Finanzsoftware für Betreiber von Seniorenwohnanlagen

KI-gestützte Plattform für Finanzteams im Bereich Seniorenwohnen

Prophix One bietet Finanzteams in Seniorenwohnanlagen eine Plattform für Planung, Abschluss und Konsolidierung – durch die Verknüpfung von Belegungs-, Personal- und Finanzdaten, sodass jede Entscheidung in der Einrichtung auf verlässlichen Zahlen basiert.

Die Finanzteams von Seniorenwohnanlagen stehen unter ständigem Druck. Ihre Finanztools sollten diesen Druck nicht noch verstärken.

Die Auslastung ist unvorhersehbar.

Die Belegungszahlen ändern sich täglich, doch die meisten Budgets für Seniorenwohnanlagen basieren auf statischen Annahmen. Wenn eine Einrichtung die Zielvorgaben nicht erfüllt, bemerkt die Finanzabteilung dies erst am Monatsende – lange nachdem die Auswirkungen bereits Personal, Verpflegung und Einnahmen beeinträchtigt haben.

Arbeitskosten sind Ihr größter und am wenigsten kontrollierbarer Kostenfaktor.

Personalentscheidungen werden schichtweise getroffen, die Personalbudgets jedoch nicht. Die Finanzabteilung muss daher Abweichungen im Nachhinein beheben, anstatt von Anfang an entsprechend zu planen.

Konsolidierung verwandelt Monatsende in ein Feueralarm

Jede Gemeinde führt ihre eigene Version des Budgets in ihrer eigenen Tabellenkalkulation – und die Zusammenführung in eine konsolidierte Portfolioansicht erfordert tagelange manuelle Arbeit, während die Führungsebene auf Zahlen wartet, auf deren Grundlage sie handeln kann.

Mehr als 3.000 Finanzteams im Mittelstand vertrauen uns.

Prophix One ist jetzt im PointClickCare Marketplace erhältlich.

Prophix One ist im Marktplatz von PointClickCare gelistet und bietet Finanzteams im Bereich Seniorenwohnen eine direkte, native Verbindung zwischen klinischem Betrieb und Finanzplanung – Exporte oder Tabellenkalkulationen sind nicht erforderlich.

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Planen, abschließen und konsolidieren, ohne die Komplexität des betreuten Wohnens zu stark zu vereinfachen.

Prophix One vereint Finanz-, Personal- und Betriebsplanung, sodass die Finanzteams im Bereich des betreuten Wohnens in jeder Einrichtung so schnell planen, Prognosen erstellen und Abschlüsse tätigen können, wie es der Wandel erfordert.

Intelligenter planen hinsichtlich Belegung, Personal und Pflegemix

Prophix One verknüpft Belegungs-, Personal- und Pflegemix direkt mit Ihrem Finanzplan, sodass sich Änderungen auf Einrichtungsebene automatisch in Ihren Prognosen, Berichten und Abschlüssen widerspiegeln, bevor es zu einer finanziellen Überraschung kommt.

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Schneller abschließen und mit Zuversicht berichten.

Prophix One automatisiert den Transaktionsabgleich und standardisiert die Abstimmung in allen Einrichtungen – und ermöglicht so den Finanzteams im Bereich Seniorenwohnen einen schnelleren Abschluss, eine übersichtlichere Prüfspur und vorstandsfertige Berichte auf Basis verlässlicher Zahlen.

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Konsolidierung über alle Einrichtungen, Einheiten und Servicebereiche hinweg.

Prophix One macht den Abschluss mehrerer Unternehmen zu einem schnellen, revisionssicheren Prozess – durch die Automatisierung von Eliminierungen, die Standardisierung der Ergebnisse in allen Niederlassungen und die Bereitstellung von Gruppenberichten auf Abruf, sodass jede Vorstandssitzung mit Zahlen beginnt, hinter denen Sie stehen können.

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Prophix One verbindet sich mit den Systemen, die Ihre Organisation bereits nutzt.

Vorkonfigurierte Konnektoren, APIs und Flatfile-Importe – kein aufwendiger IT-Aufwand erforderlich. Sehen Sie selbst.

Verbinden Sie Ihr ERP-System

Vorkonfigurierte Schnittstellen zu ERP-Systemen für Seniorenwohnanlagen sorgen dafür, dass die Ist-Daten Ihrer Einrichtung automatisch einfließen – kein manueller Export, keine erneute Dateneingabe und keine Verzögerung zwischen dem, was vor Ort passiert ist, und dem, was Ihre Planung widerspiegelt.

Unterstützte ERP-Systeme sind unter anderem: Microsoft Dynamics, Sage Intacct, Yardi und weitere .

Integrieren Sie Ihr HRIS.

Daten zu Personalbestand, Arbeitskräftemix und Vergütung fließen direkt aus Ihrem HRIS in Ihre Personalplanungsmodelle ein – so dass sich Änderungen der Belegungszahlen und des Personalbestands automatisch in Ihrem Finanzplan widerspiegeln.

Unterstützte HRIS-Plattformen sind unter anderem: ADP, UKG Pro und weitere .

Verbinden Sie Ihr elektronisches Patientenaktensystem.

Übertragen Sie Daten zu Patientenzahlen, Belegungszahlen und Pflegepaketen direkt aus Ihren klinischen und betrieblichen Systemen in Ihre Finanzmodelle – so spiegeln Ihre Budgetannahmen immer die tatsächliche Situation in Ihren Einrichtungen wider.

Unterstützte Plattformen sind unter anderem: PointClickCare, MatrixCare, Homecare Homebase und weitere .

Schließen Sie alles andere an

Wenn Daten irgendwo in Ihrem Unternehmen vorhanden sind, kann Prophix One sie einbinden – egal ob in der Cloud, lokal oder in bestehenden Systemen. Die Finanzabteilung verwaltet jede Verbindung über eine intuitive Benutzeroberfläche. Keine Tickets. Kein Middleware-Anbieter. Kein IT-Engpass.

Unterstützte Verbindungstypen: API, FTP/SFTP, ODBC und mehr .

KI, der Finanzteams tatsächlich vertrauen können

Die meisten Plattformen ergänzen Ihre Daten um KI. Prophix One integriert sie in den Prozess – so werden Ihre KI-gestützten Reaktionen bei Änderungen der Auslastung, der Personalkosten oder bei Leistungseinbußen einer Community von der Finanzabteilung gesteuert, geprüft und verantwortet.

Autonome Finanzen entdecken

Nachdem wir PointClickCare integriert haben und die tatsächlichen Zahlen seit Jahresbeginn einsehen können, können wir unsere Abläufe anhand der vorgegebenen Ziele hinterfragen und bei der Budgetplanung realistischer vorgehen.

Kaylee Helberg

Leitender Finanzdirektor

Seien Sie dabei bei LeadingAge 2026!

25.–28. Oktober in Philadelphia
Stand Nr. 2030
Sehen Sie sich eine Live-Demo von PointClickCare + Prophix an.

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Was die Kunden von Prophix One im Bereich Seniorenwohnen heute tun

Verknüpfen Sie die Auslastung direkt mit der finanziellen Leistung

Entwickeln Sie auslastungsabhängige Modelle, die die Annahmen zu Personal, Gastronomie, Reinigung und Umsatz automatisch anpassen, wenn sich die Auslastung ändert – damit die Betreiber die finanziellen Auswirkungen von Auslastungsänderungen immer vor dem Ende des Berichtszeitraums kennen.

Personalplanung an Bewohnerbelegung und Pflegebedarf anpassen

Modellierung des Personalbestands, der Arbeitsstruktur, der Überstunden und des Einsatzes von Zeitarbeitskräften unter Berücksichtigung der Bewohnerzahlen und der Annahmen zum Pflegebedarf – damit die Personalentscheidungen sowohl den betrieblichen Erfordernissen als auch den finanziellen Zielen in jeder Einrichtung Rechnung tragen.

Erstellen Sie eng abgestimmte Berichte und Management-Einblicke.

Automatisieren Sie das Management- und Vorstandsreporting mithilfe eng aufeinander abgestimmter Daten – dies reduziert den manuellen Abgleich zwischen den verschiedenen Bereichen und ermöglicht es den Finanzteams, schnell vom Monatsabschluss zu Erkenntnissen und Maßnahmen überzugehen.

Von führenden Finanzexperten geschätzt bei

Vivie

Nachdem Vivie ihr Portfolio durch eine Fusion verdoppelt hat, erstellt ihr Finanzteam 50 Budgets mit nur einer Person – die Vorbereitungszeit für Budgetvorlagen verkürzt sich mit Prophix One von 3 Wochen auf 1 Minute.

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Wohnung 21

Housing 21 ersetzte die manuelle, tabellenkalkulationsbasierte Budgetierung durch eine vom Finanzbereich betriebene Plattform, die revisionssichere, nachvollziehbare Budgets liefert, die einen 30-jährigen Geschäftsplan unterstützen – mit nun automatisierten Unterlagen für den Vorstand und wiederkehrenden Berichten, die einmal erstellt und in jedem Zyklus wiederverwendet werden.

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Mission Health Communities

Mit über 40 Seniorenwohnanlagen konnte Mission Health Communities 15 % schneller schließen, über 200.000 US-Dollar an vermiedenen Personalkosten einsparen und innerhalb von 18 Monaten nach der Implementierung von Prophix One eine Kapitalrendite von 110 % erzielen.

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Mehr als 3.000 Finanzteams auf einer einzigen verwalteten Plattform

Die meisten Plattformen integrieren KI und hoffen auf Ihr Vertrauen. Prophix hingegen, mit vier Jahrzehnten Erfahrung in der Entwicklung kodierter Geschäftslogik, gewährleistet, dass jeder Plan, jede Prognose und jeder Bericht genauso nachvollziehbar ist wie jede Zahl, die Ihr Vorstand sieht. Das ist keine Zusatzfunktion, sondern die Basis.

Was Finanzteams im Bereich Seniorenwohnen mit Prophix One entwickelt haben

Essensplanung

Durch die Integration historischer Daten zu Ernährungsbedürfnissen, Patientenzahlen und Lebensmittelkosten lassen sich präzise und kosteneffiziente Speisepläne erstellen, die Lebensmittelverschwendung minimieren und auf die Gesundheitsversorgung der Bewohner sowie den Personalbedarf abgestimmt sind.

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Personalressourcenplanung

Erstellen Sie von unten nach oben strukturierte Personalkostenpläne auf Mitarbeiterebene unter Verwendung vorgefertigter Berechnungen für Löhne, Sozialleistungen und Überstunden, um sicherzustellen, dass Senioreneinrichtungen dem Pflegebedarf der Bewohner angemessen besetzt sind und gleichzeitig die Kosten kontrolliert werden.

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Planung von Gesundheitsdienstleistungen

Durch die Integration historischer Pflegedaten und der Kennzahl „Stunden pro Bewohnertag“ (HPRD) lässt sich die Personalplanung und das Patientenaufkommen in Einklang bringen. So können Seniorenwohnanlagen den Pflegebedarf ihrer Bewohner decken und gleichzeitig die Umsatz- und Finanzziele erreichen.

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Eine Person, 50 Budgets

Vivie, ein in Minnesota ansässiger Anbieter von Seniorenwohn- und häuslichen Pflegediensten, führte seinen gesamten Budgetierungsprozess in Excel durch — erstellte Vorlagen von Hand und gab Daten manuell von Point Click Care ein. Durch die Implementierung von Prophix One FP&A Plus konnte das Finanzteam durch eine große Fusion skalieren, ohne Personal hinzuzufügen.

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7 Schritte zur Umwandlung von Prognosen in einen Katalysator für finanziellen Erfolg

Betreiber von Seniorenwohnheimen stehen unter ständigem Druck durch schwankende Belegungszahlen, steigende Kosten, Personaländerungen und regulatorische Anforderungen — und auf Tabellenkalkulationen basierende Prognosen können nicht mithalten. Dieses Whitepaper skizziert sieben praktische Schritte, um einen agilen Prognoseprozess aufzubauen, der Ihrem Finanzteam die Geschwindigkeit und Genauigkeit bietet, die es benötigt, um mit Zuversicht zu führen.

Leitfaden ansehen

Nutzung von FP&A zur Steigerung der Rentabilität

Seniorenwohnheime stehen unter zunehmendem Druck — Personalmangel, steigende Agenturkosten, steigende Kosten pro Bewohner und anhaltende Inflation — und das alles bei der Verwaltung mehrerer Standorte mit tabellenbasierten Planungen, die nicht mithalten können. Dieser Leitfaden beschreibt fünf praktische Möglichkeiten, wie Finanzleiter im Bereich Seniorenwohnen smartere FP&A nutzen können, um die Rentabilität zu steigern, die Belegung zu verbessern und eine operativ widerstandsfähigere Gemeinschaft aufzubauen.

Whitepaper ansehen

Gestärkte Kontrolle für langfristige Lebensfähigkeit

Erfahren Sie, wie Housing 21, ein gemeinnütziger Anbieter von sozialem Wohnungsbau mit Sitz in Großbritannien, eine fragmentierte, tabellenbasierte Budgetierung durch einen geregelten, prüfungsbereiten Finanzplanungsprozess ersetzt hat, der auf langfristige Verantwortlichkeit ausgelegt ist.

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Weitere Ressourcen ansehen

Häufig gestellte Fragen

Ist Prophix One FP&A Plus nur für FP&A-Teams geeignet?

Nein. FP&A Plus ist für Finanzorganisationen im Bereich des betreuten Wohnens konzipiert, die Planung, Berichterstattung und Analyse über verschiedene Einrichtungen und Standorte hinweg verwalten. Obwohl FP&A-Teams häufig die Implementierung leiten, unterstützt die Plattform eine umfassendere Zusammenarbeit im Finanz- und operativen Bereich – beispielsweise durch die Budgeteinreichung von Einrichtungsleitern, die Überprüfung von Leistungsübersichten durch Regionalmanager und den Zugriff von Führungskräften auf konsolidierte Berichte für ihr gesamtes Portfolio.

Wie lange dauert die Implementierung von Prophix One FP&A Plus für Unternehmen im Bereich Seniorenwohnen?

Die meisten Seniorenwohnanlagen sind innerhalb von Wochen, nicht Monaten, mit Modellen live, die auf ihre spezifische Einrichtungsstruktur zugeschnitten sind und ohne großen IT-Aufwand auskommen. Ein typischer Betreiber mehrerer Einrichtungen führt seinen ersten Budgetzyklus in Prophix innerhalb weniger Wochen nach Implementierungsbeginn durch.

Welche Finanzplanungs- und Budgetierungssoftware eignet sich am besten für Betreiber von Seniorenwohnanlagen mit mehreren Einrichtungen?

Betreiber von Seniorenwohnanlagen mit mehreren Einrichtungen benötigen eine Finanzplanungssoftware, die Belegung und Einwohnerzahlen direkt mit Personalkosten, Verpflegung, Reinigung und Umsatz in einem einheitlichen Modell verknüpft. Prophix One wurde speziell für diese Komplexität entwickelt und verbindet Finanz-, Personal- und Betriebsdaten aller Einrichtungen und Unternehmen. Finanzteams können anhand von Belegungsszenarien planen, Ergebnisse über ihr gesamtes Portfolio konsolidieren und bei Bedarf publikationsreife Berichte erstellen – ohne die Modelle bei jeder Änderung der Einwohnerzahlen einer Einrichtung von Grund auf neu erstellen zu müssen.

Können wir in Prophix belegungsabhängige Finanzmodelle erstellen?

Ja. Prophix One unterstützt eine treiberbasierte Planung, die Bewohnerzahlen, Auslastungsgrade und Pflegebedarf direkt mit finanziellen Kennzahlen verknüpft – darunter Personalkosten, Verpflegungskosten, Nebeneinnahmen und Betriebsergebnis. Finanzteams im Bereich Seniorenwohnen können Modelle erstellen, die Kosten- und Umsatzprognosen bei Änderungen der Auslastung automatisch anpassen. So erhalten Betreiber in Echtzeit Einblick in die finanziellen Auswirkungen von Belegungsänderungen in allen Einrichtungen ihres Portfolios.

Können wir Personal- und Lohnkostenfaktoren in unsere Prognosen einbeziehen?

Ja. FP&A Plus unterstützt eine fahrerbasierte Personalplanung, die Belegungszahlen und Pflegebedarf direkt mit Personalbedarf, Personalstruktur, Überstundenpotenzial und Zeitarbeitskosten verknüpft. Betreiber von Senioreneinrichtungen können Personalmodelle erstellen, die sich bei Änderungen der Belegungsprognosen automatisch anpassen – so bleiben Finanzprognosen und operative Personalplanungen ohne manuelle Systemabgleichung synchronisiert.

Lässt sich Prophix mit Microsoft Dynamics, Sage Intacct und Yardi integrieren?

Ja. Prophix One lässt sich in Microsoft Dynamics, Sage Intacct und Yardi integrieren. Vorkonfigurierte Konnektoren und APIs ermöglichen automatisierte Datenflüsse, sodass Finanzteams stets aktuelle Belegungs-, Personal- und Finanzdaten zur Verfügung haben – ohne manuelle Exporte oder Versionskontrollrisiken.

Die FP&A-Lösung, entwickelt für die Komplexität des Mittelstands.

Erfahren Sie, wie Finanzteams im Bereich Seniorenwohnen planen, berichten und Abschlüsse mit Zuversicht abschließen.

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