8 Best Practices für die Personalplanung

Menschen gehören zu den wichtigsten Vermögenswerten deines Unternehmens. Sie leisten Tag für Tag Arbeit, um die Ziele und die Mission deiner Organisation zu erreichen. Und obwohl gute Mitarbeiter die Grundlage eines jeden erfolgreichen Unternehmens sind, ist das Personal immer noch einer der größten Kostenfaktoren für die Führung eines Unternehmens. Um sicherzustellen, dass Sie das Beste für Ihr Geld bekommen, und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle notwendigen Rollen besetzt sind, hängt ein Prozess ab, der als Personalplanung bezeichnet wird.

Was ist Personalplanung?

Die Personalplanung ist ein datengesteuerter Prozess, der darauf hinausläuft, die mit Ihrer Belegschaft verbundenen Betriebskosten zu minimieren und gleichzeitig den Wert zu maximieren, den sie dem Unternehmen bringt. Es geht nicht nur darum, mehr aus deinen bestehenden Mitarbeitern herauszuholen, sondern auch deinen Einstellungsprozess zu optimieren, deinen Talentbedarf genau zu prognostizieren und die Mitarbeiterfluktuation auf einem überschaubaren Niveau zu halten — besonders bei hochwertigen Rollen.

Was ist Personalplanungssoftware?

Personalplanungssoftware liefert Ihnen die Daten, die Sie benötigen, um den Personalbedarf Ihres Unternehmens richtig zu bewerten, für die Zukunft zu planen und auf plötzliche Veränderungen auf dem Markt zu reagieren – wie z. B. aufkommenden branchenweiten Gegenwind.

Diese Software kann viele Formen annehmen. Eine Finanz- Performance -Plattform kann beispielsweise die Personalplanung für große Unternehmen mit einer komplexen Organisationsstruktur problemlos bewältigen. In der Zwischenzeit sollten Projektmanagement-Tools mit integrierten Personalplanungsfunktionen nur auf Projektbasis oder für sehr kleine Organisationen verwendet werden. 

Personaleinsatzplanung vs. Personalbestandsplanung vs. Mitarbeiterplanung

Diese Begriffe werden oft synonym verwendet — besonders von Leuten, die mit Personalplanung nicht allzu vertraut sind. Es gibt zwar einige Überschneidungen zwischen ihnen, aber es gibt einen entscheidenden Unterschied zwischen Personalplanung und den anderen beiden, der helfen kann, die Dinge zu klären. Die Personalbestandsplanung und die Mitarbeiterplanung sind beides Elemente der Personalplanung, die jeweils auf einen bestimmten Teil ausgerichtet sind.

• Bei der Personalbestandsplanung geht es darum, die Anzahl und Art der Mitarbeiter in einem Unternehmen genau zu zählen. Diese Anzahl wird mit den sich ständig ändernden Bedürfnissen der Organisation verglichen, um zu verhindern, dass sich ernsthafte Lücken bilden.
  
• Die Mitarbeiterplanung konzentriert sich in erster Linie darauf, die Anforderungen bestimmter Projekte und Teams zu erfüllen. Sie können sich die Personalplanung als eine Initiative vorstellen, die eher auf strategischer Ebene stattfindet, während die Mitarbeiterplanung auf Team- und Projektebene heranzoomt.

8 Best Practices für die Personalplanung

Wie jeder andere organisationsübergreifende Prozess kann die Personalplanung herausfordernd und ressourcenintensiv sein. Hier sind einige bewährte Methoden, um das Beste daraus zu machen.

1. Ermitteln Sie Ihren aktuellen Personalbestand

Bevor Sie irgendeine Art von Personalplanung durchführen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über einen genauen Personalbestand verfügen. Denken Sie daran, dass sich der Personalbestand von Woche zu Woche ändern kann, unabhängig davon, ob Sie in einem großen oder einem schnell wachsenden Unternehmen arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Personalbestand aktualisieren, bevor Sie Initiativen zur Personalplanung ergreifen.

2. Fluktuation prognostizieren

Viele Faktoren können dazu führen, dass deine Belegschaft schneller schrumpft, als sie ersetzt werden kann. Prognosen dafür sind unerlässlich. Leistungsstarke Unternehmen nutzen Datenanalysen, um das Risiko von Fluktuation, Ruhestand und Mitarbeitermobilität zu ermitteln. Sie bewerten auch die externen wirtschaftlichen Bedingungen, um vorherzusagen, was Mitarbeiter tun könnten. Die Berücksichtigung dieser Variablen wird dir helfen, dein Personalversorgungsrisiko zu bestimmen und, falls gewünscht, es dir ermöglichen, Bereiche und Stellen mit hohem Risiko anzustreben, um sie zu binden.

3. Nachfrage prognostizieren

Da sich die Marktbedingungen ändern, ist es wichtig zu fragen, wie sich die Bedürfnisse deiner Organisation in den kommenden Wochen, Monaten und Jahren verändern werden. Wenn du in der Lage bist, die Antworten auf diese Fragen genau vorherzusagen, kannst du ein Vermögen an Einstellungskosten und Mitarbeiterausgaben sparen und gleichzeitig sicherstellen, dass dein Unternehmen immer noch genug Personal hat, um die Produktivität aufrechtzuerhalten. Im Mittelpunkt erfolgreicher Nachfrageprognosen stehen treiberbasierte Prozesse. Diese Treiber sollten für deine Branche relevant sein. Zum Beispiel könnten Callcenter eingehende Anrufe verwenden, Lagerhäuser könnten entladene Lastwagen verwenden und professionelle Dienstleistungsunternehmen könnten Stunden verwenden, die als Mitarbeiterfahrer abgerechnet werden.

4. Führe eine Lückenanalyse durch

Das Endergebnis der Personalplanung ist die richtige Kombination von Mitarbeitern und Fähigkeiten, die das Unternehmen benötigt, um seine Ziele zu erreichen. Bei einer Lückenanalyse geht es darum, die Kluft zwischen dem aktuellen Stand der Belegschaft und dem Qualifikationsmix der Organisation und dem, wo sie sein muss, zu identifizieren und detailliert zu beschreiben. Von dort aus können Führungskräfte fundiertere Entscheidungen in Bezug auf die Belegschaft des Unternehmens treffen, von der Einstellung bis zur Umstrukturierung des Unternehmens.

5. Führe Szenarien zur Personalplanung durch

Eng verknüpft mit der Lückenanalyse ist der Prozess der Durchführung von Personalplanungsszenarien. Von allen Best Practices für die Mitarbeiterplanung ist die Szenarioplanung in Zeiten des Wandels und Umbruchs vielleicht die kritischste. Einige Variablen, die Sie bei der Erstellung Ihrer Mitarbeiter-Szenarioanalyse berücksichtigen sollten, sind:

• Verhältnis von Auftragnehmern und ausgelagerten Mitarbeitern zu internen Mitarbeitern
• Verhältnis von Vollzeit- zu Teilzeitbeschäftigten
• Umzug, Eröffnung und Schließung von Betriebsstätten
• Gehaltsstrategie und Leistungserhöhungen
• Reorganisationen, Beförderungen und Quertransfers
• Veränderung der Produktivität, der Anlaufzeit und der Fahrerverhältnisse
  

Das Ziel bei der Mitarbeiterplanung ist es nicht, den optimalen Personalmix zu finden, sondern anhand eines gut strukturierten Modells zu verstehen, welche Maßnahmen Sie ergreifen können, wenn bestimmte Situationen eintreten.

6. Entwickle einen Einstellungsplan und lege Erwartungen fest

Nachdem Sie sichergestellt haben, dass Ihr Personalbestand genau ist, Sie Nachfrage und Fluktuation prognostiziert, Ihre Personallücke identifiziert und einige Szenarien durchgespielt haben, verfügen Sie über genügend Daten, um einen robusten, gründlichen Einstellungsplan zu erstellen. Dadurch können Führungskräfte die Rekrutierung und andere interne Ressourcen optimieren und haben gleichzeitig die Informationen, die sie benötigen, um alle Fragen zu beantworten, die Teamleiter und Abteilungsleiter zu bestimmten Einstellungsmöglichkeiten haben könnten.

Das liegt daran, dass ein datengestützter Einstellungsplan der beste Weg ist, um Erwartungen zu formulieren und mit potenziellen Einwänden von Teamleitern umzugehen.

Anstelle eines Plans, der in einem Silo entworfen wurde, können Sie jeden Datenpunkt anzeigen, der in die Gestaltung des Plans eingeflossen ist. Das schafft mehr Transparenz und ermöglicht es jedem, die damit verbundene Strategie zu verstehen.

7. Integriere die Personalplanung in deine Geschäftsstrategie

Ihre Geschäftsstrategie hängt bereits von Dutzenden, wenn nicht Hunderten von Datenpunkten ab. Warum also nicht auch die Personalplanung zu einem Teil davon machen? Im Grunde ähnelt die Personalplanung der Bewertung von Angebot und Nachfrage in anderen Aspekten Ihres Unternehmens, nur für Ihre Mitarbeiter. Hier sind ein paar Beispiele dafür, wie Personalplanung auf deine Geschäftsstrategie angewendet werden kann:

• Dein Dienstleistungsunternehmen erhält eine 50-prozentige Erhöhung der Angebote für eine bestimmte Dienstleistung. Bei der Personalplanung kannst du davon ausgehen, mehr Fachkräfte einzustellen, die sich mit diesem Service auskennen, um der Nachfrage gerecht zu werden.
• Ein Produktionsunternehmen stellt fest, nachdem es sich seine Belegschaft angesehen hat, dass die Fluktuation im Sommer immer zunimmt. Das führt zu einer Zunahme von Überstunden und einer sinkenden Rentabilität in den Sommermonaten. Führungskräfte können also angemessen darauf reagieren.
• Ein Technologieunternehmen, das über reichlich Geld aus einer kürzlich getätigten Investition verfügt, muss sein Softwareentwicklungsteam schnell aufstocken, um sein Produkt drastisch zu verbessern und einen Schwellenmarkt zu erobern. Mit der Personalplanung kann sie für jeden Dollar die bestmögliche Verwendung finden und nach Bedarf umstrukturiert werden.

8. Denk an den Faktor Mensch

Bei Prozessen wie Personalplanung ist es allzu einfach, Mitarbeiter als Rollen, Gehälter und Ausgaben zu sehen. Aber es ist wichtig, sich an die Menschen hinter den Rollen zu erinnern. Das bedeutet, dass alle Entscheidungen, die sich aus der Personalplanung ergeben, mit großer Sorgfalt behandelt werden müssen und dabei qualitative Faktoren berücksichtigt werden, die in einer Tabellenkalkulation nicht tabellarisch dargestellt werden können.

Zum Beispiel sind nicht alle Mitarbeiter von den gleichen Dingen motiviert. Während einige von Unternehmen zu Unternehmen wechseln, um ihr Gehalt zu maximieren — was bedeutet, dass es nur regelmäßige Gehaltserhöhungen erfordert, sie zu halten —, andere sind durch intrinsischere Faktoren motiviert, wie Unternehmenswerte, an die sie glauben.

Jeder Aspekt der Personalplanung sollte den Faktor Mensch auf die eine oder andere Weise berücksichtigen, um mögliche Überraschungen zu vermeiden, die Tabellen nicht vorhersagen können.

Erstklassige Personalplanung

Egal, ob du eine Rekrutierungskampagne planst, dein Unternehmen umstrukturierst oder versuchst, eine bestimmte Qualifikationslücke zu schließen, die Anfangsphase beinhaltet in der Regel die Personalplanung. Um jedoch sicherzustellen, dass Sie über alle benötigten Daten verfügen, sollten Sie die beste verfügbare Plattform verwenden. Für die meisten mittelständischen bis großen Unternehmen ist das Prophix. Erfahren Sie, wie Sie Prophix für die Personalplanung, Personalplanung, Financial Performance Managementund mehr verwenden können.