Die perfekte Checkliste zum Monatsabschluss für Finanzteams

Prophix ImageProphix Feb 14, 2024, 12:00:00 AM

Im Büro des CFO stehen Effizienz und Genauigkeit an erster Stelle, und die Beherrschung dieser Qualitäten ist ein wesentlicher Bestandteil der Perfektionierung Ihres Monatsabschlussprozesses.

In diesem Blog führen wir dich durch eine 10-stufige Checkliste, die für Finanzteams entwickelt wurde, damit du häufige Fehler vermeiden, die Vorteile eines schnelleren Prozesses erleben und Best Practices implementieren kannst. Wir werden behandeln:

Was ist eine Checkliste zum Monatsende?

Beim Monatsabschluss werden alle Transaktionen des Vormonats überprüft und abgeglichen.

Eine Checkliste zum Monatsabschluss besteht aus einer Reihe von Prüfungen und Prozessen, um sicherzustellen, dass dein Monatsabschluss korrekt, überprüfbar und optimiert ist. Diese Checkliste sollte Aufgaben bestimmten Kategorien zuweisen, Informationen darüber enthalten, wer die Reportvorbereitet und überprüft, und es den Stakeholdern ermöglichen, Ihre Jahresabschlüsse zu überprüfen.

Wie wichtig ist es, eine Checkliste zum Monatsende zu haben?

Eine Checkliste für den Monatsabschluss ist wichtig, da sie es Finanzteams ermöglicht, Geschäftstransaktionen zu verfolgen. Eine Checkliste für den Monatsabschluss stellt sicher, dass Ihre Daten korrekt und vollständig sind, damit sie effektiv auf Trends oder Anomalien analysiert werden können.

Ein effektiver Prozess zum Monatsabschluss schafft auch die Voraussetzungen für einen genauen und optimierten Jahresabschluss. Wenn Sie die Finanzdaten für jeden Monat vorbereiten, können Sie Ihr Wachstum Jahr für Jahr analysieren und datengestützte Entscheidungen treffen.

Warum solltest du eine Checkliste zum Monatsende verwenden?

Checklisten für Monatsabschlüsse können dazu beitragen, doppelte Daten, unstrukturierte und manuelle Prozesse und fehlende Informationen zu beheben, da die Beteiligten die Transaktionen der Vormonate sorgfältig überprüfen müssen, was zu weniger Fehlern, verbesserten Reportingund effizienteren Prozessen führt.

Eine Checkliste kann auch sicherstellen, dass du während des Prozesses keine kritischen Schritte übersiehst, was möglicherweise erst nach Ablauf mehrerer Monate offensichtlich wird, besonders wenn mehrere Beteiligte beteiligt sind.

Zu den weiteren Vorteilen einer Checkliste zum Monatsende gehören:

  1. Genaue und aktuelle Finanzdaten.
  2. Optimierte jährliche Reports und Vorbereitung von Steuererklärungen.
  3. Einfache Audits

Monatsende vs. Periodenschluss

Der Monatsabschluss fasst alle Finanztransaktionen des Vormonats zusammen. Periodenabschluss ist ein übergeordneter Begriff, der sich auf alle Abschlussprozesse bezieht — Jahresende, Monatsende oder Quartalsende. Daher kann der Monatsschluss auch als Periodenschluss bezeichnet werden.

Vorteile einer Checkliste zum Monatsende

Die perfekte 10-stufige Checkliste zum Monatsabschluss für Finanzteams

Um dir einen Vorsprung bei deinem Monatsabschlussprozess zu verschaffen, haben wir unten eine umfassende 10-stufige Checkliste zusammengestellt.

  1. Bereiten Sie Ihre Zahlen vor und sammeln Sie die notwendigen Daten
    Bevor Sie beginnen, sollten Sie alle notwendigen Daten sammeln, einschließlich der Ausgaben des Vormonats und des eingehenden Geldes. Zu diesen Ausgaben gehören Gehaltsabrechnungen, Versicherungen, Kreditzinsen und Lieferantenzahlungen, und die eingehenden Barzahlungen beinhalten Einnahmen und Kapitalerträge. Als Nächstes solltest du sicherstellen, dass deine Kredit- und Lastschriften korrekt gebucht sind und dass du all deine Verkäufe für den Vormonat in Rechnung gestellt hast.

  2. Aktualisiere dein accounts receivable
    Bei Debitorenkonten (AR) sollten Sie die Rechnungen, die Sie für den Vormonat ausgestellt haben, sorgfältig überprüfen und dabei auf doppelte oder fehlerhafte Rechnungen achten. Du solltest auch bestätigen, dass deine Kunden ihre Rechnungen bezahlt haben, und diese Zahlungen mit deinen Buchsalden vergleichen. Dies kann dazu beitragen, die Kundenbeziehungen zu verbessern und sicherzustellen, dass Ihre finanziellen Reports korrekt sind.

  3. Update your accounts payable
    Compare your accounts payable (AP) ledger with your AP aging report. This is an opportune time to investigate discrepancies, input pending invoices, and post relevant journal entries.

  4. Bereite dich vor account reconciliaTonen
    Nachdem Sie Ihre AR und AP überprüft und aktualisiert haben, ist es an der Zeit, Ihre Bank- und Gutschriftstransaktionen mit Ihrem Hauptbuch abzugleichen. Dies ist auch ein idealer Zeitpunkt, um Inkonsistenzen zu erkennen und verpasste oder falsche Transaktionen zu korrigieren. Korrigiere alle Fehler, indem du die notwendigen Tagebucheinträge machst.

  5. Versöhnen Bargeld
    Es ist leicht, den Überblick über die Portokasse zu verlieren, wenn sie nicht sorgfältig erfasst werden. Der Monatsabschluss ist ein idealer Zeitpunkt, um Einzahlungen und Belege abzugleichen und zu bestätigen, dass dein Barguthaben so ist, wie du es erwartest. Wenn du Bargeld unterwegs hast, denk daran, zu notieren, wohin es geht und warum.

  6. Inventar und Anlagevermögen abgleichen
    Falls zutreffend, überprüfe, welchen Bestand du zur Verfügung hast und wie viele Produkte im letzten Monat verkauft wurden, und bestätige, dass es mit deinen Büchern übereinstimmt. Durch den Inventarabgleich kannst du sicherstellen, dass du ausreichend Lagerraum für dein Produkt hast, du kannst die Verkäufe des nächsten Monats abwickeln und zusätzliche Ausgaben im Zusammenhang mit dem Inventar decken.

  7. Löhne- und Betriebskosten abgleichen
    Reconcile your payroll account with your payroll register, including bonuses, commissions, and other benefits. You should also confirm that your payroll entries are posted to the accurate ledger and that you’ve paid the necessary payroll taxes and statutory deductions. Operating expenses include research and development, marketing, office supplies and more. To reconcile your operating expenses, verify your monthly expenses, create an expense report, and post it to the appropriate ledger.

  8. Vorläufige und ASC 606 Bewertungen
    Überprüfe die Informationen zu deiner Einkommensfeststellung und deinen Provisionen, unabhängig davon, ob sie von Hand oder von einem Computer eingegeben wurden. Überprüfen Sie, ob es korrekt ist, und überprüfen Sie es mit Ihrem Team, um sicherzustellen, dass es in allen Reportskonsistent und verständlich ist.

  9. Eine Varianzanalyse durchführen und anpassen
    Die Varianzanalyse hilft dir, deine monatlichen und vierteljährlichen Ergebnisse am Ende jeder Periode zu überprüfen. Auf diese Weise können Sie sehen, wie die Report mit den Wachstumszielen des Unternehmens übereinstimmt. Wenn etwas nicht richtig aussieht und angepasst werden muss, könnte das mit der Zeit zu einem größeren Problem werden.

  10. Bereiten Sie Ihre Jahresabschlüsse vor und Reports
    Nachdem Sie nun alle Ihre Konten abgeglichen, die Ergebnisse überprüft und Fehler beseitigt haben, ist es an der Zeit, Ihre Jahresabschlüsse und den Monatsabschluss Reportvorzubereiten.

Welche Fehler solltest du während eines Monatsabschlusses beheben?

Es gibt mehrere Fehler, die du während des Monatsabschlusses beheben kannst, darunter:

  • Entfernen Sie doppelte Daten. Wenn Sie nicht über eine einzige Quelle für Datenwahrheit verfügen, werden Ihre Daten wahrscheinlich in mehr als ein System eingegeben. Das Sammeln, Überprüfen und Validieren dieser Daten für den Monatsabschluss kann ohne eine dedizierte Finanzplattform zur Automatisierung dieser Prozesse zeitaufwändig und fehleranfällig sein.
  • Standardisiere und automatisiere Prozesse. Ein schrittweiser Monatsabschlussprozess ist der erste Schritt zur Standardisierung deiner Finanzprozesse. Ohne eine festgelegte Reihenfolge kann es schnell schwierig werden, den Monatsabschluss zu verwalten, besonders wenn Abteilungen außerhalb des Finanzwesens involviert sind. Standardisierte Prozesse halten Mitarbeiter davon ab, Abkürzungen zu nehmen, die sich mehrere Monate lang negativ auf Ihre finanzielle Reports auswirken könnten. Der Monatsabschlussprozess kann durch die Automatisierung der Datensammlung, des Kontenabgleichs und der Erstellung von Report weiter optimiert werden. Automatisierung kann auch dazu beitragen, das Finanzteam zu entlasten, sodass es strategische Empfehlungen aussprechen kann, anstatt Zeit mit der Validierung von Eingaben zu verbringen.
  • Beschleunigen Sie Ihre Finanzdaten. Wenn Ihr Finanzteam viel Zeit damit verbringt, Ihre Finanz Reportzum Monatsende vorzubereiten, ist es möglicherweise an der Zeit, in eine Financial Performance Plattform zu investieren. Verspätete Finanzdaten können eine Herausforderung darstellen, da sie die Produktion der monatlichen Reports verlangsamen und die Entscheidungsfindung beeinträchtigen.Um Ihre Finanzdaten zu beschleunigen, müssen Sie alle Ursachen für Verzögerungen identifizieren, z. B. mangelnde Schulung oder mangelndes Verständnis durch andere Abteilungen.

Vorteile einer Checkliste zum Monatsende

Eine Checkliste für den Monatsabschluss ist mehr als nur eine Liste - sie kann Ordnung, Effizienz und Klarheit in Ihre Finanzprozesse bringen. Hier sind einige der Vorteile der Verwendung einer Checkliste zum Monatsende:

  1. Streamline deine Workflows: Mit einer Checkliste weißt du, was getan werden muss und in welcher Reihenfolge. Das macht Rätselraten überflüssig und sorgt für einen reibungsloseren, schnelleren Abschlussprozess.

  2. Reduzieren Sie Fehler: Eine Checkliste ist ein System zur doppelten Überprüfung, das Ihnen hilft, Fehler oder Inkonsistenzen in Ihren Finanzdaten zu erkennen und zu korrigieren. Das bedeutet genauere Reports , auf die Sie sich verlassen können.

  3. Verbessere die Einhaltung: Wenn du eine Checkliste verwendest, erfüllst du mit größerer Wahrscheinlichkeit alle regulatorischen Anforderungen. Das kann dir helfen, Strafen zu vermeiden und dir einen guten Ruf bei den Stakeholdern zu bewahren.

  4. Verbessern Sie Ihre Entscheidungsfindung: Je früher Sie Ihre Bücher abschließen, desto schneller haben Sie Zugriff auf die Finanzdaten, die Sie benötigen, um Entscheidungen zu treffen. Das ermöglicht strategische Entscheidungen, die sich positiv auf die Zukunft deines Unternehmens auswirken können.

  5. Identifiziere Künftige Effizienzsteigerungen: Wenn Sie die Checkliste weiter verwenden, identifizieren Sie Schritte, die automatisiert oder verbessert werden könnten, was im Laufe der Zeit zu mehr Effizienz führt.

Häufige Fehler beim Monatsabschluss

Selbst mit den besten Absichten können beim Monatsabschluss Fehler passieren. Sich dieser häufigen Fehler bewusst zu sein, ist der erste Schritt, um sie zu vermeiden:

  • Unzureichende Vorbereitung: Mangelnde Planung führt oft zu überstürzter Arbeit und Fehlern. Dazu gehört, nicht alle notwendigen Dokumente bereit zu haben oder nicht genug Zeit für jede Aufgabe einzuplanen.
  • Keine doppelte Überprüfung von Einträgen: Es ist leicht, kleine Fehler bei der Dateneingabe zu übersehen. Allerdings können selbst geringfügige Ungenauigkeiten zu erheblichen Abweichungen in deinem Jahresabschluss führen.
  • Abgleich ignorieren: Der Abgleich ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Finanzdaten deines Unternehmens korrekt sind. Das Versäumnis, Konten abzustimmen, kann zu falschen Salden und irreführenden Reportsführen.
  • Überspringen der Bewertungsschritte: Jeder Schritt des Monatsabschlussprozesses hat einen bestimmten Grund. Das Überspringen von Schritten wie vorläufigen Überprüfungen oder Varianzanalysen kann dazu führen, dass wichtige Informationen oder Fehler fehlen.
  • Mangelnde Kommunikation: Schlechte Kommunikation zwischen den Abteilungen kann zu Verzögerungen oder verpassten Informationen führen. Der Schlüssel zum Erfolg besteht darin, sicherzustellen, dass jeder seine Rolle im Abschlussprozess versteht.

Wenn Sie sich dieser häufigen Fehler bewusst sind, können Sie den Monatsabschlussprozess besser steuern und die Genauigkeit und Zuverlässigkeit Ihrer finanziellen Reportssicherstellen.

Bewährte Methoden für den Monatsabschluss

Hier sind einige bewährte Methoden, um sicherzustellen, dass dein Monatsabschluss so effektiv wie möglich ist:

  • Folge einer Checkliste: Eine detaillierte Checkliste, die jeden Schritt des Prozesses beschreibt, kann dein Team fokussieren, sicherstellen, dass alle Aufgaben erledigt sind, und verhindern, dass etwas durchs Raster fällt.
  • Automatisiere Prozesse: Nutze Technologie und automatisiere sich wiederholende Aufgaben, wo du kannst. Das spart Zeit, reduziert menschliche Fehler und ermöglicht es deinem Team, sich auf strategischere Aktivitäten zu konzentrieren.
  • Häufig abgleichen: Warten Sie nicht bis zum Ende des Monats, um Ihre Konten abzugleichen. Regelmäßiger Abgleich kann helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren und so genaue Jahresabschlüsse sicherzustellen.
  • Kommunizieren Sie effektiv: Sorgen Sie für eine klare Kommunikation zwischen allen Abteilungen, die am Abschlussprozess beteiligt sind. Regelmäßige Updates und Erinnerungen können dazu beitragen, dass alle auf dem Laufenden bleiben.
  • Nimm kontinuierliche Verbesserungen vor: Suche immer nach Möglichkeiten, deinen Abschlussprozess zum Monatsende zu verbessern. Analysieren Sie Ihren aktuellen Prozess, identifizieren Sie Engpässe oder Bereiche mit Ineffizienz und nehmen Sie notwendige Anpassungen vor.
Bewährte Methoden für den Monatsabschluss

Wenn Sie sich an diese Best Practices halten, können Sie Ihren Monatsabschlussprozess optimieren und ihn schneller, genauer und stressfreier für Ihr Team gestalten.

Fazit: Mit Prophix die Bücher schneller abschließen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es nicht kompliziert sein muss, deinen Monatsabschluss zu meistern. Mit einer speziellen Checkliste können Sie Fehler beseitigen, Konten abgleichen und Report Erstellung optimieren. Durch die Priorisierung regelmäßiger Überprüfungen Ihrer Daten und Mitteilungen kann Ihr Monatsabschluss von umständlich zu wertvoll werden.

Die Financial Performance Plattform von Prophix kann Ihren Monatsabschluss noch einen Schritt weiter bringen, indem sie zeitaufwändige Aufgaben wie unternehmensinterne Eliminierungen, Währungsübersetzungen, Journalbuchungen, Report Zusammenstellung und Verteilung automatisiert. Indem du manuelle Prozesse eliminierst und wiederkehrende automatisierst, kannst du weniger Zeit damit verbringen, zurückzuschauen und mehr Zeit in die Zukunft zu schauen.

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