dass die Leute zu oft eine rollierende Prognose implementieren und sagen: 'Hey, wir haben einen großartigen Job gemacht, indem wir uns das Geschäft für die nächsten 12 Monate angesehen haben, ohne tatsächlich aus den Daten zu lernen, während sie sich weiterentwickeln'", sagt Chris. " Eine Möglichkeit, deine Prozesse rund um rollierende Prognosen wirklich zu verbessern, [besteht darin,] Prognosefehler zu implementieren, sie zu messen, zu verfolgen und sicherzustellen, dass dein Team die Abweichungen und Fehler im Unternehmen lasergenau erkennt. " Um deinen Prognosefehler zu ermitteln, vergleiche deine Prognosen mit deinen tatsächlichen Ergebnissen auf monatlicher Basis. Dann kannst du sehen, wie genau dein Modell ist, und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen. Chris sagt, dass Hochleistungsteams eine Fehlerquote von weniger als 3 % pro Monat und weniger als 5 % im Quartal anstreben sollten. Wenn du dieses Maß an Präzision erreichst, sagt Chris, ", kannst du zum Geschäft gehen und sagen: ‚Ich habe Trost und Vertrauen in die Prognose, die ich erstelle. Weil ich unsere Margen kenne, liegt unser Prognosefehler bei +/- 5%. Wir sind präzise in unseren KPIs. Wir sind präzise in der Art und Weise, wie wir dem Unternehmen die Klarheit vermitteln. Wir wissen genau, wohin wir mit dem Geschäft wollen. ' "

Kommen Sie ins Rollen für mehr Präzision und Agilität

Unsere Umfrage ergab, dass rollierende Prognosen eine von drei wesentlichen Fähigkeiten führender Finanzabteilungen sind. Der Wechsel erfordert zwar Zeit und Mühe, aber die Vorteile in Bezug auf Genauigkeit und Agilität sind die Mühe wert. Sieh dir die vollständigen Ergebnisse der FSN-Umfrage an, um alle Gründe aufzudecken, warum dein Unternehmen fortlaufende Prognosen benötigt. Für mehr von Chris folge ihm auf LinkedIn und Twitter.