Was ist inkrementelle Budgetierung?

Die inkrementelle Budgetierung ist eine der wichtigsten Budgetierungsmethoden.

Die Prämisse ist einfach und effektiv: Dein aktuelles Budget hat gut funktioniert. Warum ändern, was funktioniert? Passe es einfach an.

Das ist eher mit einer Budgetverwaltung vergleichbar als mit der Erstellung eines neuen Budgets. Für viele Unternehmen mit schlanken Finanzteams ist das ein attraktives Angebot.

Aber wie führt man eigentlich eine inkrementelle Budgetierung durch? Und wie lässt es sich mit anderen Budgetierungsmethoden vergleichen?

Genau das werden wir in diesem Artikel behandeln.

Was ist inkrementelle Budgetierung?

Inkrementelle Budgetierung ist eine Budgetierungsmethode, die Anpassungen — die Erhöhungen — am Budget des Vorjahres vornimmt. Budgetierungsteams erreichen dies in der Regel, indem sie die Budgetzuschüsse für den Anstieg der Kosten aufgrund steigender Zinssätze, Inflation usw. erhöhen.

Im Gegensatz zu anderen Budgetierungsmethoden wie der Nullrechnung hat die inkrementelle Budgetierung den Vorteil, dass sie schneller durchführbar ist. In diesem Sinne ist eine inkrementelle Budgetierung eine wichtige Alternative zur Nullbudgetierung.

Warum erstellen Unternehmen inkrementelle Budgets?

Unternehmen erstellen inkrementelle Budgets, weil die Methode der inkrementellen Budgetierung einfach und konsistent ist.

Wie wir sehen werden, ist das am besten, wenn sich keine großen Veränderungen abzeichnen. Es ist weniger wahrscheinlich, dass ein Startup ein zusätzliches Budget verwendet; ein Hersteller oder ein E-Commerce-Unternehmen könnte jedoch eher eines verwenden.

Warum ist es wichtig, die schrittweise Budgetierung zu verstehen?

Inkrementelle Budgetierung ist wichtig zu verstehen, weil sie die intuitivste aller Budgetierungsmethoden ist. Inkrementelle Budgetierung ist der Aphorismus " Wenn es nicht kaputt ist, repariere es nicht " als Budgetierungsprozess: Es geht davon aus, dass das Budget des Vorjahres korrekt war und nur angepasst werden muss.

Zwar gibt es sicherlich Fälle, in denen das stimmt, aber Budgets profitieren oft von einem kritischeren Blick. Die Benennung des Phänomens der Budgetanpassung ermöglicht es den Teams, sich bewusster dafür zu entscheiden, ob sie den Prozess durchführen oder etwas anderes wählen.

Wann ist es am besten, ein inkrementelles Budget zu verwenden?

Es ist am besten, ein inkrementelles Budget zu verwenden, wenn das Budget des Vorjahres mehr oder weniger korrekt war und wenn keine bevorstehenden Veranstaltungen bekannt sind, die eine Änderung des Budgets erfordern würden.

Vorteile einer inkrementellen Budgetierung

Abgesehen davon, dass eine schrittweise Budgetierung einfach und daher schnell vorzubereiten ist, hat sie viele Vorteile.

Einfach zuzubereiten

Inkrementelle Budgets sind einfach zu erstellen. Die meiste Arbeit ist erledigt — das Basisbudget wurde letztes Jahr erstellt. Von dort aus müssen die Finanzteams nur noch die Abweichung von diesem Budget analysieren und das neue Budget anpassen, um diese Abweichungen zu korrigieren.

Konsistenz und Betriebsstabilität

Abteilungsleiter bevorzugen inkrementelle Budgets, weil sie dadurch mehr oder weniger wissen, was sie erwarten können und wie sie ihre Ressourcen einsetzen müssen. Auch hier wird von optimalen Ausgaben für diesen Teil ausgegangen.

Diese Konsistenz führt zu operativer Stabilität: Ohne große Schwankungen im Budget müssen die Abteilungsleiter ihre Aktivitäten nicht kürzen oder reduzieren. Mit anderen Worten: Weil sich nicht viel ändert, wird aufgrund der Änderungen nicht viel schief gehen.

Kosteneffizient

Inkrementelle Budgets lassen sich schnell erstellen, was ihre Erstellung auch kostengünstiger macht.

Es gibt eine Perspektive, die besagt, dass ein Großteil der Arbeit, die die Finanzen leisten, als Verschwendung angesehen werden kann: Warum ein neues Budget von Grund auf erstellen, wenn das vorherige Budget zu 80% ausgemacht war?

Für einige Unternehmen ist das kein akzeptables Argument: Ihre Risikotoleranz ist zu niedrig, ihre Finanzen sind zu knapp oder ihre Wachstumsziele sind zu aggressiv. Aber für andere Unternehmen ist es absolut sinnvoll und es ist eine großartige Möglichkeit, Zeit für Prognosen, Modellierung, Compliance und die anderen Aktivitäten zu gewinnen, für die das Finanzteam verantwortlich ist.

Reduziert interne Rivalitäten zwischen Budgetinhabern

Während eines schrittweisen Budgetierungsprozesses gibt es sehr wenig Innenpolitik. Weil du das Budget des Vorjahres als Grundlage verwendest, wurde der große Prozentsatz, aufgeteilt nach Abteilungen, bereits festgelegt.

Das bedeutet, dass Abteilungsleiter weniger Zeit und Energie darauf verwenden, ein größeres Stück vom Kuchen abzubekommen und sich stattdessen für ihre eigenen Abteilungen einsetzen. Es verschiebt den Fokus von ", du gibst zu viel für Vertrieb ", zu " Marketing braucht etwas mehr für X-, Y- und Z-Initiativen. "

Änderungen sind einfach nachzuverfolgen

Da du das Budget des Vorjahres als Grundlage verwendest, sind alle Änderungen gegenüber dem Vorjahr sehr einfach nachzuverfolgen und zu finden.

Je mehr du mit dem Budget herumfummelst — Abteilungen und Kategorien hinzufügst und dergleichen — desto schwieriger wird es natürlich, Änderungen nachzuverfolgen. Aber in diesem Sinne kannst du einfach zu einer größeren Kategorie zusammenfassen und auf dieser Ebene vergleichen.

Nachteile einer inkrementellen Budgetierung

Eine inkrementelle Budgetierung hat zwar viele Gründe, sie zu empfehlen, aber es gibt reale Fälle, in denen sie nicht die beste Wahl ist. Schauen wir uns einige seiner Einschränkungen an.

Fördert übermäßige Ausgaben

Da du das Budget des Vorjahres als Grundlage verwendest, kann der inkrementelle Budgetierungsprozess zu übermäßigen Ausgaben führen, weil dadurch falsche Annahmen den Budgetierungsprozess durchgehen können.

Nehmen wir zum Beispiel an, du hast die Marketingabteilung um 1 Million $ überbudgetiert. Sie beschließen, das Geld für Werbung auszugeben, was nicht den erwarteten ROI bringt.

Ohne eine detaillierte Analyse ist es möglich, dass die Marketingabteilung im neuen Jahr durch den schrittweisen Budgetierungsprozess noch mehr Geld erhält.

Ein anderes verwandtes Szenario: Weil Abteilungsleiter ihr Budget erhöhen wollen, könnten sie mehr Geld ausgeben, um " zu beweisen, dass sie mehr Geld benötigen. " Es ist zwar nie ein gutes Gefühl, Abteilungsleiter und Budgetverantwortliche zu verdächtigen, das allgemeine Unternehmensinteresse nicht im Mittelpunkt zu haben, weil sie zu viel ausgeben, aber es bleibt die Aufgabe der Finanzabteilung, den Haushalt zu verwalten. Zu hohe Ausgaben sind die echte Gefahr eines faulen Budgetierungsprozesses, nicht nur des schrittweisen Budgetierungsprozesses.

Ermutigt zu Haushaltsschwäche und Ineffizienz

Weil inkrementelle Budgetierung in der Regel eine schnellere und einfachere Angelegenheit ist, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass überflüssige oder schlecht verwaltete Mittel als Teil des neuen Haushalts abgesegnet werden.

Entmutigt Innovation

Leider entmutigt die Natur der inkrementellen Budgetierung Innovation. Da du das vorherige Budget als Grundlage verwendest, gibt es nicht viel Platz für neue Ideen.

Das wirkt sich auf die Abteilungsleiter aus — es sei denn, es gibt genug Budgeterhöhungen für Abteilungsleiter, um in etwas Neues zu investieren, rät diese Budgetierungsmethode aktiv davon ab, weil ihre Mittel bereits zugewiesen wurden.

Darüber hinaus kann dies zu einer gewissen Unstimmigkeit zwischen dem Bedürfnis eines Unternehmens, agil zu sein, und seinem Bedarf an einem Jahresbudget führen.

Berücksichtigt externe Veränderungen und Faktoren nicht

Sofern es nicht bereits einen Slush-Fonds im Budget gibt, ist das Nettoergebnis des schrittweisen Budgetierungsprozesses, dass das Budget nicht geeignet ist, auf Marktveränderungen zu reagieren.

Eine Strategie, die Teams verwenden können, um dieses Problem zu lösen, ist die Aufstockung des Budgets in das Budget, die von der Finanzabteilung das ganze Jahr über nach eigenem Gutdünken zugewiesen werden. Allerdings hat das seine eigenen Vor- und Nachteile: Große Geldbeträge für einen Slush-Fonds beiseite zu legen, ist ein Luxus, und es gibt immer die Opportunitätskosten, wenn man dieses Geld für etwas verwendet, das offensichtlich Wirksamer ist.

Eingeschränkte Analyse

Ein letztes Problem der inkrementellen Budgetierung ist, dass sie das Budgetierungsteam davon abhält, eine gründliche Analyse der Finanzen des Unternehmens durchzuführen. Das ist die Wurzel vieler der Probleme, auf die bereits hingewiesen wurde. Eine begrenzte Analyse zeigt, wie sich Haushaltslücken und übermäßige Ausgaben einschleichen.

Wie erstelle ich ein inkrementelles Budget?

Also, wie erstellst du eigentlich ein inkrementelles Budget? Es ist ziemlich einfach. Im Großen und Ganzen sind hier die drei Schritte, die du befolgen solltest.

1. Sammle deine Finanzen aus dem Vorjahr ein.

Fasse all deine Finanzen aus dem Vorjahr in einem Dokument zusammen. Es ist am saubersten, wenn du eine Analyse der Budgetabweichung durchführst, um dich gut auf den nächsten Schritt vorzubereiten.

2. Nimm Anpassungen an deinem neuen Budget auf der Grundlage der Erkenntnisse aus den Vorjahren vor.

Jetzt verfolgst du die Ergebnisse deiner Budgetabweichungsanalyse und nimmst diese Anpassungen am Budget vor, um das Budget für das neue Jahr zu erstellen.

Achte darauf, Trends zu antizipieren und denke, wenn möglich, über den Gesamtplan des Unternehmens nach. Einige Zu- oder Abstiege können größer sein als andere, basierend auf den Daten, die Ihnen in diesem Jahr zur Verfügung stehen. Die Beratung des strategischen Plans des Unternehmens ist eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Änderungen, die du am Budget vornimmst, mit den allgemeinen Wachstumszielen des Unternehmens in Einklang stehen.

3. Veränderungen im Vergleich zum Vorjahr verfolgen

Schließlich möchtest du die Veränderungen von Jahr zu Jahr verfolgen. Dies ist aus mehreren Gründen hilfreich: Erstens können Sie auf die vergangenen Jahre zurückblicken und den Saldo der Haushaltsmittel sehen, was als wertvoller Bezugspunkt für die Reproduktion des Geschäftsjahres dienen kann.

Zweitens hilft es dir, mit deinen Zahlen eine Geschichte zu erzählen: Wenn der NDR stetig wächst, weil du den Kundenerfolg und das Budget des Marketingteams erhöhst, ist das ein Argument dafür, in den kommenden Jahren intelligentere Anpassungen vorzunehmen.

Inkrementelle Budgetierung im Vergleich zu anderen Budgetierungsmethoden

Wie schneidet die inkrementelle Budgetierung im Vergleich zu anderen Budgetierungsmethoden ab? Der Anteil der Vor- und Nachteile der inkrementellen Budgetierung ist zwar ein klarer Anwendungsfall, aber es ist trotzdem hilfreich, einen Vergleich mit anderen Budgetierungsmethoden zu sehen.

Inkrementelle Budgetierung im Vergleich zu Null-Budgetierung

Inkrementelle Budgetierung und Nullbudgetierung könnten polare Gegensätze sein. 

Bei der inkrementellen Budgetierung fängst du nicht bei Null an, wie der Name der nullbasierten Budgetierung schon sagt. Stattdessen startest du mit einer Basis, die zu 80% aus dem Weg dorthin ist und nur ein paar Anpassungen erfordert. Das Nullbudget muss von Grund auf neu erstellt werden. 

Eine inkrementelle Budgetierung ist also viel schneller als eine Nullbudgetierung. 

Null-basierte Budgetierung behebt jedoch alle Nachteile von Teams, die den inkrementellen Budgetierungsansatz verwenden. Übermäßige Ausgaben, knappe Haushaltsmittel und begrenzte Analysen sind für das Team, das einen Nullansatz verwendet, kein Problem. Ebenso stehen Innovation und externe Faktoren in den Köpfen des Zero-Based-Budgeting-Teams im Vordergrund, da der Aufbau des Budgets von Null aus viel mehr Berücksichtigung erfordert.

Inkrementelle Budgetierung im Vergleich zu aktivitätsbasierter Budgetierung

Inkrementelle Budgetierung ist der aktivitätsbasierten Budgetierung ähnlich, und es kann argumentiert werden, dass inkrementelle Budgetierung eine Untergruppe der aktivitätsbasierten Budgetierung ist.

Die aktivitätsbasierte Budgetierung ist ein Budgetierungsprozess, bei dem Aktivitäten, die Kosten verursachen, aufgezeichnet, analysiert und recherchiert werden. Von dort aus erstellt das Finanzteam ein Budget, das auf einer detaillierten Analyse dieser Aktivitäten basiert.

Es ist ein viel strengerer Prozess als eine inkrementelle Budgetierung und ist eher auf die tatsächlichen Aktivitäten eines Unternehmens abgestimmt. 

Eine aktivitätsbasierte Budgetierung hat auch den Vorteil, dass sie die Haushaltslücke verringert, da du nur Mittel für Unternehmensaktivitäten zuweist. Da dies dem Finanzteam und den Abteilungsleitern die Möglichkeit gibt, diese Aktivitäten zu untersuchen, werden theoretisch die überflüssigen oder ineffizienten Aktivitäten eliminiert.

Inkrementelle Budgetierung im Vergleich zu Budgetierung mit Wertversprechen

Bei der Budgetierung mit Wertversprechen, auch prioritätsbasierte Budgetierung genannt, geht es darum, den Wert jedes einzelnen Postens auf einer Ausgabenliste zu analysieren und zu rechtfertigen. Im Vergleich zur inkrementellen Budgetierung dauert die Budgetierung mit Leistungsversprechen viel länger, aber überflüssige Ausgaben und Haushaltslacken werden vollständig ausgeschlossen.

Allerdings kann die Budgetierung mit Nutzenversprechen schief gehen, je nachdem, wer am Budgetierungstisch sitzt. Deshalb ist es wichtig, dass die Teams bei der Budgetierung eines Nutzenversprechens stets auf die allgemeine Mission und die Ziele des Unternehmens ausgerichtet sind.

Fazit: Inkrementelle Budgetierung mit Prophix

Jetzt weißt du alles über inkrementelle Budgetierung. Was es ist, wie es funktioniert, warum du es verwenden könntest, was du vermeiden solltest und wie es im Vergleich zu anderen Budgetierungsmethoden abschneidet.

Und wenn Sie bereit sind, die inkrementelle Budgetierung in die Tat umzusetzen, kann Prophix Ihnen helfen.

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