Leitfaden zur Transformation deiner Finanzprozesse mit Budgetierungs- und Prognosesoftware

Jeder technologische Fortschritt, vom Pflug bis zum Supercomputer, hat dazu beigetragen, den Zeitaufwand für Aufgaben, die du erledigen musst, zugunsten von Aufgaben, die du erledigen möchtest, zu reduzieren. Es geht darum, die körperliche und geistige Grundarbeit abzulegen, sodass du dich auf die lohnende, erfüllende und nützliche Arbeit konzentrieren kannst, die nur Menschen leisten können. Budgetierungs- und Prognosesoftware ist nicht anders.

In zu vielen Organisationen ist das Office of the CFO mit zu vielen Aufgaben, die es zu erledigen hat , festgefahren. Datenkonsolidierung, Report Kompilierung und ein Dutzend anderer sich wiederholender Prozesse werden manuell durchgeführt, um richtig zu budgetieren und zu prognostizieren. Diese Verpflichtungen schaffen zweifellos einen Wert für das Unternehmen, aber die damit verbundene manuelle Arbeit ist selten die beste Nutzung der Zeit.

Die Transformation Ihrer Budgetierungs- und Prognoseprozesse erfordert den Einsatz von Technologie, um sie neu zu erfinden, zu optimieren und zu automatisieren, damit Ihr Team sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.

Budgetierung im Vergleich zu Prognosen (und wo Software ins Spiel kommt)

Für jeden außerhalb des CFO-Büros können Budgetierung und Prognose wie austauschbare Begriffe erscheinen. Bevor wir uns damit befassen, warum Budgetierungs- und Prognosesoftware für dein Unternehmen unverzichtbar ist, lass uns sicherstellen, dass wir diese Begriffe definiert haben.

Was ist Budgetierung?

Budgetierung ist ein Prozess, den Organisationen verwenden, um erwartete Einnahmen und Ausgaben zu quantifizieren. Aus diesem Prozess entstehen Budgets, die an verschiedene Abteilungen weitergeleitet werden, um genau mitzuteilen, wie viel sie über einen bestimmten Zeitraum — normalerweise ein Geschäftsjahr oder Quartal — ausgeben dürfen. Während einige Unternehmen Daten aus den Vorjahren verwenden, um ihre Budgets zu planen, kann eine Zero-Based-Budgetierung oft effektiver sein. Bei dieser Methode wird von den Abteilungen erwartet, dass sie ihren Bedarf ermitteln, ohne das Budget des Vorjahres einfach um ein paar Prozentpunkte anzupassen.

Was ist Forecasting?

Während sich die Budgetierung mit den erwarteten Einnahmen und Ausgaben befasst, geht es bei Prognosen darum, die potenzielle Zukunft deiner Organisation zu prognostizieren. Das Office of the CFO wird Daten aus früheren Perioden verwenden, um seine Prognosen zu erstellen. Manchmal bewegen sich diese Prognosen im Laufe der Zeit in die Zukunft — sie werden als rollierende Prognosen bezeichnet.

Was ist der Unterschied zwischen Budgetierung und Prognose?

Der entscheidende Unterschied zwischen diesen Budgetierungen und Prognosen hängt von zwei Wörtern ab: „Erwartung“ und „Prognose“. Diese Wörter können zwar ähnlich erscheinen, aber die Erwartungen, die mit der Budgetierung einhergehen, sind in der Regel konservativer als die Prognosen von Prognosen — was bedeutet, dass du normalerweise mehr Vertrauen in Budgets hast.

Bei Budgets geht es darum, das Beste aus jedem Dollar herauszuholen, den dein Unternehmen einbringt, während Prognosen dazu dienen, potenzielle Szenarien abzubilden und deine Geschäftsstrategie anzupassen. Wenn das Finanzteam feststellt, dass Abteilungen Gefahr laufen, das Budget zu überschreiten, gibt es normalerweise ein ernstes Gespräch darüber, Budgets einzuhalten oder sie neu zu bewerten. Wenn Prognosen nicht mehr so genau sind wie früher, wird die Führung deiner Organisation entweder die Gesamtstrategie der Organisation ändern oder sich an eine andere Prognose anpassen.

Die Vorteile von Budgetierung und Prognose

Die Vorteile der Budgetierung

Eine genaue Budgetierung verschafft Unternehmen einige gravierende Vorteile:

• Genau zu wissen, wie viel Geld in die Organisation fließt.
• Genau zu wissen, wie (und wo) Einnahmen in Ausgaben umgewandelt werden.
• Sicherstellen, dass jede Abteilung das Beste aus dem ihnen zugeteilten Geld macht.
• Anpassung der Ausgaben, um angemessen auf sich ändernde Marktbedingungen zu reagieren.
• Potenzielle finanzielle Probleme im Voraus erkennen.

Die Quintessenz? Budgetierung ist unerlässlich, um dein Geschäftsergebnis zu steigern.

Die Vorteile von Prognosen

Richtige Prognosen sind die Mühe mehr als wert, da sie die folgenden Vorteile mit sich bringt:

• Die Planung mehrerer potenzieller Szenarien kann dir helfen, einen Aktionsplan für jedes von ihnen zu entwerfen und so die Anpassungsfähigkeit deiner Organisation zu verbessern.
• Mit Prognosen nach dem „Was-wäre-wenn“ zu fragen, kann das Probleme in der gesamten Organisation aufdecken, die sonst unbemerkt geblieben wären.
• Prognosen werden einfacher (und genauer), je mehr Daten Sie haben.
• Richtige Prognosen können zu einer höheren Effizienz im gesamten Unternehmen führen, da Sie Wege finden, sich sowohl an Umsatzsteigerungen als auch an Umsatzrückgänge anzupassen.

Ohne Prognosen kann eine Organisation ihre Ziele in einem guten Jahr immer noch erreichen, aber sie wird wahrscheinlich nicht das gesamte Wachstum nutzen, das sie sonst hätte haben können. In einem schlechten Jahr kann ein Mangel an Prognosen es lähmen.

Die Herausforderungen der Budgetierung und Prognose

Die Herausforderungen der Budgetierung

Budgetierung ist zwar ein wichtiger Finanzprozess, bringt aber erhebliche Herausforderungen mit sich:

• Unflexible Budgets können es Abteilungen erschweren, angemessen auf Probleme und Chancen zu reagieren.
• Ressourcen für die Erstellung flexibler, genauer Budgets zu finden, kann ohne Budgetierungssoftware schwierig sein.
• Ungenaue Budgets können eine Organisation behindern und sie daran hindern, Chancen voll auszuschöpfen.
• Übertriebene Transparenz bei der Budgetierung kann zu Wettbewerb zwischen den Abteilungen führen, die glauben, dass sie um jeden Dollar konkurrieren müssen.

Die Budgetierung kann für einige Organisationen ein erheblicher Stressfaktor sein, aber die Vorteile überwiegen bei weitem alle potenziellen Herausforderungen. Und wenn du Budgetierungs- und Prognosesoftware verwendest, kannst du viele dieser Herausforderungen vermeiden.

Die Herausforderungen der Prognose

Hier sind einige Arten, wie Prognoseprozesse für dein Unternehmen eine Herausforderung sein können:

• Es ist leicht, mit Prognosen übermäßig konservativ umzugehen, was ihre Effektivität einschränken kann. Ebenso werden allzu haarsträubende Prognosen von zweifelhaftem Wert sein. Das richtige Gleichgewicht zu finden kann schwierig sein.
• Ähnlich wie Budgetierung können Prognosen zeit- und ressourcenintensiv sein, besonders ohne Budgetierungs- und Prognosesoftware.
• Präzise Prognosen können eine Herausforderung sein, und Prognosen müssen zumindest einigermaßen genau sein, um nützlich zu sein.
• Einer einzigen Prognose zu viel Vertrauen zu schenken, kann zu Entscheidungen führen, die letztlich der Organisation schaden.

Um diese Herausforderungen zu vermeiden, betrachte Prognosen als das, was sie sind — einen Blick in eine potenzielle Zukunft — und nicht als strikte Roadmap für die Planung deines Geschäftsjahres.

Transformiere deine Budgetierung und Prognose

Das erfordert eine Kombination aus der richtigen Budgetierungs - und Prognosesoftware, den richtigen Prozessen und der richtigen Einstellung. Ein Team mit großartiger Software, aber veralteten Prozessen wird ins Hintertreffen geraten, genau wie ein Team, das voll mit modernen Prozessen ausgestattet ist, aber nicht davon überzeugt ist, seine Software zu ändern. Bevor du anfängst, ist es wichtig, dass du dir ansiehst, was dein Team zurückhalten könnte.

Was hält das Büro des CFO zurück?

Die Forschung von Prophix zu Budgetierung und Prognose hat häufige Probleme identifiziert, die das Office of the CFO davon abhalten, seine Prozesse vollständig zu transformieren.

Daten-Silos

Daten sind eines der wertvollsten Vermögenswerte eines Unternehmens. Aber es ist nur dann wertvoll, wenn Sie es verfeinern, analysieren und für Ihre Entscheidungen nutzen können. Die Zusammenführung von Daten auf einer einzigen Plattform erleichtert es dem Office of the CFO, diese sinnvoll zu nutzen.

Mangelnde Zusammenarbeit

Daten sind nicht alles, was in Silos steckt. Wenn jede Abteilung ihren eigenen Weg geht — ohne mit dem Rest der Organisation zu kommunizieren — wirst du wahrscheinlich auf Engpässe stoßen. Diese Verlangsamungen können selbst die optimalsten Prozesse bremsen.

Mangel an geeigneten Werkzeugen

Ihr Unternehmen nimmt mehr Daten auf, als ein Mensch – oder sogar ganze Teams von Menschen – verarbeiten können. Ohne die richtigen Tools, um diese Daten zu verstehen, müssen Sie versuchen, aus einem Feuerwehrschlauch zu trinken. Die richtige Budgetierungs- und Prognosesoftware kann dazu beitragen, diese Prozesse zu automatisieren und zu optimieren.

Manuelle Prozesse

Das größte Hindernis für die Transformation ist der Mangel an Zeit und Ressourcen dafür. Es ist schwierig, eine neue Rolle zu übernehmen, wenn Sie Daten in Tabellenkalkulationen manuell bearbeiten müssen. Automatisierung ist ein entscheidender Teil einer erfolgreichen Transformation.

Transformation von Prognoseprozessen: fortlaufend oder vierteljährlich

Sobald du die Hindernisse überwunden hast, die der allgemeinen Transformation im Weg stehen, ist dein Team bereit, sich mit spezifischen Prozessen zu befassen. Die Umstellung auf rollierende Prognosen ist ein wichtiger Beitrag zur Sicherung des Erfolgs in der Zukunft. Teams, die fortlaufende Prognosen verwenden, können Umsatz und Gewinn genauer vorhersagen als Teams, die vierteljährliche Prognosen erstellen. Laut Anders Liu-Lindberg, Partner und Mitbegründer des Business Partnering Institute, sind Agilität und Flexibilität die beiden Hauptvorteile von rollierenden Prognosen:

" Um Prozesse fit für die Zukunft des Finanzwesens zu machen, müssen Führungskräfte im Finanzbereich flexible und agile Prozesse entwickeln. Das Einzige, dessen wir uns sicher sein können, ist, dass sich die Welt schneller verändert, als wir eine genaue Zahl vorhersagen können oder vorhersagen können, was als Nächstes passieren wird. Es ist wichtig, dass wir die Annahmen verstehen, die hinter den strategischen und taktischen Entscheidungen stehen, die wir getroffen haben. Wir können die Realität anhand dieser Annahmen abgleichen und wissen, wann wir handeln müssen, weil unsere Annahmen nicht mehr gelten. Das ist die Art von Prozess, den Führungskräfte im Finanzbereich entwickeln müssen, während sie ihren Transformationsprozess fortsetzen. "

Fortlaufende Prognosen können komplex, mühsam und zeitaufwändig sein. Um erfolgreich zu diesem Prozess überzugehen, benötigst du:

• Eine einzige integrierte Lösung für Budgetierungs- und Prognosesoftware. Eine Plattform wie Prophix kann Daten automatisch importieren und sich nahtlos in Ihre anderen Geschäftslösungen integrieren.
• Tools für die Zusammenarbeit. Prophix bietet Workflows, die Prognosen optimieren, indem sie Eingaben verfolgen, Änderungen protokollieren und Genehmigungen aufzeichnen – alles mit Versionskontrolle und ohne "Allen antworten"-E-Mail-Ketten.
• Agile Tools. Es gibt Dutzende von Faktoren, die eine ganze Prognose verändern können: Zinssätze, Wechselkurse, Produktionsniveaus und mehr.Prophix macht es einfach, diese Werte anzupassen, wenn sie sich ändern.

Transformation der Budgetierungsprozesse: Nullbasierte Budgetierung

Die Umstellung auf Zero-Based Budgeting (ZBB) kann wichtige Veränderungen für das Office of the CFO bewirken. Es ermöglicht Organisationen, Umsatz und Gewinn genauer zu prognostizieren und Budgetmodelle bei Bedarf effizient zu ändern.

Du benötigst zwar eine anfängliche Investition in Ressourcen — wie die Bildung eines interdisziplinären Ausschusses oder die Investition in die richtige Budgetierungs- und Prognosesoftware —, um diesen Wandel zu vollziehen, aber die Vorteile sind es mehr als wert.

Erste Schritte mit ZBB

Der ZBB-Prozess beginnt mit den Menschen. Es ist wichtig, Unterstützung bis zur Führungsebene zu haben. Es ist ein schwerwiegender Paradigmenwechsel gegenüber dem üblichen Budgetierungsprozess und erfordert mehr Input und Engagement von anderen Abteilungen. Führungskräfte im Finanzbereich können sich für diesen Prozess einsetzen und den Geschäftsszenario der Geschäftsleitung vortragen.

Sobald du die Zustimmung von Führungskräften hast, hängt der Erfolg vom Prozess und der Schulung ab. Das Office of the CFO muss — zusammen mit anderen, die an dem Prozess beteiligt sind — lernen, die erforderlichen Tools zu verwenden. Führungskräfte im Finanzbereich müssen über fundierte Kenntnisse der Organisation verfügen, einschließlich der Arbeitsweise der verschiedenen Abteilungen und ihrer Budgetierungsanforderungen. Das ist eine gute Gelegenheit für dein Team, sich besser mit der Organisation zu vernetzen und datenaffiner zu werden.

Schließlich ist auch die Technologiekomponente für den Erfolg unerlässlich. Es ist zwar möglich, ZBB manuell in Tabellen auszuführen, aber es ist ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess. Eine Plattform wie Prophix kann dabei helfen, zu automatisieren, was automatisiert werden kann, und gleichzeitig die Kommunikation und Zusammenarbeit für den Rest erleichtern.

Beginne deine Transformation mit der richtigen Budgetierungs- und Prognosesoftware

Die digitale Transformation ist unverzichtbar für jedes Office of the CFO, das eine bedeutendere und wertvollere Rolle innerhalb seiner Organisation übernehmen möchte. Die Agilität und Effizienz, die diese Transformation mit sich bringt, kann zu zukunftsorientierteren Praktiken führen und das Büro des CFO in die Lage versetzen, den Rest des Unternehmens besser zu beraten. Darüber hinaus erhöhen transformierte Finanzprozesse die Qualität und Quantität der aus Daten gewonnenen Erkenntnisse — was zu besseren Entscheidungen für alle führt.

Bereit anzufangen? Sehen Sie sich die Prophix-Demo an , um transformative Budgetierungs- und Prognosesoftware in Aktion zu sehen.