Das Warum und Wie der Szenarioplanung

Unerwartete Ereignisse, von Naturkatastrophen bis hin zu makroökonomischen Veränderungen, stellen Unternehmen jedes Jahr auf die Probe. Unternehmen, die diese Störungen nicht nur überstehen, sondern auch erfolgreich sein wollen, egal was der Markt ihnen entgegenwirft, nutzen die Szenarioplanung. Auf diese Weise werden die potenziellen Auswirkungen verschiedener Situationen auf ihr Endergebnis simuliert, sodass sie bei Bedarf Pivot und bessere finanzielle Entscheidungen treffen können.

Was ist Szenarioplanung?

Bei der Szenarioplanung handelt es sich um eine Reihe von Annahmen darüber, wie die Zukunft aussehen wird und wie sich Ihr Geschäftsumfeld im Laufe der Zeit angesichts dieser Zukunft verändern wird. Die Szenarioplanung, die auch als Was-wäre-wenn-Analyse bezeichnet wird (obwohl die beiden einige wichtige Unterschiede aufweisen), verwendet aktuelle Daten und Annahmen, um mehrere potenzielle Ergebnisse zu berücksichtigen.

Ein Szenarioplan kann dir helfen, verschiedene Narrative zu untersuchen, um zu bestimmen, wie du zukünftige Geschäftsabläufe am besten unterstützen kannst. Indem du bewertest, wie verschiedene Variablen unter unterschiedlichen Bedingungen interagieren, kannst du herausfinden, welche Variable den größten Einfluss auf dein Unternehmen haben wird. Diese Variablen können die Preisgestaltung von Produkten, Betriebskosten, Marktschwankungen und mehr beinhalten.

Alle Branchen, im öffentlichen, privaten, gemeinnützigen und staatlichen Sektor, wenden die Szenarioplanung als Teil ihrer Finanzplanung und -analyse an. C-Suite-Führungskräfte, leitende Finanzleiter und Finanzanalysten sind in der Regel die Personen, die die Szenarioplanung in ihrem Unternehmen leiten.

Wie nutzen Sie die Szenarioplanung?

Die Szenarioplanung wird verwendet, um Variablen, die sich auf das Endergebnis Ihres Unternehmens auswirken können, in Szenarien zu formalisieren – im Wesentlichen Simulationen potenzieller Ereignisse. Unternehmen nutzen die Szenarioplanung als Teil ihrer Prognosen, um die Starrheit ihrer Prozesse zu testen, Ereignisse zu berücksichtigen, die schwerwiegende Auswirkungen auf das Unternehmen haben könnten, und um allgemein widerstandsfähiger zu werden.

Beispielsweise könnte ein Unternehmen die Szenarioplanung verwenden, um die Auswirkungen einer weltweiten Pandemie zu bewerten, die die Mitarbeiter dazu zwingt, zu Hause zu bleiben. Es könnte dann Prozesse entwickeln, die helfen würden, diese Situation zu überstehen.

4 Vorteile der Szenarioplanung

1. Ergibt die Auswirkungen potenzieller Ereignisse

Der Hauptvorteil der Szenarioplanung besteht darin, besser zu verstehen, wie sich verschiedene Ereignisse – von harmlosen bis hin zu katastrophalen – auf das Unternehmen auswirken können. Ohne Szenarioplanung kann jedes Team seine eigenen unzusammenhängenden Interpretationen dieser Ereignisse haben, aber es ist wichtig, diese Informationen in einem Plan zu zentralisieren.

2. Ermöglicht es Teams, Reaktionspläne zu erstellen

Bei der Szenarioplanung geht es nicht nur darum, die Auswirkungen unvorhergesehener Ereignisse zu bewerten, sondern auch darum, sich darauf vorzubereiten. Sobald du weißt, wie sie dein Unternehmen beeinflussen können, kannst du herausfinden, wie du das Schlimmste abmildern kannst — oder sogar Wege finden, um erfolgreich zu sein.

3. Fängt das Wissen verschiedener Experten ein

Der Szenarioplanungsprozess bringt Experten aus allen Bereichen Ihrer Organisation zusammen. Das gibt ihnen die Möglichkeit, Wissen zu teilen, das sonst vielleicht nicht an die Oberfläche gelangt. Das Ergebnis? Ein Wissenstransfer, der der gesamten Organisation zugute kommt.

4. Erstellt Dokumentation

Nachdem du ein bestimmtes Szenario geplant hast, erhalten deine Teams eine Dokumentation, die als Referenz dienen kann, falls dieses Szenario — oder ein ähnliches — eintreten sollte. Das bedeutet, dass Teams unabhängiger sein und Daten nutzen können, um Entscheidungen zu treffen.

3 Vorteile der Szenarioplanung

1. Es deckt die Auswirkungen mehrerer Faktoren ab.

Im Gegensatz zu anderen Prognosemethoden— wie Sensitivitätsanalysen — ermöglicht dir die Szenarioplanung, mehrere Faktoren gleichzeitig zu testen. Dadurch entsteht eine robuste Analyse mit mehreren Abhängigkeiten, die die Realität genauer widerspiegelt als manche Methoden.

2. Es ist eine großartige Möglichkeit, für die Zukunft zu planen.

Zu viele Organisationen konzentrieren sich darauf, Prozesse für die Gegenwart zu optimieren und vernachlässigen den potenziellen Schaden, den die Zukunft anrichten kann. Die Szenarioplanung ist zwar ein komplexer Prozess, aber unerlässlich für den Aufbau eines widerstandsfähigen Unternehmens, das trotz aller Eventualitäten wachsen kann. Die Planung für die Zukunft kann entmutigend erscheinen, aber die Szenarioplanung schafft Klarheit.

3. Es formalisiert informelle Prozesse.

Jedes Team denkt irgendwie über die Zukunft nach, sei es in der Art und Weise, wie sie ihre Prozesse aufbauen, oder in seltenen „Was-wäre-wenn“ -Brainstorming-Sitzungen. Diese informellen Prozesse führen jedoch selten zu einem unternehmensweiten Bewusstsein ohne formelle Szenarioplanung.

3 Nachteile der Szenarioplanung

1. Der Umfang ist riesig.

Während die Szenarioplanung zweifellos ein entscheidender Aspekt der Prognose ist, kann sie eine enorme Menge an technischem Aufwand verursachen, insbesondere wenn der Umfang nicht begrenzt ist. Schließlich gibt es keine Begrenzung für die Anzahl und Art der Faktoren, die zu einem Szenario beitragen können. Stelle sicher, dass du die Ressourcen dafür hast, vor allem, wenn du keine speziellen Tools verwendest.

2. Wichtige Faktoren können sich ändern

Manchmal können sich die Faktoren, die Sie analysieren, zwischen den Anfangsphasen Ihres Szenarioplanungsprozesses und den daraus resultierenden Reportsvollständig ändern. Aus diesem Grund muss die Szenarioplanung als fortlaufender Prozess und nicht als einmaliges Projekt behandelt werden.

3. Es ist unglaublich schwierig (ohne die richtige Software)

Es ist nicht nur der Umfang der Szenarioplanung, der massiv werden kann. Auch die Handarbeit kann mitwachsen. Viele Unternehmen verwenden immer noch Tabellenkalkulationen für die Szenarioplanung, wodurch die Verantwortung für die Verwaltung von Abhängigkeiten und komplexen Szenarien auf die Mitarbeiter gelegt wird. Eine spezielle Szenarioplanungssoftware kann helfen, die Last zu verringern.

Wofür eignet sich die Szenarioplanung am besten?

Die Szenarioplanung eignet sich am besten, um die Auswirkungen umfangreicher Änderungen oder Störungen vorherzusagen. Beispiele für größere Veränderungen sind Finanzkrisen, Arbeitsunterbrechungen, soziale Unruhen oder kriminelle Aktivitäten. Umgekehrt kann Ihnen die Szenarioplanung auch dabei helfen, unerwartete Erfolge, wie z. B. explosives Wachstum oder eine plötzlich gestiegene Nachfrage nach Ihren Produkten und Dienstleistungen, besser zu bewältigen.

Unternehmen benötigen einen Szenarioplan während eines wirtschaftlichen Abschwungs, wenn ungewiss ist, wie sich die Marktvolatilität entwickeln wird. Bei größeren Störungen reicht das, was vorher funktioniert hat, einfach nicht mehr aus. Historische Trends sind keine guten Indikatoren mehr für zukünftige Performance. Die Szenarioplanung sollte nicht mit der Sensitivitätsanalyse verwechselt werden. Die Sensitivitätsanalyse berücksichtigt nur Änderungen in einer einzelnen Variablen, während alle anderen konstant bleiben. Um die Performance mehrerer Variablen am besten vorherzusagen, müssen Sie die Szenarioplanung verwenden, um ihre Auswirkungen zu erfassen.

Werkzeuge für die Szenarioplanung

Für eine effektive Szenarioplanung müssen Sie relevante Daten und Annahmen identifizieren. Sie können beispielsweise unternehmensweite Daten, Marktinformationen und historische Ereignisse berücksichtigen. Das Sammeln unternehmensweiter Daten aus Ihren ERP-, CRM- und HR-Systemen kann Ihnen helfen, das Gesamtbild zu sehen. Den Überblick über neue Wettbewerber oder Innovationen auf dem Markt zu behalten, wird dir auch helfen, dich besser vorzubereiten.

Denke an alle historischen Ereignisse, die zu großen Veränderungen in deiner Branche geführt haben. Wenn Sie die Beziehung zwischen verschiedenen Datenelementen formalisieren können, können Sie ein quantitatives Modell erstellen. Eine zentrale Herausforderung bei der Szenarioplanung liegt in der übermäßigen Abhängigkeit von manuellen Tabellenkalkulationen. Tabellenkalkulationen können fehlende Daten, inkonsistente Formeln und fehlerhafte Verknüpfungen enthalten.

All diese Dinge können dazu führen, dass sich der Szenarioplanungsprozess umständlich und schwierig in der Ausführung anfühlt. Viele Unternehmen müssen Daten aus verschiedenen Systemen konsolidieren. Der Versuch, Daten aus Ihren ERP-, CRM- und HR-Systemen zu einem zusammenhängenden Szenarioplan zu kombinieren, kann eine ziemliche Herausforderung sein. Bei so vielen Systemen kann es für Finanzanalysten schwierig sein, relevante Daten rechtzeitig zu finden.

Unternehmen, die es mit der Szenarioplanung ernst meinen, benötigen ein spezielles Tool. Es ist wichtig, in ein Tool zu investieren, das mit Blick auf die Szenarioplanung und -analyse entwickelt wurde. Anstelle traditioneller tabellenbasierter Systeme nutzen innovative Unternehmen Financial Performance Management Software, um Szenariopläne zu erstellen. Financial Performance Management (FPM)-Software ermöglicht es Finanzführungskräften, auf einfache Weise Szenariopläne auf der Grundlage vorhandener Ist-, Budget- und Prognosedaten zu erstellen, ohne sich mit riesigen Tabellenkalkulationen herumschlagen zu müssen.

Durch den Einsatz von FPM-Software können Finanzteams jederzeit auf relevante Daten zugreifen und Ressourcen einfach verwalten, um die Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Chancen und Risiken zu verbessern.

So erstellen Sie einen Szenarioplan mit Prophix

Durch den Einsatz von Financial Performance Management-Software können Sie schnell robuste, umfassende Szenariopläne erstellen – ohne Berge von manueller Arbeit. Mit der Financial Performance Plattform von Prophix können Sie Szenarien mit Hyperpräzision, extremer Anpassungsfähigkeit und dramatischer Leistung planen. 

Weitere Informationen finden Sie in unserem vollständigen Leitfaden für die Szenarioplanung, aber hier sind die wesentlichen Schritte.

Schritt 1: Sammeln von Modellanforderungen und Daten

Prophix minimiert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Szenarioplanung. Tabellenkalkulationen – für viele Unternehmen immer noch das bevorzugte Szenarioplanungstool – können fehleranfällig sein und mehr Arbeit verursachen, als sie einsparen. Im Gegensatz dazu synchronisiert FPM-Software Daten aus Ihren ERP-, CRM- und HR-Systemen, um sicherzustellen, dass Sie mit gültigen Daten arbeiten. Durch Datenintegrationen können Sie Informationen aus verschiedenen Systemen einfach organisieren.

Schritt 2: Bestimme die Anzahl der benötigten Szenarien

Es ist zwar verlockend, so viele Szenarien wie möglich zu skizzieren und zu testen, aber die damit verbundene Arbeit kann es schnell unmöglich machen. Zu viele Pläne sorgen für Verwirrung und binden wichtige Ressourcen, die für unternehmenskritische Projekte verwendet werden könnten. Hier kommt der Infoflex-Prozess von Prophix ins Spiel.

Infloflex transformiert Informationen dynamisch unter Verwendung vorhandener Daten oder benutzerdefinierter Eingaben. Es kann Daten zuordnen oder Daten um einen festgelegten Prozentsatz erhöhen. Dieser Prozess eignet sich am besten für diese drei Szenarien:

• Im besten Fall: Basierend auf gestiegenen Umsätzen oder einem Anstieg der Nachfrage. Das könnte auf plötzliche Marktveränderungen oder die Einführung neuer Umsatzlinien zurückzuführen sein. Das ist zwar ein positiver Anwendungsfall, aber der beste Fall kann trotzdem belastend sein. Möglicherweise benötigen Sie zusätzliche Ressourcen oder Personalbestand. Mit dem Infoflex-Prozess können Sie bestimmte Umsatzkonten gezielt steigern.
  
• Basisszenario: Leitet Verkaufstrends auf der Grundlage der Istwerte früherer Perioden ab. Der Infoflex-Prozess von Prophix kann vorhandene Ist-Werte lesen, um sie zu extrapolieren. Es kann zukünftige Perioden mit Projektionsdaten als Grundlage für das Basisszenario vorab füllen. Dieses Szenario kann aufzeigen, was du tun kannst, um deinen aktuellen Kurs zu ändern oder beizubehalten.
  
• Schlimmster Fall: Geht davon aus, dass Umsatz oder Kosten die Geschäftskontinuität gefährden. Diese Planungsoption beinhaltet oft drastische Änderungen der festen und variablen Ausgaben. Sie können Infoflex verwenden, um bestimmte Konten für Erhöhungen oder Senkungen anzusprechen. Erwägen Sie, die Einnahmen zu senken, um sie an aktuelle Ereignisse anzupassen und die Ausgaben zu erhöhen.

Abhängig von den Marktbedingungen solltest du dich vielleicht auf negative oder positive Szenarien konzentrieren. Du kannst responsive FPM-Modelle nutzen, um Geschäftspläne zu erstellen, die die makroökonomischen Bedingungen nachahmen, auch wenn sie sich ändern.

Schritt 3: Verteile deinen Szenarioplan

Damit die Szenarioplanung relevant ist, muss das Büro des CFO sie mit der Geschäftsleitung teilen. Mit Prophix können Ihre Pläne über Report Ordner geteilt werden, sodass Sie verwandte Exporte gruppieren und an die C-Suite senden können.

Du kannst auch Dashboards verwenden, um dir einen Überblick über mehrere Szenariopläne und die zugehörigen Variablen zu geben. Prophix kann wichtige Metriken aus Ihren verschiedenen Datenquellen zusammenführen und für jedes Team unterschiedliche Dashboards erstellen, um sicherzustellen, dass die richtigen Daten den richtigen Personen angezeigt werden.

Mit Prophix können Sie Ihren Szenarioplan ganz einfach dynamisch freigeben, anstatt sich auf Single-Use-Exporte zu verlassen.

Die Szenarioplanung ist eine wirkungsvolle Übung, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens sowohl in prosperierenden als auch in schwierigen Zeiten neu zu bewerten. Mit der richtigen Software für das Financial Performance Management können Finanzteams schnell die wichtigsten Treiber, Daten und Annahmen identifizieren, die für die Planung einer besseren Zukunft erforderlich sind. Die Financial Performance Plattform von Prophix ermöglicht es Finanzteams, Szenarien mit Leichtigkeit zu planen. Mit diesen Erkenntnissen können Führungskräfte im Finanzbereich bessere Geschäftsentscheidungen treffen und die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens verbessern, unabhängig davon, was die Zukunft bringt.