Vor- und Nachteile einer Null-basierten Budgetierung

Prophix ImageProphix Dec 19, 2023, 12:00:00 AM

Nullbasierte Budgetierung hat das Potenzial, das Kostenmanagement in deiner Organisation zu revolutionieren. Es geht um mehr als nur das Rechnen mit Zahlen - es geht darum, ein Umfeld der Verantwortung und der betrieblichen Effizienz zu fördern.

Was ist Null-Based-Budgeting?

Die Zero-Based-Budgetierung ist ein Ansatz für die Unternehmensbudgetierung, bei dem Sie jedes Geschäftsjahr mit einer Null-Basis beginnen müssen. Bei einer Nullbasis muss jede Abteilung ihren Bedarf bis auf den Einzelposten detailliert beschreiben, unabhängig von dem Betrag, der im Budget des Vorjahres beantragt wurde.

Vorteile einer nullbasierten Budgetierung

Eine Null-Based-Budgetierung hat mehrere Vorteile, was sie zu einer attraktiven Option für Unternehmen macht, die verstehen wollen, wie ihre Mittel und Ressourcen auf einer granularen Ebene zugewiesen werden.

1. Verbesserte Agilität

Ein Vorteil von Zero-Based Budgeting (ZBB) ist, dass es die Flexibilität deines Finanzteams erhöht. Haushaltsverwalter müssen bei Null anfangen und ihren Ressourcenbedarf in jedem Haushaltszyklus verteidigen, was in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit von unschätzbarem Wert ist.

2. Optimierte Daten

Unternehmen, die einen Zero-Based-Ansatz für ihr Budget verfolgen, behandeln Daten als wertvolles Unternehmensgut und vermeiden so die Verwirrung, die durch unzusammenhängende Tabellenkalkulationen und schlechte Daten-Governance verursacht wird. Jeder Wert, der dem Budget zugewiesen wird, muss einen begleitenden Bedarf haben, um sicherzustellen, dass keine überflüssigen Ausgaben hinzugefügt werden.

3. Schnellere Neuprognosen

Zero-Based-Budgeting erfordert validierte und geordnete Daten, was ein weiterer Vorteil ist. Derselbe Datensatz kann Ihre Prognoseprozesse beschleunigen und den Zeitaufwand für die Neuprognose Ihrer Erträge und Einnahmen erheblich reduzieren.

Nachteile einer nullbasierten Budgetierung

Schauen wir uns nun einige der Nachteile einer Null-Based-Budgetierung an und wie du sie überwinden kannst.

1. Eingeschränkte Sichtbarkeit

Zero-Based Budgeting (ZBB) ist zwar in vielen Bereichen hervorragend, aber im Vergleich zu herkömmlichen Methoden ist es bei der Prognose langfristiger Ergebnisse unzureichend. Das liegt daran, dass sich ZBB auf die Anpassung des Haushalts konzentriert, anstatt die Zukunft vorherzusagen. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, nicht nur Zeit für die Überprüfung deines Budgets, sondern auch für die Priorisierung langfristiger strategischer Initiativen aufzuwenden.

2. Arbeitsintensiv

Für Organisationen, die an einen schrittweisen Budgetierungsansatz gewöhnt sind, kann ZBB anspruchsvoll erscheinen. Jede Abteilung muss ihre Ausgaben und Pläne belegen, ohne sich auf Annahmen aus früheren Jahren zu stützen. Obwohl ZBB eine großartige Möglichkeit ist, übermäßige Ausgaben einzudämmen, erfordert es die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen innerhalb des Unternehmens.

3. Schwierigkeiten bei der Messung

Wenn die Produktivität einer Abteilung nicht leicht quantifizierbar ist, kann es eine Herausforderung sein, zu entscheiden, wofür Mittel eingesetzt werden sollen, und diese Ausgaben gegenüber der Geschäftsleitung zu rechtfertigen.

Vorteile einer nullbasierten Budgetierung

Die Vorteile der Zero-Based-Budgetierung – verbesserte Agilität, optimierte Daten und schnellere Neuprognose – können zu erheblichen Vorteilen für Ihr Finanzteam und das gesamte Unternehmen führen, darunter:

Zielorientiertes Handeln

Wenn du gezwungen bist, darüber nachzudenken, wie jeder Dollar deines Budgets ausgegeben wird, musst du auch deine Jahresziele evaluieren und die Ressourcen, die du benötigst, um sie zu erreichen. Dadurch sind die strategischen Ziele deiner Organisation klarer definiert, was dir Klarheit darüber gibt, was wirklich wichtig ist.

Verbesserte Rechenschaftspflicht

Nullbasierte Budgetierung ist ein kollaborativer Prozess, bei dem jede Abteilung ihren Ressourcenbedarf für das Jahr einreichen muss. Da jedes Team in den Prozess eingebunden ist, ist es einfacher, sie für ihre Entscheidungen und Performancezur Rechenschaft zu ziehen. Eine Nullbudgetierung erfordert außerdem das ganze Jahr über häufige Check-ins, was ein günstiger Zeitpunkt ist, um als Team zusammenzukommen, um Prioritäten zu identifizieren und Änderungen vorzunehmen.

Optimiertes Kostenmanagement

Der vielleicht größte Vorteil einer Null-basierten Budgetierung ist das Kostenmanagement. Wenn Sie einen inkrementellen Ansatz für die Budgetierung wählen, bei dem Sie Ihren Summenbudgetbetrag jedes Jahr um einen bestimmten Prozentsatz erhöhen, laufen Sie Gefahr, überflüssige Ausgaben zu übertragen, die nicht mit Ihren strategischen Zielen übereinstimmen. Eine Nullbudgetierung zwingt Teams dazu, alle Kosten zu rechtfertigen, sodass es einfacher ist, Bereiche zu identifizieren, in denen du Ausgaben reduzieren kannst.

Vorteile einer nullbasierten Budgetierung

Herausforderungen einer Null-basierten Budgetierung

Lass uns näher auf die Herausforderungen eingehen, vor denen du bei der Implementierung einer Null-Based-Budgetplanung stehen könntest, von der Zustimmung der Stakeholder bis hin zu einer möglichen Schwerpunktverlagerung und der Einführung von Unsicherheit und Stress.

Zustimmung der Stakeholder

Wenn du bei der Budgetierung normalerweise einen schrittweisen Ansatz verfolgst, kann es schwierig sein, die Zustimmung der Interessengruppen für eine neue Methode zu gewinnen. Wenn Ihre Teams es gewohnt sind, jedes Jahr einen bestimmten Betrag an Geldern zu erhalten, kann es ein Schock sein, wenn Sie aufgefordert werden, jeden Einzelposten zu begründen. Bevor du mit der Null-basierten Budgetierung beginnst, ist es wichtig, dass du deiner Organisation die Vorteile der Null-Based-Budgetierung erklärst und die Unterstützung all deiner Stakeholder einholst, damit jeder bereit ist, an dem Prozess teilzunehmen.

Kurzfristiger Fokus

Nullbasierte Budgetierung verfolgt einen granularen Ansatz bei der Mittelzuweisung, was für das Kostenmanagement effektiv ist, aber deinen Fokus auf das Kurzfristige verlagern kann. Wenn du jedem Einzelposten Mittel zuweist, gehst du das Risiko ein, langfristigen Projekten weniger Priorität einzuräumen, insbesondere solchen, die keinen greifbaren Output haben. Bevor du mit dem Prozess beginnst, musst du eine klare Richtung für deine langfristigen Initiativen festlegen, damit sie finanziert und personell besetzt bleiben.

Unsicherheit und Stress

Eine Nullbudgetierung hat das Potenzial, Unsicherheit und Stress in dein Unternehmen zu bringen. Wenn Abteilungen sich für ihre eigenen Budgets einsetzen müssen, kann es sich so anfühlen, als würden sie mit anderen Teams um die Finanzierung konkurrieren, und sie könnten befürchten, dass ihre Projekte und Programme gestrichen werden. Deshalb ist es so wichtig, die Zustimmung der Interessengruppen einzuholen, bevor ZBB in Angriff genommen wird, damit jeder die kurz- und langfristigen Prioritäten der Organisation versteht.

Bewährte Methoden der Null-Based-Budgetierung

Lass uns die effektivsten Strategien für die Implementierung einer Null-Based-Budgetplanung in deiner Organisation untersuchen, einschließlich Bewertungsmethoden, kollaborativer Budgetierung und der Verwendung von FP & A-Software.

Bewerte Ressourcenanfragen anhand eines Frameworks

Bei der Verwendung der Zero-Based-Budgetierung ist es am besten, alle Ressourcenanforderungen anhand eines Standardframeworks zu messen. Das bedeutet, alle Kosten auf die gleiche Weise zu vergleichen, was es einfacher macht, zu entscheiden, was notwendig ist. Es hilft auch sicherzustellen, dass die Budgets aller Abteilungen auf die gleiche Weise bewertet werden und dass die Bedürfnisse von Teams mit messbaren Ergebnissen nicht Vorrang vor anderen wichtigen Funktionen haben (z. B. Marketing, Personalwesen usw.).

Mache es zu einer gemeinsamen Anstrengung

Damit Null-Based-Budgeting am besten funktioniert, solltest du es zu einer Teamleistung machen. Alle Beteiligten sollten ein Mitspracherecht bei ihren Budgetanforderungen haben. Auf diese Weise versteht jeder die Entscheidungen und fühlt sich als Teil des Prozesses. Es geht darum, zusammenzuarbeiten, um das beste Ergebnis zu erzielen.

Verwende die Software FP & A.

ZBB verlangt von Ihnen, dass Sie eine vollständige Sichtbarkeit aller Ihrer Kostenstellen haben, einschließlich ihrer Aktivitäten, Produktivität und Einnahmen. FP&A-Software ist die ideale Lösung für diese Methode, da sie Daten aus Ihrem gesamten Unternehmen aggregiert, was in Tabellenkalkulationen ein zeitaufwändiger und arbeitsintensiver Prozess sein kann.

Es ist erwähnenswert, dass FP&A-Software auch als Financial Performance Management (FPM), Corporate Performance Management (CPM)oder Enterprise Performance Management (EPM )-Software bezeichnet werden kann.

Wie machst du eine Null-Based-Budgetierung?

Es gibt 5 wichtige Schritte zur Null-basierten Budgetierung:

  1. Definiere Ziele — Beschreibe, was du in diesem Haushaltszeitraum zu erreichen hoffst und welche Ressourcen du benötigst, um das zu ermöglichen.
  2. Identifiziere Kostentreiber — Ermitteln Sie, welche Variablen sich auf Ihre Umsätze und Kosten auswirken, und untersuche, wie sie sich im Laufe der Zeit verändern.
  3. Ausgaben klassifizieren – Ordnen Sie jeden Einzelposten einer von vier Kategorien zu: wesentlich, strategisch, unterstützend oder diskretionär.
    1. Grundlegende Ausgaben sind notwendig, um dein Geschäft zu führen (z. B. Miete, Gehaltsabrechnung usw.).
    2. Strategische Fonds unterstützen direkt strategische Ziele.
    3. Unterstützungsfonds unterstützen indirekt strategische Ziele.
    4. Nach eigenem Ermessen verfügbare Mittel sind in der Regel für Reisen oder Unterhaltung reserviert, die optional sind.
  4. Ressourcen zuweisen – Weisen Sie jeder Ausgabenkategorie Mittel zu und begründen Sie die Vorteile, Kosten, Risiken und Alternativen für jeden Einzelposten.
  5. Überwachen Sie Ihr Budget – Vergleichen Sie Ihre tatsächlichen Ergebnisse mit Ihrem Plan und Report Sie die Ergebnisse an Ihre Stakeholder.

Alternativen zur Null-basierten Budgetierung

Nullbasierte Budgetierung ist nicht der einzige Ansatz, den es gibt — es gibt mehrere Budgetierungsalternativen, die vielleicht besser zu deinen Zielen passen.

ZBB im Vergleich zu aktivitätsbasierter Budgetierung

Die aktivitätsbasierte Budgetierung ist ein Top-down Ansatz, bei dem Sie die Mittel berechnen müssen, die zur Unterstützung der gewünschten Leistung oder Ihres Ziels erforderlich sind. Das steht im Gegensatz zur Nullbudgetierung, die sich auf eine detaillierte Abrechnung der Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen konzentriert. Während bei der aktivitätsbasierten Budgetierung die strategische Ausrichtung und das Wachstum im Vordergrund stehen, gewährleistet die Nullbudgetierung Präzision und schützt vor unerwarteten Kostenverschiebungen.

ZBB im Vergleich zu inkrementeller Budgetierung

Inkrementelle Budgetierung ist der Prozess, bei dem du das Budget des laufenden Jahres berechnest, indem du einen Prozentsatz zum Plan hinzufügst oder davon abziehst. Im Gegensatz dazu stützt sich die Null-Basisbudgetierung überhaupt nicht auf das Budget des Vorjahres und erfordert, dass du den Prozess von vorne beginnst.

ZBB im Vergleich zu kontinuierlicher Budgetierung

Kontinuierliche Budgetierung beinhaltet das Hinzufügen eines neuen Monats zum Ende des Budgets für jeden Monat, der vergeht. Auf diese Weise kannst du jeden Monat beurteilen, wo du stehst, und im Laufe der Zeit Änderungen vornehmen. ZBB gibt dir zu Beginn einen detaillierten Plan für das Jahr, wobei die kontinuierliche Budgetierung dir die Möglichkeit gibt, dein Budget jeden Monat zu verfeinern.

ZBB und Value-Proposition-Budgetierung

Die Budgetierung von Wertvorschlägen stellt sicher, dass alle im Budget aufgeführten Kosten einen Mehrwert bieten, indem Fragen gestellt werden wie: Warum wird dieser Betrag verwendet? Für wen schafft es Wert – für Kunden, Mitarbeiter oder Stakeholder? Überwiegt der Wert die Kosten? Wenn nicht, ist das gerechtfertigt?

Wie die Zero-Based-Budgetierung ist auch die Wert-Proposition-Budgetierung eine gute Möglichkeit, unnötige Ausgaben zu vermeiden und Ihren Return on Investment zu steigern.

Fazit: Vor- und Nachteile einer Nullbudgetierung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Null-basierte Budgetierung ein detaillierter Budgetierungsansatz ist, der eine Prüfung aller Kosten erfordert. Es hat zwar seine Vorteile, wie eine bessere Kostenkontrolle und eine höhere Effizienz, bringt aber auch Herausforderungen mit sich, wie z. B. Unsicherheit und die Zustimmung der Stakeholder. Mit Best Practices wie der Zusammenarbeit und der Bewertung von Anforderungen anhand eines Frameworks können diese Hindernisse jedoch umgangen werden. Denke daran, es gibt Alternativen, die du in Betracht ziehen solltest, falls eine Null-Based-Budgetplanung nicht zu deiner Organisation passt. Letztlich hängt die Wahl von deinen individuellen finanziellen Bedürfnissen und Zielen ab.

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