Was ist Account Reconciliation?

Das Thema Account Reconciliation (Abgleich aller Konten) kann für Finanzteams jeder Größe eine entmutigende Aufgabe sein, aber die Vorteile machen sie unverzichtbar, wenn es um die Verwaltung Ihrer Konten geht. Dieser Artikel behandelt die Grundlagen des Kontenabgleichs, die Vorteile, die er bietet, was der Prozess erfordert und wie er so effizient wie möglich durchgeführt werden kann.

Was ist Account Reconciliation?

Bei der Account Reconciliation wird sichergestellt, dass das Hauptbuch (GL) Ihres Unternehmens korrekt und ausgewogen ist, indem Sie es mit sekundären Quellen vergleichen. Es gibt den Finanz- und Buchhaltungsteams die Gewissheit, dass die Bücher während des Abschlussprozesses vollständig und aktuell sind. Der Abgleich schafft auch Vertrauen in alle GL-Daten, die im Reporting und der Entscheidungsfindung verwendet werden. Es empfiehlt sich, alle Hauptbuch-Konten monatlich abzugleichen – eine sehr arbeitsintensive Aufgabe, die durch Automatisierung beschleunigt werden kann – so bleiben Sie und Ihre Teams schneller auf dem Laufenden.

Warum ist Account Reconciliation notwendig?

Die Genauigkeit und Integrität des Hauptbuchs sind für mehrere Aspekte Ihres Unternehmens unerlässlich. Abgesehen von ihrer Bedeutung für das Reporting und die Entscheidungsfindung gibt es mehrere wichtige Vorteile eines Abgleichs:

1. Identifizieren und lösen Sie Fehler und Unstimmigkeiten schneller
   Probleme können erst behoben werden, wenn sie identifiziert wurden. Die bewährte Methode besteht darin, Konten jeden Monat abzugleichen, um Buchhaltungsfehler schneller zu finden und zu beheben, nicht autorisierte Aktivitäten zu identifizieren und sicherzustellen, dass die Unternehmensgelder dorthin fließen, wo sie benötigt werden.
   
2. Zahlungen, Gebühren und Ausgaben nachvollziehen
   Regelmäßige Zahlungen können effizienter nachverfolgt werden, sodass gewährleistet wird, dass sie die Anbieter pünktlich erreichen und kostspielige Unterbrechungen vermieden werden. Gebühren und Ausgaben können effektiver überwacht werden, wodurch Bank- oder Steuerprobleme in der Bilanz vermieden werden.
   
3. Stellen Sie genaue und aktuelle Finanzberichte bereit
   Intern werden wichtige Entscheidungen anhand von Finanzdaten getroffen, und die Verfügbarkeit und Genauigkeit dieser Daten ist für diese Entscheidungen von grundlegender Bedeutung.
   Extern hängen sowohl Audits als auch die Rechenschaftspflicht von diesen Reports ab. In der Lage zu sein, schnell aktuelle Informationen bereitzustellen, kann diese Prozesse beschleunigen.
4. Verwalten und optimieren Sie den Cashflow des Unternehmens
   Account Reconciliation hilft Ihrem Team nicht nur, mit den Details der Finanzdaten vertraut zu bleiben, sondern bietet auch die Möglichkeit, Ineffizienzen zu erkennen und zu beheben.

Was sind die verschiedenen Arten von Kontenabstimmungen?

Obwohl der Kontenabstimmungsprozess bei allen Konten ähnlich ist, gibt es einige wichtige Unterschiede, die es zu beachten gilt.

• Bankabgleich
  • Bankabgleich ist die gängigste Form der Abstimmung. Die Bankabstimmung erfolgt anhand Ihrer Kontoauszüge und Ihrer Geschäftskonten und stellt sicher, dass diese übereinstimmen.
• Abgleich der Portokasse
  • Da es leicht ist, den Überblick über die Portokasse zu verlieren, wird bei dieser Art des Abgleichs überprüft, ob diese Kassenkonten mit den Unternehmensrichtlinien und Belegen übereinstimmen – ein wesentlicher Prozess, um Fehler und Missbrauch zu vermeiden.
• Abstimmung mit Lieferanten
  • Der Lieferantenabgleich ist der Prozess der Kreditorenbuchhaltung, bei dem sichergestellt wird, dass die tatsächlichen Ausgaben mit den Lieferantenrechnungen übereinstimmen, die eingegangen sind.
• Geschäftsspezifischer Abgleich
  • Der geschäftsspezifischer Abgleich ist der Vergleich der internen Aufzeichnungen zu Beginn sowie am Ende des Finanzzyklus. Die Häufigkeit dieses Prozesses hängt von der Art des getätigten Geschäfts, der verkauften Waren oder der erbrachten Dienstleistungen ab. Finanzdienstleister müssen Kundenkonten beispielsweise tendenziell häufiger mit Kundengeldern abgleichen als andere Arten von Unternehmen.
• Intercompany-Abstimmung
  • Bei der Intercompany-Abstimmung steht die Überprüfung und Bilanzierung von Transaktionen zwischen Unternehmen und Tochtergesellschaften derselben Unternehmensgruppe im Fokus.
• Kreditkartenabgleich
  • Beim Kreditkartenabgleich werden Kreditkartenabrechnungen mit den Daten der Unternehmen verglichen.

So funktioniert die Account Reconciliation

Jede Transaktion oder Geldbewegung in einem Unternehmen wird dokumentiert. Sofern Sie zwei Quellen für diese Transaktionen haben, gibt es Raum für Diskrepanzen. Die Account Reconciliation kann überall durchgeführt werden, wo es eine zweite Quelle für Finanzinformationen gibt, z.B. eine Quittung, einen Kontoauszug und ähnliche Dokumente. Im Vergleich sollten beide Quellen miteinander übereinstimmen. Beim Abgleich wird überprüft, ob dies der Fall ist. Außerdem werden alle nicht übereinstimmenden Einträge oder Ausreißer untersucht, um die Diskrepanz zu beheben und beide Quellen auszugleichen.

Methode 1: Mit einem Jahresabschluss, Kontoauszug, Kreditkartenauszug oder Kreditauszug abgleichen

Das folgende Beispiel gilt für einen Kreditkartenabgleich, aber die Schritte für einen Jahresabschluss, Kontoauszug oder Kreditauszug bleiben ähnlich. Es ist wichtig, dass die Kontoauszüge außer Zinsen und Gebühren keine unabgestimmten Posten enthalten.

1. Sammeln und sortieren Sie Belege und Spesenaufstellungen. Dies wurde traditionell manuell mit Papierbelegen und Spesenformularen gemacht, kann heute jedoch mithilfe einer Spesenverwaltungssoftware automatisiert werden.
2. Ordnen Sie Transaktionen den Kontoauszügen zu. Für jede in der Kreditkartenabrechnung aufgezeichnete Transaktion sollte es einen entsprechenden Beleg oder eine Kostenabrechnung mit übereinstimmenden Werten geben.
3. Lösen Sie Fehler auf. Nicht jeder Fehler ist beabsichtigt oder böswillig – Fehler sind einfach nicht vollständig vermeidbar. Zum Beispiel kann es bei einer Kreditkarte eine Rückerstattung geben, die für eine stornierte Transaktion beantragt wurde, eine Gebühr für eine fehlgeschlagene Belastung oder versehentliche doppelte Belastungen. Falls bei diesem Prozess irgendwelche Unstimmigkeiten festgestellt werden, sollten Sie unbedingt Ihre Bank informieren.

Methode 2: Mit Kontoaktivitäten abgleichen

1. Vergleichen Sie den Kontoauszug des Kontos mit dem Kassenbericht. Vergewissern Sie sich, dass alle Einträge in beiden Quellen übereinstimmen, und vermerken Sie alle Einträge, zu denen es keine Entsprechung gibt.
2. Identifizieren Sie sämtliche Zahlungen, die keine entsprechende Gegenzahlung aufweisen. Dazu gehören Schecks und Geldautomatentransaktionen auf der Seite des Kassenbuchs und Servicegebühren, Überziehungen und Gebühren auf der Seite des Kontos.
3. Gleichen Sie Transaktionen ab, die in beiden Datensätzen angezeigt werden. Falls es welche gibt, die keinen passenden Eintrag in dem anderen Datensatz haben, fügen Sie ihn hinzu.
4. Überprüfen Sie den Kontoauszug auf Fehler. Bankfehler sind zwar selten, doch es ist wichtig, dass Sie Ihre Bank informieren, sobald ein Fehler gefunden wurde. Die Korrektur wird dann in zukünftigen Kontoauszügen erscheinen, muss aber jetzt ausgeglichen werden, um den Abgleich dieses Zyklus abzuschließen.
5. Prüfen Sie, ob die Salden übereinstimmen. Sobald alle Ausreißer und Fehler behoben und abgewogen wurden, sollten nun beide Kontoauszüge übereinstimmen. Jegliche Unstimmigkeiten sollten gemeldet und erklärt werden.

Methode 3: Mit Nebenbuchaktivitäten abgleichen

1. Wie bei den vorherigen Methoden sollten zunächst die Hauptbuch-Einträge mit dem Nebenbuch verglichen werden. Identifizieren Sie dabe sämtliche Unstimmigkeiten. Achten Sie genau auf alle einmaligen Transaktionen, da diese die wahrscheinlichsten Kandidaten für Fehler sind. Andere häufige Probleme sind Fehler beim Duplizieren, Eingaben im falschen Konto und Umsetzungsfehler.
2. Gleichen Sie die Einträge in allen Büchern ab. Stellen Sie dabei sicher, dass jeder Eintrag sein Gegenstück im jeweils anderen Hauptbuch hat und dass die Beträge übereinstimmen. Notieren Sie etwaige Fehler.
3. Gehen Sie allen erkannten Fehlern nach. Sobald die Fehler identifiziert und verstanden sind, ergreifen Sie die entsprechenden Maßnahmen, um sie zu beheben und sicherzustellen, dass sie in beiden Büchern korrekt verbucht werden.
4. Vergleichen Sie die Salden an und passen Sie sie entsprechend an. Wenn alle Anpassungen und Korrekturen abgeschlossen sind, sollten die Bücher jetzt übereinstimmen.

Wie wäre es mit einer Abstimmung mit einem Roll-Forward?

Im Gegensatz zu einem vollständigen Abgleich verwendet ein Roll-Forward keine zweite Informationsquelle, um Aktivitäten zu validieren. Diese Methode führt zu niedrigen Fehlererkennungsraten und geringer interner Kontrolle und wird daher nicht empfohlen.

Wie oft sollte ein Unternehmen seine Konten abgleichen?

Es empfiehlt sich, die Konten Ihres Unternehmens mindestens einmal im Monat abzugleichen. Das entspricht der Frequenz von Kontoauszügen, was hilft, den Prozess zu vereinfachen und zu organisieren. Der monatliche Abgleich bietet finanzielle Agilität und Flexibilität bei der Identifizierung und Behebung von Fehlern.

Für Unternehmen mit unregelmäßigen Finanzzyklen, mit saisonalen Spitzen oder bei denen Verantwortung und Arbeitsaufwand zu bestimmten Zeitpunkten des Monats stärker fallen, ist es möglicherweise am besten, den Abgleich zu verschieben, um dieser unregelmäßigen Arbeitsbelastung Rechnung zu tragen.

Unternehmen mit einem höheren Transaktionsvolumen oder einem höheren Betrugsrisiko können sogar tägliche Abstimmungen durchführen. Dies hat den Vorteil, dass Probleme erkannt werden, bevor Gelder von den Konten abgebucht werden. Falls das übertrieben erscheint, denken Sie daran, dass dies keine Faustegel darstellt, und die meisten Unternehmen, die tägliche Abstimmungen durchführen, eigene Teams hierfür haben.

Account Reconciliation und einfache Buchführung

Unternehmen, die Bücher mit einfacher Buchführung verwenden, können ihre Konten weiterhin abstimmen. Ihr Hauptbuch sollte immer noch mit sekundären Quellen wie den Kontoauszügen übereinstimmen. Für ein einfaches Hauptbuch können Sie eine Spalte in Ihr Hauptbuch einfügen, in der Sie angeben können, dass die Buchung mit ihrer zweiten Quelle abgestimmt wurde.

Finanzkonsolidierung und Account Reconciliation im Kontext

Wenn Sie es mit mehreren Unternehmen oder Tochtergesellschaften zu tun haben, kann eine ineffiziente Intercompany-Abstimmung im Finanzkonsolidierungsprozess Ihren Abschluss dramatisch verlangsamen. Unstimmigkeiten auf den Grund zu gehen, kann in solchen Fällen zu einer schmerzhaften und zeitaufwändigen Aufgabe werden.

Allgemein anerkannte Best Practices sind die Dezentralisierung der Abstimmung, indem die Verantwortung auf die Tochtergesellschaft übertragen wird, und die Vorwegnahme des Abschlusses zu Beginn des Zyklus, um die Prozesse rechtzeitig vorzubereiten.

Ein weiteres Problem bei der Intercompany-Abstimmung sind die Werkzeuge, die zur Durchführung der Abstimmung und Konsolidierung verwendet werden. Im Gegensatz zu dem, was man von einer Dezentralisierung erwarten könnte, bietet ein einziges umfassendes Tool weitaus zuverlässigere Berichte und schnellere Abschlüsse als separate Tools.

Schritte im Abgleichsprozess

Für alle Arten von Kontenabstimmungen gibt es einheitliche Schritte, die Sie immer durchführen müssen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Kreditkartenabgleich mit einem Einzelbuchungsbuch für ein kleines Unternehmen oder um einen Intercompany-Abgleich handelt.

1. Den Startpunkt bestimmen

Der erste Schritt, um den Abgleichsprozess zu starten, ist, anzufangen. Ihr Team sollte die Konten identifizieren, die abgeglichen werden müssen, die Anfangssalden für den von Ihnen gewählten Abstimmungszeitraum sammeln und sicherstellen, dass es Zugriff auf die erforderlichen Belege hat.

2. Daten zusammenstellen

In dieser Phase muss sich Ihr Team quasi auf Erkundungsmission begeben. Wie ein Anwalt, der seinen Fall aufbaut, sollten sie alle relevanten Finanzdokumente sammeln, alle Belege für aufgezeichnete Transaktionen zusammenstellen und die Richtigkeit der gesammelten Daten überprüfen.

3. Daten analysieren

Dies ist der längste und schwierigste Schritt der Account Reconciliation: die Analyse all dessen, was zusammengestellt wurde. Die genaue Methode, die in diesem Schritt verwendet wird, hängt von Ihrer Branche und dem jeweiligen Ansatz Ihres Teams ab. Im Allgemeinen gehen Sie jedoch jede Transaktion durch und ordnen den jeweiligen Beleg zu.

4. Dokumente speichern

Nach der Analyse gilt es, sicherstellen, dass Ihre Ergebnisse systematisch aufgezeichnet werden, um Sie der gesamten Organisation zur Verfügung stellen zu können. Falls ein solches Ablagesystem noch nicht vorhanden ist, sollten Sie eines einrichten.

Ursachen für Unstimmigkeiten bei der Account Reconciliation

Die Diskrepanzen, die Sie bei einem Abgleich feststellen, lassen sich grob in vier Kategorien einteilen: menschliches Versagen und Fehler, zeitliche Unterschiede, fehlende oder unvollständige Daten oder Betrug.

Menschliches Versagen und Irrtümer

Menschliches Versagen kann in einem Finanzprozess niemals vollständig ausgeschlossen werden, und dazu gehört auch die Abstimmung. Folgende sind häufige Fehler, auf die Sie achten sollten:

• Fehler auf der Geschäftsseite: Fehler bei der Aufzeichnung von Transaktionen, wie z. B. Auslassungen oder falsche Einträge im Kassenbuch, tragen zu Differenzen zwischen den Salden bei. Dies kann manchmal auf die Verwendung manueller Systeme wie Tabellenkalkulationen zur Aufzeichnung von Transaktionen im Vergleich zu dedizierter Software zurückgeführt werden.
• Bankseitige Fehler: Fehler der Bank bei der Aufzeichnung von Transaktionen, wie Auslassungen oder Ungenauigkeiten, sind zwar selten, aber nicht unmöglich und können zu Diskrepanzen zwischen den Buchsalden führen.

Zeitliche Unterschiede

Zeitliche Unterschiede können sich sowohl auf scheckbasierte Transaktionen als auch auf automatisierte Einzahlungen auswirken:

• Schecks: Aufgrund der möglichen Verzögerungen bei der Bearbeitung von Schecks sind sie eine häufige Ursache für Abgleichsprobleme. Alle Schecks, die von der Bank ausgestellt, aber noch nicht eingezahlt oder in die Bank eingezahlt und noch nicht eingezogen wurden, führen zu Unstimmigkeiten.
• Automatisierte Abbuchungen, Gutschriften und Einzahlungen: Jeder automatisierte Prozess, den die Bank im Namen des Unternehmens abwickelt, kann dazu führen, dass sich die Konten ändern, ohne dass sekundäre Quellen vermerkt werden. Dazu gehören Lastschriften und Gutschriften, die von der Bank im Namen des Kunden vorgenommen werden, sowie alle Zahlungen, die die Bank in deinem Namen abwickelt, wie Miete oder Nebenkosten, Direkteinlagen, Zinsen, entlohnte Gegenstände und Dividenden.

Fehlende oder unvollständige Daten und Transaktionen

Nicht alle Abteilungen arbeiten mit der gleichen Strenge, und Ihr Finanzteam muss sich beim Abgleich von Konten möglicherweise mit fehlenden Daten auseinandersetzen. Zum Glück sind diese Abweichungen in der Regel leicht zu erkennen; Sie werden einfach keinen passenden Datensatz für die Transaktion finden, den Sie abzugleichen versuchen. Leider kann es schwierig sein, sie in Einklang zu bringen, und normalerweise müssen Sie sich mit der Abteilung in Verbindung setzen, die für die Diskrepanz zuständig ist.

Betrug

Die Kontenabstimmung ist ein wichtiger Bestandteil der Betrugsprävention, da sie es dem Finanzteam ermöglicht, jede Finanztransaktion genau zu untersuchen. Diese Art der genauen Beobachtung wird das Problem normalerweise aufdecken und es Ihnen ermöglichen, es weiter zu untersuchen.

Häufige Herausforderungen bei der Account Reconciliation

Der schwierigste Teil eines Abgleichs ist die Auflösung der Unstimmigkeiten. Es ist oft ein zeitaufwändiger Prozess, die Ursache der Unstimmigkeiten zu ermitteln.

Wenn Ihr Unternehmen ein hohes Volumen an Transaktionen hat, wird dies die oben genannten Probleme nur verschlimmern. Mehr Daten bedeuten mehr Zeit und mehr Möglichkeiten für Fehler. Wie bereits erwähnt, sollten Unternehmen, die ein unerschwinglich hohes Transaktionsvolumen haben, eine häufigere Abstimmung in Betracht ziehen, um den Umfang der einzelnen Prozesse zu reduzieren.

Manuelle Prozesse unterliegen menschlichem Versagen. Dieselben menschlichen Fehler, die überhaupt erst zu Diskrepanzen führen, wie Tippfehler, Versehen und Fehler bei der Dateneingabe, können alle während des Abstimmungsprozesses auftreten.

Die Qualität und Konsistenz Ihrer Quelldaten ist wichtig. Unterschiedliche Formate Ihrer Datenquellen können zu Inkonsistenzen führen, wenn Sie versuchen, sie alle miteinander in Einklang zu bringen.

Um diese und weitere Herausforderungen zu bewältigen, ist eine dedizierte Finanz- Performance-Plattform , die sich um die Account Reconciliation kümmert, ideal, um den Prozess zu automatisieren und zu rationalisieren.

Wie wähle ich eine passende Software aus, um den Account Reconciliation-Prozess zu vereinfachen?

Bei der Auswahl der richtigen Abstimmungssoftware für Sie und Ihr Unternehmen gilt es, zahlreiche Fragen zu berücksichtigen. Hier sind fünf, über Sie sich Gedanken machen sollten:

1. Lässt sich die Software in die bestehenden Finanz- und ERP-Systeme, inklusive der Finanzbuchhaltungssoftware, integrieren? Dadurch werden Inkonsistenzen in der Datenqualität reduziert.
2. Bietet diese Software die Automatisierungsfunktionen, die Sie sich wünschen? Letztlich geht es darum, die Gefahr menschlicher Fehler beim Abschluss zu minimieren.
3. Erfordert diese Software ein umfangreiches Onboarding oder ist sie intuitiv genug, um sich in den bestehenden Workflow zu integrieren? Anspruchsvolle Software muss nicht zwangsläufig eine unverständliche Benutzeroberfläche haben. Ein effektives und vertrautes Design sowie eine umfassende Dokumentation und Unterstützung werden Ihren Finanzteams helfen, die Software früher zu nutzen.
4. Wie sicher ist die Software? Verfügt sie über angemessene Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und sichere Zugriffskontrolle, um Ihre Daten zu schützen?
5. Bietet die Software eine Echtzeit-Sichtbarkeit der Prozesse, die sie abwickeln wird, und bietet sie Ihren Finanzteams angemessene Tracking- und Monitoring-Tools? Bietet sie auch Compliance- und Auditing-Fähigkeiten?

Vorteile von Account Reconciliation-Software

Eine Software für Account Reconciliation kann die Art und Weise, wie Ihr Team diesen wichtigen Finanzprozess handhabt, komplett verändern. Hier ist der Grund.

1. Automatisierung und Effizienz: Durch die Automatisierung der mühsamen Aufgabe des Abgleichs und die Beschleunigung der Identifizierung von Diskrepanzen ermöglicht die Kontenabstimmungssoftware Ihrem Finanzteam, seine Zeit mit der Lösung dieser Diskrepanzen zu verbringen.
2. Fehlerreduzierung und Datengenauigkeit: Kontenabstimmungssoftware wurde entwickelt, um das Risiko menschlicher Fehler im Zusammenhang mit der manuellen Dateneingabe und dem Abgleich zu minimieren. Der genaue Abgleich von Transaktionen reduziert die Wahrscheinlichkeit von Diskrepanzen.
   
3. Sichtbarkeit und Compliance: Abstimmungssoftware bietet Echtzeit-Sichtbarkeit des Abstimmungsprozesses, sodass Sie den Status von Abstimmungen verfolgen, historische Daten anzeigen und Reportingtrivialisieren können. Diese Sichtbarkeit ist für Compliance-Zwecke von entscheidender Bedeutung, da sie einen klaren Prüfpfad schafft und Transparenz gewährleistet.

   Im Idealfall unterstützt die Software behördliche Anforderungen und ermöglicht reibungslosere Audits durch die genannten Aufsichtsbehörden.

Fazit: Einfachere Account Reconciliation mit Finanztechnologie

Die richtige Technologie kann deine Abschlussprozesse mit umfassender Automatisierung, optimiertem Transaktionsabgleich und minimiertem manuellem Aufwand vereinfachen. Die richtige Financial-Performance-Plattform macht den Abgleich einfacher und effizienter. Erfahren Sie mehr über die Auswahl der richtigen Finanz Performance Plattform für Sie.