So machen Sie das Beste aus Cashflow-Planungssoftware

Wissen Sie, wie viel Geld sich von einem Tag auf den anderen in Ihren Geschäftskonten befindet? Kannst du vorhersagen, wie viel Bargeld dein Unternehmen im nächsten Quartal zur Verfügung haben wird? Was ist mit dem nächsten Jahr? Es ist wichtig, Ihren Cashflow zu kennen und planen zu können, wie er sich in Zukunft verändern wird, bevor Sie Expansions-, Wachstums- oder sogar Rekrutierungsmaßnahmen planen können. Andernfalls riskierst du, nicht genügend Bargeld zu haben, um Rechnungen zu begleichen und Schulden zurückzuzahlen.

Was ist der operative Cashflow (und wie wird er berechnet)?

Stellen Sie sich den operativen Cashflow als Ergebnis der Abziehung der Betriebskosten von Ihren Einnahmen vor und geben Sie den tatsächlichen Bargeldbetrag Ihres Unternehmens an. Ein positiver Cashflow ist ein Zeichen für ein Unternehmen mit gesunden Finanzen, da Ihre Einnahmen Ihre Betriebskosten übersteigen. Ein großer Unterschied zwischen den beiden kann auf eine hohe Rentabilität (wenn dein Umsatz die Ausgaben übersteigt) oder auf finanzielle Probleme (wenn die Ausgaben den Umsatz übersteigen) hindeuten.

Dies ist die grundlegendste Methode, um Ihren operativen Cashflow zu berechnen, aber es werden einige wichtige Zahlen ausgelassen, wie zum Beispiel:

• Abschreibung: Bei einigen Geschäftsvermögen rechnest du nicht einfach den Kaufpreis zu deinen Ausgaben hinzu. Sie müssen ihre Abschreibung berechnen, d. h. die Menge an Wert, die sie während der Zeit, in der Sie sie verwenden, verlieren. Das ist besonders wichtig für Unternehmen, die teure Geräte, Fahrzeuge und ähnliche Anlagen verwenden.
  
• Veränderung des Working Capitals: Diese Zahl deckt die Veränderungen Ihrer Aktiva und Passiva zwischen Reporting Perioden ab. Diese Zahl ist in den operativen Cashflow-Berechnungen enthalten, um diesen Veränderungen Rechnung zu tragen, die sonst unbemerkt bleiben würden.
• Kosten der verkauften Waren: Auf den ersten Blick scheint es, als ob es in den Betriebskosten enthalten sein sollte, aber die beiden sind sehr unterschiedlich. Die Betriebskosten decken die Kosten ab, die für den Betrieb des gesamten Unternehmens erforderlich sind — von den Gehältern der Mitarbeiter bis zur Anmietung des Gebäudes —, während die Kosten der verkauften Waren die Kosten decken, die für die Herstellung des tatsächlichen Produkts, das du verkaufst, anfallen.
  
• Zins: Alle Zinsen, die auf Geschäftsschulden gezahlt werden, müssen in den operativen Cashflow-Berechnungen berücksichtigt werden und werden in der Regel getrennt von anderen Aufwendungen betrachtet.
  
• Steuern: Diese Ausgaben müssen auch von Ihren Einnahmen abgezogen werden, um Ihren betrieblichen Cashflow zu bestimmen, aber die Trennung von anderen Ausgaben kann Ihnen eine bessere Vorstellung davon geben, welche Ausgaben reduziert werden können, wenn Sie versuchen, die Rentabilität zu verbessern.

Wenn Sie all diese Zahlen bei der Berechnung des operativen Cashflowsberücksichtigen möchten – was in der Regel der Fall ist –, würde Ihre Formel wie folgt aussehen:

Operativer Cashflow = (Erträge - Betriebsausgaben) + Abschreibungen - Steuern - Veränderung des Betriebskapitals

Diese Formel ist zwar komplexer, gibt dir aber das bestmögliche Bild von deiner aktuellen Liquiditätssituation und davon, wie profitabel dein Unternehmen ist. Es kann Ihnen auch wichtige Signale geben, wie Sie Ihren Cashflow verbessern können.

Nachdem Sie nun verstanden haben, wie der Cashflow berechnet wird, sehen wir uns an, warum die Cashflow-Planung für Ihr Unternehmen unerlässlich ist.

Forecasting mit Cashflow-Planungssoftware

Der operative Cashflow gibt Ihnen wertvolle Einblicke in die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens und hilft Ihnen, potenzielle Probleme aufzudecken. Das gibt Führungskräften die Möglichkeit, bessere Entscheidungen zu treffen. Die Berechnung des operativen Cashflows ist jedoch nicht nur wichtig, um die aktuelle finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu kennen, sondern auch ein entscheidender Bestandteil der Vorhersage zukünftiger Trends.

Die Cashflow-Planung ist eine Art von Prognose, die es Ihnen ermöglicht, Ihren zukünftigen operativen Cashflow auf der Grundlage von Projektfinanzereignissen wie dem Kauf neuer Lagerbestände oder dem Hinzufügen eines großen neuen Kunden zu schätzen. Diese Prognosen verwenden vorhandene Cashflow-Daten, häufig aus vergangenen Planungssitzungen, und kombinieren sie mit Daten zu den aktuellen Finanzen Ihres Unternehmens, um die finanzielle Stabilität in zukünftige Monate, Quartale oder Jahre zu projizieren.

Die Genauigkeit dieser Prognosen hängt von mehreren Faktoren ab, darunter die Art der verfügbaren Daten, die von Ihnen verwendeten Tools und Ihre Methodik. Aus diesem Grund ist der Einsatz von Cashflow-Planungssoftware so wichtig. Diese Software automatisiert viele der manuellen Aufgaben, die Teil dieses wichtigen Prozesses sind, wie z. B. die Konsolidierung von Daten aus mehreren Quellen.

Fragen, bei deren Beantwortung Ihre Cashflow-Planungssoftware Ihnen helfen kann

Wenn Sie über die richtigen Tools verfügen, können Sie durch die Prognose Ihres Cashflows die Daten erhalten, die Sie benötigen, um einige der wichtigsten Fragen in Ihrem Unternehmen zu beantworten. Fragen wie:

• Wie hoch ist der erwartete Umsatz der Organisation im nächsten Quartal?
• Wie viel Bargeld wird in den kommenden Monaten zum Ausgeben zur Verfügung stehen?
• Was sind einige saisonale Umsatzveränderungen, die sich in der Vergangenheit auf das Unternehmen ausgewirkt haben? Wie können wir sie in der Zukunft vorhersagen?
• How does our upcoming cash flow affect our workforce planning initiatives?
• Hat das Unternehmen genug Geld, um eine Expansion zu finanzieren?
• Welche Ressourcen können investiert werden, um zukünftiges Geschäftswachstum zu unterstützen?

4 Herausforderungen, die von einer Cashflow-Planungssoftware gelöst werden

Viele Organisationen verwenden manuelle Methoden, um ihren Cashflow zu planen — besonders beliebt sind Tabellenkalkulationen. Dies ist zwar üblich, kann jedoch zu einer Reihe von Herausforderungen führen, die bei der Verwendung von Cashflow-Planungssoftware einfach nicht bestehen.

1. Schwierige Projektkosten

Sowohl große als auch kleine Unternehmen können Schwierigkeiten haben, Ausgaben zu prognostizieren. Für große Unternehmen kann es schwierig sein, alle Metriken zusammenzustellen, die zur Berechnung des operativen Cashflows ohne die richtige Software erforderlich sind. Kleineren Unternehmen fehlen möglicherweise die Ressourcen, um Zeit für die Verfolgung und Berechnung des Geschäfts-Cashflows aufzuwenden.

2. Unerwartete Transaktionen

Unerwartete Ausgaben tauchen ständig auf. Vielleicht warst du kurz davor, ein Geschäft abzuschließen, als der Verkauf scheiterte. Vielleicht ist ein großes Ausrüstungsteil unerwartet beschädigt und muss repariert werden. Diese unerwarteten Ereignisse in allen Abteilungen zu verfolgen, kann zeitaufwändig und herausfordernd sein. Mit einer Cashflow-Planungssoftware werden diese Transaktionen automatisch verfolgt und aktualisiert.

3. Ungenaue Prognosen

Die Prognose des Geschäfts-Cashflows hängt von der genauen Prognose abgeschlossener Geschäfte und der Ertragsstabilität ab. Falsch berechnete Prognosen können die Prognosen zur Ausgabenfähigkeit verzerren. Die meisten Beispiele für Cashflow-Planungssoftware lassen sich nativ in die Art von Datenquellen integrieren, auf die das Office of CFO angewiesen ist, sodass Sie genauere Prognosen erstellen können.

4. Ständige Pflege von Tabellenkalkulationen

Das Geld wird wahrscheinlich täglich von deinem Unternehmen ausgegeben. Und für eine genaue Cashflow-Prognose müssen Sie jede Transaktion verfolgen. Das kann eine entmutigende, mühsame und zeitaufwändige Aufgabe sein, weshalb Buchhaltungsteams sie oft unerledigt lassen oder die Prognose nicht regelmäßig aktualisieren. Teams, die eine spezielle Cashflow-Planungssoftware verwenden, müssen die Prognosen nicht aktualisieren, da dies in der Regel automatisch erfolgt.

Warum Cashflow-Planungssoftware unerlässlich ist

Die Herausforderungen bei der Verwaltung des Cashflows Ihres Unternehmens können überwältigend erscheinen, insbesondere wenn Sie planen, dies manuell zu tun. Dies bedeutet, dass eine Cashflow-Planungssoftware für Unternehmen jeder Größe unerlässlich geworden ist. Hier ist der Grund:

• Cashflow-Planungssoftware sammelt und verfolgt alle notwendigen Daten und stellt sie zu genauen, automatisch aktualisierten Prognosen zusammen.
• Die Software rationalisiert den gesamten Cashflow-Planungsprozess und spart dem Office of the CFO wertvolle Zeit, die für andere wichtige Vorgänge und Verantwortlichkeiten verwendet werden kann.
• Cashflow-Planungssoftware verfolgt automatisch jeden Dollar, der in Ihr Unternehmen ein- und ausgeht, ohne zusätzlichen Aufwand für das Buchhaltungsteam zu verursachen.
• Die Optimierung der Cashflow-Planung verbessert die Planung Ihrer Geschäftsstrategie, verschafft Ihnen ein besseres Verständnis Ihrer Geschäftskennzahlen und maximiert die betriebliche Effizienz.

So wählen Sie eine Cashflow-Planungssoftware aus

Cashflow-Planungssoftware ist unerlässlich, um die Ressourcen, auf die Ihr Unternehmen Zugriff haben wird, richtig zu prognostizieren. Allerdings sind nicht alle Lösungen gleich. Eine sorgfältige Bewertung durch das Büro des CFO kann den Unterschied ausmachen zwischen der schnellen Bereitstellung einer Plattform, die genau Ihren Anforderungen entspricht, und dem Durchlaufen mehrerer Verkaufszyklen mit mehreren Anbietern, ohne das richtige Tool zu finden.

Wir haben einen vollständigen Leitfaden geschrieben, um die richtige Cashflow-Prognoselösung zu finden, aber hier sind die Funktionen, die Sie bewerten müssen, bevor Sie Ihre Wahl treffen:

• Auditprotokolle: Leider muss sich jede Organisation irgendwann mit einem Audit auseinandersetzen. Bevor Sie Ihrem Stack eine Cashflow-Planungssoftware hinzufügen, stellen Sie sicher, dass detaillierte Protokolle für diesen Fall geführt werden.
• Zusammenarbeit: Die Zeiten, in denen in Silos gearbeitet und Daten hin- und hergereicht wurden, sind längst vorbei. Die besten Plattformen ermöglichen eine dynamische, kontinuierliche Zusammenarbeit.
• Modellbasierte Data integration: Die Fähigkeit, Finanzmodelle in Ihre Prognosen zu integrieren, ist von entscheidender Bedeutung.
• Skalierbarkeit: Wenn die Cashflow-Planungssoftware, die Sie sich ansehen, besonders erschwinglich ist, aber nicht mit den Anforderungen Ihres Unternehmens skalieren kann, müssen Sie sie irgendwann ersetzen.
• Mitarbeiterplanung: Dies ist zwar nicht unbedingt ein wesentlicher Bestandteil jeder Cashflow-Planungsinitiative, aber jede Cashflow-Planungssoftware, die auch die Mitarbeiterplanung ermöglicht, ist eine robuste Plattform, die es wert ist, untersucht zu werden.
• Verbindlichkeiten und Forderungen: Jede Plattform, die Sie bewerten, sollte in der Lage sein, Ihnen eine detaillierte Nachverfolgung dieser Transaktionen zu ermöglichen.
• Trendanalyse und Reporting: Wenn Sie in der Lage sind, Trends zu erkennen und deren Auswirkungen auf Ihren Cashflow zu messen, wird die Prognose zum Kinderspiel.
• Saisonalität: Wenn Sie in einer Branche tätig sind, in der die Saisonalität einen großen Einfluss auf Ihren Cashflow haben kann, stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Tool Ihnen bei der Prognose helfen kann.

Diese Faktoren sind nur einige der Aspekte, die Sie bewerten müssen, wenn Sie eine Cashflow-Planungslösung in Betracht ziehen, was dies zu einem schwierigen Prozess machen kann. Aber was wäre, wenn es eine Lösung gäbe, die all das und mehr kann?

Dann sind Sie bei Prophix genau richtig. Sehen Sie sich die Demo an, um zu erfahren, wie viel Prophix für Ihre Cashflow-Planung tun kann.