5 häufige Fehler beim Kauf von Budget- und Prognosesoftware

Wie wähle ich die richtige Budget- und Prognosesoftware für mein Unternehmen aus? Welche Fehler sollte ich bei der Bewertung von Budgetierungs- und Prognoseanbietern vermeiden? Sind die Kosten der einzige Faktor, den ich bei meiner Entscheidung berücksichtigen sollte?

Das sind alles Fragen, die auftauchen können, wenn du erwägst, in Budget- und Prognosesoftware zu investieren, und das macht Sinn — es kann eine große Investition sein, und du möchtest die üblichen Fallstricke vermeiden, die mit der Wahl einer neuen Lösung für dein Finanzteam einhergehen.

Was ist Budget- und Prognosesoftware?

Budget- und Prognosesoftware, auch als Financial Performance Management[EC1] (FPM) oder Corporate Performance Management (CPM)-Software bezeichnet, ist ein Tool, das für CFOs, Finanzleiter und Entscheidungsträger entwickelt wurde. Zu seinen wichtigsten Funktionen gehören:

• Verwaltung wichtiger Finanzaufgaben wie Reporting, Budgetierung und Planung.
• Rationalisierung deines Budgetverwaltungsprozesses und Automatisierung sich wiederholender Aufgaben.
• Integration von Daten direkt von der Quelle, die sofortigen Zugriff auf Echtzeit-Datenpunkte ermöglicht.
• Ermöglicht die Erstellung umfassender und aufschlussreicher Prognosen.
• Ermöglicht komplexe Datenanalysen.

Letztendlich ist Budget- und Prognosesoftware ein wesentlicher Bestandteil der Financial Performance Managementund bietet einen klaren Überblick über die Finanzen Ihres Unternehmens.

Fehler #1: Fokussierung auf Kosten statt auf Fähigkeiten

Das Sprichwort „Du bekommst, wofür du bezahlst“ ist wahr.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen bei der Suche nach Budget- und Prognosesoftware einen Preis im Hinterkopf haben. Allerdings sind die Kosten nicht der einzige Faktor, der deine Entscheidung beeinflussen sollte.

Wenn Sie sich für eine Budget- und Prognosesoftware entscheiden, die ausschließlich auf den Kosten basiert, laufen Sie Gefahr, auf kritische Fähigkeiten wie Zusammenarbeit, Data integrationund Sicherheit zugunsten eines Excel-Add-Ins mit eingeschränkter Funktionalität zu verzichten.

Bevor Sie Budget- und Prognosesoftwarelösungen bewerten, sollten Sie eine Wunschliste von Anwendungen erstellen, die Ihnen helfen, Ihre Prozesse zu optimieren, die Genauigkeit zu verbessern und die Geschäfts Performancevoranzutreiben, und dann Anbieter danach bewerten, wie gut sie zu Ihren gewünschten Fähigkeiten passen.

Es kann auch hilfreich sein, Bewertungen von Branchenanalysten und Kunden zu lesen, um deine Entscheidung zu treffen. Reports und Bewertungen von Personen mit praktischer Erfahrung können Ihnen Einblicke geben, auf welche Fähigkeiten Sie sich konzentrieren sollten, warum bestimmte Unternehmen eine Investition getätigt haben und welche Auswirkungen die Software auf ihr Geschäft Performance insgesamt hatte.

Fehler #2: Mehrwertdienste auf dem Tisch lassen

Viele Anbieter von Budget- und Prognosesoftware bieten im Rahmen deiner Implementierung und laufenden Geschäftsbeziehung zusätzliche Mehrwertdienste an, darunter:

• Erweiterter Kundensupport — eine Ergänzung zu deinem Vertrag, die in der Regel den direkten Zugang zum Kundensupport, zusätzliche Beratungsstunden und Schulungsmöglichkeiten beinhaltet.
• Self-Service-Implementierung — Einige Anbieter bieten einen Self-Service-Implementierungsprozess an, der eine schrittweise Anleitung zur Einrichtung der Software beinhaltet.
• Kontinuierliches Lernen – Zugriff auf eine Bibliothek mit Kursen zur Software und wie Sie den Wert Ihrer Investition fortsetzen können.

Mehrwertdienste können zwar die Kosten deines Vertrags erhöhen, aber es ist wichtig zu überlegen, ob du dadurch langfristig Geld sparst. Der erweiterte Kundensupport kann sicherstellen, dass du über die Ressourcen verfügst, die du benötigst, um Probleme sofort zu lösen, ohne den Stress, eine Helpline zu kontaktieren. Ressourcen zur Self-Service-Implementierung können auch die Akzeptanz bei den Endbenutzern verbessern, was bedeutet, dass sich deine Investition in Budget- und Prognosesoftware früher amortisieren wird.

Fehler #3: Kurzfristigen Bedürfnissen Vorrang vor langfristigen Zielen einräumen

Wenn Sie sich auf die Suche nach einer Budget- und Prognosesoftware machen, haben Sie wahrscheinlich einen kurzfristigen Bedarf, den Sie erfüllen möchten – sei es, dass Sie den Zeitaufwand für die Budgetierung reduzieren, die Erstellung und Verteilung von Report automatisieren oder ein Dashboard mit kritischen KPIs erstellen möchten.

Wenn du jedoch einem kurzfristigen Bedarf Vorrang vor den langfristigen Zielen deines Unternehmens einräumst, könntest du am Ende eine Lösung haben, die nicht an deine Bedürfnisse angepasst werden kann. Wenn Sie sich für eine Budget- und Prognosesoftware mit mehreren Anwendungen wie Budgetierung und Planung, Reporting und Analyse, Konsolidierung und Intercompany-Management entscheiden, können Sie Ihre unmittelbaren Anforderungen erfüllen und Ihren Anwendungsfall in Zukunft erweitern.

Fehler #4: Ich spreche nicht mit anderen Nutzern

Die Realität ist, dass Softwareanbieter alles, was sie wollen, über ihr Produkt behaupten können — nur wenn du mit anderen Nutzern sprichst, kannst du dir ein Bild davon machen, wie benutzerfreundlich eine Lösung ist, wie schnell ihr Support reagiert und wie lange die Implementierung dauert.

Viele Anbieter von Budgetierungen und Prognosen bieten an, ein Referenzgespräch mit einem Kunden aus einer ähnlichen Branche oder mit einer vergleichbaren Unternehmensgröße oder einem vergleichbaren Anwendungsfall zu vereinbaren, damit du besser verstehen kannst, wie die Software für dich funktioniert.

Es ist eine bewährte Methode, im Voraus eine Liste mit Fragen zusammenzustellen, und wenn ein Anbieter nicht anbietet, ein Referenzgespräch zu vereinbaren, solltest du eines anfordern, bevor du mit dem Prozess fortfährst.

Wenn du nicht direkt mit Nutzern sprechen kannst, lohnt es sich, die Erfolgsgeschichten von Kunden der Anbieter auf deiner Auswahlliste zu lesen. Hier sind einige Beispiele, wie Kunden mit Prophix erfolgreich waren:

• Wilson Construction sparte bis zu 4 Tage pro Monat für wöchentliche Reportingund 2 Wochen pro Monat für GL- und WIP- Reporting
• Mission Health hat den Zeitaufwand für den jährlichen Budgetierungsprozess um über 40% reduziert.
• Spacesaver Enhanced Reporting für bessere Einblicke in Budget vs. Ist, Rentabilität, Arbeit und Bestand
• Boulay verzeichnete eine Verbesserung der Genauigkeit der Nettogewinnprognosen um 20,9%

USA Properties verzeichnete einen 4-fachen Anstieg der Anzahl der im Bau befindlichen Projekte aufgrund der verbesserten Effizienz der Betriebsplanung

Fehler #5: Angenommen, die Art und Weise, wie du die Dinge jetzt machst, ist die beste Art, sie zu tun

Bei der Bewertung von Budget- und Prognosesoftware kann es verlockend sein, die Lösung zu wählen, die der Art und Weise, wie du die Dinge jetzt machst, am ehesten entspricht. Wenn Sie an die Budgetierung in Excel gewöhnt sind, kann ein Anbieter, der Excel als Oberfläche verwendet, eine attraktive Option sein.

Aber es ist wichtig zu bedenken, dass jeder Bedarf, der dich dazu gebracht hat, Budget- und Prognosesoftware in Betracht zu ziehen, aus der Verwendung von Tabellenkalkulationen resultierte. Wenn du innovativ sein und deine Prozesse verbessern willst, musst du bereit sein, einen besseren Weg in Betracht zu ziehen. Budgetierungs- und Prognoseplattformen wurden unter Berücksichtigung aller Aspekte deiner finanziellen Transformation entwickelt. Mit einer dedizierten Plattform für Budgetierung, Planung, Reporting, Analyse und Konsolidierung sind Ihnen keine Grenzen gesetzt. 

Wie du die richtige Budget- und Prognosesoftware für dein Unternehmen auswählst

In conclusion, choosing the right budget and forecast software is more than just a question of cost. It's about considering long-term goals, understanding the value-add services on offer, seeking user feedback, and being open to new ways of doing things. If you’re ready to learn more, check out this resource on FP&A software pricing. Remember, the ideal solution should not only cater to your immediate needs but also be scalable to meet future demands.

Die Vermeidung dieser häufigen Fehler bei der Bewertung von Budget- und Prognosesoftwareanbietern kann Ihren Auswahlprozess erheblich optimieren und eine bessere Rendite für Ihre Investition erzielen. Denken Sie daran, dass eine effektive Budget- und Prognoseplattform wie Prophix Ihre Finanzprozesse mit fortschrittlichen Fähigkeiten für Budgetierung, Planung, Reporting, Analyse und Konsolidierung revolutionieren kann.

Wenn Sie sich also auf diese Reise begeben, konzentrieren Sie sich auf die Fähigkeiten, die Ihr Unternehmen wirklich Performance voranbringen, und suchen Sie nach einer Lösung, die Ihren langfristigen Zielen entspricht. Gib dich nicht einfach mit dem zufrieden, was du gewohnt bist, sondern sei bereit, Dinge besser zu machen. Schließlich geht es nicht nur darum, sich zu verändern, sondern sich zum Besseren zu verändern.

Sieh dir unseren Leitfaden zur Budgetierungssoftware an, um mehr zu erfahren.