Vor- und Nachteile einer Null-basierten Budgetierung

Nullbasierte Budgetierung hat das Potenzial, das Kostenmanagement in deiner Organisation zu revolutionieren. Es geht um mehr als nur das Rechnen mit Zahlen - es geht darum, ein Umfeld der Verantwortung und der betrieblichen Effizienz zu fördern.

Was ist Null-Based-Budgeting?

Zero-based budgeting is an approach to corporate budgeting that requires you to begin each fiscal year with a zero-base. A zero-base requires each department to detail their needs down to the line item, regardless of the amount requested in the previous year’s budget.

Vorteile einer nullbasierten Budgetierung

Eine Null-Based-Budgetierung hat mehrere Vorteile, was sie zu einer attraktiven Option für Unternehmen macht, die verstehen wollen, wie ihre Mittel und Ressourcen auf einer granularen Ebene zugewiesen werden.

1. Verbesserte Agilität

One advantage of zero-based budgeting (ZBB) is that it boosts the flexibility of your finance team. Budget administrators must begin from scratch and defend their resource needs during each budgeting cycle, which is invaluable during periods of economic uncertainty.

2. Optimierte Daten

Unternehmen, die einen Zero-Based-Ansatz für ihr Budget verfolgen, behandeln Daten als wertvolles Unternehmensgut und vermeiden so die Verwirrung, die durch unzusammenhängende Tabellenkalkulationen und schlechte Daten-Governance verursacht wird. Jeder Wert, der dem Budget zugewiesen wird, muss einen begleitenden Bedarf haben, um sicherzustellen, dass keine überflüssigen Ausgaben hinzugefügt werden.

3. Schnellere Neuprognosen

Zero-Based-Budgeting erfordert validierte und geordnete Daten, was ein weiterer Vorteil ist. Derselbe Datensatz kann Ihre Prognoseprozesse beschleunigen und den Zeitaufwand für die Neuprognose Ihrer Erträge und Einnahmen erheblich reduzieren.

Nachteile einer nullbasierten Budgetierung

Schauen wir uns nun einige der Nachteile einer Null-Based-Budgetierung an und wie du sie überwinden kannst.

1. Eingeschränkte Sichtbarkeit

While zero-based budgeting (ZBB) excels in many areas, it falls short in projecting long-term outcomes when compared to conventional methods. This is because ZBB's focus is on readjusting the budget, rather than forecasting the future. To address this, it’s important to allocate time to not only reviewing your budget, but also prioritizing long-term strategic initiatives.

2. Arbeitsintensiv

For organizations accustomed to an incremental approach to budgeting, ZBB can seem demanding. Each department must substantiate their expenses and plans without leaning on assumptions from previous years. Despite being a great way to curb overspending, ZBB necessitates collaboration across various departments within the organization.

3. Schwierigkeiten bei der Messung

Wenn die Produktivität einer Abteilung nicht leicht quantifizierbar ist, kann es eine Herausforderung sein, zu entscheiden, wofür Mittel eingesetzt werden sollen, und diese Ausgaben gegenüber der Geschäftsleitung zu rechtfertigen.

Vorteile einer nullbasierten Budgetierung

Die Vorteile der Zero-Based-Budgetierung – verbesserte Agilität, optimierte Daten und schnellere Neuprognose – können zu erheblichen Vorteilen für Ihr Finanzteam und das gesamte Unternehmen führen, darunter:

Zielorientiertes Handeln

Wenn du gezwungen bist, darüber nachzudenken, wie jeder Dollar deines Budgets ausgegeben wird, musst du auch deine Jahresziele evaluieren und die Ressourcen, die du benötigst, um sie zu erreichen. Dadurch sind die strategischen Ziele deiner Organisation klarer definiert, was dir Klarheit darüber gibt, was wirklich wichtig ist.

Verbesserte Rechenschaftspflicht

Nullbasierte Budgetierung ist ein kollaborativer Prozess, bei dem jede Abteilung ihren Ressourcenbedarf für das Jahr einreichen muss. Da jedes Team in den Prozess eingebunden ist, ist es einfacher, sie für ihre Entscheidungen und Performancezur Rechenschaft zu ziehen. Eine Nullbudgetierung erfordert außerdem das ganze Jahr über häufige Check-ins, was ein günstiger Zeitpunkt ist, um als Team zusammenzukommen, um Prioritäten zu identifizieren und Änderungen vorzunehmen.

Optimiertes Kostenmanagement

Perhaps the biggest benefit of zero-based budgeting is cost management. When you take an incremental approach to budgeting, in which you increase your total budget amount by a certain percentage each year, you run the risk of carrying over extraneous expenses that don’t align with your strategic objectives. Zero-based budgeting forces teams to justify every cost, so it’s easier to identify areas where you can reduce spending.

Herausforderungen einer Null-basierten Budgetierung

Lass uns näher auf die Herausforderungen eingehen, vor denen du bei der Implementierung einer Null-Based-Budgetplanung stehen könntest, von der Zustimmung der Stakeholder bis hin zu einer möglichen Schwerpunktverlagerung und der Einführung von Unsicherheit und Stress.

Zustimmung der Stakeholder

Wenn du bei der Budgetierung normalerweise einen schrittweisen Ansatz verfolgst, kann es schwierig sein, die Zustimmung der Interessengruppen für eine neue Methode zu gewinnen. Wenn Ihre Teams es gewohnt sind, jedes Jahr einen bestimmten Betrag an Geldern zu erhalten, kann es ein Schock sein, wenn Sie aufgefordert werden, jeden Einzelposten zu begründen. Bevor du mit der Null-basierten Budgetierung beginnst, ist es wichtig, dass du deiner Organisation die Vorteile der Null-Based-Budgetierung erklärst und die Unterstützung all deiner Stakeholder einholst, damit jeder bereit ist, an dem Prozess teilzunehmen.

Kurzfristiger Fokus

Zero-based budgeting takes a granular approach to allocating funds, which is effective for cost management, but can shift your focus to the short-term. When you allocate funds to each line-item, you run the risk of deprioritizing long-term projects, especially those that don’t have a tangible output. Before beginning the process, you must establish a clear direction for your long-term initiatives so that they remain funded and staffed.

Unsicherheit und Stress

Eine Nullbudgetierung hat das Potenzial, Unsicherheit und Stress in dein Unternehmen zu bringen. Wenn Abteilungen sich für ihre eigenen Budgets einsetzen müssen, kann es sich so anfühlen, als würden sie mit anderen Teams um die Finanzierung konkurrieren, und sie könnten befürchten, dass ihre Projekte und Programme gestrichen werden. Deshalb ist es so wichtig, die Zustimmung der Interessengruppen einzuholen, bevor ZBB in Angriff genommen wird, damit jeder die kurz- und langfristigen Prioritäten der Organisation versteht.

Bewährte Methoden der Null-Based-Budgetierung

Let’s explore the most effective strategies for implementing zero-based budgeting in your organization, including evaluation methods, collaborative budgeting, and the use of FP&A software.

Bewerte Ressourcenanfragen anhand eines Frameworks

Bei der Verwendung der Zero-Based-Budgetierung ist es am besten, alle Ressourcenanforderungen anhand eines Standardframeworks zu messen. Das bedeutet, alle Kosten auf die gleiche Weise zu vergleichen, was es einfacher macht, zu entscheiden, was notwendig ist. Es hilft auch sicherzustellen, dass die Budgets aller Abteilungen auf die gleiche Weise bewertet werden und dass die Bedürfnisse von Teams mit messbaren Ergebnissen nicht Vorrang vor anderen wichtigen Funktionen haben (z. B. Marketing, Personalwesen usw.).

Mache es zu einer gemeinsamen Anstrengung

Damit Null-Based-Budgeting am besten funktioniert, solltest du es zu einer Teamleistung machen. Alle Beteiligten sollten ein Mitspracherecht bei ihren Budgetanforderungen haben. Auf diese Weise versteht jeder die Entscheidungen und fühlt sich als Teil des Prozesses. Es geht darum, zusammenzuarbeiten, um das beste Ergebnis zu erzielen.

Verwende die Software FP & A.

ZBB requires you to have full visibility into all your cost centers, including their activities, productivity, and revenue. FP&A software is the ideal solution for this method, as it aggregates data from across your organization, which can be a time-consuming and labor-intensive process in spreadsheets.

Es ist erwähnenswert, dass FP&A-Software auch als Financial Performance Management (FPM), Corporate Performance Management (CPM)oder Enterprise Performance Management (EPM )-Software bezeichnet werden kann.

Wie machst du eine Null-Based-Budgetierung?

Es gibt 5 wichtige Schritte zur Null-basierten Budgetierung:

1. Definiere Ziele — Beschreibe, was du in diesem Haushaltszeitraum zu erreichen hoffst und welche Ressourcen du benötigst, um das zu ermöglichen.
2. Identifiziere Kostentreiber — Ermitteln Sie, welche Variablen sich auf Ihre Umsätze und Kosten auswirken, und untersuche, wie sie sich im Laufe der Zeit verändern.
3. Ausgaben klassifizieren – Ordnen Sie jeden Einzelposten einer von vier Kategorien zu: wesentlich, strategisch, unterstützend oder diskretionär.
   1. Grundlegende Ausgaben sind notwendig, um dein Geschäft zu führen (z. B. Miete, Gehaltsabrechnung usw.).
   2. Strategische Fonds unterstützen direkt strategische Ziele.
   3. Unterstützungsfonds unterstützen indirekt strategische Ziele.
   4. Nach eigenem Ermessen verfügbare Mittel sind in der Regel für Reisen oder Unterhaltung reserviert, die optional sind.
4. Ressourcen zuweisen – Weisen Sie jeder Ausgabenkategorie Mittel zu und begründen Sie die Vorteile, Kosten, Risiken und Alternativen für jeden Einzelposten.
5. Überwachen Sie Ihr Budget – Vergleichen Sie Ihre tatsächlichen Ergebnisse mit Ihrem Plan und Report Sie die Ergebnisse an Ihre Stakeholder.

Alternativen zur Null-basierten Budgetierung

Zero-based budgeting isn’t the only approach out there – there are several budgeting alternatives that may be better suited to your goals and objectives.

ZBB im Vergleich zu aktivitätsbasierter Budgetierung

Die aktivitätsbasierte Budgetierung ist ein Top-down Ansatz, bei dem Sie die Mittel berechnen müssen, die zur Unterstützung der gewünschten Leistung oder Ihres Ziels erforderlich sind. Das steht im Gegensatz zur Nullbudgetierung, die sich auf eine detaillierte Abrechnung der Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen konzentriert. Während bei der aktivitätsbasierten Budgetierung die strategische Ausrichtung und das Wachstum im Vordergrund stehen, gewährleistet die Nullbudgetierung Präzision und schützt vor unerwarteten Kostenverschiebungen.

ZBB im Vergleich zu inkrementeller Budgetierung

Inkrementelle Budgetierung ist der Prozess, bei dem du das Budget des laufenden Jahres berechnest, indem du einen Prozentsatz zum Plan hinzufügst oder davon abziehst. Im Gegensatz dazu stützt sich die Null-Basisbudgetierung überhaupt nicht auf das Budget des Vorjahres und erfordert, dass du den Prozess von vorne beginnst.

ZBB im Vergleich zu kontinuierlicher Budgetierung

Kontinuierliche Budgetierung beinhaltet das Hinzufügen eines neuen Monats zum Ende des Budgets für jeden Monat, der vergeht. Auf diese Weise kannst du jeden Monat beurteilen, wo du stehst, und im Laufe der Zeit Änderungen vornehmen. ZBB gibt dir zu Beginn einen detaillierten Plan für das Jahr, wobei die kontinuierliche Budgetierung dir die Möglichkeit gibt, dein Budget jeden Monat zu verfeinern.

ZBB und Value-Proposition-Budgetierung

Fazit: Vor- und Nachteile einer Nullbudgetierung

In conclusion, zero-based budgeting is a detailed approach to budgeting that requires scrutiny of every cost. While it has its advantages, like better cost control and increased efficiency, it presents challenges like uncertainty and getting stakeholder buy-in. However, with best practices like collaboration and evaluating requests against one framework, these obstacles can be navigated. Remember, there are alternatives to consider if zero-based budgeting doesn't fit your organization. Ultimately, the choice depends on your unique financial needs and goals.