Flexibles Budget: alles, was du wissen musst

Was ist ein flexibles Budget? Ein Budget ist ein Budget, oder?

Ein flexibles Budget ist eine einzigartige Art von Budget, das Abweichungen in der Geschäftstätigkeit berücksichtigt und einen Plan für die Zukunft bereitstellt.

Mit anderen Worten, es hilft Unternehmen, agil zu bleiben.

Aber wie erstellst du ein flexibles Budget? Und warum möchtest du sonst vielleicht einen benutzen? Und ist zu viel Flexibilität nicht Zeitverschwendung?

Auf all das und mehr werden wir in diesem Artikel eingehen.

Was ist ein flexibles Budget?

Ein flexibles Budget ist ein Budget, das an Änderungen der Geschäftstätigkeit wie Umsatz oder Produktionsvolumen angepasst werden kann. Normalerweise sind diese Anpassungen im Voraus festgelegt, um Skalierbarkeitsprobleme zu vermeiden, wie zum Beispiel die Übernahme von mehr Kunden, als das Unternehmen vernünftigerweise bewältigen kann.

Es wird oft in einem Atemzug mit dem statischen Budget erwähnt, das auf einem festen Aktivitäts- oder Leistungsniveau basiert.

Warum verwenden Unternehmen flexible Budgets?

Da flexible Budgets es Unternehmen ermöglichen, anzupassen, wie viel sie für verschiedene Geschäftsaktivitäten ausgeben, hilft es ihnen, ihren Cashflow effektiver zu verwalten. Flexible Budgets, um das Offensichtliche zu sagen, helfen Unternehmen, ihre Ausgaben flexibler zu gestalten.

Beispiel für ein flexibles Budget

Hier ist ein kurzes Beispiel, um den Vorteil eines flexiblen Budgets zu veranschaulichen.

Angenommen, der bezahlte Werbekanal eines Unternehmens schneidet gut ab und generiert mehr Umsatz als erwartet. Ein flexibles Budget gibt dem Unternehmen grünes Licht, einen größeren Teil dieses Umsatzes wieder in den Channel zu investieren.

Das sollte zu noch mehr Gewinn führen.

Es kann jedoch auch zu Herausforderungen bei der Skalierbarkeit führen, wenn die Vertriebs- und Kundenerfolgsteams nicht in der Lage sind, mehr Konten zu bewältigen, als "budgetiert" wurden. Ein robustes, flexibles Budget hat einen Plan für diese Szenarien und weist die Mittel entsprechend zu.

Nehmen wir an, es fallen unerwartete Kosten an. Mit einem flexiblen Budget, vorausgesetzt, du hast ein Szenario erstellt, in dem unvorhergesehene Ausgaben anfallen, hast du einen Plan, dem du folgen musst.

Flexibles Budget im Vergleich zu statischem Budget

Ein flexibles Budget gibt einem Unternehmen Richtlinien vor, um seine Geschäftstätigkeit zu ändern — um in Geschäftspraktiken zu investieren oder in sie zu veräußern —, basierend auf externen Faktoren, in der Regel den Einnahmen aus diesen Aktivitäten.

Ein statisches Budget bietet keine Orientierung oder Berücksichtigung von Änderungen. Es ist starrer und die Ergebnisse sind klarer definiert.

Flexible Formel für die Budgetabweichung

Eine flexible Budgetabweichung ist jede Differenz zwischen den Ergebnissen, die durch ein flexibles Budget erzielt wurden, und den tatsächlichen Ergebnissen, die sich aus der Einhaltung dieses Budgets ergeben.

Die flexible Formel für die Budgetabweichung ist ziemlich einfach:

Flexible Budgetabweichung = (Tatsächlicher Betrag — Flexibler Budgetbetrag)

Eine positive (oder günstige) Zahl für flexible Budgetabweichungen bedeutet, dass du " über dem Plan lag, ", während eine negative (oder ungünstige) Zahl bedeutet, dass du nicht so profitabel warst oder mehr ausgegeben hast, als du erwartet hattest.

Einfache oder mittlere oder fortgeschrittene flexible Budgets

Wir können flexible Budgets je nach Einfluss und Komplexität in drei Typen einteilen.

Flexibles Basisbudget: Diese Art von flexiblem Budget ermöglicht nur Änderungen, die auf Umsatzzahlen basieren.

Flexibles Zwischenbudget: Dies berücksichtigt andere Aktivitäten, die eine Änderung des Umsatzes oder der Geschäftsaktivitäten verursachen können, wie z. B. Personalbestandsänderungen oder Anzahl und Komplexität von Kunden.

Erweitertes flexibles Budget: Diese Art von flexiblem Budget berücksichtigt verschiedene Ausgaben im Unternehmen, wie Produkteinführungen, Kennzahlen wie die magische SaaS-Zahl oder das Verhältnis von Schulden zu Eigenkapital und Dividenden aus Investitionen.

Die meisten Unternehmen, die Flexibilität in ihr Budget integrieren, verwenden ein flexibles Grundbudget.

Vorteile eines flexiblen Budgets

Warum sollte ein Unternehmen ein flexibles Budget verwenden wollen? Wie sich herausstellt, kann die Fähigkeit, auf die tatsächlichen Performance Ihres Unternehmens zu reagieren, nützlich sein, um den Status quo aufrechtzuerhalten und schneller als erwartet zu wachsen. Unsichere Marktbedingungen sprechen für ein flexibles Budget, da es sicherer ist, dass ein einziger Plan nicht befolgt wird.

Gut für Unternehmen mit variablen Kosten

Unternehmen mit variablen Kosten benötigen flexible Budgets, weil diese Art von Budget es ihnen ermöglicht, Kursschwankungen zu korrigieren oder zu berücksichtigen, ohne ihren Betrieb zu stören.

Zum Beispiel sollte ein Unternehmen mit einer großen saisonalen Schwankung über ein flexibles Budget verfügen, um den Anstieg und Rückgang von Angebot und Nachfrage entsprechend der Saisonalität zu berücksichtigen.

Performance Messung

Nichts ist besser, als dem Unternehmen zu sagen, dass du im Plan bist. Und mit einem flexiblen Budget hast du mehrere Eventualitäten, um den Plan einzuhalten. 

Weil du Abweichungen im Budget eingeplant hast, weißt du genau, welchen Weg du einschlagen musst, um den Kurs beizubehalten, der das Unternehmen auf Plan hält.

Effizienterer Budgetierungsprozess

Flexible Budgets sind effizient, weil sie die ganze Arbeit erledigen, während du das Budget festlegst. Das führt zwar zu einer längeren anfänglichen Budgetdauer, ermöglicht aber insgesamt einen viel schnelleren Budgetierungsprozess, da du (idealerweise) keine Szenarien erneut prognostizieren oder neue Prognosen berechnen musst.

Bessere Kostenkontrolle

Deine Kosten im Voraus vorherzusagen, ist eine großartige Möglichkeit, sie zu kontrollieren. Da ein flexibles Budget das Finanzteam in die Lage versetzt, vorausschauend zu denken und die Ausgaben in bestimmten Szenarien einzudämmen, gibt es dem Finanzteam eine viel robustere Kostenkontrolle. Das hilft, die Budgetabweichung gering zu halten, was eine gute Sache ist.

Konten für unvorhergesehene Ausgaben

Ein flexibles Budget wird naturgemäß bis zu einem gewissen Grad unvorhergesehene Ausgaben berücksichtigen. Auch wenn das Ausmaß der unvorhergesehenen Ausgaben möglicherweise nicht mit dem übereinstimmt, was du im Budget festgelegt hast, wird der Weg, den du für das Unternehmen festgelegt hast, in vielen Fällen anwendbar sein, mit einigen Anpassungen der Rohzahlen.

Gibt genauer wieder, wie Finanzen verwendet werden

Ein Unternehmen ist eine lebendige Einheit, und ein Budget sollte es auch sein. Es ist zwar toll, ein ideales, statisches Budget zu haben, aber das flexible Budget entspricht eher der Art und Weise, wie Unternehmen und Budgetverantwortliche ihre Finanzen tatsächlich einschätzen.

Einschränkungen eines flexiblen Budgets

Natürlich sind flexible Budgets keine einseitig guten Dinge. Wie alles andere haben sie ihre Nachteile.

Zeitaufwändiger zu erstellen, zu entwickeln, zu überwachen und zu warten

Weil sie zwangsläufig komplexer sind als statische Budgets, und weil sie per Definition nicht " sind, lege es fest und vergiss es, " erfordert flexible Budgets viel mehr Intelligenz, um sie zu erstellen, und sie erfordern auch eine genaue Überwachung, um sie zu verfolgen. Das kann zu einer gewissen Belastung für ein ohnehin schon überlastetes FP & A-Team führen.

Zu viel Flexibilität kann die Planungsfähigkeit von FP & A einschränken

Es ist möglich, zu viele Pläne zu haben, da die Fähigkeit eines Unternehmens zur Planung durch die Anzahl der Stunden begrenzt ist, die seine Teams für die Erstellung von Plänen verwenden können. Haushaltsverantwortliche sollten darauf achten, dass das flexible Budget — insbesondere fortgeschrittene flexible Budgets — nicht zu einem außer Kontrolle geratenen Zug der Komplexität wird.

Prognosen haben eine kürzere Lebensdauer und sind schnell veraltet.

Flexibilität ist zwar großartig, aber manchmal passiert etwas Unerwartetes, das all die Arbeit, die du zuvor geleistet hast, ungültig macht.

Unternehmen auf der ganzen Welt erlebten dies im März 2020, als die COVID-19-Pandemie Lockdowns erforderte, die einen Großteil der Wirtschaft zum Erliegen brachten. Modelle und Prognosen wurden verworfen, und Unternehmen, die viel Zeit und Ressourcen für die Erstellung eines flexiblen Budgets aufgewendet hatten, sahen, dass ein großer Teil ihrer Zeit und Mühe zunichte gemacht wurde.

Weniger Rechenschaftspflicht oder Anreiz für Budgetverantwortliche, sich an das ursprüngliche Budget zu halten

Das Wissen, dass das Budget angepasst werden kann, kann einigen Budgetinhabern grünes Licht geben, mit ihren Ausgaben zu spielen. Achte darauf, dass du ihnen die Erwartung stellst, dass Abweichungen vom Budget vom FP & A-Team kommen.

Verzögerungen bei der Schließung können zu Spannungen mit dem Buchhaltungsteam führen.

Die Möglichkeit, das Budget anzupassen, ist zwar nett, aber sie kann dem Buchhaltungsteam viel Kopfzerbrechen bereiten, vor allem, wenn sie einen Großteil ihrer Arbeit für den Rechnungsabschluss wiederholen müssen und einen Prozess, der sich aufgrund unvorhergesehener Umstände häufig verzögert, in etwas noch späteres verwandeln muss.

Fehlende Umsatzvergleiche

Einer der größten Vorteile der Konsistenz, die einem statischen Budget innewohnt, sind die klaren Vergleiche, die es ermöglicht. Aber ein flexibles Budget führt zu viel mehr Abweichungen, was es für ein Team schwierig — wenn nicht sogar unmöglich — macht, einen genauen Umsatzvergleich oder eine Varianzanalyse auf der Grundlage eines idealen oder früheren Szenarios durchzuführen.

Was ist flexible Budgetabweichung?

Die flexible Budgetabweichung ist die Differenz der Ausgaben oder Einnahmen zwischen dem Basis- oder Originalbudget und dem Budget, in das eingeflossen wurde.

Beispiel für eine flexible Budgetabweichung

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Unternehmen budgetiert die COGS eines Produkts im Wert von 100$ mit 20$. Aber nachdem sie die Zahlen durchgespielt haben, finden sie heraus, dass der COGS 25$ kostet. Sie erhöhen die Kosten des Produkts, um diese Abweichung zu berücksichtigen, und tätigen 50 ihrer 100 Produktverkäufe in diesem Reporting Zeitraum zu diesem neuen Preis. Ihre flexible Budgetabweichung für dieses Produkt beträgt daher -250 $ (50 verkaufte Einheiten mit 5$ mehr COGS als budgetiert, oder -5 $).

5 Schritte zur erfolgreichen Umsetzung eines flexiblen Budgets

Wenn du entschieden hast, dass ein flexibles Budget der richtige Weg für deine Organisation ist, erfährst du hier, wie du es erfolgreich umsetzt.

1. Identifiziere feste und variable Kosten

Es ist wichtig, dass du feststellst, wo Abweichungen existieren können. Zum Beispiel werden Kosten wie Miete, Schuldentilgung oder PP & E wahrscheinlich fest und konstant bleiben. Aber Kosten wie Vertriebs- und Marketingausgaben können stark variieren.

Trenne die variablen Kosten aus. Das wird die Anzahl der Szenarien, die du erstellen musst, erheblich reduzieren.

2. Verwende das variable Kostenverhältnis, um ein Budgetmodell zu erstellen

Das variable Kostenverhältnis vergleicht die Kosten einer Produktionssteigerung mit den daraus resultierenden Einnahmen. In diesem Schritt möchtest du dein variables Kostenverhältnis für jedes Produkt, jede Ware oder jede Dienstleistung, die du verkaufst, ermitteln und ein Modell erstellen, das du im nächsten Schritt für deine Szenarioanalyse verwenden kannst.

Die Formel für das variable Kostenverhältnis lautet wie folgt:

Variables Kostenverhältnis = Variable Kosten/Nettoumsatz

Alternativ:

Variable Kostenquote = 1 – Beitragsmarge

3. Modelliere verschiedene Szenarien mit dem Budgetmodell

Jetzt, da du ein Budgetmodell hast, ist es an der Zeit, Szenarien zu modellieren. Du solltest Szenarien auf der Grundlage der wahrscheinlichen Kostenabweichung modellieren, mit etwas Spielraum für unerwartete Szenarien.

Ein FP&A-Tool wie Prophix eignet sich hervorragend für diesen Schritt.

4. Entscheide über dein Budget

Jetzt, da du deine zahlreichen Szenarien abgebildet hast, ist es an der Zeit, einige Budgetzahlen und Parameter zuzuweisen. Das ist eher eine Kunst als eine Wissenschaft, aber du solltest damit beginnen, über ein konservatives Budget Prioritäten zu setzen und dann bequemere oder überflüssige Ausgaben darauf zu legen.

Jede Budgetierungsmethode funktioniert hier — du kannst die inkrementelle Budgetierung für ein einfaches flexibles Budget oder die Null-Basisbudgetierung verwenden, um das Budget komplett zu überarbeiten.

5. Vergleiche dein Budgetmodell mit den tatsächlichen Ausgaben mithilfe einer Varianzanalyse

Schließlich möchtest du deine tatsächlichen Ausgaben mit deinem Budget vergleichen und beurteilen, wie effektiv und genau dein flexibles Budget war.

Die Analyse der Budgetabweichung ist ein wichtiger letzter Schritt jedes Budgetierungsprozesses und eine notwendige Voraussetzung für den nächsten Budgetierungszyklus.

Wenn du deine vorherigen Budgets verstehst und auswertest, kannst du ein genaueres zukünftiges Budget erstellen, was allen die Arbeit erleichtert und die Finanzen des Unternehmens stabilisiert.

Fazit: Flexible Budgetierung mit Prophix

Jetzt weißt du alles darüber, wie man ein flexibles Budget erstellt und verwendet.

Und wenn Sie ein flexibles Budget für Ihr Unternehmen erstellen möchten, kann Prophix Ihnen helfen. Mit Prophix können Sie schnell und einfach Szenarien erstellen und Ihre Budgetanalyse berechnen, wodurch die beiden größten Zeitfresser des Budgetierungsprozesses minimiert werden.

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