Bottom-up-Budgetierung: Alles, was Sie wissen müssen 

Egal, ob Sie ein erfahrener Finanzprofi oder neu in der Budgetierung sind, dieser Blog wird das Konzept der Bottom-up-Budgetierung entmystifizieren.

Wir werden untersuchen, wie es funktioniert, seine Vor- und Nachteile, praktische Beispiele und seine Rolle in modernen FP & A-Teams. 

Lassen Sie uns in die Welt der Bottom-up-Budgetierung eintauchen und ihr Potenzial für eine effektive Finanzplanung erschließen.

Was ist Bottom-up-Budgetierung? 

Bottom-up-Budgetierung ist die Praxis, dass jede Abteilung ihre Ziele und das angeforderte Budget für das Jahr einreicht, das dann vom Finanzteam auf Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen überprüft wird. Diese Methode der Budgetierung verfolgt einen granularen Ansatz, der im „unteren Bereich“ der Organisation beginnt — z. B. in den Abteilungen. 

Bottom-up-Budget vs. Top-down-Budget 

Im Gegensatz zur Bottom-up-Budgetierung muss das Finanzteam bei der Top-down-Budgetierung Ziele festlegen und den einzelnen Abteilungen Mittel zuweisen. Top-down Budgets werden in der Regel vom Management überprüft und genehmigt, bevor sie an die einzelnen Teams kommuniziert werden.

Anstatt an der "Unterseite" des Unternehmens zu beginnen, beginnt Top-down Budgetierung mit der "Spitze" oder der Führung, und die Ressourcen werden auf der Grundlage der strategischen Initiativen des Unternehmens für das nächste Jahr sowie der bisherigen Performance und Marktbedingungen jeder Abteilung zugewiesen. Nachdem der Plan an das breitere Team weitergegeben wurde, können die Abteilungen damit beginnen, ein Budget auf der Grundlage der ihnen zugewiesenen Mittel zusammenzustellen.  

Bottom-up-Budget vs. Betriebsbudget 

Ein Betriebsbudget schätzt die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum. Betriebsbudgets bieten einen allgemeinen Überblick über die Geschäfts Performance und eine Möglichkeit, Einnahmen, variable Kosten, Fixkosten, nicht zahlungswirksame Ausgaben und nicht betriebliche Ausgaben zu überwachen.

Betriebshaushalte werden in der Regel monatlich oder vierteljährlich aktualisiert. Während diese Budgets mit einem Bottom-up-Ansatz zusammengestellt werden können, konzentrieren sie sich in erster Linie auf Einnahmen und Ausgaben und werden oft mit einer Top-down -Methode erstellt, bei der die Führungskräfte um Input gebeten werden.

Beachten Sie, dass wie jedes Budget auch solche, die durch einen Bottom-up-Ansatz erstellt wurden, bei Bedarf regelmäßig aktualisiert werden können und nicht unbedingt nur einen Zeitpunkt (z. B. den Jahresanfang) widerspiegeln.  

Bottom-up-Budget vs. Kapitalbudget 

Unternehmen verwenden Kapitalbudgets, um die Machbarkeit neuer Projekte und Investitionen zu bewerten. Dieser Prozess beinhaltet in der Regel die Untersuchung des Cashflow eines Projekts im Laufe der Zeit, um festzustellen, ob das Projekt die Benchmarks des Unternehmens erfüllen und eine Rendite für seine Investition bieten würde.

Wie Betriebshaushalte sind Kapitalbudgets eine Art von Budget, keine Methode der Budgetierung. Sowohl das Kapital- als auch das Betriebsbudget können je nach Führungsstil und -struktur des Unternehmens entweder nach einem Top-down- oder Bottom-up-Ansatz zusammengestellt werden. Während einige Unternehmen einen Top-down Ansatz bevorzugen, der das Feedback der Führungskräfte zur Bewertung von Projekten oder Investitionen nutzt, verwenden andere möglicherweise einen Bottom-up Ansatz, der Beiträge von Mitarbeitern wertschätzt, die näher am Tagesgeschäft sind.

Wie funktioniert Bottom-up-Budgetierung? 

Schauen wir uns die drei wichtigsten Schritte bei der Zusammenstellung eines Bottom-up-Budgets an.

Kostenanalyse auf Abteilungsebene 

Der erste Schritt bei der Bottom-up-Budgetierung besteht darin, dass jede Abteilung eine Prognose ihrer voraussichtlichen Kosten und Ausgaben für das Jahr erstellt. Dies sollte Personalausgaben, geplante Projekte sowie Ausrüstungs- und Verwaltungskosten beinhalten.  

Erstellung des Abteilungsbudgets 

Nach der Bewertung ihres voraussichtlichen Bedarfs für das Jahr summiert jede Abteilung ihre Kosten, um ihr Budget zu bilden. Diese Abteilungsbudgets werden dann zusammengestellt und aus dem Gesamtbudget des Unternehmens zusammengerechnet.

Abwägung der Abteilungsbedürfnisse mit den Wünschen des Unternehmens auf oberster Ebene 

Sobald das Unternehmensbudget festgelegt ist, wird es vom Führungsteam überprüft, um festzustellen, ob es mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmt, indem Fragen gestellt werden wie: Wurden Ressourcen den richtigen Projekten zugewiesen? Gibt es genug Mittel, um neue Projekte oder Investitionen abzudecken? Werden die Abteilungen über die Ressourcen verfügen, die sie benötigen, um die Umsatzziele zu erreichen?

Wenn das Budget gut positioniert ist, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen, wird es an das Finanzteam weitergeleitet, das die Eingaben validiert und das Bottom-up-Budget fertigstellt.

Was sind die Vorteile von Bottom-up-Budgetierung? 

Die Bottom-up-Budgetierung bietet mehrere Vorteile, darunter eine verbesserte Genauigkeit, Verantwortlichkeit und Arbeitsmoral der Mitarbeiter.  

Präzision bei der Budgetierung

Die Bottom-up-Budgetierung ist genauer als viele andere Methoden, da sie Feedback von Mitarbeitern einholt, die am Tagesgeschäft des Unternehmens beteiligt sind.

Einzelne Mitarbeiter haben oft ein besseres Verständnis für wiederkehrende Ausgaben und Abteilungspläne als Führungsteams, und daher ist die Bottom-up-Budgetierung eine ideale Möglichkeit, einen detaillierten Überblick über die Anforderungen des Unternehmens zu erstellen.  

Förderung der Verantwortung unter den Abteilungsleitern

Im Bottom-up-Budgetierungsprozess spielen die Abteilungsleiter eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, ihre Budgets nicht nur zu erstellen, sondern auch einzuhalten. Da sie für die Zusammenstellung und Planung ihrer voraussichtlichen Kosten verantwortlich sind, entwickeln sie von Natur aus ein Gefühl der Eigenverantwortung für ihre Budgets. Diese Verwaltung führt in der Regel dazu, dass sie sich an die von ihnen gesetzten Haushaltszwänge halten, was zu einer besseren Finanzdisziplin in ihren Abteilungen führt.

Dieser Prozess funktioniert jedoch am besten, wenn das obere Management eine klare Mitteilung über die übergeordneten strategischen Ziele und finanziellen Richtlinien des Unternehmens gibt.

Die Arbeitsmoral der Mitarbeiter ankurbeln

Bottom-up-Budgetierung ist eine großartige Möglichkeit, die Moral der einzelnen Mitwirkenden zu steigern. Indem du jede Abteilung in den Prozess einbeziehst, haben deine Mitarbeiter das Gefühl, dass ihr Input wichtig ist und dass die Pläne ihrer Abteilung für das Unternehmen Priorität haben. 

Was sind die Nachteile des Bottom-up-Budgetings? 

Während die Bottom-up-Budgetierung viele Vorteile hat, gibt es auch einige Nachteile, darunter das Risiko einer Überbudgetierung, den Zeitaufwand und die Fehlausrichtung auf die strategischen Ziele.  

Das Risiko, zu viel auszugeben

Ein Nachteil der Bottom-up-Budgetierung besteht darin, dass sie zu einer Überbudgetierung führen kann. Wenn Abteilungsleiter ihre Budgets überwachen, können sie zusätzliche Mittel bereitstellen, um unerwartete Kosten abzudecken, was dazu führen kann, dass ihre Bedürfnisse überschätzt werden. Wenn jede Abteilung versucht, sich zusätzliche Ressourcen zuzuweisen, kann das zu einer Überbudgetierung auf Unternehmensebene führen und es werden mehr Mittel als nötig ausgegeben.  

Zeitaufwändige Prozesse

Für viele Unternehmen kann die Bottom-up-Budgetierung schnell zu einem zeitaufwändigen Prozess werden. Ohne einen standardisierten Ansatz kann es schwierig sein, alle notwendigen Abteilungen zu koordinieren und mit ihnen zusammenzuarbeiten und die Gründe hinter ihren Entscheidungen zu verstehen. Es braucht auch Zeit, bis jede Abteilung ihre Kosten bewertet und ihren Jahresplan erstellt hat.  

Mögliche Fehlausrichtung mit den Unternehmenszielen

Wenn Abteilungen ihre Budgets für das Jahr zusammenstellen, geht es ihnen wahrscheinlich am meisten um ihre Fähigkeit, ihre Ziele und Vorgaben zu erreichen. Ein Bottom-up-Ansatz bei der Budgetierung kann das Gesamtbild verfehlen, da sich die Teams auf das konzentrieren, was sie erreichen wollen, und nicht auf das, was das Unternehmen erreichen will.

Die obere Führungsebene ist auch nur begrenzt an den ersten Schritten der Bottom-up-Budgetierung beteiligt, was die Sichtbarkeit in die strategische Gesamtausrichtung der einzelnen Abteilungsbudgets einschränken kann. Bottom-up-Budgetierung kann auch dazu führen, dass Chancen für abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Optimierung von Ressourcen verpasst werden.

Ein Beispiel für einen 8-stufigen Bottom-up-Budgetierungsprozess 

Erstellen Sie ein Bottom-up-Budget in acht einfachen Schritten, wie unten beschrieben:

1. Ziele setzen: Lege die Ziele und Vorgaben für den kommenden Haushaltszeitraum fest.
2. Abteilungsbudgets: Jede Abteilung schätzt ihre eigenen Ausgaben und Einnahmen auf der Grundlage ihrer Ziele.
3. Vorlage des Haushaltsplans: Alle Abteilungen reichen ihre Haushaltsvorschläge dem Haushaltsausschuss oder der Verwaltung ein.
4. Überprüfung und Anpassung: Der Haushaltsausschuss oder das Management prüft den Vorschlag jeder Abteilung, bittet bei Bedarf um Klarstellungen und passt ihn an.
5. Konsolidierung: Alle Abteilungsbudgets werden in einem Masterbudget zusammengefasst.
6. Genehmigung: Das konsolidierte Budget wird vom Top-Management oder dem Verwaltungsrat geprüft und genehmigt.
7. Umsetzung: Das genehmigte Budget wird an die Abteilungen zurückverteilt und umgesetzt.
8. Überwachen und kontrollieren: Während des gesamten Budgetzeitraums werden die tatsächlichen Ergebnisse mit den Budgetschätzungen verglichen und bei Bedarf Anpassungen vorgenommen. 

Die Rolle der Bottom-up-Budgetierung im modernen FP&A-Team 

Bottom-up-Budgetierung kann für moderne FP&A-Teams, die die Mitarbeiterbeteiligung verbessern, detailliertere Pläne erstellen und betriebliche Ineffizienzen identifizieren möchten, unglaublich vorteilhaft sein. Moderne FP&A-Teams können sich für eine Bottom-up-Budgetierung einsetzen, indem sie eng mit jeder Abteilung zusammenarbeiten, Eingaben validieren und Änderungen an das obere Management kommunizieren, sich als strategischer Mitwirkender positionieren und eine Kultur der Zusammenarbeit fördern.

Der Bottom-up-Budgetierungsprozess fördert stärkere Beziehungen zwischen den Abteilungen und stärkt ihre Rolle als effektive Geschäftspartner. Es ebnet auch den Weg für eine verbesserte Agilität und ermöglicht schnelle Anpassungen auf Abteilungsebene, ohne das gesamte Budget zu stören - ein entscheidender Aspekt in der heutigen, sich schnell verändernden Geschäftsumgebung.

Zu guter Letzt können moderne FP&A-Teams, die fortschrittliche Budgetierungstechnologien nutzen, den Bottom-up-Budgetierungsprozess effizienter verwalten, mit Echtzeit-Updates, besserer Sichtbarkeit und optimierter Kommunikation. Dieser Ansatz unterstützt nicht nur die Teams von FP & A, sondern positioniert sie auch als wichtige Akteure in der Finanzplanungsstrategie des Unternehmens. 

Fazit: Effektives Bottom-up-Budgeting mit Prophix 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine effektive Bottom-up-Budgetierung, wenn sie gut verwaltet wird, für FP&A-Teams ein entscheidender Faktor sein kann. Trotz der Herausforderungen kann die Financial Performance Plattform von Prophix den Prozess nahtlos und effizient gestalten. Von detaillierten Prognosen bis hin zur Förderung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit ist die Bottom-up-Budgetierung mit Prophix Ihr Schlüssel zur strategischen Finanzplanung.

Entdecken Sie die besten Budgetierungslösungen für die Bottom-up-Budgetierung in den 21 besten Budgetierungssoftwares für CFOs (im Jahr 2024).