Datenschutz- und Sicherheitserklärung von Prophix

Prophix Datenschutzerklärung

Datum des Inkrafttretens: 25. Januar 2023

Wer wir sind und worum es hier geht 

Diese Datenschutzerklärung wird von Prophix Software Inc. (von 350 Burnhamthorpe Road West, Suite 1000, Mississauga, Ontario Canada L5B 3J1) und jedem der anderen verbundenen Unternehmen von Prophix („wir“, „uns“ oder „unser“) veröffentlicht.

Die folgenden Entitäten sind verbundene Unternehmen von Prophix:

• Prophix Software Inc. (Kanada)
• Prophix Corporation (Amerika)
• Prophix UK Limited (UK)
• Prophix Europe ApS (Dänemark)
• Prophix Software GmbH (Deutschland)
• Prophix South America Services De Informatica Ltda. (Brasilien)
• Sigma Conso SRL/BV (Belgien)
• Sigma Conso France SAS (Frankreich)
• Sigma Conso Luxembourg SA (Luxemburg)
• Sigma Conso Netherlands BV (Niederlande)
• Sigma Conso Italia SRL (Italien)
• Sigma Conso Portugal Unipessoal Lda (Portugal)
• Sigma Conso Asia Pte. Ltd. (Singapur)
• PT Sigma Konsolidasi (Indonesien)
• Sigma Conso Shn Bhd (Malaysia)

Prophix Software Inc. ist für den Betrieb dieser Website verantwortlich und ist der Verantwortliche in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die über diese Website erfasst werden. Der Verantwortliche in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die erhoben werden, wenn Sie sich bei Prophix bewerben oder mit uns interagieren, um die Prophix-Dienste anzufordern oder zu verwalten, ist das verbundene Unternehmen von Prophix, bei dem Sie sich bewerben oder mit dem Sie einen Vertrag abschließen.

Bitte lesen Sie sich diese Datenschutzerklärung sorgfältig durch, da sie Sie darüber informiert, wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten als Datenverantwortlicher erfassen und verarbeiten, und Sie über Ihre Datenschutzrechte informiert.

Wir erfassen und verwenden personenbezogene Daten als Verantwortlicher, wenn wir bestimmen, welche Arten von personenbezogenen Daten wir erfassen und wie die personenbezogenen Daten verwendet werden, z. B. wenn:

• Sie diese Website verwenden.
• Sie sich bei uns bewerben (weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Bewerber*innen“ weiter unten).
• Sie mit uns im Namen eines Kunden oder einer potenziellen Kundenorganisation in Verbindung mit unserem Geschäft und unseren Dienstleistungen zusammenarbeiten, einschließlich der Prophix-Cloud-Dienste und unserer professionellen Dienstleistungen (die „Prophix-Dienste“).

Unsere Kunden sind für die personenbezogenen Daten verantwortlich, die sie an die Prophix-Dienste übermitteln, damit wir sie in ihrem Namen verarbeiten können. Wir sind die Verarbeiter dieser personenbezogenen Daten. Wenn wir ein Dienstleister sind, der die Dienste von Prophix anbietet, regelt der Datenschutzhinweis unseres Kunden die Erhebung, Verwendung, Offenlegung und sonstige Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten anstelle dieses Datenschutzhinweises. Ein Verkauf der personenbezogenen Daten, die uns unsere Kunden zur Verarbeitung in ihrem Auftrag zur Verfügung gestellt haben, findet nicht statt.

Diese Website ist nicht für Kinder bestimmt und wir erfassen wissentlich keine Daten über Kinder.

Wie erfassen folgende Daten

Je nachdem, warum Sie mit uns interagieren, können wir verschiedene Arten von personenbezogenen Daten über Sie erfassen, verwenden, speichern und übertragen, die wir wie folgt gruppiert haben:

• Identitätsdaten – vollständiger Name und Titel.
• Kontaktdaten – PLZ, E-Mail-Adresse und Telefonnummer(n).
• Finanzdaten – alle persönlichen Bankkonto- oder Zahlungskartendaten.
• Transaktionsdaten – weitere Informationen zu den Prophix-Diensten, die Sie im Namen Ihres Unternehmens bei uns gekauft haben.
• Technische Daten – Internetprotokoll (IP-Adresse), Login-Daten, Browsertyp und -version, Zeitzoneneinstellung und Standort, Browser-Plug-In-Typen und -Versionen, Internet-Service-Provider (ISP), Verweis-/Ausgangsseiten, die auf unserer Website angezeigten Dateien, Betriebssystem und Plattform, Datums-/Zeitstempel, Clickstream-Daten und andere Technologien auf den Geräten, die Sie für den Zugriff auf diese Website verwenden.
• Profildaten – Ihre Position in Ihrem Unternehmen, Ihren Interessen, Präferenzen, Feedback und Umfragebeantwortungen.
• Nutzungsdaten – Daten darüber, wie Sie unsere Website nutzen, sowie Feedback und Antworten auf Umfragen.
• Marketing- und Kommunikationsdaten – Ihre Präferenzen beim Erhalt von Marketing von uns und unseren Drittanbietern und Ihre Kommunikationspräferenzen.
• Audio-/Videodaten – Aufzeichnungen von Live- oder virtuellen Veranstaltungen und aufgezeichneten Meetings.

Aggregierte Daten wie z. B. statistische Daten werden von uns für beliebige Zwecke erhoben, verwendet und weitergegeben. Aggregierte Daten können aus Ihren personenbezogenen Daten abgeleitet werden, gelten jedoch nicht als personenbezogene Daten, da diese Daten nicht direkt oder indirekt Ihre Identität offenlegen. Zum Beispiel können wir Ihre Nutzungsdaten aggregieren, um den Prozentsatz der Benutzer zu berechnen, die auf eine bestimmte Website-Feature zugreifen. Wenn wir jedoch aggregierte Daten mit Ihren personenbezogenen Daten kombinieren oder verknüpfen, sodass sie Sie direkt oder indirekt identifizieren können, behandeln wir die kombinierten Daten als personenbezogene Daten, die gemäß dieser Datenschutzerklärung verwendet werden.

Wie werden Ihre personenbezogenen Daten erfasst?

Wir verwenden verschiedene Methoden, um Daten von Ihnen und über Sie zu erfassen, einschließlich durch:

• Direkte Interaktionen. Sie können uns Ihre personenbezogenen Daten übermitteln, wenn Sie auf unsere Website zugreifen, sich bei uns registrieren, uns kontaktieren, unsere Marketingmaterialien abonnieren, uns Feedback senden oder Umfragen ausfüllen.
• Automatisierte Technologien oder Interaktionen. Wenn Sie mit unserer Website interagieren, erfassen wir automatisch technische Daten über Ihre Geräte, Ihre Surf-Aktivitäten und Ihr Surf-Verhalten. Wir erfassen diese personenbezogenen Daten mithilfe von Cookies und anderen ähnlichen Technologien. Weitere Informationen finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie und in den Cookie-Einstellungen.
• Öffentlich verfügbare Quellen. Wir und von uns beauftragte Dritte, wie z. B. Drittanbieter von Dienstleistungen zur Lead-Generierung, können personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen erfassen, einschließlich öffentlicher Internet-Websites und Datenbanken wie LinkedIn, Unternehmensregistern und Nachrichtenmedien.
• Kunden und Geschäftspartner. Möglicherweise erhalten wir Informationen über Sie von anderen innerhalb Ihres Unternehmens oder von unseren Geschäftspartnern, mit denen wir zusammenarbeiten, um die Prophix-Dienste bereitzustellen, wie z. B. von Vertriebspartner für die Dienste von Prophix, die Sie erwerben.
• Andere Dritte. Wir können auch personenbezogene Daten über Sie von verschiedenen anderen Drittquellen erhalten, einschließlich technischer Daten von Anbietern von Drittanbieter-Cookies (weitere Informationen finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie und Cookie-Einstellungen) sowie Identitäts- und Kontaktdaten von Dritten wie unseren B2B-Marketingpartnern und Organisatoren von Fachveranstaltungen, an denen wir teilnehmen.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden

Die Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden, hängen von den Gründen für unsere Interaktionen ab.

Gemäß den Datenschutzgesetzen des Vereinigten Königreichs und der EU können wir Ihre personenbezogenen Daten nur verwenden, wenn wir dafür eine gesetzliche Grundlage haben. Dazu zählt unter anderem:

• Berechtigte Interessen: wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für unsere berechtigten Interessen (oder die eines Dritten) verwenden müssen und Ihre Interessen und Grundrechte diese Interessen nicht überwiegen.
• Rechtliche Verpflichtung: wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden müssen, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen (einschließlich vertraglicher Verpflichtungen).
• Zustimmung: wenn Sie uns eine eindeutige Zustimmung erteilt haben, dass wir Ihre personenbezogenen Daten für einen bestimmten Zweck verarbeiten.

In anderen Ländern können wir uns auf die dort geltenden Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Nutzung und Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten stützen. In Kanada und den USA berufen wir uns zum Beispiel auf Ihre ausdrückliche oder stillschweigende Zustimmung. In einigen Fällen, z. B. wenn wir unten angeben, dass die Verarbeitung für unsere berechtigten Interessen erforderlich ist, können wir Ihnen keine Dienstleistungen anbieten, es sei denn, Sie stimmen unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu.

Nachfolgend haben wir in tabellarischer Form beschrieben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden möchten und auf welche Rechtsgrundlagen wir uns dabei stützen. Wir haben auch gegebenenfalls unsere berechtigten Interessen dargelegt. Wenn Sie sich bewerben möchten, lesen Sie bitte stattdessen den Abschnitt „Bewerber*innen“ weiter unten.

Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten routinemäßig an die unten aufgeführten Parteien zu den in der Tabelle im Abschnitt „Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden“ genannten Zwecken weiter.

• Andere verbundene Unternehmen von Prophix (wie am Anfang dieser Richtlinie aufgeführt), um konzernintern operative Unterstützung zu erhalten und um die entsprechende Einheit in die Lage zu versetzen, die Prophix-Dienste für Ihr Unternehmen bereitzustellen oder Ihre Bewerbung zu verwalten.
• Dritte, die uns bei der Bereitstellung von Prophix-Diensten für Ihr Unternehmen unterstützen, wie z. B. unsere Anbieter von Zahlungsabwicklung und Rechnungsmanagement.
• Andere Dritte, die wir einsetzen, um uns beim Betrieb unserer Website und unseres Geschäfts zu unterstützen, wie zum Beispiel:
  • Unsere Website Hosting-Anbieter, CRM-Anbieter und Anbieter von Forschungs- und Analysediensten.
  • Unsere Vertriebsplattform und Anbieter von Anrufaufzeichnungsdiensten (siehe auch Abschnitt „Anrufaufzeichnung“ weiter unten)
  • Unsere Softwareanbieter für Forecasts und Projektmanagement wie Clari und Mango Technologies.
  • Dienstanbieter für Unternehmensanwendungen wie Microsoft.

Wir erlauben unseren Dienstleistern nur dann, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten, wenn wir sicher sind, dass sie angemessene Maßnahmen zum Schutz dieser Daten ergreifen.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an Strafverfolgungsbehörden und Aufsichtsbehörden weitergeben, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder wenn wir in gutem Glauben davon ausgehen, dass dies gemäß den geltenden Gesetzen oder Vorschriften angemessen und rechtmäßig ist.

Möglicherweise müssen wir einige personenbezogene Daten auch während einer Unternehmensumstrukturierung an andere Parteien oder an Dritte weitergeben, an die wir möglicherweise Teile unseres Unternehmens oder unseres Vermögens verkaufen oder übertragen oder mit denen wir Teile unseres Unternehmens oder unseres Vermögens zusammenschließen möchten. Außerdem kann es sein, dass wir andere Unternehmen erwerben oder mit ihnen fusionieren. In der Regel werden die Daten anonymisiert, dies ist jedoch möglicherweise nicht immer vor Abschluss der entsprechenden Transaktion möglich. Der Empfänger der Daten ist an Vertraulichkeitsverpflichtungen gebunden.

Internationale Übermittlung

Bitte beachten Sie, dass wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise außerhalb des Landes, in dem Sie sich befinden, übertragen müssen, um Ihnen Zugriff auf diese Website zu gewähren und unsere Beziehung zu Ihnen zu verwalten, einschließlich an Dienstleister und andere verbundene Unternehmen von Prophix.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten übermitteln, stellen wir sicher, dass sie am Ort des Empfängers einem ähnlichen Schutzniveau unterliegen.

Wenn unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beispielsweise der UK-DSGVO oder der EU-DSGVO unterliegt und wir Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls aus dem Vereinigten Königreich oder dem EWR übertragen, stellen wir sicher, dass mindestens eine der folgenden Sicherheitsvorkehrungen getroffen wird:

• Wir werden sicherstellen, dass das Land, in das wir Ihre personenbezogenen Daten übertragen, entweder vom Vereinigten Königreich oder von der Europäischen Kommission als Land eingestuft wurde, das ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten bietet.
• Wir verwenden spezifische Verträge, die für die Verwendung im Vereinigten Königreich oder im EWR zugelassen sind und die personenbezogenen Daten den gleichen Schutz bieten wie im Vereinigten Königreich oder im EWR (z. B. ein genehmigtes internationales Datenübertragungsabkommen oder Standardvertragsklauseln).
• Sie haben unter Umständen Anspruch auf zusätzliche Informationen über unsere Übermittlungen personenbezogener Daten, z. B. über unsere Richtlinien in Bezug auf diese Übermittlungen. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen haben. Bitte kontaktieren Sie uns beispielsweise, wenn Sie weitere Informationen zu den spezifischen Mechanismen wünschen, die wir bei der Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten aus dem Vereinigten Königreich oder dem EWR verwenden.

Cookies und andere Tracking-Technologien

Wir verwenden Cookies auf unserer Website. Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die auf Ihrem Gerät (z. B. Computer, Smartphone oder andere elektronische Geräte) abgelegt wird, wenn Sie unsere Website nutzen. Cookies helfen uns, Sie und Ihr Gerät zu erkennen und einige Informationen über Ihre Präferenzen oder vergangenen Aktionen zu speichern.

Weitere Informationen zu den von uns verwendeten Cookies, wann wir vor der Platzierung um Ihre Zustimmung bitten und wie Sie sie deaktivieren können, finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Aufzeichnung von Anrufen

Wir können bestimmte Gespräche, die wir mit Ihnen führen, einschließlich Audio- und Videoanrufen und Online-Demos, aufzeichnen und transkribieren. Wir werden Sie vor der Aufzeichnung über diese Tatsache in Kenntnis setzen. Je nach Art des Anrufs können wir uns auf Ihre Zustimmung oder unsere berechtigten Interessen zur Aufzeichnung des Anrufs stützen.

Wir tun dies für interne Schulungszwecke und zu Zwecken der Analyse unseres Vertriebs. Wir können die von uns gewählte Plattform für Videoanrufe oder einen Drittanbieter von Vertriebsinformationssoftware nutzen, um die Anrufe in unserem Namen aufzuzeichnen.

Sie können sich jederzeit gegen die Teilnahme an einem aufgezeichneten Anruf entscheiden, indem Sie nicht an einem aufgezeichneten Anruf teilnehmen, nachdem Sie über die Aufzeichnung informiert wurden, oder indem Sie den Anruf beenden. In einigen Fällen können Sie den Gesprächsleiter möglicherweise bitten, die Aufzeichnung zu beenden. Wenn die Aufzeichnung des Gesprächs für unsere berechtigten Interessen erforderlich ist, können Sie uns auf andere Weise kontaktieren, z. B. indem Sie sich schriftlich an uns wenden. Wenn Sie sich im Vereinigten Königreich oder im EWR aufhalten, können Sie auch jederzeit Ihr „Recht auf Vergessenwerden“ ausüben (siehe den Abschnitt „Ihre gesetzlichen Rechte“ am Ende dieser Richtlinie).

Wir werden routinemäßig Gesprächsaufzeichnungen aufbewahren, und während dieses Zeitraums werden sie sicher aufbewahrt, wobei der Zugriff nur denjenigen Mitarbeitern vorbehalten ist, die ihn im Rahmen ihrer Aufgaben benötigen. Wie lange wir Anrufe aufbewahren, hängt von der Art des Anrufs und dem Zweck der Aufzeichnung ab. Die meisten Anrufaufzeichnungen werden nicht länger als 12 Monate aufbewahrt. Allerdings können wir Gesprächsaufzeichnungen länger aufbewahren, wenn dies erforderlich ist, wie in "Data Retention" beschrieben.

Marketing

Wir können Ihre personenbezogenen Daten verwenden, um Ihnen Updates (per E-Mail, SMS, Telefon oder Post) über Prophix-Dienste zu senden, einschließlich exklusiver Angebote, Werbeaktionen oder neuer Produkte und/oder Dienstleistungen.

Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Ihre personenbezogenen Daten zu verwenden, um Ihnen B2B-Marketingkommunikation zu senden. Das bedeutet, dass wir normalerweise nicht Ihre Zustimmung benötigen, um Ihnen Marketinginformationen zuzusenden. Wo jedoch eine Zustimmung erforderlich ist, werden wir diese gesondert und deutlich erfragen.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten niemals zu Marketingzwecken an Dritte. Sie können uns jederzeit bitten, Ihnen keine Marketingmitteilungen mehr zuzusenden, indem Sie:

• Die Opt-out-Links in an Sie gesendeten Mitteilungen anklicken.
• Kontakt mit uns aufnehmen (siehe Abschnitt „Kontaktieren Sie uns“ am Ende dieser Richtlinie).

Wenn Sie sich gegen den Erhalt dieser Marketingnachrichten entscheiden, gilt dies nicht für personenbezogene Daten, die uns infolge eines Produkt-/Dienstleistungskaufs, unserer Antwort auf von Ihnen gestellte Fragen oder anderer Mitteilungen, die Service-Mitteilungen sind und nicht als eine Form der Marketingkommunikation angesehen werden, zur Verfügung gestellt werden.

Bewerber*innen

Wenn Sie sich um eine Anstellung bei einem verbundenen Unternehmen von Prophix bewerben, können wir neben Identitätsdaten und Kontaktdaten auch Bewerbungsdaten über Sie erfassen und verarbeiten.

Bewerbungsdaten sind Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen oder die wir auf andere Weise im Rahmen der Bewertung Ihrer Eignung für eine Anstellung erfassen, einschließlich Ausbildung und Qualifikationen, beruflicher Werdegang und Erfahrung, Referenzen und Informationen zur Hintergrundprüfung (einschließlich krimineller Vorgeschichte), freiwillige Selbstauskünfte zu demografischen Merkmalen und Behinderungsstatus, behördliche Identifizierung und Arbeitsfähigkeit sowie andere Informationen, die Sie freiwillig während des Einstellungsprozesses angeben. Diese Informationen können daher Daten einer besonderen Kategorie und Daten zu Straftaten enthalten.

Vorbehaltlich geltender Gesetze erfassen wir personenbezogene Daten zu Bewerbungen aus den folgenden Quellen:

• Ihnen als Bewerber*in.
• Jedem Personalvermittler, den Sie beauftragen.
• Den von Ihnen benannten Referenzen, einschließlich ehemaliger Arbeitgeber und Kontakte für Charakterreferenzen.
• Öffentlich zugänglichen Websites wie LinkedIn und Unternehmensregister.
• Öffentlich zugänglichen Social-Media-Konten wie Facebook.
• Von Zeit zu Zeit von dem von uns ausgewähltem Anbieter für Hintergrundüberprüfungen in Bezug auf die Zuverlässigkeitsüberprüfungen vor der Einstellung, die für Ihre Position relevant sind.

Wir können die in der folgenden Tabelle genannten Informationen während des Rekrutierungsprozesses erfassen. Im Abschnitt „Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden“ finden Sie eine Erläuterung der verschiedenen rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung.

Wenn Sie auf Anfrage keine Informationen bereitstellen, die wir für die Prüfung Ihrer Bewerbung für erforderlich halten (z. B. Qualifikationsnachweise oder beruflicher Werdegang), können wir Ihre Bewerbung nicht erfolgreich bearbeiten. Wenn wir beispielsweise Referenzen für eine Stelle benötigen und Sie uns keine relevanten Informationen zur Verfügung stellen, können wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten.

Besondere Datenkategorien und Daten über Straftaten. Wir werden diese Informationen über Sie nur erfassen und verarbeiten, wenn es notwendig ist und im Einklang mit geltendem Recht steht:

• Für unsere oder Ihre Pflichten oder Rechte im Bereich des Arbeitsrechts oder Sozialversicherungsrechts.
• In Bezug auf gesetzliche Ansprüche.
• Aus Gründen des erheblichen öffentlichen Interesses.

Wir geben personenbezogene Daten von Bewerber*innen nur in dem Umfang an unsere Mitarbeiter und Dritte weiter, in dem es für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung und die Erfüllung unserer gesetzlichen und regulatorischen Verpflichtungen erforderlich ist. Zusätzlich zu unseren routinemäßigen IT-Dienstleistern und anderen relevanten Dritten, die im obigen Abschnitt „Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten“ aufgeführt sind, werden wir von Zeit zu Zeit auch Stellenportale und Software-Tools für die Personalbeschaffung zur Unterstützung der Verwaltung des Bewerbungsprozesses einsetzen.

Links von Drittanbietern

Diese Website kann Links zu Websites, Plug-ins und Anwendungen von Drittanbietern enthalten. Wenn Sie auf diese Links klicken oder diese Verbindungen aktivieren, können Dritte Daten über Sie erfassen und/oder weitergeben. Wir haben keine Kontrolle über diese Websites Dritter und sind nicht verantwortlich für deren Datenschutzerklärungen. Sie sollten die Datenschutzerklärung des Drittanbieters einsehen oder sich mit ihm in Verbindung setzen, wenn Sie Informationen darüber benötigen, wie er Ihre personenbezogenen Daten erfasst und verarbeitet.

Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische, physische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um zu verhindern, dass personenbezogene Daten versehentlich verloren gehen, verwendet oder auf unbefugte Weise abgerufen werden. Die Art der von uns verwendeten Maßnahmen hängt von der Sensitivität der personenbezogenen Daten und den Risiken für diese personenbezogenen Daten ab.

Wir beschränken den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf die Mitarbeiter, die diese aus geschäftlichen Gründen kennen müssen. Sie werden Ihre personenbezogenen Daten nur in autorisierter Weise verarbeiten und unterliegen der Geheimhaltungspflicht.

Wir haben Verfahren eingeführt, um jede vermutete Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten anzugehen, und werden Sie und alle zuständigen Aufsichtsbehörden über einen Verstoß informieren, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Aufbewahrung von Daten

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur so lange aufbewahren, wie es vernünftigerweise erforderlich ist, um die Zwecke zu erfüllen, für die wir sie erhoben haben, beispielsweise zur Erfüllung aller gesetzlichen, regulatorischen, steuerlichen, buchhalterischen oder Berichtspflichten. Wir können Ihre personenbezogenen Daten für einen längeren Zeitraum aufbewahren, wenn eine Beschwerde vorliegt oder wenn wir vernünftigerweise davon ausgehen, dass ein Rechtsstreit in Bezug auf unsere Beziehung zu Ihnen droht. Vorbehaltlich des Vorstehenden werden wir Ihre personenbezogenen Daten löschen oder anonymisieren, wenn wir sie nicht mehr benötigen.

Um die angemessene Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten zu bestimmen, berücksichtigen wir die Menge, Art und Sensibilität der personenbezogenen Daten, das potenzielle Risiko eines Schadens durch unbefugte Verwendung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten, die Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und ob wir diese Zwecke auf andere Weise erreichen können, sowie die geltenden gesetzlichen, regulatorischen, steuerlichen, buchhalterischen oder sonstigen Anforderungen.

Wenn Ihr Unternehmen Dienste von Prophix erwirbt, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, die zum Zwecke der Abrechnung und Vertragsverwaltung erhoben werden, während wir diese Dienste bereitstellen. Danach werden wir diese personenbezogenen Daten aufbewahren, wie es für folgende Zwecke erforderlich ist:

• Um auf Fragen, Beschwerden oder Ansprüche zu antworten, die von Ihnen oder in Ihrem Namen übermittelt bzw. geltend gemacht wurden.
• Um zu zeigen, dass wir Sie und Ihr Unternehmen fair behandelt haben.
• Um gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnungen zu führen.

Wenn Sie sich bei einem Prophix-Partner bewerben:

• Wenn wir Sie nicht für die Position einstellen, auf die Sie sich beworben haben, werden wir vorbehaltlich des anwendbaren Rechts (mit Ausnahme von E-Mails, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung an oder von uns gesendet wurden, die wir gemäß unserer Standard-Aufbewahrungsfrist für E-Mails von Zeit zu Zeit aufbewahren) Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von bis zu 2 Jahren speichern, nachdem wir Ihnen unsere Entscheidung mitgeteilt haben, Sie nicht einzustellen. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten für diesen Zeitraum auf, um im Falle eines Rechtsanspruchs nachzuweisen, dass wir Kandidaten nicht aus unzulässigen Gründen diskriminiert haben und dass wir das Einstellungsverfahren auf faire und transparente Weise durchgeführt haben. Wir können Sie um Ihre Zustimmung bitten, Ihre personenbezogenen Daten für einen längeren Zeitraum aufzubewahren, auch für Zwecke im Zusammenhang mit möglichen zukünftigen Beschäftigungsmöglichkeiten. Sie können Ihre Zustimmung jederzeit widerrufen, indem Sie uns eine E-Mail an privacy.officer@prophix.comsenden.
• Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten in Ihrer Personalakte gespeichert und unterliegen dann unserer Richtlinie über den Datenschutz und die Vertraulichkeit personenbezogener Daten von Mitarbeitern. Wir stellen Ihnen eine Kopie davon zur Verfügung, bevor Sie eine Stelle bei uns annehmen.

Sie können weitere Einzelheiten zu den Aufbewahrungsfristen für verschiedene Aspekte Ihrer personenbezogenen Daten anfordern, indem Sie sich an uns wenden.

Ihre gesetzlichen Rechte

Abhängig von den für Sie geltenden Gesetzen haben Sie möglicherweise bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen gewähren wir betroffenen Personen die folgenden Rechte:

Wenn Sie sich im Vereinigten Königreich oder im EWR befinden, haben Sie außerdem die folgenden Rechte:

Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten, gehen Sie wie folgt vor:

• Senden Sie uns eine E-Mail, rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns – siehe Abschnitt „Kontakt“ am Ende dieser Richtlinie.
• Übermitteln Sie uns genügend Informationen, damit wir Sie identifizieren können, z. B. Ihren vollständigen Namen und Ihre E-Mail-Adresse.
• Lassen Sie uns auf Anfrage einen Identitätsnachweis zukommen.
• Teilen Sie uns mit, welches Recht Sie ausüben möchten und auf welche Daten sich Ihre Anfrage bezieht.

Sie müssen keine Gebühr zahlen, um auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen (oder eines der anderen Rechte auszuüben). Wir können jedoch eine angemessene Gebühr erheben, wenn Ihre Anfrage eindeutig unbegründet, wiederholt oder übertrieben ist. Alternativ könnten wir uns unter diesen Umständen weigern, Ihrer Anfrage nachzukommen.

Wir werden alle berechtigten Anfragen innerhalb eines angemessenen Zeitraums beantworten und werden uns bemühen, innerhalb eines Monats zu antworten. Gelegentlich kann es länger als einen Monat dauern, wenn Ihre Anfrage besonders komplex ist oder Sie mehrere Anfragen gestellt haben. In diesem Fall werden wir Sie benachrichtigen und Sie auf dem Laufenden halten. Unter bestimmten Umständen sind wir möglicherweise gesetzlich verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten aufzubewahren, oder die Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten ist erforderlich, um eine Dienstleistung weiterhin anbieten zu können.

Kontaktdetails

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu den Daten haben, die eines der Partnerunternehmen von Prophix über Sie gespeichert hat, kontaktieren Sie uns bitte auf folgende Weise:

• Per E-Mail: privacy.officer@prophix.com
• Per Post zu Händen von: 350 Burnhamthorpe Rd. West, Suite 1000, Mississauga, Ontario, Kanada L5B 3J1

Beschwerde einlegen

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich unserer Verwendung Ihrer Daten haben (siehe unten „So erreichen Sie uns“). Wir hoffen, dass wir alle Ihre Probleme lösen können.

Sie haben das Recht, jederzeit eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde oder dem Datenschutzbeauftragten einzureichen.

Streitfälle

Prophix wird versuchen, alle Streitfälle oder Beschwerden im Zusammenhang mit der Interpretation oder Einhaltung dieser Richtlinie zu untersuchen und umgehend zu lösen. Sie können einen Streitfall bei uns melden oder Beschwerde bei uns einlegen, wie oben im Abschnitt „Kontaktaufnahme mit Prophix“ beschrieben. Wenn Sie ein ungelöstes Problem mit dem Datenschutz oder der Datennutzung haben, das wir nicht zufriedenstellend behandelt haben, wenden Sie sich bitte an unseren in den USA ansässigen externen Anbieter zur Streitbeilegung (kostenlos) unter https://feedback-form.truste.com/watchdog/request. Alternativ können Sie sich an die Datenschutzaufsichtsbehörde in Ihrem Land wenden, um Unterstützung zu erhalten.

Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir überprüfen unsere Datenschutzerklärung regelmäßig. Diese Version wurde zuletzt im Januar 2023 aktualisiert. Wenn wir unsere Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit ändern, werden wir die Aktualisierungen auf unserer Website veröffentlichen. Wir können auch angemessene Maßnahmen ergreifen, um Sie zu informieren, falls sich solche Änderungen auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auswirken.