Top-down-Budgetierung erklärt

Wenn Sie die Art und Weise, wie Sie budgetieren, ändern möchten, stehen Ihnen viele verschiedene Methoden zur Auswahl – Top-down, Bottom-up, operativ, aktivitätsbasiert, statisch, flexibel und mehr.

Aber den richtigen Ansatz für dein Unternehmen zu finden, hängt von den jeweiligen Vorteilen und Einschränkungen sowie von deinen Geschäftsanforderungen ab. Heute befassen wir uns mit Top-down Budgetierung, darunter:

Was ist Top-down Budgetierung?

Top-down Budgetierung ist die Praxis, dass die Geschäftsleitung ein Budget für das Unternehmen erstellt, das auf den Unternehmenszielen und Zielen für das nächste Jahr und darüber hinaus basiert.

Bei dieser Methode der Budgetierung wird ein übergeordneter Ansatz verfolgt, der mit der „Spitze“ der Organisation beginnt — z. B. der Geschäftsleitung.

Bei der Top-down Budgetierung bewerten Führungskräfte die Auswirkungen vergangener Performance und Marktbedingungen auf das Unternehmen sowie die Rentabilität und die Mitarbeiterkosten. Die Unternehmensziele sind in der Regel in drei Hauptbereiche unterteilt: Umsatz, Ausgaben und Gewinne.

Budget von oben nach unten oder von unten nach oben

Im Gegensatz zur Bottom-up-Budgetierung beginnen Top-down-Budgets mit der Geschäftsleitung (d. h. der "Spitze" des Unternehmens) und nicht mit einzelnen Abteilungen (d. h. der "Unterseite" des Unternehmens).

Anstatt jedes Team eine Anfrage für Ressourcen zusammenstellen zu lassen, weist das Führungsteam jeder Abteilung die verfügbaren Mittel zu. Jedes Team verwendet dann dieses Kontingent, um sein eigenes Budget zu erstellen.

Sowohl Top-down- als auch Bottom-up-Budgets bewerten die Auswirkungen der vergangenen Performance und der aktuellen Marktbedingungen. Der Unterschied liegt darin, wer die Auswirkungen dieser Trends identifiziert, unterscheidet sich bei jedem Ansatz. Externe und interne Faktoren werden von der Leitung in Top-down Budgetierung und den Abteilungen in Bottom-up Budgetierung identifiziert.

Top-down-Budget vs. Betriebsbudget

Ein Betriebsbudget schätzt die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens im Laufe der Zeit. Betriebsbudgets bieten einen allgemeinen Überblick über die Geschäfts Performance und eine Möglichkeit, Einnahmen, variable Kosten, Fixkosten, nicht zahlungswirksame Ausgaben und nicht betriebliche Ausgaben zu überwachen. Betriebshaushalte werden oft monatlich oder vierteljährlich aktualisiert.

Betriebsbudgets verwenden traditionell eine Top-down Methode. Das bedeutet, dass es sich in erster Linie auf Einnahmen und Ausgaben konzentriert, wobei hochrangige Beiträge von der Führung den Gesamthaushalt gestalten. Daher sollte der Top-down-Ansatz bei der Budgetierung nicht mit einem Betriebshaushalt verwechselt werden; Stattdessen handelt es sich um eine Methode, die bei der Bildung solcher Budgets verwendet wird.

Wie funktioniert Top-down Budgetierung?

Schauen wir uns an, wie Top-down Budgetierung in einem Unternehmen funktioniert.

Budgetzuweisungen an Abteilungen

Zu Beginn des Top-down Budgetierungsprozesses trifft sich die Geschäftsleitung, um die Unternehmensziele für das kommende Jahr zu besprechen und festzulegen – mit Fokus auf Umsatz, Ausgaben und Gewinn.

Auf der Grundlage vergangener Performance sowie erwarteter zukünftiger Trends und Marktbedingungen weist das Führungsteam jeder Abteilung ein Budget zu.

Die Zuteilung der Abteilungen kann auf dem Beitrag des Teams zur Organisation im Vorjahr sowie auf den erwarteten Beiträgen basieren. Dieser umfassende Ansatz stellt sicher, dass die Abteilungsbudgets sowohl den vergangenen Performance als auch den zukünftigen Erwartungen entsprechen, wodurch die Ressourcenzuweisung im gesamten Unternehmen optimiert wird.

Budgets auf Abteilungsebene

Nachdem die Budgetzuweisungen mit jedem Team geteilt wurden, sind die Abteilungen dafür verantwortlich, ihr eigenes Budget zu erstellen. Jede Abteilung muss ihre Ziele berücksichtigen und darüber, wie sie sich an den von der Führung festgelegten Unternehmenszielen orientieren, und ihre Ressourcen entsprechend zuweisen.

Im Top-down Budgetierungsprozess arbeiten die Abteilungen in der Regel unabhängig voneinander, um ihre Budgets zu erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass sich jede Abteilung darauf konzentriert, ihre individuellen Ziele zu erreichen und gleichzeitig zum Gesamterfolg der Organisation beizutragen.

Angleichung der Budgets auf Abteilungsebene

Der letzte Schritt im Top-down Budgetierungsprozess ist die Abstimmung der Budgets auf Abteilungsebene. Nachdem jede Abteilung die Gelegenheit hatte, ihr Budget vorzubereiten, werden sie mit dem Finanzteam geteilt, um sicherzustellen, dass sie mit der von der Geschäftsleitung festgelegten Budgetstruktur übereinstimmen.

Sobald die Finanzabteilung jedes Abteilungsbudget genehmigt hat, wird das Top-down Budget fertiggestellt. Diese umfassende Überprüfung gewährleistet die finanzielle Abstimmung im gesamten Unternehmen, sodass alle Abteilungen auf die umfassenderen finanziellen Ziele des Unternehmens hinarbeiten. 

Was sind die Vorteile einer Top-down Budgetierung?

Es gibt viele Gründe, warum ein Unternehmen einen Top-down Budgetierungsansatz verfolgen möchte.

Top-down Budgets funktional sind

Top-down Budgets stimmen mit den strategischen Zielen des Unternehmens überein. Diese Ausrichtung macht sie nicht nur funktionstüchtig, sondern stellt auch sicher, dass sie als effektive Instrumente für die Finanzplanung dienen.

Durch diesen Ansatz kann das Management Budgets strategisch auf Abteilungen verteilen, die einen erheblichen Einfluss auf das Wachstum haben. Diese strategische Allokation kann die Effizienz und Produktivität steigern und die Vorteile des Top-down Budgetierungsansatzes festigen.

Top-down Budgets sparen Zeit

Da Top-down Budgets vom Management erstellt werden, oft ohne Input von Abteilungsleitern, kann dies für das mittlere Management eine erhebliche Zeitersparnis bedeuten.

Anstatt ein Budget von Grund auf neu zu erstellen, können Teamleiter das Top-down Budget verwenden, um ihre Ziele für das Jahr festzulegen.

Dies macht den Prozess im Vergleich zum Bottom-up-Ansatz wesentlich effizienter und schneller, was die Produktivität steigert und einen schlankeren Budgetierungsprozess ermöglicht.

Top-down Budgets rationalisieren die Budgetierung

Während bei anderen Methoden der Unternehmensbudgetierung jede Abteilung ihr eigenes Budget für die weitere Überprüfung und Konsolidierung durch das Finanzteam zusammenstellen muss, funktioniert Top-down Budgetierung anders. Dieser Ansatz ermöglicht es Teamleitern, vorab festgelegte Ressourcen zuzuweisen.

Diese Methode reduziert das Hin und Her, das normalerweise bei der Erstellung und Genehmigung von Budgets anfällt, erheblich. Infolgedessen rationalisiert Top-down Budgetierung den Prozess und macht ihn effizienter und weniger zeitaufwändig.

Was sind die Nachteile der Top-down Budgetierung?

Es gibt auch Einschränkungen und Nachteile bei der Top-down Budgetierung. Schauen wir uns ein paar an.

Top-down-Budgets sind nicht kollaborativ

Top-down Budgetierung stützt sich in erster Linie auf den Input von Führungskräften und nicht von Managern und einzelnen Mitwirkenden. Infolgedessen haben Abteilungen das Gefühl, dass sie wenig Einfluss auf die Ressourcen haben, die ihnen zugewiesen wurden, oder auf die Ziele, an die sie gebunden sind, was den Anreiz verringern kann, an dem Prozess teilzunehmen.

Top-down-Budgets sind möglicherweise nicht realistisch

Da Top-down Budgets von der Geschäftsleitung erstellt werden, können sie aus dem Tagesgeschäft des Unternehmens entfernt werden. Für Abteilungsleiter kann es schwierig sein, ein Top-down Budget effektiv umzusetzen, insbesondere wenn sie nicht verstehen, wie die Ziele festgelegt wurden.

Top-down-Budgets sind auf hohem Niveau

Ein weiterer Nachteil Top-down Budgets ist, dass ihnen möglicherweise die notwendigen Details fehlen, um den Haushalt umzusetzen. Da Top-down Budgets traditionell auf Unternehmensziele und nicht auf Abteilungsziele ausgerichtet sind, kann es schwierig sein, diese übergeordneten Ziele in umsetzbare Elemente für Teamleiter umzusetzen. Dieser Mangel an Granularität kann es für Teams schwierig machen, ihr Handeln an den übergeordneten Unternehmenszielen auszurichten.

Ein 8-stufiger Top-down Budgetierungsprozess

Möchten Sie wissen, was es braucht, um ein Top-down Budget zu erstellen? Wir haben es in 8 Schritten beschrieben:

1. Ziele setzen: Die oberste Führungsebene legt die allgemeinen Ziele und Vorgaben für die kommende Haushaltsperiode fest. .
   
2. Budgetformulierung: Führungskräfte oder die Geschäftsleitung entwickeln ein übergeordnetes Budget, das den strategischen Zielen des Unternehmens entspricht.
   
3. Zuweisung an Abteilungen: Das übergeordnete Budget ist aufgeschlüsselt, und die Ressourcen werden jeder Abteilung auf der Grundlage der Prioritäten und Ziele des Unternehmens zugewiesen.
   
4. Überprüfung durch die Abteilungen: Die Abteilungsleiter überprüfen das zugewiesene Budget und planen, wie sie diese Ressourcen nutzen können, um ihre Abteilungsziele zu erreichen.
   
5. Feedback und Anpassungen: Abteilungsleiter geben der Geschäftsleitung Feedback zum zugewiesenen Budget. Falls erforderlich, werden Anpassungen vorgenommen, um sie besser an die Gegebenheiten der Abteilung anzupassen.
   
6. Finalisierung: Die angepassten Budgets werden finalisiert und zu einem Gesamtbudget zusammengefasst.
   
7. Genehmigung: Das Gesamtbudget wird vom Verwaltungsrat oder der Geschäftsleitung überprüft und genehmigt.
   
8. Umsetzung und Überwachung: Das genehmigte Budget wird den Abteilungen zur Umsetzung mitgeteilt. Während des gesamten Haushaltszeitraums werden die tatsächlichen Ergebnisse mit den Budgetschätzungen verglichen und bei Bedarf Anpassungen vorgenommen.

Die Rolle der Top-down Budgetierung in modernen FP&A-Teams

Top-down Budgetierung kann für moderne FP&A-Teams von großem Vorteil sein, die Abteilungsaktivitäten mit breiteren strategischen Zielen in Einklang bringen, Entscheidungsprozesse optimieren und sicherstellen möchten, dass die Ressourcenzuweisung im Einklang mit den allgemeinen Geschäftszielen steht.

Moderne FP&A-Teams können sich für Top-down Budgetierung einsetzen, indem sie eng mit der Geschäftsleitung zusammenarbeiten, übergeordnete Ziele an die Abteilungen kommunizieren und Feedbackschleifen schaffen, um die Abstimmung sicherzustellen.

Dieser Top-down Ansatz stärkt die Verbindung zwischen strategischer Planung und operativen Aktivitäten und stärkt die Rolle des FP&A-Teams als effektive strategische Partner. Es bietet auch ein gewisses Maß an Kontrolle und Konsistenz bei der Budgetierung und ermöglicht eine unternehmensweite Perspektive statt fragmentierter Abteilungsübersichten — ein entscheidender Aspekt im heutigen komplexen und vernetzten Geschäftsumfeld.

Zu guter Letzt können moderne FP&A-Teams,die fortschrittliche Budgetierungstechnologien Top-down nutzen, den Budgetierungsprozess effizienter verwalten, mit Echtzeit-Tracking, besserer Sichtbarkeit der Ressourcenzuweisung und optimierter Kommunikation. Dieser Ansatz unterstützt nicht nur FP & A-Teams, sondern positioniert sie auch als wichtige Triebkräfte in der Finanzplanungsstrategie des Unternehmens.

Fazit: Effektive Top-down Budgetierung mit Prophix 

Top-down Budgetierung ist ein strategischer Ansatz, der die Aktivitäten der Abteilung an den übergeordneten Geschäftszielen ausrichtet. Es ist eine Methode, die Entscheidungsprozesse optimieren und eine effiziente Ressourcenallokation sicherstellen kann. Trotz seiner potenziellen Nachteile kann es bei einer effektiven Implementierung mit einer Plattform wie Prophix und durch die Einführung einer Kultur der Kommunikation und des Feedbacks die Rolle von FP&A-Teams als Schlüsselfaktoren in der Finanzplanungsstrategie eines Unternehmens erheblich verbessern.

Möchten Sie sehen, wie Top-down Budgetierung im Vergleich zu anderen Ansätzen abschneidet? Lesen Sie Bottom-up-Budgetierung: Alles, was Sie wissen müssen.