So erstellen Sie eine Bilanzvorlage

Bilanzen sind einer der zentralen Finanzausweise in der Buchhaltung. Sie geben einen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Eine Bilanzvorlage, die speziell für Ihr Unternehmen erstellt wurde, bietet langfristig genauere Daten, einfachere Berichte und eine bessere Benutzerfreundlichkeit.

Was ist eine Bilanzvorlage?

Bilanzen fassen die Gleichung zusammen und stellen sie dar: Aktiva = Passiva + Eigenkapital (alternativ: Eigenkapital = Aktiva - Passiva), für Ihr Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt. Diese Anweisungen werden regelmäßig erstellt und enthalten wahrscheinlich langfristig viele der gleichen Felder.

Eine Bilanzvorlage, die spezifische Felder für die Aktiva, Passiva und das Eigenkapital Ihres Unternehmens enthält, beschleunigt die Erstellung dieser Abschlüsse. Außerdem liefert es im Laufe der Zeit einheitlichere Daten, die künftige Analysen und datengestützte Entscheidungen genauer und effektiver machen.

Was muss in eine Bilanz aufgenommen werden?

Das Ziel einer Bilanzvorlage ist es, die verschiedenen Komponenten der Bilanz zu identifizieren und in ein Format zu bringen, das die Eingabe und das Lesen der erforderlichen Finanzdaten erleichtert. Dies kann in folgende Abschnitte unterteilt werden:

Kopfzeile:

Oben auf der Vorlage, mit dem Namen des Unternehmens oder der Organisation und dem Datum der Bilanz.

Vermögenswerte:

Umlaufvermögen: Führen Sie alle kurzfristigen Vermögenswerte wie Bargeld, Forderungen, Vorräte und alle anderen Vermögenswerte auf, die innerhalb eines Jahres in Bargeld umgewandelt werden können.

Langfristige Vermögenswerte: Dazu gehören langfristige Vermögenswerte wie Immobilien, Ausrüstung, Investitionen und immaterielle Vermögenswerte wie Patente oder Marken.

Verbindlichkeiten:

Kurzfristige Verbindlichkeiten: Führen Sie alle kurzfristigen Verbindlichkeiten auf, wie z. B. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, aufgelaufene Kosten und kurzfristige Verbindlichkeiten.

Langfristige Verbindlichkeiten: Dazu gehören langfristige Verbindlichkeiten wie langfristige Schulden, latente Steuerverbindlichkeiten und andere Verpflichtungen, die über ein Jahr hinausgehen.

Eigenkapital:

Eigenkapital: Beinhaltet Stammaktien, Kapitalrücklagen, Gewinnrücklagen und alle anderen Eigenkapitalkonten.

Summe:

Berechnen Sie das Gesamtvermögen, die Gesamtverbindlichkeiten und das Gesamteigenkapital.

Verschiedene Organisationen haben unterschiedliche Anforderungen für die oben genannten Teilbereiche. Idealerweise sollte die Bilanz möglichst viele Details aufweisen, ohne dabei an Übersichtlichkeit einzubüßen. Das folgende Beispiel enthält mehrere zusätzliche Felder oder Abschnitte. Das Hinzufügen dieser Abschnitte trägt zur Übersichtlichkeit des Dokuments bei.

Beispiel für eine Bilanzvorlage

Hier ist ein Beispiel für eine tolle kostenlose Bilanzvorlage von Smartsheet. Beachten Sie, dass man unten einen Abschnitt für Verhältnisse eingefügt hat, der mehr Einblick bietet. Abschnitte wie diese fallen Ihnen vielleicht nicht auf Anhieb ein. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Ihre Bilanz mit Ihrem Unternehmen und Ihren Bedürfnissen wachsen und skalieren kann.

Wie kann ich eine Bilanzvorlage erstellen?

Eine Bilanzvorlage zu erstellen bedeutet, die verschiedenen Komponenten einer Bilanz in einem übersichtlichen Format zu organisieren, das leicht ausgefüllt und gelesen werden kann. Hier finden Sie einen kurzen Leitfaden und einige wichtige Fragen, die Sie beantworten müssen, damit Sie die Vorlage erstellen können, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt:

Definieren Sie den Zweck Ihrer Bilanzvorlage

Was ist das Ziel der Bilanzvorlage? Ist es nur für den internen Gebrauch, für die Berichterstattung an Stakeholder oder für Compliance-Zwecke bestimmt? Wenn Sie den Zweck verstehen, können Sie die Vorlage entsprechend anpassen. Je nach Zielsetzung möchten Sie vielleicht bestimmte Abschnitte hervorheben oder die Aufmerksamkeit auf sie lenken, oder dies kann die Anzahl der angezeigten früheren Einträge beeinflussen. Beispielsweise zeigt die Beispiel-Bilanzvorlage oben Daten für 5 Jahre.

Erforderliche Abschnitte identifizieren

Die drei Hauptabschnitte sind Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital. Identifizieren Sie in jedem Abschnitt bestimmte Konten, die für Ihr Unternehmen relevant sind, wie z. B. Bargeld, Debitoren, Kreditoren usw. Die Hauptabschnitte werden für die meisten Unternehmen gleich sein, die Unterabschnitte und die Anzahl der früheren Einträge können jedoch variieren.

Wählen Sie ein Format

Bei den meisten Unternehmen wird dies die Software sein, die mit Ihrer bevorzugten Buchhaltungs- oder Finanzsoftware funktioniert. Ansonsten könnte es sich um eine Tabellenkalkulation (z. B. Excel, Google Sheets) oder ein Dokument (z. B. Word, PDF) handeln. Spezielle FP&A-Software ist fast immer vorzuziehen. Weitere Informationen hierzu finden Sie weiter unten im Abschnitt „Best Practices“.

Entwerfen Sie das Layout

Gestalten Sie das Layout der Bilanzvorlage. Die Lesbarkeit ist hier von entscheidender Bedeutung. Scheuen Sie sich also nicht, zusätzlichen Platz um die Felder herum zu lassen, damit größere Zahlen noch gut lesbar sind. Nutzen Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Formatierungstools, um das Blatt übersichtlich und lesbar zu halten. Verwenden Sie beispielsweise fette Schriftarten und Farbschattierungen, um Abschnitte dezent voneinander abzugrenzen.

Fügen Sie ggf. Formeln hinzu

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Bilanzvorlage in Excel oder Google Sheets zu erstellen, fügen Sie Formeln hinzu, um Summen automatisch zu berechnen und sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Formeln werden den Prozess rationalisieren und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler minimieren.

Testen Sie die Vorlage

Bevor Sie die Vorlage fertigstellen, testen Sie sie mit Beispieldaten, um sicherzustellen, dass die Berechnungen korrekt sind. Beziehen Sie unbedingt Teammitglieder mit ein, die die Vorlage möglicherweise später verwenden, um besseres Testen und Feedback zu ermöglichen.

Prüfen und finalisieren

Überprüfen Sie die Vorlage gründlich, um sicherzustellen, dass sie die Finanzstruktur Ihres Unternehmens genau widerspiegelt und Ihren Berichtsanforderungen entspricht. Wenn Sie zufrieden sind, stellen Sie die Vorlage für den regelmäßigen Gebrauch fertig.

Dokumentanweisungen

Wenn die Vorlage von anderen verwendet wird, ist ein kurzes Begleitdokument mit Anweisungen oder Richtlinien zum korrekten Ausfüllen für zukünftige Benutzer äußerst hilfreich. Dies verbessert die Einheitlichkeit und Genauigkeit im Laufe der Zeit.

Implementierung und Aktualisierung nach Bedarf

Integrieren Sie die Bilanzvorlage in Ihren bestehenden Prozess. Es ist wichtig, die Vorlage regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen, wenn sich Geschäfts-, Benutzer- oder Berichtsanforderungen ändern.

Best Practices für Bilanzvorlagen

Anweisungen einbeziehen

Wie bereits erwähnt, auch wenn diese Bilanz nur von Ihnen und Ihrem Team verwendet werden soll, wissen Sie nie, wann jemand anderes wissen muss, wie man Finanzdaten richtig einträgt. Eine kurze Anleitung zum korrekten Ausfüllen der Vorlage kann dazu beitragen, zukünftige Probleme zu vermeiden.

Automatisierung erwägen

Die Verwendung einer speziellen Finanz- oder Buchhaltungssoftware hat viele Vorteile, insbesondere für wiederkehrende Prozesse wie Bilanzen. Ideal ist eine Software, die sowohl vorgefertigte Vorlagen als auch Optionen für die Anpassung bietet, so dass Sie schnell loslegen und bei Bedarf nachbessern können.

Behalten Sie die Formel im Hinterkopf

Die Formel ist das Format. Behalten Sie bei der Erstellung einer Bilanzvorlage die Formel im Auge, die diese Aufstellung darstellen soll. Wenn diese Formel eine Abwandlung von Aktiva = Passiva + Eigenkapital ist, dann spiegelt sich das idealerweise in Ihrer Bilanzvorlage wider. Eine solche Einheitlichkeit hilft, Fehler im Laufe der Zeit zu vermeiden.

Bilanzvorlagen: Tabellenkalkulationen versus FP&A-Software

Die Erstellung einer Bilanzvorlage mit Excel oder Google Sheets ist sehr viel praktischer als die Verwendung einer Finanzplanungs- und Analysesoftware. Eine Tabellenkalkulationslösung kann auch besser anpassbar sein als die Verwendung von FP&A-Software. Sie sind jedoch viel langsamer und fehleranfälliger als dedizierte Software.

In Ihre Datenquellen integrierte FP&A-Software kann die Dateneingabe in die Bilanz automatisieren, potenzielle menschliche Fehler verhindern und zuverlässigere Abrechnungen erstellen. Diese Bilanzen können dann in derselben Software für weitere Aktivitäten verwendet werden, wodurch Berichte und Abstimmungen vereinfacht werden.

Prophix One erleichtert den Bilanzabgleich

Das Ziel jeder Finanz- oder Buchhaltungsvorlage besteht darin, Prozesse zu optimieren und dafür zu sorgen, dass Ihre Aussagen einheitlich und genau sind. Sicherzustellen, dass Ihre Finanzsoftware sowohl die Anpassung als auch die Automatisierung bietet, die Sie benötigen, ist der erste Schritt auf dem Weg zu diesen Zielen.

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