Flexibles Budget: alles, was du wissen musst

Was ist ein flexibles Budget? Ein Budget ist ein Budget, oder?

A flexible budget is a unique kind of budget that accounts for variances in business activity and provides a plan forward for them.

Mit anderen Worten, es hilft Unternehmen, agil zu bleiben.

Aber wie erstellst du ein flexibles Budget? Und warum möchtest du sonst vielleicht einen benutzen? Und ist zu viel Flexibilität nicht Zeitverschwendung?

Auf all das und mehr werden wir in diesem Artikel eingehen.

Was ist ein flexibles Budget?

A flexible budget is a budget that can be adjusted for changes in business activity like sales or production volume. Typically, these adjustments are predetermined to avoid scalability challenges, like taking on more clients than the company can handle.

It's often mentioned in the same breath as the static budget, which is based on a fixed level of activity or output.

Warum verwenden Unternehmen flexible Budgets?

Because flexible budgets allow companies to adjust how much they spend on different business activities, it helps them more effectively manage their cash flow. Flexible budgets, to state the obvious, help companies be more flexible with their spending.

Beispiel für ein flexibles Budget

Hier ist ein kurzes Beispiel, um den Vorteil eines flexiblen Budgets zu veranschaulichen.

Angenommen, der bezahlte Werbekanal eines Unternehmens schneidet gut ab und generiert mehr Umsatz als erwartet. Ein flexibles Budget gibt dem Unternehmen grünes Licht, einen größeren Teil dieses Umsatzes wieder in den Channel zu investieren.

Das sollte zu noch mehr Gewinn führen.

However, it can also lead to scalability challenges if the sales and customer success teams can't handle more accounts than were "budgeted" for. A robust flexible budget will have a plan for these scenarios and allocate funds accordingly.

Nehmen wir an, es fallen unerwartete Kosten an. Mit einem flexiblen Budget, vorausgesetzt, du hast ein Szenario erstellt, in dem unvorhergesehene Ausgaben anfallen, hast du einen Plan, dem du folgen musst.

Flexibles Budget im Vergleich zu statischem Budget

Ein flexibles Budget gibt einem Unternehmen Richtlinien vor, um seine Geschäftstätigkeit zu ändern — um in Geschäftspraktiken zu investieren oder in sie zu veräußern —, basierend auf externen Faktoren, in der Regel den Einnahmen aus diesen Aktivitäten.

A static budget provides no guidance or allowance for change. It's more rigid and its outcomes are more clearly defined.

Flexible Formel für die Budgetabweichung

Eine flexible Budgetabweichung ist jede Differenz zwischen den Ergebnissen, die durch ein flexibles Budget erzielt wurden, und den tatsächlichen Ergebnissen, die sich aus der Einhaltung dieses Budgets ergeben.

Die flexible Formel für die Budgetabweichung ist ziemlich einfach:

Flexible Budgetabweichung = (Tatsächlicher Betrag — Flexibler Budgetbetrag)

A positive (or favorable) flexible budget variance number means you came in "above plan," while a negative (or unfavorable) number means you weren't as profitable, or you spent more than you expected.

Einfache oder mittlere oder fortgeschrittene flexible Budgets

We can categorize flexible budgets into three types based on their influence and complexity.

Basic flexible budget: This kind of flexible budget only allows for changes based on revenue figures.

Flexibles Zwischenbudget: Dies berücksichtigt andere Aktivitäten, die eine Änderung des Umsatzes oder der Geschäftsaktivitäten verursachen können, wie z. B. Personalbestandsänderungen oder Anzahl und Komplexität von Kunden.

Erweitertes flexibles Budget: Diese Art von flexiblem Budget berücksichtigt verschiedene Ausgaben im Unternehmen, wie Produkteinführungen, Kennzahlen wie die magische SaaS-Zahl oder das Verhältnis von Schulden zu Eigenkapital und Dividenden aus Investitionen.

Die meisten Unternehmen, die Flexibilität in ihr Budget integrieren, verwenden ein flexibles Grundbudget.

Vorteile eines flexiblen Budgets

Warum sollte ein Unternehmen ein flexibles Budget verwenden wollen? Wie sich herausstellt, kann die Fähigkeit, auf die tatsächlichen Performance Ihres Unternehmens zu reagieren, nützlich sein, um den Status quo aufrechtzuerhalten und schneller als erwartet zu wachsen. Unsichere Marktbedingungen sprechen für ein flexibles Budget, da es sicherer ist, dass ein einziger Plan nicht befolgt wird.

Gut für Unternehmen mit variablen Kosten

Companies with variable costs require flexible budgets because this kind of budget allows them to course correct or account for that variation with minimal disruption to their operations.

Zum Beispiel sollte ein Unternehmen mit einer großen saisonalen Schwankung über ein flexibles Budget verfügen, um den Anstieg und Rückgang von Angebot und Nachfrage entsprechend der Saisonalität zu berücksichtigen.

Performance Messung

Nichts ist besser, als dem Unternehmen zu sagen, dass du im Plan bist. Und mit einem flexiblen Budget hast du mehrere Eventualitäten, um den Plan einzuhalten. 

Because you've planned for variances in the budget, you know exactly which path to follow to maintain the trajectory that'll keep the company on plan.

Effizienterer Budgetierungsprozess

Flexible budgets are efficient because they do all the work while you're working on the budget. While this results in a longer initial budget time, it makes for a much faster overall budgeting process, since you (ideally) don't need to re-forecast scenarios or calculate new projections.

Bessere Kostenkontrolle

Deine Kosten im Voraus vorherzusagen, ist eine großartige Möglichkeit, sie zu kontrollieren. Da ein flexibles Budget das Finanzteam in die Lage versetzt, vorausschauend zu denken und die Ausgaben in bestimmten Szenarien einzudämmen, gibt es dem Finanzteam eine viel robustere Kostenkontrolle. Das hilft, die Budgetabweichung gering zu halten, was eine gute Sache ist.

Konten für unvorhergesehene Ausgaben

Ein flexibles Budget wird naturgemäß bis zu einem gewissen Grad unvorhergesehene Ausgaben berücksichtigen. Auch wenn das Ausmaß der unvorhergesehenen Ausgaben möglicherweise nicht mit dem übereinstimmt, was du im Budget festgelegt hast, wird der Weg, den du für das Unternehmen festgelegt hast, in vielen Fällen anwendbar sein, mit einigen Anpassungen der Rohzahlen.

Gibt genauer wieder, wie Finanzen verwendet werden

A company is a living entity, and a budget should be, too. While it's great to have an ideal, static budget, the flexible budget is truer to how companies and budget owners actually assess their finances.

Einschränkungen eines flexiblen Budgets

Natürlich sind flexible Budgets keine einseitig guten Dinge. Wie alles andere haben sie ihre Nachteile.

Zeitaufwändiger zu erstellen, zu entwickeln, zu überwachen und zu warten

Because they're necessarily more complex than static budgets, and because they're not "set it and forget it," flexible budgets require more brainpower to create, and they also necessitate close monitoring to follow. This can lead to some strain on an already thin-stretched FP&A team.

Zu viel Flexibilität kann die Planungsfähigkeit von FP & A einschränken

It's possible to have too many plans, because a company's ability to plan is limited by the number of hours its team(s) can use to create plans. Budget leaders should be careful not to let the flexible budget—especially advanced flexible budgets—become a runaway train of complexity.

Prognosen haben eine kürzere Lebensdauer und sind schnell veraltet.

Flexibilität ist zwar großartig, aber manchmal passiert etwas Unerwartetes, das all die Arbeit, die du zuvor geleistet hast, ungültig macht.

Unternehmen auf der ganzen Welt erlebten dies im März 2020, als die COVID-19-Pandemie Lockdowns erforderte, die einen Großteil der Wirtschaft zum Erliegen brachten. Modelle und Prognosen wurden verworfen, und Unternehmen, die viel Zeit und Ressourcen für die Erstellung eines flexiblen Budgets aufgewendet hatten, sahen, dass ein großer Teil ihrer Zeit und Mühe zunichte gemacht wurde.

Weniger Rechenschaftspflicht oder Anreiz für Budgetverantwortliche, sich an das ursprüngliche Budget zu halten

Das Wissen, dass das Budget angepasst werden kann, kann einigen Budgetinhabern grünes Licht geben, mit ihren Ausgaben zu spielen. Achte darauf, dass du ihnen die Erwartung stellst, dass Abweichungen vom Budget vom FP & A-Team kommen.

Verzögerungen bei der Schließung können zu Spannungen mit dem Buchhaltungsteam führen.

While the ability to adjust the budget is nice, it can create a lot of headaches for the accounting team, especially when they have to redo much of their work for closing the books, turning a process that's frequently delayed due to unforeseen circumstances into something even later.

Fehlende Umsatzvergleiche

One of the biggest advantages of the consistency inherent in a static budget is the clean comparisons that it allows for. But a flexible budget introduces much more variance, which makes it difficult—if not outright impossible—for a team to perform an accurate revenue comparison or variance analysis based on an ideal or former scenario.

Was ist flexible Budgetabweichung?

Die flexible Budgetabweichung ist die Differenz der Ausgaben oder Einnahmen zwischen dem Basis- oder Originalbudget und dem Budget, in das eingeflossen wurde.

Beispiel für eine flexible Budgetabweichung

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Unternehmen budgetiert die COGS eines Produkts im Wert von 100$ mit 20$. Aber nachdem sie die Zahlen durchgespielt haben, finden sie heraus, dass der COGS 25$ kostet. Sie erhöhen die Kosten des Produkts, um diese Abweichung zu berücksichtigen, und tätigen 50 ihrer 100 Produktverkäufe in diesem Reporting Zeitraum zu diesem neuen Preis. Ihre flexible Budgetabweichung für dieses Produkt beträgt daher -250 $ (50 verkaufte Einheiten mit 5$ mehr COGS als budgetiert, oder -5 $).

5 Schritte zur erfolgreichen Umsetzung eines flexiblen Budgets

Wenn du entschieden hast, dass ein flexibles Budget der richtige Weg für deine Organisation ist, erfährst du hier, wie du es erfolgreich umsetzt.

1. Identifiziere feste und variable Kosten

Es ist wichtig, dass du feststellst, wo Abweichungen existieren können. Zum Beispiel werden Kosten wie Miete, Schuldentilgung oder PP & E wahrscheinlich fest und konstant bleiben. Aber Kosten wie Vertriebs- und Marketingausgaben können stark variieren.

Separate out the variable costs. This will vastly reduce the number of scenarios you need to create.

2. Verwende das variable Kostenverhältnis, um ein Budgetmodell zu erstellen

Das variable Kostenverhältnis vergleicht die Kosten einer Produktionssteigerung mit den daraus resultierenden Einnahmen. In diesem Schritt möchtest du dein variables Kostenverhältnis für jedes Produkt, jede Ware oder jede Dienstleistung, die du verkaufst, ermitteln und ein Modell erstellen, das du im nächsten Schritt für deine Szenarioanalyse verwenden kannst.

Die Formel für das variable Kostenverhältnis lautet wie folgt:

Variables Kostenverhältnis = Variable Kosten/Nettoumsatz

Alternativ:

Variable Kostenquote = 1 – Beitragsmarge

3. Modelliere verschiedene Szenarien mit dem Budgetmodell

Jetzt, da du ein Budgetmodell hast, ist es an der Zeit, Szenarien zu modellieren. Du solltest Szenarien auf der Grundlage der wahrscheinlichen Kostenabweichung modellieren, mit etwas Spielraum für unerwartete Szenarien.

An FP&A tool like Prophix One is great for this step.

4. Entscheide über dein Budget

Jetzt, da du deine zahlreichen Szenarien abgebildet hast, ist es an der Zeit, einige Budgetzahlen und Parameter zuzuweisen. Das ist eher eine Kunst als eine Wissenschaft, aber du solltest damit beginnen, über ein konservatives Budget Prioritäten zu setzen und dann bequemere oder überflüssige Ausgaben darauf zu legen.

Jede Budgetierungsmethode funktioniert hier — du kannst die inkrementelle Budgetierung für ein einfaches flexibles Budget oder die Null-Basisbudgetierung verwenden, um das Budget komplett zu überarbeiten.

5. Vergleiche dein Budgetmodell mit den tatsächlichen Ausgaben mithilfe einer Varianzanalyse

Schließlich möchtest du deine tatsächlichen Ausgaben mit deinem Budget vergleichen und beurteilen, wie effektiv und genau dein flexibles Budget war.

Fazit: Flexible Budgetierung mit Prophix

Jetzt weißt du alles darüber, wie man ein flexibles Budget erstellt und verwendet.